Přihlášení zaměstnance před nástupem: nová pravidla od 1. 7. 2026

Desítky let platilo jednoduché pravidlo: nového zaměstnance přihlásíte na správu sociálního zabezpečení do 8 kalendářních dnů po jeho nástupu. Od 1. července 2026 je to naopak. Zaměstnavatel musí zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem, kdy začne pracovat, a nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Kdo si zvykl řešit papírování „až potom", musí změnit rutinu, jinak riskuje přestupek.

V tomto článku shrnujeme, co přesně se mění, koho se to týká, jaké jsou výjimky a jak novou povinnost prakticky splnit.

Přihlášení zaměstnance před nástupem: co se od 1. 7. 2026 mění

Podle informací České správy sociálního zabezpečení platí od 1. července 2026 nové pravidlo pro přihlašování zaměstnanců:

• Zaměstnavatel přihlásí zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce, tedy dřív, než zaměstnanec reálně začne pracovat.
• Přihlášku lze podat nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Vzniká tak okno: od 8 dnů předem až do okamžiku zahájení práce.

Do 30. 6. 2026 přitom platila opačná logika, přihlášení do 8 dnů od nástupu k výkonu práce. Povinnost přihlásit pracovníka ještě před začátkem práce se dosud v této podobě týkala jen zahraničních zaměstnanců; nově dopadá na všechny.

Koho se nová povinnost týká

Povinnost dopadá na všechny zaměstnavatele a vztahuje se na všechny typy pracovněprávních vztahů zakládajících účast na pojištění, tedy:

• pracovní poměr (plný i zkrácený úvazek),
• dohodu o provedení práce (DPP),
• dohodu o pracovní činnosti (DPČ).

Nezáleží na tom, jestli zaměstnáváte jednoho brigádníka na letní výpomoc, nebo desítky lidí. I krátkodobá dohoda musí být přihlášená dřív, než dotyčný začne pracovat. Kolik brigádník s DPP stojí a od jaké odměny se odvádí pojistné, spočítá kalkulačka DPP, u pracovního poměru kalkulačka čisté mzdy. Vzory smluv máme připravené: dohoda o provedení práce a pracovní smlouva.

Jak přihlášení souvisí s JMHZ a formulářem REGZEC

Změna lhůty je součástí širší reformy ohlašovacích povinností navázané na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které běží od dubna 2026. Podle upozornění ČSSZ ke změnám ohlašovacích povinností platí:

• Původní tiskopis ONZ (Oznámení o nástupu do zaměstnání) se pro přihlášení už nepoužívá. Nahradil ho formulář REGZEC (Registrace zaměstnance).
• Podání je výhradně elektronické, datovou schránkou ČSSZ (ID: 5ffu6xk), přes ePortál ČSSZ, nebo datovým rozhraním pro mzdové programy (APEP/VREP).

Papírová cesta neexistuje. Pokud mzdy zpracováváte v účetním programu, ověřte si, že jeho aktuální verze REGZEC podporuje; jinak použijte ePortál ČSSZ.

Částečné přihlášení: když ještě nemáte všechny údaje

Praktický problém: co když zaměstnanec nastupuje narychlo a vy před nástupem nemáte všechny podklady? Zákon na to pamatuje. Podle ČSSZ lze u českých zaměstnanců provést částečné přihlášení se základními identifikačními údaji a zbytek doplnit dodatečně:

• chybějící údaje zaměstnavatel dohlásí do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.

Klíčové je, že samotná (byť částečná) přihláška musí být podaná před začátkem práce. U zahraničních zaměstnanců možnost částečného přihlášení není, ti musí být přihlášeni kompletně před nástupem.

