Kopírování občanky zaměstnavatelem: co smíte a co ne (2026)

Kopii občanského průkazu brigádníka smíte pořídit jen s jeho souhlasem; bez něj jde o přestupek s pokutou do 10 000 Kč (§ 39 písm. c) a § 65 zákona č. 269/2021 Sb.). Ze zákona ale kopii nepotřebujete: do dokladu nahlédnete, opíšete si údaje, které vám ukládá evidovat zákon, a zapíšete, kdo a kdy je ověřil.

Co říká zákon o občanských průkazech

Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, účinný od 2. 8. 2021, obsahuje v § 39 výčet zakázaného nakládání s dokladem. Pro zaměstnavatele jsou podstatná dvě písmena:

• § 39 písm. c): zakazuje se pořizovat kopii občanského průkazu bez souhlasu držitele občanského průkazu;
• § 39 písm. d): zakazuje se zpracovávat údaje uvedené v občanském průkazu a data pro elektronické využití bez souhlasu držitele; zákaz se nepoužije pro nahlédnutí do občanského průkazu v souvislosti s ověřováním totožnosti, které vyžaduje nebo umožňuje právní předpis.

Podle § 65 odst. 1 písm. d) se přestupku dopustí ten, kdo poruší zákaz pořizovat kopii bez souhlasu, a podle § 65 odst. 4 písm. a) lze uložit pokutu do 10 000 Kč. Přestupek se přičítá fyzické osobě, která kopii pořídila (provoznímu, mzdové účetní), a podle materiálu ÚOOÚ k prokazování totožnosti ho projednává obecní úřad obce s rozšířenou působností.

Zákon o občanských průkazech trestá jen kopii bez souhlasu, nikoli samotné zpracování údajů podle písm. d). To ale neznamená, že je zpracování údajů z občanky volné: řídí se GDPR a dozoruje ho Úřad pro ochranu osobních údajů, jehož pokuty jsou o řád vyšší.

Proč je souhlas zaměstnance slabý právní základ

Podpis „souhlasím s pořízením kopie OP" v nástupním formuláři neřeší nic, a to ze tří důvodů.

1. Souhlas musí být svobodný. Podle čl. 7 odst. 4 GDPR se zohlední, zda je plnění smlouvy podmíněno souhlasem se zpracováním, které pro smlouvu není nezbytné; bod 43 odůvodnění dodává, že souhlas není platným základem při zjevné nerovnováze mezi subjektem údajů a správcem. Uchazeč o brigádu a zaměstnavatel jsou učebnicový příklad. ÚOOÚ ve svém materiálu uvádí, že souhlasem s kopií bývá podmiňováno poskytnutí služby, čímž souhlas nenaplňuje podmínku svobodného projevu vůle, a že držitel dokladu musí být výslovně informován o možnosti nesouhlasit a o důsledcích odmítnutí.

2. Souhlas nenahrazuje účel. Ve výroční zprávě za rok 2018 ÚOOÚ popsal kontrolu zaměstnavatele, který v personálních spisech uchovával kopie občanských průkazů, rodných listů, průkazů zdravotního pojištění, výpisů z rejstříku trestů a bankovních karet s číslem účtu. Úřad konstatoval, že i kdyby zaměstnavatel doložil souhlas s kopií občanského průkazu, je to možné jen tehdy, pokud všechny údaje z průkazu zpracovává v souladu s určeným účelem; nemá-li účel pro fotografii zaměstnance, jméno manžela či manželky nebo údaje o dětech, není oprávněn je shromažďovat. Za zjištěná porušení, včetně úniku údajů 62 zaměstnanců z personálních složek a chybějícího logování přístupů, uložil pokutu 180 000 Kč.

3. Souhlas lze kdykoli odvolat. Podle čl. 7 odst. 3 GDPR musí být odvolání stejně snadné jako udělení. Zákonná povinnost (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb., § 10 zákona č. 48/1997 Sb., § 38j zákona o daních z příjmů) naproti tomu na vůli zaměstnance nezávisí a pokrývá přesně potřebné údaje.

Závěr ÚOOÚ z téže kontroly je návodem: zaměstnavatel obecně není pro účely personální agendy oprávněn uchovávat kopie předložených dokladů; stačí do spisu uvést, že požadované informace byly doloženy, a potvrdit, kdo, kdy a na základě jakých dokladů to ověřil.

Které údaje z občanky zaměstnavatel reálně potřebuje

Na občanském průkazu jsou podle § 5 zákona č. 269/2021 Sb. tyto údaje o držiteli: jméno a příjmení, pohlaví, státní občanství, datum narození, místo a okres narození, adresa trvalého pobytu, podoba, podpis a biometrické údaje; na žádost i rodinný stav. K tomu údaje o dokladu: číslo, datum vydání, platnost a vydávající úřad.

