Přihlášení zaměstnance před nástupem: nová pravidla od 1. 7. 2026

Desítky let platilo jednoduché pravidlo: nového zaměstnance přihlásíte na správu sociálního zabezpečení do 8 kalendářních dnů po jeho nástupu. Od 1. července 2026 je to naopak. Zaměstnavatel musí zaměstnance přihlásit nejpozději před okamžikem, kdy začne pracovat – a nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Kdo si zvykl řešit papírování „až potom", musí změnit rutinu, jinak riskuje přestupek.

V tomto článku shrnujeme, co přesně se mění, koho se to týká, jaké jsou výjimky a jak novou povinnost prakticky splnit.

Co přesně se od 1. 7. 2026 mění

Podle informací České správy sociálního zabezpečení platí od 1. července 2026 nové pravidlo pro přihlašování zaměstnanců:

• Zaměstnavatel přihlásí zaměstnance nejpozději před okamžikem nástupu k výkonu práce – tedy dřív, než zaměstnanec reálně začne pracovat.
• Přihlášku lze podat nejdříve 8 dnů před předpokládaným dnem nástupu. Vzniká tak okno: od 8 dnů předem až do okamžiku zahájení práce.

Do 30. 6. 2026 přitom platila opačná logika – přihlášení do 8 dnů od nástupu k výkonu práce. Povinnost přihlásit pracovníka ještě před začátkem práce se dosud v této podobě týkala jen zahraničních zaměstnanců; nově dopadá na všechny.

Koho se nová povinnost týká

Povinnost dopadá na všechny zaměstnavatele a vztahuje se na všechny typy pracovněprávních vztahů zakládajících účast na pojištění, tedy:

• pracovní poměr (plný i zkrácený úvazek),
• dohodu o provedení práce (DPP),
• dohodu o pracovní činnosti (DPČ).

Nezáleží na tom, jestli zaměstnáváte jednoho brigádníka na letní výpomoc, nebo desítky lidí. I krátkodobá dohoda musí být přihlášená dřív, než dotyčný začne pracovat.

Jak přihlášení souvisí s JMHZ a formulářem REGZEC

Změna lhůty je součástí širší reformy ohlašovacích povinností navázané na jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ), které běží od dubna 2026. Podle upozornění ČSSZ ke změnám ohlašovacích povinností platí:

• Původní tiskopis ONZ (Oznámení o nástupu do zaměstnání) se pro přihlášení už nepoužívá. Nahradil ho formulář REGZEC (Registrace zaměstnance).
• Podání je výhradně elektronické – datovou schránkou ČSSZ (ID: 5ffu6xk), přes ePortál ČSSZ, nebo datovým rozhraním pro mzdové programy (APEP/VREP).

Papírová cesta neexistuje. Pokud mzdy zpracováváte v účetním programu, ověřte si, že jeho aktuální verze REGZEC podporuje; jinak použijte ePortál ČSSZ.

Částečné přihlášení: když ještě nemáte všechny údaje

Praktický problém: co když zaměstnanec nastupuje narychlo a vy před nástupem nemáte všechny podklady? Zákon na to pamatuje. Podle ČSSZ lze u českých zaměstnanců provést částečné přihlášení se základními identifikačními údaji a zbytek doplnit dodatečně:

• chybějící údaje zaměstnavatel dohlásí do 8 dnů ode dne, kdy zaměstnanec nastoupil k výkonu práce.

Klíčové je, že samotná (byť částečná) přihláška musí být podaná před začátkem práce. U zahraničních zaměstnanců možnost částečného přihlášení není – ti musí být přihlášeni kompletně před nástupem.

Postup krok za krokem

Srovnání staré a nové úpravy

Nejčastější situace z praxe

Brigádník na DPP nastupuje „ze dne na den". I tady platí: přihláška před začátkem práce. Díky částečnému přihlášení stačí základní identifikace, zbytek doplníte do 8 dnů. Podání přes ePortál ČSSZ zvládnete během pár minut, ale musí proběhnout dřív, než brigádník začne pracovat.

Zaměstnanec nakonec nenastoupí. Pokud jste přihlásili zaměstnance předem a k nástupu nedojde, je potřeba přihlášení vůči ČSSZ zrušit. Nenechávejte v evidenci „mrtvé" přihlášky – nesoulad se pak projeví v měsíčním hlášení.

Posun dne nástupu. Přihláška se váže na předpokládaný den nástupu. Když se termín posune o víc než pár dní, ohlídejte si, aby podání pořád spadalo do 8denního okna, případně údaj o dni nástupu opravte.

Co si z toho odnést

• Od 1. 7. 2026 přihlašujete každého zaměstnance (včetně DPP a DPČ) na ČSSZ před zahájením práce, nejdříve 8 dnů předem.
• Přihlášení běží elektronicky formulářem REGZEC – přes ePortál ČSSZ, datovou schránku nebo mzdový software.
• U českých zaměstnanců lze podat částečné přihlášení a údaje dohlásit do 8 dnů od nástupu.
• Nastavte si interní proces tak, aby přihláška byla součástí podpisu smlouvy, ne úkolem „na později".

Administrativa kolem zaměstnanců je jen část podnikatelského papírování. Tu druhou – účtenky, faktury a doklady – za vás zvládne DokladBot: doklad vyfotíte, pošlete přes WhatsApp a o zbytek se postará automatické zpracování s exportem pro účetní. Vyzkoušejte DokladBot zdarma a věnujte ušetřený čas podnikání.