Osobní dotazník zaměstnance: vzor ke stažení zdarma
Osobní dotazník je jediný formulář, který vyplníš s novým zaměstnancem a ze kterého pak vezmeš údaje do pracovní smlouvy, na přihlášku k nemocenskému pojištění, pro zdravotní pojišťovnu i do měsíčního hlášení. Stáhni si ho zdarma ve Wordu a PDF a projdi si, které údaje potřebuješ a na co se zaměstnance ptát nesmíš.
Aktualizováno 26. září 2026
Rychlá odpověď: osobní dotazník zaměstnance žádný zákon nepředepisuje, jeho obsah ale určují povinnosti zaměstnavatele. Potřebuješ z něj rodné číslo, adresu a zdravotní pojišťovnu (nástup hlásíš do 8 dnů na ČSSZ i pojišťovně), den nástupu, druh práce a místo výkonu práce (podstatné náležitosti smlouvy podle § 34 zákoníku práce), číslo účtu, údaje pro daň a vyživované děti a informaci o exekucích a srážkách. Naopak se podle § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmíš ptát na věci, které s prací nesouvisejí, například na těhotenství, členství v odborech nebo majetkové poměry.
Osobní dotazník zaměstnance ke stažení
Vzor je určen pro běžné situace OSVČ a malých firem a nenahrazuje právní službu. Před použitím ho přizpůsobte své situaci; u vyšších částek, sporů nebo nejasností se poraďte s advokátem. Dotazník obsahuje osobní údaje včetně rodného čísla. Ukládej ho v zamčené složce nebo v zabezpečeném úložišti a rozsah dotazů si přizpůsob podle toho, jakou práci zaměstnanec vykonává.
- Word
- Bez registrace
- Platné pro rok 2026
Osobní dotazník ve Wordu
Word (DOCX) · 84 kB
Editovatelný dotazník v deseti oddílech: identifikační údaje, adresy, zdravotní pojišťovna, pracovní zařazení, vzdělání, předchozí zaměstnání, údaje pro mzdu, vyživované děti, srážky a exekuce, kontakt pro případ nouze a prohlášení zaměstnance.
Stáhnout zdarma
Osobní dotazník v PDF
PDF · 72 kB
Stejný dotazník k tisku a ručnímu vyplnění. Hodí se předat uchazeči dopředu, aby ho přinesl vyplněný v den nástupu i s doklady.
Stáhnout zdarmaDotazník neobsahuje žádná konkrétní jména, všechno doplníš do vynechávek. Word šablona funguje i v LibreOffice a Google Docs.
Znění vzoru
Stejný text, jaký najdeš ve Wordu a PDF výše. Údaje v hranatých závorkách doplň podle své situace, u variant „nehodící se škrtněte“ nech jen tu, která platí.
Celé znění vzorurozbalit
OSOBNÍ DOTAZNÍK ZAMĚSTNANCE
podklad pro personální a mzdovou agendu, přihlášení zaměstnance a jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele
Zaměstnavatel:
Obchodní firma / jméno a příjmení: [doplňte: jméno a příjmení nebo název]
IČO: [doplňte] Sídlo: [doplňte]
Dotazník vyplňuje zaměstnanec při nástupu. Údaje slouží k plnění povinností zaměstnavatele vůči České správě sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovně a finančnímu úřadu. Nehodící se škrtněte.
