Dotazník zaměstnance pro JMHZ 2026: údaje k registraci ČSSZ

Pro registraci nového zaměstnance nebo dohodáře na ČSSZ a jeho vykázání v jednotném měsíčním hlášení potřebuje zaměstnavatel v roce 2026 identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, místo narození, státní občanství), adresu trvalého pobytu, kód zdravotní pojišťovny, údaj o důchodu či invaliditě a údaje k dani. Sám doplní datum nástupu, druh činnosti, profesi a místo výkonu práce.

Osobní dotazník je způsob, jak tyto údaje získat naráz a před nástupem. Článek navazuje na průvodce zaměstnáváním brigádníků na DPP a DPČ a řeší jen to, co do dotazníku patří, co ne a jak z něj udělat registraci REGZEC.

Proč se v roce 2026 dotazník mění

Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, je účinný od 1. 1. 2026. Podle § 3 je zaměstnancem každý, kdo je zaměstnancem podle zákoníku práce, podle předpisů o sociálním pojištění nebo poplatníkem daně ze závislé činnosti. Do evidence zaměstnanců ČSSZ proto od 1. 4. 2026 patří i brigádník na DPČ s odměnou 3 000 Kč; ČSSZ výslovně uvádí, že hlášení se podává i za zaměstnance bez účasti na nemocenském pojištění.

Zároveň se rozšířil okruh evidovaných údajů: oproti dřívějšímu Oznámení o nástupu do zaměstnání ČSSZ eviduje například kód zdravotní pojišťovny u všech druhů činnosti, stát daňové rezidence, profesi podle CZ-ISCO nebo místo výkonu práce. Výčet stanoví příloha č. 4 nařízení vlády č. 417/2025 Sb. a přehledně ho zveřejňuje ČSSZ na stránce Evidence zaměstnanců.

Které údaje musí zaměstnavatel od zaměstnance získat

Údaj	K čemu slouží	Právní základ
Jméno, příjmení, rodné příjmení, titul	identifikace v evidenci zaměstnanců, mzdový list	příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.
Rodné číslo, datum narození, pohlaví	identifikace u ČSSZ, zdravotní pojišťovny a finanční správy	příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.
Místo narození (stát, obec) a státní občanství	součást i částečného přihlášení	§ 19 odst. 2 zákona č. 323/2025 Sb.
Adresa trvalého pobytu, případně kontaktní adresa a adresa v ČR u cizince	doručování, evidence ČSSZ	příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.
Kód zdravotní pojišťovny	oznámení pojišťovně, odvod pojistného, povinný údaj REGZEC	§ 10 zákona č. 48/1997 Sb., příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.
Druh důchodu, datum přiznání, invalidita, průkaz ZTP/P	nemocenské pojištění, plnění povinného podílu OZP	příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb., § 81 zákona č. 435/2004 Sb.
Nejvyšší dosažené vzdělání podle KKOV	statistický údaj pro ČSÚ; u občanů ČR na DPP a DPČ se nesleduje	příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.
Stát daňové rezidence, daňový identifikátor u nerezidenta	správné uplatnění slev a záloh na daň, vykázání v hlášení	§ 38k zákona č. 586/1992 Sb., příloha č. 1 nařízení č. 417/2025 Sb.
Prohlášení poplatníka: uplatnění slevy, děti pro daňové zvýhodnění	výpočet zálohy na daň, položka hlášení „prohlášení poplatníka"	§ 38k a § 35c zákona č. 586/1992 Sb.
Číslo platebního účtu	výplata mzdy nebo odměny na účet určený zaměstnancem	§ 142 odst. 3 zákoníku práce
U cizince: druh a číslo dokladu, pracovní oprávnění, volný přístup na trh práce	informační povinnost vůči Úřadu práce, plní se přes JMHZ	§ 87 zákona č. 435/2004 Sb., příloha č. 4 nařízení č. 417/2025 Sb.

Údaje, které vyplní zaměstnavatel sám, do dotazníku nepatří, ale bez nich REGZEC neodejde: datum nástupu, druh činnosti (pracovní poměr, DPP, DPČ), zaměstnání malého rozsahu, profese podle CZ-ISCO, místo výkonu práce a pracovní režim. Prohlášení poplatníka je samostatný tiskopis, viz vzor prohlášení poplatníka a článek prohlášení poplatníka u brigádníka na DPP.

Co do dotazníku nepatří

Zákoník práce v § 316 odst. 4 zakazuje vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce, zejména o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborech, stranách a církvi a o trestní bezúhonnosti bez věcného důvodu. GDPR v čl. 5 odst. 1 písm. c) přidává zásadu minimalizace.

