Dodací list vs faktura: náležitosti, DUZP a kdy ho vystavit

Dodací list dokládá, že zboží fyzicky přešlo od dodavatele k odběrateli: co, kolik, kdy a kdo převzal. Faktura vyúčtovává cenu a u plátce je daňovým dokladem podle § 29 zákona o DPH. Dodací list daňovým dokladem není, ale den dodání na něm určuje den uskutečnění zdanitelného plnění a je hlavním důkazem při reklamaci i kontrole.

Co je dodací list a odkud se bere jeho váha

Žádný zákon dodací list nedefinuje ani nepředepisuje jeho podobu. Jeho význam plyne z kupní smlouvy. Podle § 2079 odst. 1 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, se prodávající zavazuje odevzdat kupujícímu věc a umožnit mu nabýt vlastnické právo, kupující se zavazuje věc převzít a zaplatit. Podle § 2087 prodávající odevzdá věc i doklady, které se k ní vztahují, a podle § 2088 splní povinnost odevzdat věc, umožní-li kupujícímu s ní nakládat v místě plnění a včas mu to oznámí. Dodací list je písemný důkaz, že tato povinnost byla splněna, kdy a v jakém rozsahu.

Zákon s dokladem o předání přímo počítá. Podle § 2099 odst. 2 občanského zákoníku platí: plyne-li z dokladu o předání, že prodávající dodal menší množství věcí, nevztahují se na chybějící věci ustanovení o vadách. Jinými slovy, když příjemce do dodacího listu zapíše, že místo 20 kusů dorazilo 18, je to nesplněná dodávka, ne reklamace. A podle § 2104 kupující věc podle možnosti prohlédne co nejdříve po přechodu nebezpečí škody a přesvědčí se o jejích vlastnostech a množství; podpis dodacího listu bez výhrad je záznam o tom, že prohlídka proběhla bez nálezu.

U zásilek přes dopravce odevzdá prodávající věc podle § 2090 a § 2091 už předáním prvnímu dopravci, pokud zásilku zjevně a dostatečně označí; dodací list potvrzený příjemcem pak uzavírá řetězec, kdo předal, kdo přepravil a kdo převzal.

Dodací list, faktura a předávací protokol vedle sebe

Tři doklady, tři různé účely. Nejčastější chyba je používat jeden místo druhého.

Srovnání dodacího listu, faktury a předávacího protokolu

Kritérium	Dodací list	Faktura	Předávací protokol
K čemu slouží	důkaz odevzdání a převzetí zboží	vyúčtování ceny, výzva k platbě	důkaz dokončení a předání díla nebo služby
Právní opora	§ 2079, § 2087 až § 2091, § 2099 odst. 2 občanského zákoníku	§ 28 a § 29 zákona o DPH, § 11 zákona o účetnictví	§ 2604 a § 2605 občanského zákoníku (dílo je provedeno, je-li dokončeno a předáno)
Co obsahuje	strany, místo a datum dodání, položky s množstvím, číslo objednávky, výhrady, podpisy	strany s DIČ, číslo dokladu, rozsah plnění, den uskutečnění plnění, jednotková cena bez daně, základ daně, sazba a výše daně	popis díla, datum předání, seznam vad a nedodělků, lhůty k odstranění, podpisy
Ceny	zpravidla ne	vždy	zpravidla ne, může odkazovat na smlouvu
Daňový doklad podle § 29 zákona o DPH	ne	ano u plátce	ne
Účetní doklad podle § 11 zákona o účetnictví	může být, splní-li náležitosti; v praxi příloha faktury	ano	může být podkladem pro zaúčtování výnosu z díla
Kdo podepisuje	předávající a přebírající (skladník, řidič, odběratel)	nikdo nemusí, podpis není náležitostí daňového dokladu	zhotovitel a objednatel
Význam při sporu	prokazuje množství, datum a stav při převzetí, výhrady	prokazuje výši pohledávky a splatnost	prokazuje dokončení díla a převzetí s výhradami nebo bez nich

Vzory všech tří dokladů máme ke stažení: dodací list, faktura a předávací protokol. Řetězec začíná objednávkou, na jejíž číslo se dodací list i faktura odkazují.

