Všeobecné obchodní podmínky

Provozovatel: Eucalypt 4 s.r.o., IČO: 22103741, se sídlem Jičínská 226/17, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 410771 (dále jen „Provozovatel“)

1. Úvodní ustanovení

1.1. Tyto Všeobecné obchodní podmínky (dále jen „VOP“) upravují práva a povinnosti smluvních stran při používání služby DokladBot (dále jen „Služba“), kterou provozuje Provozovatel.

1.2. Služba DokladBot umožňuje Uživatelům zasílat účetní doklady (faktury, účtenky, paragony a další dokumenty) prostřednictvím komunikační platformy WhatsApp a dalších podporovaných kanálů. Služba tyto doklady automatizovaně zpracovává pomocí technologií optického rozpoznávání (OCR) a umělé inteligence (AI) a následně je zaúčtovává do účetního systému Uživatele (např. Pohoda, Money S3 a další podporované platformy).

1.3. Uživatelem se rozumí každá fyzická nebo právnická osoba, která se registruje a využívá Službu (dále jen „Uživatel“).

1.4. Registrací a používáním Služby Uživatel potvrzuje, že se s těmito VOP seznámil a souhlasí s nimi.

2. Registrace a uživatelský účet

2.1. Pro využívání Služby je nutná registrace a vytvoření uživatelského účtu. Uživatel je povinen uvést pravdivé, úplné a aktuální údaje.

2.2. Uživatel je odpovědný za zachování důvěrnosti svých přihlašovacích údajů a za veškeré aktivity prováděné pod jeho účtem. Provozovatel nenese odpovědnost za zneužití přihlašovacích údajů třetími osobami.

2.3. Uživatel se zavazuje neprodleně informovat Provozovatele o jakémkoli neoprávněném použití svého účtu.

2.4. Jeden uživatelský účet je určen pro jednu účetní jednotku (IČO), pokud není smluvně ujednáno jinak.

2.5. Provozovatel si vyhrazuje právo odmítnout registraci nebo zrušit účet bez udání důvodu, zejména v případě podezření na zneužití Služby.

3. Popis Služby a její omezení

3.1. Služba přijímá doklady zaslané Uživatelem prostřednictvím platformy WhatsApp (případně dalších podporovaných kanálů) ve formě fotografií, skenů nebo PDF souborů.

3.2. Přijaté doklady jsou automatizovaně zpracovány pomocí OCR a AI technologií. Extrahovaná data jsou následně odeslána do účetního systému Uživatele dle jeho konfigurace.

3.3. Služba DokladBot není účetní, daňová ani právní poradna. Provozovatel neposkytuje účetní poradenství ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ani daňové poradenství ve smyslu zákona č. 523/1992 Sb., o daňovém poradenství.

3.4. Přesnost automatizovaného zpracování. Uživatel bere na vědomí, že zpracování dokladů probíhá automatizovaně pomocí AI a OCR technologií, a proto může docházet k nepřesnostem při rozpoznávání údajů (částky, data, DIČ/IČO, sazby DPH apod.). Uživatel je povinen veškerá automatizovaně zpracovaná data zkontrolovat a ověřit jejich správnost před finálním zaúčtováním. Provozovatel nenese odpovědnost za chyby vzniklé v důsledku nepřesného rozpoznání údajů z dokladů.

3.5. Soulad s právními předpisy. Provozovatel nenese odpovědnost za soulad zaúčtovaných dokladů s obecně závaznými právními předpisy České republiky. Za správnost účetnictví a plnění daňových povinností odpovídá výhradně Uživatel.

3.6. Provozovatel si vyhrazuje právo měnit rozsah, funkce a podporované formáty Služby. O podstatných změnách bude Uživatel informován s přiměřeným předstihem.

4. Závislost na třetích stranách

4.1. Služba využívá pro příjem dokladů komunikační platformu WhatsApp provozovanou společností Meta Platforms, Inc. Provozovatel nenese odpovědnost za výpadky, omezení, změny podmínek nebo ukončení služby WhatsApp ze strany Meta Platforms, Inc., ani za nedoručení či opožděné doručení zpráv.

4.2. Služba se napojuje na účetní systémy třetích stran (Pohoda, Money S3 a další). Provozovatel nenese odpovědnost za výpadky, chyby, změny API nebo nekompatibility těchto účetních systémů.

4.3. Provozovatel nenese odpovědnost za správnost dat importovaných z externích zdrojů a registrů (ARES, registr plátců DPH apod.).

4.4. Uživatel bere na vědomí, že dostupnost Služby je závislá na funkčnosti výše uvedených platforem třetích stran a že Provozovatel nemůže garantovat jejich nepřetržitý provoz.