• Rodinný stav a jména rodinných příslušníků: v evidenci ČSSZ ani v hlášení nemají položku. Údaje o dětech sbírejte jen při uplatnění daňového zvýhodnění, a to v prohlášení poplatníka.
• Kopie občanského průkazu: § 39 písm. c) a d) zákona č. 269/2021 Sb. zakazuje pořizovat kopii a zpracovávat údaje z průkazu bez souhlasu držitele, pokuta činí do 10 000 Kč (§ 65). Totožnost ověřte nahlédnutím, viz kopírování občanského průkazu zaměstnavatelem.
• Zdravotní stav a diagnózy: patří lékaři. Do dotazníku patří jen deklarace přiznané invalidity nebo průkazu ZTP/P, protože jde o položky evidence zaměstnanců.

Co smí zaměstnavatel evidovat obecně, shrnuje článek osobní údaje brigádníka: co smí zaměstnavatel evidovat.

Postup registrace zaměstnance krok za krokem

Podání hlášení popisuje návod na jednotné měsíční hlášení, přehled změn článek jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele 2026.

Lhůta 8 dnů versus přihlášení před nástupem

Zaměstnance evidované k 31. 3. 2026 je nutné do 30. 4. 2026 doplnit o rozšířený set údajů podáním REGZEC s akcí „Změna" a nově registrovat i osoby, které jsou zaměstnancem až od 1. 4. 2026, typicky DPČ pod hranicí pojištění. Rozbor nové lhůty najdete v článku přihlášení zaměstnance před nástupem: nová pravidla od 1. 7. 2026.

Příklad: e-shop přijímá skladnici na DPČ

E-shop podepisuje 8. 4. 2026 dohodu o pracovní činnosti se skladnicí Janou, nástup 13. 4. 2026, odměna 6 000 Kč měsíčně. Postup:

1. Jana vyplní dotazník 8. 4.: jméno, rodné číslo, místo narození, občanství ČR, adresu, kód pojišťovny 111, žádný důchod, daňová rezidence ČR, číslo účtu; vzdělání se u DPČ občana ČR nevykazuje. Podepíše prohlášení poplatníka.
2. E-shop doplní druh činnosti DPČ, odměnu nad rozhodný příjem 4 500 Kč (není zaměstnání malého rozsahu), profesi CZ-ISCO skladník a místo výkonu práce.
3. REGZEC podá 9. 4. přes ePortál ČSSZ; lhůta 8 dnů od nástupu končí 21. 4. Kdyby Jana nastupovala po 1. 7. 2026, muselo by podání předcházet první směně.
4. Pojišťovně oznámí nástup do 20. 5. 2026, hlášení za duben podá od 1. do 20. 5. 2026.

Uchovávání dotazníku a skartace

Dotazník se řídí zásadou omezení uložení (čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR): uchovává se jen po dobu nezbytnou pro účel. Rozlišujte tři vrstvy:

Dokument	Doba uchování	Právní základ
Mzdový list, účetní záznamy pro důchodové pojištění	45 kalendářních roků po roce, kterého se týkají (u poživatelů starobního důchodu 10 roků)	§ 35a odst. 4 písm. c) zákona č. 582/1991 Sb.
Osobní dotazník, kopie dokladů se souhlasem	po dobu nezbytnou k účelu; po skončení zaměstnání údaje přeneste do mzdového listu a dotazník skartujte	čl. 5 odst. 1 písm. e) GDPR

Údaje z dotazníku převeďte do mzdového listu, který archivovat musíte, a dotazník zlikvidujte po vyřízení posledního hlášení za skončené zaměstnání.

Časté otázky

Jak vyplnit osobní dotazník zaměstnance?

Zaměstnanec vyplní identifikační údaje (jméno, příjmení, rodné příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, státní občanství), adresu, kód zdravotní pojišťovny, nejvyšší dosažené vzdělání, údaj o důchodu nebo invaliditě, číslo účtu a údaje k dani (daňová rezidence, děti). Zaměstnavatel doplní datum nástupu, druh činnosti, profesi CZ-ISCO a místo výkonu práce a údaje ověří nahlédnutím do dokladu.

Jak probíhá registrace zaměstnance v JMHZ?