Je dodací list účetní, nebo daňový doklad?

Daňovým dokladem není. Podle § 29 odst. 1 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, musí daňový doklad obsahovat označení a DIČ osoby, která plnění uskutečňuje, označení a DIČ příjemce, evidenční číslo, rozsah a předmět plnění, den vystavení, den uskutečnění plnění, jednotkovou cenu bez daně, základ daně, sazbu daně a výši daně v české měně. Dodací list bez cen tyto údaje nemá a nárok na odpočet z něj uplatnit nelze. Co všechno musí faktura obsahovat, rozebírá článek náležitosti faktury 2026.

Účetním dokladem být může. Podle § 11 odst. 1 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, musí účetní doklad obsahovat označení, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo cenu za měrnou jednotku a množství, okamžik vyhotovení, okamžik uskutečnění účetního případu a podpisové záznamy osoby odpovědné za účetní případ a za zaúčtování. Dodací list s cenami a podpisy tyto náležitosti splní. Zákon navíc připouští, aby náležitosti jednoho účetního dokladu byly na více účetních záznamech, které jsou vzájemně propojené identifikátorem. To je přesně vztah faktury a dodacího listu: faktura nese ceny, dodací list množství a datum, číslo dodacího listu na faktuře je spojuje.

Dodací list a den uskutečnění zdanitelného plnění

Pro plátce DPH je datum dodání na dodacím listu důležitější než datum vystavení faktury. Podle § 21 odst. 1 písm. a) zákona o DPH se při dodání zboží zdanitelné plnění považuje za uskutečněné dnem dodání tohoto zboží. Dodáním zboží se podle § 13 odst. 1 rozumí převod práva nakládat se zbožím jako vlastník, tedy zpravidla okamžik předání. Tímto dnem vzniká podle § 20a odst. 1 povinnost přiznat daň a podle § 28 odst. 8 musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů od tohoto dne. Den uskutečnění plnění je pak povinnou náležitostí faktury podle § 29 odst. 1 písm. h), pokud se liší ode dne vystavení.

Kdy dodací list vystavit a kdy stačí něco jiného

Náležitosti dodacího listu v kostce

Protože zákon formulář nepředepisuje, jde o to, aby doklad obstál jako důkaz a případně jako účetní doklad podle § 11 zákona o účetnictví: číslo dokladu, obě strany s IČO, místo a datum dodání, číslo objednávky, položky s přesným označením, množstvím a měrnou jednotkou, způsob dopravy, podpisy obou stran se jmény a místo pro výhrady. Ceny se běžně nepíší, aby cenová informace nešla lidem, kteří zboží jen přebírají; když je uvedete, doklad tím jen získá náležitost navíc. Návod na vyplnění po krocích a soubory ke stažení najdete na stránce vzor dodacího listu.

Dodací list při kontrole a archivace

Dodací list čtou tři instituce. Živnostenský úřad: podle § 31 odst. 3 zákona č. 455/1991 Sb., živnostenského zákona, je podnikatel povinen prokázat kontrolnímu orgánu na jeho žádost a v jím stanovené lhůtě způsob nabytí prodávaného zboží nebo materiálu používaného k poskytování služeb. Faktura od velkoobchodu spolu s dodacím listem to prokáže, doklad z tržnice bez identifikace prodávajícího ne. Finanční úřad u daně z příjmů: výdaj se podle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů uznává jen ve výši prokázané poplatníkem, a dodací list dokládá, že fakturované množství skutečně dorazilo. Finanční úřad u DPH: podle § 34 odst. 3 zákona o DPH se věrohodnost původu a neporušenost obsahu daňového dokladu zajišťují kontrolními mechanismy procesů, které vytvářejí spolehlivou vazbu mezi daňovým dokladem a daným plněním. Objednávka, dodací list a faktura se stejnými čísly jsou přesně taková vazba; u fiktivních plnění chybí právě podepsaný dodací list.

