Přihlášení zaměstnance před nástupem: nová pravidla od 1. 7. 2026
Desítky let platilo jednoduché pravidlo: nového zaměstnance přihlásíte na správu sociálního zabezpečení do 8 kalendářních dnů po jeho nástupu. Od 1. července 2026 je to naopak. Zaměstnavatel musí zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem, kdy začne pracovat, a nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Kdo si zvykl řešit papírování „až potom", musí změnit rutinu, jinak riskuje přestupek.
V tomto článku shrnujeme, co přesně se mění, koho se to týká, jaké jsou výjimky a jak novou povinnost prakticky splnit.
Přihlášení zaměstnance před nástupem: co se od 1. 7. 2026 mění
Podle informací České správy sociálního zabezpečení platí od 1. července 2026 nové pravidlo pro přihlašování zaměstnanců:
- Zaměstnavatel přihlásí zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce, tedy dřív, než zaměstnanec reálně začne pracovat.
- Přihlášku lze podat nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Vzniká tak okno: od 8 dnů předem až do okamžiku zahájení práce.
Do 30. 6. 2026 přitom platila opačná logika, přihlášení do 8 dnů od nástupu k výkonu práce. Povinnost přihlásit pracovníka ještě před začátkem práce se dosud v této podobě týkala jen zahraničních zaměstnanců; nově dopadá na všechny.
Proč se pravidlo mění
Změna souvisí s bojem proti nelegální práci. Když je zaměstnanec v evidenci ČSSZ ještě před tím, než poprvé přijde do práce, nelze při kontrole tvrdit, že „nastoupil dnes ráno a přihláška se zrovna chystá". Stejný princip se u zahraničních pracovníků osvědčil už dříve.
Koho se nová povinnost týká
Povinnost dopadá na všechny zaměstnavatele a vztahuje se na všechny typy pracovněprávních vztahů zakládajících účast na pojištění, tedy:
- pracovní poměr (plný i zkrácený úvazek),
- dohodu o provedení práce (DPP),
- dohodu o pracovní činnosti (DPČ).
Nezáleží na tom, jestli zaměstnáváte jednoho brigádníka na letní výpomoc, nebo desítky lidí. I krátkodobá dohoda musí být přihlášená dřív, než dotyčný začne pracovat. Kolik brigádník s DPP stojí a od jaké odměny se odvádí pojistné, spočítá kalkulačka DPP, u pracovního poměru kalkulačka čisté mzdy. Vzory smluv máme připravené: dohoda o provedení práce a pracovní smlouva.
Jak přihlášení souvisí s JMHZ a formulářem REGZEC
Změna lhůty je součástí širší reformy ohlašovacích povinností navázané na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které běží od dubna 2026. Podle upozornění ČSSZ ke změnám ohlašovacích povinností platí:
- Původní tiskopis ONZ (Oznámení o nástupu do zaměstnání) se pro přihlášení už nepoužívá. Nahradil ho formulář REGZEC (Registrace zaměstnance).
- Podání je výhradně elektronické, datovou schránkou ČSSZ (ID: 5ffu6xk), přes ePortál ČSSZ, nebo datovým rozhraním pro mzdové programy (APEP/VREP).
Papírová cesta neexistuje. Pokud mzdy zpracováváte v účetním programu, ověřte si, že jeho aktuální verze REGZEC podporuje; jinak použijte ePortál ČSSZ.
Částečné přihlášení: když ještě nemáte všechny údaje
Praktický problém: co když zaměstnanec nastupuje narychlo a vy před nástupem nemáte všechny podklady? Zákon na to pamatuje. Podle ČSSZ lze u českých zaměstnanců provést částečné přihlášení se základními identifikačními údaji a zbytek doplnit dodatečně:
- chybějící údaje zaměstnavatel dohlásí do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.
Klíčové je, že samotná (byť částečná) přihláška musí být podaná před začátkem práce. U zahraničních zaměstnanců možnost částečného přihlášení není, ti musí být přihlášeni kompletně před nástupem.