5. Ceny a platební podmínky

5.1. Aktuální ceník Služby je zveřejněn na webových stránkách Provozovatele. Ceny jsou uváděny bez DPH, není-li uvedeno jinak.

5.2. Služba je poskytována na základě kreditního systému a/nebo předplatného (měsíčního nebo ročního), které je hrazeno předem. Bezplatný tarif zahrnuje omezený počet kreditů měsíčně. Podrobnosti o tarifech a kreditech jsou uvedeny v aktuálním ceníku na webových stránkách Provozovatele.

5.3. Platby jsou prováděny bezhotovostně prostřednictvím platební brány Stripe s automatickým obnovováním předplatného, případně jiným způsobem uvedeným na webových stránkách Provozovatele.

5.4. V případě prodlení s úhradou delším než 7 pracovních dnů je Provozovatel oprávněn omezit nebo pozastavit přístup Uživatele ke Službě. Při prodlení delším než 30 dnů je Provozovatel oprávněn Službu ukončit.

5.5. Provozovatel si vyhrazuje právo změnit ceník. O změně ceníku bude Uživatel informován nejméně 30 dnů předem. Pokud Uživatel se změnou nesouhlasí, je oprávněn Službu vypovědět ke konci aktuálního předplaceného období.

5.6. Uhrazené předplatné se nevrací, a to ani v případě předčasného ukončení Služby ze strany Uživatele, s výjimkou případů stanovených zákonem (zejména odstoupení spotřebitele od smlouvy dle § 1829 občanského zákoníku).

5.7. Je-li Uživatel spotřebitelem ve smyslu § 419 občanského zákoníku, má právo odstoupit od smlouvy bez udání důvodu ve lhůtě 14 dnů ode dne uzavření smlouvy. Uživatel však bere na vědomí, že dle § 1837 písm. l) občanského zákoníku nemá právo na odstoupení od smlouvy o poskytování digitálního obsahu, který není dodán na hmotném nosiči, pokud bylo s plněním započato s jeho výslovným souhlasem před uplynutím lhůty pro odstoupení.

6. Zkušební období

6.1. Provozovatel nabízí bezplatné zkušební období v délce 7 dnů. Během zkušebního období má Uživatel přístup k plné funkcionalitě Služby.

6.2. Po uplynutí zkušebního období je Uživatel povinen zvolit placený tarif, jinak bude přístup ke Službě omezen nebo pozastaven.

6.3. Na jedno IČO (účetní jednotku) lze zkušební období využít pouze jednou.

7. Dostupnost Služby a údržba

7.1. Provozovatel vynaloží přiměřené úsilí k zajištění dostupnosti Služby, avšak negarantuje její nepřetržitý a bezchybný provoz.

7.2. Provozovatel je oprávněn provádět plánovanou údržbu Služby, a to přednostně v době od 00:00 do 05:00 hodin CET. O plánované údržbě přesahující 30 minut bude Uživatel informován s předstihem alespoň 12 hodin.

7.3. Provozovatel nenese odpovědnost za výpadky způsobené vyšší mocí (vis maior), výpadky internetového připojení, výpadky hostingové infrastruktury, kybernetickými útoky nebo jinými okolnostmi mimo kontrolu Provozovatele.

8. Odpovědnost a omezení odpovědnosti

8.1. Služba je poskytována „tak, jak je“ (as-is) bez jakýchkoli výslovných ani implicitních záruk, včetně záruk vhodnosti pro konkrétní účel, obchodovatelnosti nebo nepřerušeného provozu.

8.2. Provozovatel nenese odpovědnost za:

• škody vzniklé v důsledku nepřesného rozpoznání údajů z dokladů technologiemi OCR/AI;
• škody vzniklé nesprávným zaúčtováním dokladů, včetně chybného určení sazeb DPH, částek nebo údajů dodavatele;
• škody vzniklé v důsledku výpadku nebo změn služeb třetích stran (WhatsApp, účetní systémy, ARES apod.);
• škody vzniklé v důsledku zneužití přihlašovacích údajů Uživatele;
• ušlý zisk, nepřímé škody, následné škody nebo sankce uložené správními orgány;
• škody vzniklé v důsledku vyšší moci.

8.3. Celková odpovědnost Provozovatele za škody vzniklé v souvislosti s poskytováním Služby je v každém případě omezena na částku odpovídající úhradám za Službu skutečně zaplaceným Uživatelem za posledních 6 měsíců předcházejících vzniku škody, maximálně však do výše 50 000 Kč.