Údaj z občanského průkazu	Potřebujete?	Právní důvod
Jméno a příjmení (včetně dřívějších)	ano	§ 37 odst. 1 písm. a) zák. č. 582/1991 Sb.; § 10 odst. 1 zák. č. 48/1997 Sb.; § 38j odst. 2 písm. a) ZDP
Rodné číslo	ano	§ 37 odst. 1 písm. b) zák. č. 582/1991 Sb.; § 10 zák. č. 48/1997 Sb.; § 38j odst. 2 písm. b) ZDP; § 13c odst. 1 písm. b) zák. č. 133/2000 Sb.
Datum a místo narození	ano	§ 37 odst. 1 písm. a) zák. č. 582/1991 Sb.
Adresa trvalého pobytu	ano	§ 37 odst. 1 písm. a) zák. č. 582/1991 Sb.; § 10 zák. č. 48/1997 Sb.; § 38j odst. 2 písm. c) ZDP (bydliště)
Státní občanství a pohlaví	ano	§ 37 odst. 1 písm. a) zák. č. 582/1991 Sb.
Číslo občanského průkazu	zpravidla ne	žádný předpis ho zaměstnavateli neukládá evidovat; ÚOOÚ připouští záznam čísla dokladu jen tam, kde je pro konkrétní účel nezbytný
Podoba (fotografie)	ne	bez určeného účelu nelze zpracovávat (kontrola ÚOOÚ 2018)
Rodinný stav, partner	ne	§ 316 odst. 4 písm. b) zákoníku práce zakazuje vyžadovat informace o rodinných poměrech
Platnost a vydávající úřad	ne	pro pracovněprávní vztah bez významu
Údaje o dětech	jen výjimečně	pouze uplatňuje-li zaměstnanec daňové zvýhodnění: § 38j odst. 2 písm. d) ZDP

Co všechno patří do osobního spisu dohodáře a jak dlouho se uchovává, rozebíráme v článku Osobní údaje brigádníka: co smí zaměstnavatel evidovat a jak dlouho.

Výjimka: brigádník cizinec

U zahraničních pracovníků se logika obrací. Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v § 102 odst. 3 ukládá zaměstnavateli uchovávat kopie dokladů prokazujících oprávněnost pobytu cizince na území České republiky po dobu trvání zaměstnání a 3 roky od jeho skončení. Právním základem je plnění právní povinnosti, souhlas se nevyžaduje a kopii naopak mít musíte. Týká se to dokladu o pobytu (vízum, povolení k pobytu, u občanů EU doklad prokazující, že jde o občana EU), ne libovolného dokladu. Zásada minimalizace platí dál: kopírujete doklad o pobytu, ne celou složku dalších dokumentů. Ostatní povinnosti vůči Úřadu práce shrnuje článek o zaměstnávání brigádníka cizince.

Bezpečný postup pro zaměstnavatele a účetní

Přihlášení brigádníka na ČSSZ musí od 1. 7. 2026 proběhnout před začátkem práce; údaje z formuláře k tomu stačí, kopie občanky k přihlášce nepatří (postup v článku Přihlášení zaměstnance před nástupem). Dohodu připravíte ze vzoru dohody o provedení práce; rodné číslo do textu dohody vkládat nemusíte, k identifikaci strany stačí jméno, datum narození a bydliště.

Práva zaměstnance

Brigádník, po kterém chcete kopii občanky, má právo:

• odmítnout pořízení kopie; odmítnutí nesmí být důvodem k neuzavření dohody, jinak souhlas není svobodný (čl. 7 odst. 4 GDPR);
• ptát se, zda jde o zákonný požadavek, nebo o dobrovolný souhlas, a jaké jsou důsledky odmítnutí (postup, který ÚOOÚ výslovně doporučuje);
• odvolat souhlas kdykoli a stejně jednoduše, jako ho udělil (čl. 7 odst. 3 GDPR), a žádat výmaz kopie (čl. 17 GDPR);
• nahlížet do svého osobního spisu a pořizovat si z něj výpisky a stejnopisy (§ 312 odst. 3 zákoníku práce);
• stěžovat si: na neoprávněnou kopii u obecního úřadu obce s rozšířenou působností, na porušení zásady minimalizace u ÚOOÚ.

Kompletní přehled povinností při zaměstnávání dohodářů najdete v průvodci zaměstnavatele brigádníky na DPP a DPČ.