I. Osobní údaje
- Jméno a příjmení, titul: [doplňte]
- Rodné příjmení: [doplňte]
- Datum a místo narození: [doplňte]
- Rodné číslo: [doplňte]
- Státní občanství: [doplňte]
- Číslo občanského průkazu nebo cestovního dokladu: [doplňte]
- Rodinný stav: [doplňte]
II. Adresy a kontakty
- Adresa trvalého pobytu: [doplňte]
- Korespondenční adresa (je-li jiná): [doplňte]
- Telefon: [doplňte]
- E-mail: [doplňte]
- ID datové schránky (má-li ji zaměstnanec zřízenou): [doplňte]
III. Zdravotní pojišťovna a pracovní zařazení
- Zdravotní pojišťovna (název a kód): [doplňte]
- Den nástupu do práce: [doplňte]
- Druh práce (pracovní pozice): [doplňte]
- Místo výkonu práce: [doplňte]
- Druh vztahu: pracovní poměr / DPP / DPČ
- Rozsah úvazku (hodin týdně): [doplňte]
IV. Vzdělání a kvalifikace
- Nejvyšší dosažené vzdělání a obor: [doplňte]
- Název a sídlo poslední školy, rok ukončení: [doplňte]
- Odborné kurzy, průkazy a oprávnění (svářečský, řidičský, jeřábnický a podobně): [doplňte]
- Jazykové znalosti: [doplňte]
V. Předchozí zaměstnání
- Zaměstnavatel: [doplňte], od [doplňte], do [doplňte], druh práce [doplňte]
- Zaměstnavatel: [doplňte], od [doplňte], do [doplňte], druh práce [doplňte]
- Zaměstnavatel: [doplňte], od [doplňte], do [doplňte], druh práce [doplňte]
Potvrzení o zaměstnání (zápočtový list) od posledního zaměstnavatele: předáno / bude doloženo do [doplňte]
VI. Údaje pro výpočet mzdy a odvodů
- Číslo bankovního účtu pro výplatu mzdy: [doplňte]
- Podepisuji u tohoto zaměstnavatele prohlášení poplatníka k dani: ano / ne
- Jsem poživatelem starobního nebo invalidního důchodu: ano / ne, od kdy [doplňte]
- Jsem držitelem průkazu ZTP/P: ano / ne
- Jsem studentem do 26 let (u DPP a DPČ doložit potvrzení o studiu): ano / ne
- Pracuji souběžně u jiného zaměstnavatele: ano / ne, u koho [doplňte]
VII. Vyživované děti (pro daňové zvýhodnění)
- Jméno a příjmení dítěte: [doplňte], rodné číslo [doplňte], od kdy uplatňuji [doplňte], poznámka [doplňte]
- Jméno a příjmení dítěte: [doplňte], rodné číslo [doplňte], od kdy uplatňuji [doplňte], poznámka [doplňte]
- Jméno a příjmení dítěte: [doplňte], rodné číslo [doplňte], od kdy uplatňuji [doplňte], poznámka [doplňte]
Daňové zvýhodnění na dítě lze uplatnit jen u jednoho z poplatníků a jen u jednoho zaměstnavatele; k prohlášení poplatníka se dokládá potvrzení zaměstnavatele druhého z poplatníků nebo jeho čestné prohlášení.
VIII. Srážky ze mzdy a exekuce
Jsou proti mně vedena exekuční řízení nebo výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy: ano / ne
Jsem v insolvenci (oddlužení): ano / ne, spisová značka: [doplňte]
Platím výživné srážkou ze mzdy: ano / ne, komu a kolik: [doplňte]
IX. Kontakt pro případ nouze
Jméno a příjmení: [doplňte] Vztah: [doplňte]
Telefon: [doplňte]
X. Prohlášení zaměstnance
Prohlašuji, že všechny uvedené údaje jsou pravdivé a úplné. Zavazuji se oznámit zaměstnavateli každou jejich změnu, zejména změnu jména, adresy, zdravotní pojišťovny, počtu vyživovaných dětí a nařízených srážek ze mzdy, a to nejpozději do 8 dnů ode dne, kdy změna nastala.
V [doplňte: místo] dne [doplňte: datum]
[doplňte: podpis zaměstnance]
Převzal za zaměstnavatele dne [doplňte]:
[doplňte: jméno, funkce a podpis za zaměstnavatele]
Poznámka: informace o zpracování osobních údajů. Zaměstnavatel zpracovává uvedené údaje pro splnění pracovní smlouvy a pro splnění svých právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), zejména podle zákoníku práce, zákona o nemocenském pojištění, zákona o veřejném zdravotním pojištění a zákona o daních z příjmů. Souhlas zaměstnance se k tomu nevyžaduje. Údaje se uchovávají po dobu trvání zaměstnání a dále po dobu stanovenou zvláštními předpisy. Zaměstnavatel nesmí požadovat údaje, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem (§ 316 odst. 4 zákoníku práce).
