Zásady ochrany osobních údajů

Správce osobních údajů: Eucalypt 4 s.r.o., IČO: 22103741, se sídlem Jičínská 226/17, Žižkov, 130 00 Praha 3, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 410771 (dále jen „Správce“)

Kontakt pro ochranu osobních údajů: info@dokladbot.cz, tel.: +420 725 224 699

1. Úvod

1.1. Tyto Zásady ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) informují o způsobu, rozsahu a účelu zpracování osobních údajů v souvislosti s používáním služby DokladBot (dále jen „Služba“).

1.2. Správce zpracovává osobní údaje v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen „GDPR“) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

2. Role Správce a Zpracovatele

2.1. Správce jako správce osobních údajů - Správce vystupuje v roli správce osobních údajů ve vztahu k údajům Uživatelů Služby (registrační, kontaktní a fakturační údaje).

2.2. Správce jako zpracovatel osobních údajů - Při zpracování účetních dokladů Uživatele vystupuje Správce v roli zpracovatele osobních údajů obsažených v těchto dokladech (údaje o obchodních partnerech Uživatele). V tomto případě je Uživatel správcem těchto osobních údajů a podmínky zpracování jsou upraveny v Zpracovatelské smlouvě.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů

3.1. Údaje Uživatelů (Správce jako správce)

3.2. Údaje v dokladech Uživatele (Správce jako zpracovatel)

4. Účely a právní základy zpracování

5. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje mohou být předány následujícím kategoriím příjemců:

Aktuální a úplný seznam subdodavatelů (dílčích zpracovatelů) je zveřejněn na webových stránkách Správce.

6. Předávání údajů mimo EU/EHP

6.1. Některé služby třetích stran (Meta/WhatsApp, Vercel, Anthropic, Supabase) mohou zpracovávat osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor (zejména v USA). Platby zpracovává Comgate, a.s. v rámci EU.

6.2. V těchto případech je předání zajištěno na základě:

• rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (adequacy decision); nebo
• standardních smluvních doložek (Standard Contractual Clauses) dle čl. 46/2/c GDPR; nebo
• jiných vhodných záruk dle kapitoly V GDPR.

7. Zabezpečení osobních údajů

7.1. Správce přijímá vhodná technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:

• šifrování dat při přenosu (TLS/SSL) i v úložišti (AES-256);
• přístup k datům pouze na základě oprávnění (princip need-to-know);
• pravidelné zálohování dat;
• monitoring a logování přístupů;
• pravidelné testování a vyhodnocování bezpečnostních opatření.

7.2. V případě porušení zabezpečení osobních údajů (data breach) Správce:

• bez zbytečného odkladu, nejpozději do 72 hodin, informuje příslušný dozorový úřad (ÚOOÚ), pokud je pravděpodobné, že porušení představuje riziko pro práva a svobody subjektů údajů;
• bez zbytečného odkladu informuje dotčené subjekty údajů, pokud je pravděpodobné, že porušení představuje vysoké riziko.

8. Práva subjektů údajů

8.1. Subjekt údajů má v souladu s GDPR následující práva:

a) Právo na přístup (čl. 15 GDPR) - právo získat potvrzení, zda jsou zpracovávány jeho osobní údaje, a pokud ano, získat k nim přístup a informace o zpracování.

b) Právo na opravu (čl. 16 GDPR) - právo na opravu nepřesných osobních údajů a doplnění neúplných údajů.

c) Právo na výmaz (čl. 17 GDPR) - právo na vymazání osobních údajů, pokud pominul účel zpracování, byl odvolán souhlas, nebo je zpracování protiprávní. Toto právo je omezeno v případech, kdy zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti.

d) Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) - právo požadovat omezení zpracování, zejména pokud subjekt popírá přesnost údajů nebo namítá proti zpracování.

e) Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR) - právo získat osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a předat je jinému správci.

f) Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) - právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Správce v takovém případě údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody.

g) Právo odvolat souhlas (čl. 7/3 GDPR) - pokud je zpracování založeno na souhlasu, má subjekt právo souhlas kdykoli odvolat, aniž by tím byla dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

h) Právo podat stížnost - u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.cz.

8.2. Práva lze uplatnit e-mailem na adrese info@dokladbot.cz. Správce vyřídí žádost bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů.

9. Cookies a analytické nástroje

9.1. Webové stránky Správce mohou používat cookies a podobné technologie. Podrobnosti o používání cookies jsou uvedeny v samostatné Cookie lišti/banneru na webových stránkách.

9.2. Nezbytné (technické) cookies jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Správce. Analytické a marketingové cookies jsou zpracovávány pouze na základě souhlasu Uživatele.

10. Přístup přes AI asistenty (MCP)

10.1. Pokud si Uživatel připojí svůj účet DokladBot k AI asistentovi (například Claude nebo ChatGPT) prostřednictvím MCP serveru Správce, jsou této službě předávána pouze data, která si AI asistent vyžádá na pokyn Uživatele: seznamy a detaily dokladů, souhrny DPH, přehledy hospodaření a stav kreditů.

10.2. Přístup je vázán na API klíč Uživatele, který lze kdykoli odvolat v nastavení účtu (Nastavení, API klíče); odvoláním klíče přístup okamžitě končí.

10.3. Správce neposkytuje AI službám data k trénování modelů a nepředává jim údaje jiných uživatelů. Zpracování dat na straně AI asistenta se řídí podmínkami jeho provozovatele, kterého si Uživatel zvolil.

10.4. Veškerá volání MCP serveru Správce loguje (čas, použitý klíč, volaný nástroj) pro účely bezpečnosti a účtování.

11. Změny Zásad

11.1. Správce si vyhrazuje právo tyto Zásady aktualizovat. O změnách bude Uživatel informován prostřednictvím e-mailu a/nebo oznámením na webových stránkách.

11.2. Aktuální znění Zásad je vždy dostupné na webových stránkách Správce.