8.4. Uživatel nese plnou odpovědnost za veškerá data, doklady a obsah, který prostřednictvím Služby zpracovává. Uživatel odpovídá za to, že zpracovávané doklady jsou pravé, úplné a v souladu s právními předpisy.

8.5. Uživatel se zavazuje odškodnit Provozovatele za veškeré nároky třetích stran vzniklé v souvislosti s obsahem zpracovávaným Uživatelem prostřednictvím Služby.

9. Ochrana osobních údajů (GDPR)

9.1. Provozovatel zpracovává osobní údaje Uživatelů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

9.2. Provozovatel jako správce: Provozovatel je správcem osobních údajů Uživatelů (registrační údaje, kontaktní údaje, fakturační údaje), které zpracovává za účelem poskytování Služby, komunikace s Uživatelem a plnění právních povinností.

9.3. Provozovatel jako zpracovatel: Při zpracování účetních dokladů Uživatele vystupuje Provozovatel jako zpracovatel osobních údajů obsažených v těchto dokladech (údaje o obchodních partnerech Uživatele — jméno, IČO, DIČ, adresa, bankovní spojení apod.). Uživatel je v tomto případě správcem těchto osobních údajů.

9.4. Podmínky zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR jsou upraveny v samostatné Zpracovatelské smlouvě (DPA), která tvoří nedílnou součást těchto VOP a je dostupná na webových stránkách Provozovatele.

9.5. Provozovatel využívá k poskytování Služby subdodavatele (dílčí zpracovatele), jejichž aktuální seznam je zveřejněn na webových stránkách Provozovatele. O přidání nového subdodavatele bude Uživatel informován s předstihem alespoň 14 dnů.

9.6. V případě porušení zabezpečení osobních údajů (data breach) Provozovatel informuje dotčené Uživatele bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin od zjištění incidentu.

9.7. Podrobnosti o zpracování osobních údajů, právních základech, kategoriích údajů, příjemcích, době uchování a právech subjektů údajů jsou uvedeny v samostatném dokumentu Zásady ochrany osobních údajů, který je dostupný na webových stránkách Provozovatele.

10. Uchovávání a mazání dat

10.1. Uživatel bere na vědomí, že dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, je povinen uchovávat účetní doklady po dobu stanovenou zákonem (zpravidla 5 let). Provozovatel nenese odpovědnost za zákonnou archivaci dat Uživatele. Uživatel je povinen zajistit si vlastní zálohování a archivaci dokladů v souladu s právními předpisy.

10.2. Po dobu trvání smluvního vztahu Provozovatel uchovává zpracovaná data Uživatele v rámci Služby.

10.3. Po ukončení smluvního vztahu budou data Uživatele uchovávána po dobu 90 dnů, během kterých má Uživatel možnost si data exportovat. Po uplynutí této lhůty budou data nevratně smazána, pokud právní předpisy nestanoví povinnost delšího uchování.

10.4. Na žádost Uživatele provede Provozovatel výmaz dat i před uplynutím 90denní lhůty, a to do 30 dnů od obdržení žádosti.

10.5. Záložní kopie dat jsou mazány nejpozději do 45 dnů od výmazu primárních dat.

11. Práva duševního vlastnictví

11.1. Služba DokladBot, včetně zdrojového kódu, grafického rozhraní, databází, algoritmů, dokumentace a veškerého souvisejícího obsahu, je chráněna autorským právem dle zákona č. 121/2000 Sb., autorský zákon, a dalšími právními předpisy na ochranu duševního vlastnictví. Veškerá práva náleží Provozovateli.

11.2. Uživateli je udělena nevýhradní, nepřenosná, časově omezená licence k používání Služby v rozsahu stanoveném těmito VOP a zvoleným tarifem.

11.3. Uživatel nesmí Službu ani žádnou její část kopírovat, modifikovat, dekompilovat, zpětně analyzovat (reverse engineering), pronajímat, půjčovat, sublicencovat ani jinak zpřístupňovat třetím osobám bez předchozího písemného souhlasu Provozovatele.

11.4. Veškerá data a doklady nahrané Uživatelem do Služby zůstávají vlastnictvím Uživatele. Provozovatel nezískává žádná vlastnická práva k obsahu Uživatele.

11.5. Uživatel uděluje Provozovateli oprávnění ke zpracování nahraných dokladů v rozsahu nezbytném pro poskytování Služby (zejména OCR rozpoznávání, AI zpracování a přenos dat do účetního systému).