Co musí osobní dotazník obsahovat a proč
Formu dotazníku zákon neurčuje. Každý řádek ve vzoru ale odpovídá konkrétní povinnosti, kterou musíš jako zaměstnavatel splnit. Tabulka ukazuje, kam který údaj putuje dál.
| Údaj v dotazníku | Opora | K čemu ho potřebuješ |
|---|---|---|
| Jméno, příjmení, rodné příjmení a datum narození | § 37 ZP, přihláška na ČSSZ | Základní identifikace do pracovní smlouvy, na přihlášku k nemocenskému pojištění i do mzdového listu. |
| Rodné číslo | § 37 zák. č. 582/1991 Sb. | Bez něj neohlásíš nástup na ČSSZ ani zdravotní pojišťovnu. U cizince bez rodného čísla se uvádí evidenční číslo pojištěnce. |
| Adresa trvalého pobytu a doručovací adresa | § 38 zák. č. 187/2006 Sb. | Adresa jde na přihlášku k nemocenskému pojištění a používá se pro doručování písemností. |
| Zdravotní pojišťovna | § 10 zák. č. 48/1997 Sb. | Zaměstnavatel oznamuje nástup do 8 dnů. Změnu pojišťovny musí zaměstnanec hlásit, jinak platí pojistné špatné pojišťovně. |
| Den nástupu, druh práce a místo výkonu práce | § 34 ZP | Tři podstatné náležitosti pracovní smlouvy. Z dotazníku se přepisují přímo do smlouvy. |
| Číslo bankovního účtu | § 143 ZP | Mzda se na účet vyplácí na základě žádosti zaměstnance, proto je součástí dotazníku. |
| Údaj o prohlášení poplatníka a o vyživovaných dětech | § 38k zák. č. 586/1992 Sb. | Rozhoduje o slevě na poplatníka a o daňovém zvýhodnění. Samotné prohlášení se podepisuje na zvláštním tiskopisu. |
| Informace o exekuci, insolvenci a výživném | § 147 a § 148 ZP | Zaměstnavatel se musí dozvědět o probíhajících srážkách, aby je od prvního výplatního termínu prováděl ve správném pořadí. |
| Prohlášení o pravdivosti a závazek hlásit změny | § 301 písm. c) ZP | Přenáší odpovědnost za správnost údajů na zaměstnance. Lhůta 8 dnů kopíruje ohlašovací lhůty zaměstnavatele. |
Jak dotazník vyplnit krok za krokem
| Krok | Co udělat |
|---|---|
| 1. Poslat dopředu | Dotazník pošli vybranému uchazeči ještě před nástupem spolu se seznamem dokladů: občanský průkaz, karta pojištěnce, zápočtový list od posledního zaměstnavatele, doklad o vzdělání, u studenta potvrzení o studiu. |
| 2. Identifikace a adresy | Zaměstnanec vyplní jméno, rodné příjmení, datum narození, rodné číslo, občanství, číslo dokladu totožnosti, adresu trvalého pobytu a kontakty. |
| 3. Pojišťovna a zařazení | Doplň zdravotní pojišťovnu, den nástupu, druh práce, místo výkonu práce, druh vztahu (pracovní poměr, DPP, DPČ) a rozsah úvazku. Tyto řádky se přepíší do smlouvy i do přihlášky. |
| 4. Mzda a daně | Číslo účtu, zda zaměstnanec podepíše prohlášení poplatníka, zda je poživatelem důchodu, držitelem ZTP/P nebo studentem a zda pracuje i jinde. |
| 5. Děti a srážky | Vyplň vyživované děti pro daňové zvýhodnění a zjisti, zda probíhá exekuce, insolvence nebo srážky na výživné. |
| 6. Podpis a založení | Zaměstnanec dotazník podepíše, ty potvrdíš převzetí a založíš ho do osobní složky. Z vyplněných údajů pak vycházejí přihlášky i měsíční hlášení. |
Celý postup přijetí prvního zaměstnance včetně registračních lhůt rozebírá článek první zaměstnanec: registrace a povinnosti.