Zaměstnavatel podá elektronicky Registraci zaměstnance (REGZEC) přes ePortál ČSSZ, datovou schránkou ČSSZ (ID 5ffu6xk) nebo z mzdového programu rozhraním APEP/VREP. ČSSZ přidělí identifikátor zaměstnání a MPSV osobní identifikační číslo, které se pak uvádí v každém jednotném měsíčním hlášení.

Jak zaregistrovat nového zaměstnance na OSSZ v roce 2026?

Od 1. 4. 2026 se nepoužívá tiskopis ONZ ani papírové podání, registrace se dělá výhradně elektronicky formulářem REGZEC. Do 30. 6. 2026 je lhůta 8 dnů ode dne nástupu, s účinností od 1. 7. 2026 musí být přihlášení podáno před okamžikem nástupu, nejdříve 8 dnů předem (§ 19 odst. 1 zákona č. 323/2025 Sb.).

Co vše obsahuje JMHZ?

Jednotné měsíční hlášení má tři části: souhrnnou (údaje o zaměstnavateli), pojistnou (úhrn pojistného na sociální zabezpečení) a individualizovanou s údaji o každém zaměstnanci a zaměstnání, tedy zúčtovaný příjem, vyměřovací základy, sraženou zálohu na daň, prohlášení poplatníka a statistické údaje (§ 6 odst. 3 zákona č. 323/2025 Sb.). Podává se od 1. do 20. dne následujícího měsíce.

Jak vyplnit dotazník JMHZ?

Samostatný formulář s názvem dotazník JMHZ neexistuje. Zaměstnavatel si údaje potřebné pro REGZEC a měsíční hlášení sbírá vlastním osobním dotazníkem, jehož položky odpovídají příloze č. 4 nařízení vlády č. 417/2025 Sb. Použijte vzor osobního dotazníku zaměstnance a vyplněné údaje přeneste do REGZEC na ePortálu ČSSZ nebo do mzdového programu.

Co si z toho odnést

• Od 1. 4. 2026 registrujete každého zaměstnance i dohodáře podáním REGZEC; rozsah údajů určuje příloha č. 4 nařízení vlády č. 417/2025 Sb.
• Dotazník sbírejte před nástupem (§ 19 odst. 3); údaje ověřte nahlédnutím do dokladu, ne kopií.
• Do 30. 6. 2026 platí lhůta 8 dnů od nástupu, s účinností od 1. 7. 2026 přihlášení před okamžikem nástupu; cizince už od 1. 4. 2026 před nástupem.
• Rodinný stav, majetkové poměry, těhotenství ani fotografie do dotazníku nepatří; údaje o dětech jen v prohlášení poplatníka.
• Mzdový list archivujte 45 let, dotazník po skončení zaměstnání skartujte.

DokladBot vede evidenci zaměstnanců na pracovní poměr, DPP i DPČ včetně údajů potřebných pro registraci, z evidence připraví soubor jednotného měsíčního hlášení pro ČSSZ a hlášení pro zdravotní pojišťovny. Dotazník tak vyplníte jednou a údaje už nepřepisujete. Vyzkoušejte DokladBot.

Zdroje a právní předpisy

1. Zákon č. 323/2025 Sb., o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, § 3, § 6, § 7, § 19 až § 21 a § 40 (obsah hlášení, lhůta 1. až 20. den, povinnost zaevidovat zaměstnance, dělená účinnost)
2. Nařízení vlády č. 417/2025 Sb., k provedení zákona o jednotném měsíčním hlášení zaměstnavatele, příloha č. 4 (výčet údajů pro účely vedení evidence zaměstnanců, účinnost 1. 1. 2026)
3. ČSSZ: Evidence zaměstnanců (přihlášení, změna, odhlášení) (postupy od 1. 4. 2026 a od 1. 7. 2026, částečné přihlášení, výčet údajů)
4. ČSSZ: Kdo podává JMH, způsob, lhůty a jeho obsah (tři části hlášení, datová schránka, hlášení za leden až březen 2026)
5. MPSV: JMHZ, informační web k jednotnému měsíčnímu hlášení (harmonogram 2026, tři procesy: registrace zaměstnavatele, registrace zaměstnance, měsíční hlášení)
6. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 77, § 142 a § 316 odst. 4 (písemná dohoda, výplata na platební účet, zákaz vyžadovat informace nesouvisející s prací)
7. Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, § 39 a § 65 (zákaz kopírování a zpracování údajů bez souhlasu držitele, pokuta do 10 000 Kč)
8. Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a odst. 4 (úschova mzdových listů 45 kalendářních roků)
9. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), čl. 5 odst. 1 písm. c) a e) (minimalizace údajů, omezení uložení)