Pozor na den nástupu vs. okamžik zahájení práce
Rozhodující není datum v pracovní smlouvě, ale okamžik, kdy zaměstnanec fakticky začne pracovat. Když má nástup v pondělí v 8:00, musí být přihláška podaná před touto chvílí, ne v pondělí odpoledne. Nejbezpečnější je podat ji hned po podpisu smlouvy, jakmile znáte předpokládaný den nástupu (max. 8 dnů předem).
Příklad: brigádnice na DPP s nástupem v pondělí
Kavárna podepíše s brigádnicí Lucií dohodu o provedení práce ve čtvrtek 2. 7. 2026, nástup je domluvený na pondělí 6. 7. 2026 v 8:00. Přihlášku REGZEC lze podat nejdříve 8 dnů před nástupem, tedy od 28. 6., a nejpozději před 8:00 v den nástupu. Lucie zatím nedodala údaj o zdravotní pojišťovně, kavárna proto v pátek 3. 7. podá částečné přihlášení se jménem a rodným číslem. Chybějící údaj dohlásí do 8 dnů od nástupu, tedy nejpozději 14. 7. 2026. Kdyby přihlášku podala až v pondělí v 9:00, byla by pozdě, i když by Lucie pracovala teprve hodinu.
Postup krok za krokem
📋Jak přihlásit nového zaměstnance od 1. 7. 2026
Srovnání staré a nové úpravy
Přihlášení zaměstnance: do 30. 6. 2026 vs. od 1. 7. 2026
| Parametr | Do 30. 6. 2026 | Od 1. 7. 2026 |
|---|---|---|
| Lhůta pro přihlášení | Do 8 dnů od nástupu k výkonu práce | Nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce |
| Nejdřívější možné podání | Kdykoli | 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu |
| Rozsah | Pracovní poměr, DPP, DPČ | Pracovní poměr, DPP, DPČ (beze změny) |
| Formulář | ONZ (do 31. 3. 2026), poté REGZEC | REGZEC |
| Forma podání | Elektronicky | Elektronicky (ePortál, datová schránka, APEP/VREP) |
| Neúplné údaje | Řešilo se opravným podáním | Částečné přihlášení + dohlášení do 8 dnů od nástupu (jen čeští zaměstnanci) |
Nejčastější situace z praxe
Brigádník na DPP nastupuje „ze dne na den". I tady platí: přihláška před začátkem práce. Hlídejte zároveň limit 12 000 Kč u DPP, od kterého se odvádí pojistné. Díky částečnému přihlášení stačí základní identifikace, zbytek doplníte do 8 dnů. Podání přes ePortál ČSSZ zvládnete během pár minut, ale musí proběhnout dřív, než brigádník začne pracovat.
Zaměstnanec nakonec nenastoupí. Pokud jste přihlásili zaměstnance předem a k nástupu nedojde, je potřeba přihlášení vůči ČSSZ zrušit. Nenechávejte v evidenci „mrtvé" přihlášky, nesoulad se pak projeví v měsíčním hlášení.
Posun dne nástupu. Přihláška se váže na předpokládaný den nástupu. Když se termín posune o víc než pár dní, ohlídejte si, aby podání pořád spadalo do 8denního okna, případně údaj o dni nástupu opravte.
Časté otázky
Od kdy musím zaměstnance přihlásit před nástupem?
Od 1. července 2026. Přihlášku na ČSSZ podáváte nejpozději před okamžikem, kdy zaměstnanec skutečně začne pracovat, a nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Do 30. 6. 2026 platila lhůta 8 dnů po nástupu.
Týká se přihlášení před nástupem i dohody o provedení práce?
Ano. Nová lhůta platí pro pracovní poměr, DPP i DPČ. I brigádník na jednodenní dohodu musí být přihlášen dřív, než začne pracovat.
Co když před nástupem nemám všechny údaje zaměstnance?