Na co se v dotazníku ptát nesmíš
Podle § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem. Zákon jmenuje zejména údaje o těhotenství, rodinných a majetkových poměrech, sexuální orientaci, původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách, příslušnosti k církvi a o trestněprávní bezúhonnosti. Výjimka platí jen tam, kde je pro to věcný důvod spočívající v povaze práce nebo kde to stanoví zvláštní předpis.
V praxi to znamená tři věci. Zaprvé: údaje o dětech sbírej jen v rozsahu potřebném pro daňové zvýhodnění (jméno, rodné číslo, od kdy), ne rodinnou anamnézu. Zadruhé: výpis z rejstříku trestů požaduj jen u pozic, kde to předepisuje zákon nebo kde bezúhonnost plyne z povahy práce, například u práce s hotovostí nebo s dětmi. Zatřetí: zdravotní údaje nepatří do dotazníku vůbec, zdravotní způsobilost posuzuje poskytovatel pracovnělékařských služeb a zaměstnavatel dostane jen posudek se závěrem způsobilý, nezpůsobilý nebo způsobilý s podmínkou.
Dotazník ukládej tak, aby se k němu nedostal nikdo, kdo ho nepotřebuje. Obsahuje rodné číslo, které je nejcitlivějším identifikátorem v celé personální složce.
Co následuje po vyplnění dotazníku
Pracovní smlouva nebo dohoda. Den nástupu, druh práce a místo výkonu práce z dotazníku přepíšeš do pracovní smlouvy, u brigádníka do dohody o provedení práce. Smlouva musí být uzavřena písemně nejpozději v den nástupu.
Přihlášky do 8 dnů. Nástup zaměstnance oznámíš do 8 kalendářních dnů okresní správě sociálního zabezpečení a jeho zdravotní pojišťovně. Bez rodného čísla a kódu pojišťovny z dotazníku to neuděláš.
Prohlášení poplatníka. Chce-li zaměstnanec uplatňovat slevu na poplatníka a daňové zvýhodnění na děti, podepíše prohlášení poplatníka k dani. Dotazník slouží jen jako podklad, prohlášení ho nenahrazuje.
Evidence pracovní doby a mzdový výměr. Od prvního dne musíš vést evidenci pracovní doby a pokud mzda není sjednána ve smlouvě, vydat v den nástupu mzdový výměr.
Jednotné měsíční hlášení. Od dubna 2026 podáváš za všechny zaměstnance jedno hlášení do 20. dne následujícího měsíce. Podrobnosti shrnuje návod k JMHZ.
Časté chyby
- Dotazník vyplněný až po nástupu. Přihlášku na ČSSZ i pojišťovnu musíš podat do 8 dnů od nástupu, takže údaje potřebuješ hned první den, ne až s první mzdou.
- Chybějící informace o exekuci. Srážky se provádějí od výplatního termínu, ve kterém ti bylo rozhodnutí doručeno. Když o nich nevíš a zaměstnanec je zamlčí, platíš penále ty.
- Záměna dotazníku za prohlášení poplatníka. Údaj v dotazníku, že zaměstnanec chce uplatnit slevu, nestačí. Sleva se uplatní až po podpisu prohlášení poplatníka.
- Dotazy nad rámec zákona. Kolonka rodinný stav je v pořádku, kolonka počet dětí v domácnosti mimo daňové zvýhodnění nebo plánované rodičovství už ne.
- Dotazník v otevřeném sdíleném disku. Rodné číslo a číslo účtu patří do zabezpečené složky s omezeným přístupem.
Mzdy a doklady v DokladBotu
Přijetí zaměstnance znamená nové doklady každý měsíc: výplatní pásky, odvody, faktury za zpracování mezd. DokladBot je sbírá z WhatsAppu a e-mailu a drží je pohromadě, takže účetní nemusí na konci měsíce nic dohledávat. Podívej se na všechny funkce.
