Kontrola duplicit: žádný doklad se nezaúčtuje dvakrát
DokladBot automaticky kontroluje každý příchozí doklad proti už zpracovaným. Stejnou fakturu nebo účtenku pozná, i když jednou přišla fotkou na WhatsApp a podruhé v PDF e-mailem. Podezřelý doklad označí a rozhodnutí nechá na vás.
Jak to funguje
Doklad přijde kterýmkoli kanálem
WhatsApp, e-mail nebo nahrání v dashboardu. Kontrola běží nad všemi kanály společně.
Porovnání s existujícími doklady
Nový doklad se porovná s už zpracovanými. Nezáleží na tom, jestli jde o fotku, PDF nebo screenshot.
Označení podezřelého dokladu
Možná duplicita se viditelně označí. Nic se nezahodí ani nezaúčtuje potichu.
Rozhodnutí je na vás
Jedním klikem duplicitu potvrdíte (doklad se vyřadí), nebo označíte jako nový doklad, například u dvou stejných nákupů po sobě.
Proč jsou duplicity zákeřné
Duplicitní doklad není lajdáctví, je to přirozený důsledek toho, jak doklady obíhají. Dodavatel pošle fakturu e-mailem a za týden ji připomene znovu. Podnikatel vyfotí účtenku hned u pokladny a večer ji pošle ještě jednou pro jistotu. Klient předá účetní šanon, ve kterém je půlka dokladů, které už poslal průběžně.
Následky přitom nejsou kosmetické: dvakrát zaúčtovaný výdaj znamená nadhodnocené náklady, špatný odpočet DPH a při kontrole doměrek s penále. A ruční hlídání duplicit je přesně ten typ práce, ve které člověk po stovkách dokladů chybuje a stroj ne.
Kontrola, která nevyžaduje disciplínu
Klíčová vlastnost dobré kontroly duplicit je, že nespoléhá na chování odesílatele. Klienti nemusí přemýšlet, jestli už doklad poslali, ani kterým kanálem. Systém porovnává samotné doklady, takže stejnou účtenku odhalí bez ohledu na to, v jaké podobě a odkud přišla podruhé.
Druhá klíčová vlastnost je, že poslední slovo má člověk. Dva legitimní stejné nákupy po sobě (dvě stejné kávy, dva stejné tanky benzínu) vypadají jako duplicita, ale nejsou. Proto se podezřelý doklad nikdy nezahazuje automaticky, jen se označí a čeká na potvrzení.
Typické situace, které kontrola chytá
| Situace | Co se stane |
|---|---|
| Stejná faktura přišla e-mailem dvakrát | Druhá se označí jako možná duplicita |
| Účtenka fotkou na WhatsApp i v PDF e-mailem | Systém pozná stejný doklad napříč kanály |
| Klient předal šanon s už poslanými doklady | Duplicitní kusy se označí, nové projdou |
| Dva skutečné stejné nákupy po sobě | Označí se k posouzení, jedním klikem potvrdíte oba |
Časté otázky
Jak DokladBot pozná duplicitní doklad?
Porovnává samotné doklady, ne soubory. Stejnou fakturu proto odhalí, i když jednou přišla jako fotka a podruhé jako PDF jiným kanálem. Podezřelý doklad se označí a rozhodnutí zůstává na uživateli.
Může kontrola smazat doklad omylem?
Ne. Kontrola nikdy nic nemaže ani nezahazuje automaticky. Možná duplicita se jen viditelně označí a čeká na vaše potvrzení, teprve pak se vyřadí.
Co když mám dva skutečně stejné nákupy?
Dva stejné doklady po sobě (například dvě totožné útraty za pohonné hmoty) se označí k posouzení. Jedním klikem je potvrdíte jako dva samostatné doklady a oba se normálně zaúčtují.
Funguje kontrola i pro účetní s více firmami?
Ano. Kontrola běží v rámci každé firmy zvlášť, takže stejný doklad ve dvou různých firmách se správně nepovažuje za duplicitu, ale dvojí zaslání v jedné firmě se chytí.
Vyzkoušejte to na vlastní účtence
Pošlete fotku účtenky na WhatsApp číslo +420 774 936 004 a zdarma dostanete kompletní rozpis včetně DPH. První 3 účtenky bez registrace.
Aktualizováno 13. 8. 2026