12. Zakázané užívání

12.1. Uživatel se zavazuje nepoužívat Službu k:

• zpracování padělaných, fiktivních nebo podvodných dokladů;
• praní špinavých peněz nebo financování terorismu;
• jakékoli činnosti v rozporu s právními předpisy České republiky nebo Evropské unie;
• nadměrnému automatizovanému zatěžování Služby (spam, DoS);
• pokusům o neoprávněný přístup k systémům Provozovatele nebo dat jiných Uživatelů;
• šíření škodlivého softwaru (malware, viry).

12.2. Porušení tohoto článku je považováno za podstatné porušení VOP a zakládá právo Provozovatele na okamžité ukončení poskytování Služby bez nároku na vrácení uhrazeného předplatného.

13. Ukončení Služby

13.1. Ukončení ze strany Uživatele. Uživatel může Službu kdykoli vypovědět prostřednictvím nastavení svého účtu nebo písemným oznámením Provozovateli. Výpověď nabývá účinnosti ke konci aktuálního předplaceného období.

13.2. Ukončení ze strany Provozovatele. Provozovatel je oprávněn Službu okamžitě ukončit nebo pozastavit v případě:

• podstatného porušení VOP ze strany Uživatele;
• prodlení s úhradou delším než 30 dnů;
• využívání Služby k protiprávní činnosti;
• podezření na podvod nebo zneužití Služby;
• rozhodnutí soudu nebo správního orgánu.

13.3. Automatické ukončení. Účet Uživatele může být zrušen po 12 měsících neaktivity (žádné přihlášení ani zpracování dokladu) s předchozím upozorněním 30 dnů předem.

13.4. Po ukončení Služby má Uživatel 90 dnů na export svých dat (viz čl. 10.3). Po uplynutí této lhůty budou data nevratně smazána.

14. Důvěrnost

14.1. Obě smluvní strany se zavazují zachovávat mlčenlivost o všech důvěrných informacích, které získaly v souvislosti s poskytováním a užíváním Služby.

14.2. Za důvěrné informace se považují zejména: obsah zpracovávaných dokladů, obchodní údaje Uživatele, technické parametry Služby a veškeré informace označené jako důvěrné.

14.3. Povinnost mlčenlivosti trvá i po ukončení smluvního vztahu, a to po dobu 3 let.

14.4. Povinnost mlčenlivosti se nevztahuje na informace, které: jsou veřejně dostupné; byly straně známy před jejich sdělením; musí být sděleny na základě zákona nebo rozhodnutí soudu.

15. Reklamace a řešení sporů

15.1. Reklamace týkající se Služby je Uživatel oprávněn uplatnit elektronicky na e-mailové adrese info@dokladbot.cz nebo prostřednictvím kontaktního formuláře na webových stránkách Provozovatele.

15.2. Provozovatel se zavazuje reklamaci vyřídit bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení.

15.3. Je-li Uživatel spotřebitelem, má právo na mimosoudní řešení spotřebitelského sporu. Subjektem mimosoudního řešení sporů je Česká obchodní inspekce (www.coi.cz). Platformu pro řešení sporů online naleznete na adrese https://ec.europa.eu/consumers/odr.

15.4. Smluvní vztah se řídí právním řádem České republiky. Pro řešení sporů jsou příslušné soudy České republiky dle sídla Provozovatele.

16. Změny VOP

16.1. Provozovatel je oprávněn tyto VOP jednostranně změnit. O změnách bude Uživatel informován prostřednictvím e-mailu a/nebo oznámením v rámci Služby, a to nejméně 30 dnů přede dnem účinnosti změn.

16.2. Pokud Uživatel se změnami nesouhlasí, je oprávněn Službu vypovědět ve lhůtě 30 dnů od oznámení změn, a to ke dni účinnosti změn. Pokud Uživatel v uvedené lhůtě Službu nevypoví, má se za to, že se změnami souhlasí.

16.3. Aktuální znění VOP je vždy dostupné na webových stránkách Provozovatele.

17. Závěrečná ustanovení

17.1. Tyto VOP nabývají účinnosti dnem 3. 3. 2026.

17.2. Právní vztahy neupravené těmito VOP se řídí příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, a dalšími právními předpisy České republiky.

17.3. Je-li nebo stane-li se některé ustanovení těchto VOP neplatným nebo neúčinným, není tím dotčena platnost a účinnost ostatních ustanovení. Neplatné nebo neúčinné ustanovení bude nahrazeno ustanovením, jehož smysl se neplatnému nebo neúčinnému ustanovení co nejvíce přibližuje.

17.4. Tyto VOP jsou vyhotoveny v českém jazyce. V případě překladu do jiného jazyka má přednost české znění.

17.5. Kontakt na Provozovatele: info@dokladbot.cz, +420 722 158 002, Jičínská 226/17, Žižkov, 130 00 Praha 3.