Často kladené otázky
K čemu slouží osobní dotazník zaměstnance?
Je to jediný sběrný formulář, ze kterého zaměstnavatel vyplní všechno ostatní: pracovní smlouvu, přihlášku k nemocenskému pojištění na ČSSZ, oznámení zdravotní pojišťovně, mzdový list a od dubna 2026 také jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele. Bez něj se údaje sbírají po kouscích a při první kontrole chybí. Zákon dotazník nepředepisuje, jeho obsah ale určují povinnosti, které z těchto předpisů plynou.
Na co se zaměstnavatel v dotazníku ptát nesmí?
Podle § 316 odst. 4 zákoníku práce nesmí zaměstnavatel vyžadovat informace, které bezprostředně nesouvisejí s výkonem práce a s pracovněprávním vztahem. Nesmí se tedy ptát na těhotenství a plánované rodičovství, rodinné a majetkové poměry nad rámec daňového zvýhodnění, sexuální orientaci, původ, členství v odborech, politickou nebo náboženskou příslušnost a na trestněprávní bezúhonnost mimo případy, kdy to vyžaduje zvláštní předpis nebo povaha práce.
Potřebuji k dotazníku souhlas se zpracováním osobních údajů?
Ne. Údaje z dotazníku zaměstnavatel zpracovává pro splnění smlouvy a pro splnění svých právních povinností podle čl. 6 odst. 1 písm. b) a c) GDPR, k čemuž se souhlas nevyžaduje. Souhlas by byl potřeba jen pro údaje nad rámec těchto účelů, například pro zveřejnění fotografie na webu. Vzor proto obsahuje informaci o zpracování, ne souhlasový formulář.
Jak dlouho osobní dotazník uchovávat?
Po dobu trvání zaměstnání a poté podle zvláštních předpisů. Mzdové listy a účetní záznamy potřebné pro důchodové pojištění se uchovávají 30 let (u poživatelů starobního důchodu 10 let) podle § 35a zákona č. 582/1991 Sb. Ostatní personální dokumenty stačí uchovat po dobu promlčecí lhůty, tedy zpravidla 3 roky od skončení pracovního poměru. Po uplynutí lhůt je nutné je zlikvidovat.
Potřebuju osobní dotazník i u brigádníka na DPP?
Ano, v menším rozsahu. I u dohody o provedení práce potřebuješ rodné číslo, adresu a zdravotní pojišťovnu, protože brigádníka hlásíš na ČSSZ a od dubna 2026 ho uvádíš v jednotném měsíčním hlášení. Navíc potřebuješ vědět, zda podepíše prohlášení poplatníka: bez něj se z odměny do 11 999 Kč sráží srážková daň 15 %, od 12 000 Kč se vždy odvádí záloha na daň i pojistné.
Co když zaměstnanec uvede nepravdivé údaje?
Prohlášení na konci dotazníku říká, že údaje jsou pravdivé a že zaměstnanec oznámí každou jejich změnu do 8 dnů. Zamlčí-li například exekuci nebo změnu zdravotní pojišťovny a zaměstnavateli tím vznikne škoda (penále, dvojí platba pojistného), může po něm náhradu požadovat podle § 250 zákoníku práce. Náhrada škody z nedbalosti je omezena čtyřapůlnásobkem průměrného měsíčního výdělku.
Papírování kolem zaměstnance bez šanonů
DokladBot hlídá doklady, které kolem zaměstnanců vznikají, a předá je účetní v pořádku a včas.
Vyzkoušej zdarmaZdroje
- Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 34 (podstatné náležitosti pracovní smlouvy), § 147 a § 148 (srážky ze mzdy), § 250 (náhrada škody), § 316 odst. 4 (zákaz nesouvisejících dotazů).
- Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 35a (uchovávání mzdových listů) a povinnosti zaměstnavatele při oznámení nástupu.
- Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, § 10 (oznamovací povinnost zaměstnavatele do 8 dnů).
- Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, § 38k (prohlášení poplatníka a daňové zvýhodnění).
- Česká správa sociálního zabezpečení, jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele od dubna 2026.