U českých zaměstnanců podáte částečné přihlášení se základními identifikačními údaji a zbytek dohlásíte do 8 dnů ode dne nástupu. U zahraničních zaměstnanců částečné přihlášení není možné.
Jakým formulářem se zaměstnanec přihlašuje?
Formulářem REGZEC, který nahradil tiskopis ONZ. Podává se výhradně elektronicky: přes ePortál ČSSZ, datovou schránkou ČSSZ (ID 5ffu6xk) nebo z mzdového programu přes APEP/VREP.
Co dělat, když přihlášený zaměstnanec nakonec nenastoupí?
Přihlášení vůči ČSSZ zrušte. Zaměstnanec, který v evidenci zůstane bez skutečného nástupu, způsobí nesoulad v jednotném měsíčním hlášení.
Co si z toho odnést
- Od 1. 7. 2026 přihlašujete každého zaměstnance (včetně DPP a DPČ) na ČSSZ před zahájením práce, nejdříve 8 dnů předem.
- Přihlášení běží elektronicky formulářem REGZEC: přes ePortál ČSSZ, datovou schránku nebo mzdový software.
- U českých zaměstnanců lze podat částečné přihlášení a údaje dohlásit do 8 dnů od nástupu.
- Nastavte si interní proces tak, aby přihláška byla součástí podpisu smlouvy, ne úkolem „na později".
Přihlášení je jeden krok z celého nástupu brigádníka. Dohodu, prohlášení poplatníka, zdravotní pojišťovnu i JMHZ v souvislostech najdete v našem průvodci zaměstnáváním brigádníků na DPP a DPČ v roce 2026.
Administrativa kolem zaměstnanců je jen část podnikatelského papírování. Tu druhou, účtenky, faktury a doklady, za vás zvládne DokladBot: doklad vyfotíte, pošlete přes WhatsApp a o zbytek se postará automatické zpracování s exportem pro účetní. Vyzkoušejte DokladBot zdarma a věnujte ušetřený čas podnikání.
Zdroje a právní předpisy
- ČSSZ: Evidence zaměstnanců, přihlášení, změna, odhlášení (lhůty od 1. 7. 2026, částečné přihlášení)
- ČSSZ: Upozornění na změny při plnění ohlašovacích a oznamovacích povinností zaměstnavatelů od 1. 4. 2026 (formulář REGZEC místo ONZ, elektronické podání)
- Zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, § 94 (oznámení nástupu zaměstnance)
- ePortál ČSSZ
Účetnictví pro OSVČ bez papírování
Vyfoťte účtenku, pošlete ji na WhatsApp a je zaúčtovaná. Žádný program, žádné přepisování. Začínáte se 7 dny zdarma na všechny funkce, až 100 účtenek a faktur.
Související články
Brigádníci na DPP a DPČ 2026: průvodce pro zaměstnavatele
Brigádník na dohodu je pro hospodu, e-shop, sklad i sportovní klub nejjednodušší cesta, jak pokrýt sezónu. Od 1. 7. 2026 ale platí, že musí být přihlášen na ČSSZ dřív, než poprvé začne pracovat. Průvodce shrnuje všechny povinnosti od podpisu dohody po archivaci a odkazuje na podrobné návody k jednotlivým krokům.
Dotazník zaměstnance pro JMHZ 2026: údaje k registraci ČSSZ
Od 1. 4. 2026 registruje zaměstnavatel každého nového zaměstnance i dohodáře do evidence zaměstnanců ČSSZ podáním REGZEC a měsíčně ho vykazuje v jednotném měsíčním hlášení. Osobní dotazník je nástroj, jak od něj získat přesně ty údaje, které zákon a nařízení vlády vyžadují, a nic navíc.
Příjem faktur e-mailem: jak dostat faktury z emailu rovnou do účetnictví
Faktury od dodavatelů chodí do e-mailu jako PDF a někdo je musí stáhnout, uložit a přepsat. Ukážeme, jak celý příjem faktur e-mailem zautomatizovat: od přeposílací adresy přes vytěžení příloh až po pravidla pro jednotlivé dodavatele.