Časté otázky

Smí zaměstnavatel kopírovat občanský průkaz brigádníka?

Jen s dobrovolným souhlasem, který nesmí být podmínkou uzavření dohody (§ 39 písm. c) zákona č. 269/2021 Sb.). Ze zákona kopii nepotřebuje, údaje si stačí opsat po nahlédnutí do dokladu.

Jaká hrozí pokuta za kopii občanky bez souhlasu?

Přestupek podle § 65 odst. 1 písm. d) zákona č. 269/2021 Sb. s pokutou do 10 000 Kč pro fyzickou osobu, která kopii pořídila. Uchovávání kopií ve spisech navíc porušuje zásadu minimalizace podle GDPR; ÚOOÚ za to uložil 180 000 Kč.

Které údaje z občanky zaměstnavatel skutečně potřebuje?

Jméno a příjmení, rodné číslo, datum a místo narození, trvalý pobyt, státní občanství a pohlaví (§ 37 zákona č. 582/1991 Sb., § 10 zákona č. 48/1997 Sb., § 38j ZDP). Číslo dokladu, podobu ani rodinný stav nepotřebuje.

Co když brigádník sám pošle fotku občanky přes WhatsApp?

Fotka je kopie, za jejíž uložení odpovídáte vy. Opište si údaje, fotku smažte ze zařízení i z chatu, nepřeposílejte ji účetní a do spisu zapište, kdo a kdy údaje ověřil.

Platí zákaz kopírování i pro brigádníka cizince?

U cizinců je situace opačná: § 102 odst. 3 zákona č. 435/2004 Sb. ukládá uchovávat kopie dokladů o oprávněnosti pobytu po dobu zaměstnání a 3 roky poté. Jde o doklad o pobytu, ne o občanku jiného státu EU.

Co si z toho odnést

• Kopie občanského průkazu bez souhlasu držitele je přestupek s pokutou do 10 000 Kč (§ 39 písm. c) a § 65 zákona č. 269/2021 Sb.).
• Souhlas zaměstnance je kvůli nerovnému postavení slabý základ; ÚOOÚ navíc vyžaduje účel pro každý údaj z kopie.
• Zaměstnavatel potřebuje jen údaje, které mu ukládá evidovat zákon: jméno, rodné číslo, datum a místo narození, trvalý pobyt, občanství, pohlaví. Opíše si je po nahlédnutí do dokladu a zapíše, kdo a kdy ověřil.
• Kopie ve spisech stály zaměstnavatele pokutu 180 000 Kč od ÚOOÚ.
• U cizinců naopak kopii dokladu o pobytu mít musíte, po dobu zaměstnání a 3 roky poté.
• Fotky dokladů v telefonech a chatech mažte, účetní předávejte jen opsané údaje a uzavřete s ní zpracovatelskou smlouvu.

Údaje brigádníka, které opravdu potřebujete, patří do strukturované evidence, ne do fotogalerie telefonu. DokladBot vede evidenci zaměstnanců na HPP, DPP i DPČ, počítá odměny a odvody u dohod, připravuje soubor jednotného měsíčního hlášení pro ČSSZ, hlášení pro zdravotní pojišťovny a výplatní pásky v PDF; účetní dostane export pro Pohodu, Money nebo ABRA. Vyzkoušejte DokladBot zdarma.

Zdroje a právní předpisy

1. Zákon č. 269/2021 Sb., o občanských průkazech, § 5 (údaje v občanském průkazu), § 39 (nedovolené nakládání) a § 65 (přestupky) (účinnost od 2. 8. 2021)
2. ÚOOÚ: Prokazování totožnosti a zpracování osobních údajů (materiál z 13. 5. 2021) (kopie dokladů, souhlas, zásada minimalizace, šablona)
3. ÚOOÚ: Výroční zpráva za rok 2018, kontrola personální agendy zaměstnavatele, pokuta 180 000 Kč
4. ÚOOÚ: Otázky a odpovědi pro zaměstnavatele (výpis z rejstříku trestů, údaje ve výběrovém řízení)
5. Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR), čl. 5 odst. 1 písm. c), čl. 6 odst. 1, čl. 7 odst. 4 a bod 43 odůvodnění
6. Zákon č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, § 37 (evidence zaměstnavatele)
7. Zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění, § 10 (oznamovací povinnost zaměstnavatele)
8. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, § 38j odst. 2 (obsah mzdového listu)
9. Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, § 102 odst. 3 (kopie dokladů o pobytu cizince)
10. Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, § 312 (osobní spis) a § 316 odst. 4 (zakázané informace)