Postup krok za krokem

Srovnání staré a nové úpravy

Přihlášení zaměstnance: do 30. 6. 2026 vs. od 1. 7. 2026

Parametr	Do 30. 6. 2026	Od 1. 7. 2026
Lhůta pro přihlášení	Do 8 dnů od nástupu k výkonu práce	Nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce
Nejdřívější možné podání	Kdykoli	8 dnů před předpokládaným dnem nástupu
Rozsah	Pracovní poměr, DPP, DPČ	Pracovní poměr, DPP, DPČ (beze změny)
Formulář	ONZ (do 31. 3. 2026), poté REGZEC	REGZEC
Forma podání	Elektronicky	Elektronicky (ePortál, datová schránka, APEP/VREP)
Neúplné údaje	Řešilo se opravným podáním	Částečné přihlášení + dohlášení do 8 dnů od nástupu (jen čeští zaměstnanci)

Nejčastější situace z praxe

Brigádník na DPP nastupuje „ze dne na den". I tady platí: přihláška před začátkem práce. Hlídejte zároveň limit 12 000 Kč u DPP, od kterého se odvádí pojistné. Díky částečnému přihlášení stačí základní identifikace, zbytek doplníte do 8 dnů. Podání přes ePortál ČSSZ zvládnete během pár minut, ale musí proběhnout dřív, než brigádník začne pracovat.

Zaměstnanec nakonec nenastoupí. Pokud jste přihlásili zaměstnance předem a k nástupu nedojde, je potřeba přihlášení vůči ČSSZ zrušit. Nenechávejte v evidenci „mrtvé" přihlášky, nesoulad se pak projeví v měsíčním hlášení.

Posun dne nástupu. Přihláška se váže na předpokládaný den nástupu. Když se termín posune o víc než pár dní, ohlídejte si, aby podání pořád spadalo do 8denního okna, případně údaj o dni nástupu opravte.

Časté otázky

Od kdy musím zaměstnance přihlásit před nástupem?

Od 1. července 2026. Přihlášku na ČSSZ podáváte nejpozději před okamžikem, kdy zaměstnanec skutečně začne pracovat, a nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Do 30. 6. 2026 platila lhůta 8 dnů po nástupu.

Týká se přihlášení před nástupem i dohody o provedení práce?

Ano. Nová lhůta platí pro pracovní poměr, DPP i DPČ. I brigádník na jednodenní dohodu musí být přihlášen dřív, než začne pracovat.

Co když před nástupem nemám všechny údaje zaměstnance?

U českých zaměstnanců podáte částečné přihlášení se základními identifikačními údaji a zbytek dohlásíte do 8 dnů ode dne nástupu. U zahraničních zaměstnanců částečné přihlášení není možné.

Jakým formulářem se zaměstnanec přihlašuje?

Formulářem REGZEC, který nahradil tiskopis ONZ. Podává se výhradně elektronicky: přes ePortál ČSSZ, datovou schránkou ČSSZ (ID 5ffu6xk) nebo z mzdového programu přes APEP/VREP.

Co dělat, když přihlášený zaměstnanec nakonec nenastoupí?

Přihlášení vůči ČSSZ zrušte. Zaměstnanec, který v evidenci zůstane bez skutečného nástupu, způsobí nesoulad v jednotném měsíčním hlášení.

Co si z toho odnést

• Od 1. 7. 2026 přihlašujete každého zaměstnance (včetně DPP a DPČ) na ČSSZ před zahájením práce, nejdříve 8 dnů předem.
• Přihlášení běží elektronicky formulářem REGZEC: přes ePortál ČSSZ, datovou schránku nebo mzdový software.
• U českých zaměstnanců lze podat částečné přihlášení a údaje dohlásit do 8 dnů od nástupu.
• Nastavte si interní proces tak, aby přihláška byla součástí podpisu smlouvy, ne úkolem „na později".

Administrativa kolem zaměstnanců je jen část podnikatelského papírování. Tu druhou, účtenky, faktury a doklady, za vás zvládne DokladBot: doklad vyfotíte, pošlete přes WhatsApp a o zbytek se postará automatické zpracování s exportem pro účetní. Vyzkoušejte DokladBot zdarma a věnujte ušetřený čas podnikání.

Zdroje a právní předpisy

1. ČSSZ: Evidence zaměstnanců, přihlášení, změna, odhlášení (lhůty od 1. 7. 2026, částečné přihlášení)
2. ČSSZ: Upozornění na změny při plnění ohlašovacích a oznamovacích povinností zaměstnavatelů od 1. 4. 2026 (formulář REGZEC místo ONZ, elektronické podání)
3. Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, § 94 (oznámení nástupu zaměstnance)
4. ePortál ČSSZ