Jak dlouho dodací list uchovávat. Daňové doklady se podle § 35 odst. 2 zákona o DPH uchovávají 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní doklady se podle § 31 odst. 2 písm. b) zákona o účetnictví uschovávají 5 let od konce účetního období. Dodací list sám o sobě do žádné z těchto kategorií nespadá, je ale dokladem, který faktuře dává vazbu na skutečné plnění, a proto ho archivujte se stejnou lhůtou jako fakturu, tedy 10 let. Elektronická podoba stačí, pokud zůstane čitelná a nezměněná (§ 34 odst. 1 a § 35a zákona o DPH).

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi dodacím listem a fakturou?

Dodací list dokládá, jaké zboží, v jakém množství, kdy a komu bylo předáno, a podepisuje ho příjemce. Faktura vyúčtovává cenu a u plátce DPH je daňovým dokladem podle § 29 zákona o DPH. Jedna faktura může shrnovat více dodacích listů, dodací list ceny obvykle neuvádí.

Kdy se vystavuje dodací list?

Při každém fyzickém předání zboží, v okamžiku dodání. U pravidelných dodávek s měsíční fakturací má každý závoz vlastní dodací list a souhrnná faktura na jejich čísla odkazuje. U služeb a děl se používá předávací protokol.

Jak má vypadat dodací list?

Zákon podobu nepředepisuje. Obsahuje číslo dokladu, dodavatele a odběratele s IČO, místo a datum dodání, číslo objednávky, položky s množstvím a měrnou jednotkou, způsob dopravy, podpisy obou stran a místo pro výhrady. Vzor je na stránce vzor dodacího listu.

Je dodací list daňovým dokladem?

Ne. Chybí mu DIČ obou stran, jednotková cena bez daně, základ daně, sazba a výše daně podle § 29 odst. 1 zákona o DPH. Prokazuje ale den dodání, tedy den uskutečnění zdanitelného plnění, a skutečně dodané množství.

Co je to dodací list?

Obchodní doklad, kterým prodávající dokládá splnění povinnosti odevzdat věc podle § 2079 a § 2087 občanského zákoníku a kupující potvrzuje převzetí. Obsahuje popis a množství zboží, datum a místo dodání a podpisy obou stran, obvykle bez cen.

Co si z toho odnést

• Dodací list řeší zboží, faktura peníze, předávací protokol dílo; každý doklad má vlastní právní oporu a jiný podpis.
• Dodací list není daňovým dokladem podle § 29 zákona o DPH, ale den dodání na něm určuje DUZP podle § 21 odst. 1 písm. a) a start 15denní lhůty pro vystavení faktury.
• Účetním dokladem může být, splní-li § 11 zákona o účetnictví; v praxi je přílohou faktury a podkladem příjemky.
• Výhrady zapsané do dodacího listu před podpisem jsou jediný spolehlivý důkaz o chybějícím nebo poškozeném zboží (§ 2099 odst. 2 a § 2104 občanského zákoníku).
• Archivujte dodací list s fakturou 10 let; při kontrole prokazuje způsob nabytí zboží podle § 31 odst. 3 živnostenského zákona i vazbu dokladu na skutečné plnění podle § 34 odst. 3 zákona o DPH.

Přijaté dodací listy a faktury nemusíte přepisovat do tabulky ručně. DokladBot z nich vytěží jednotlivé položky (název, množství, cenu, sazbu DPH), exportuje je po řádcích do Excelu nebo CSV a doklady předá do Pohody, Money S3 nebo ABRA Flexi; skladovou evidenci pak vedete ve svém programu nebo v tabulce s daty, která už máte připravená. Vyzkoušejte DokladBot a mějte objednávku, dodací list i fakturu u sebe.

Zdroje a právní předpisy

1. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 2079, § 2087 až § 2091 (odevzdání věci), § 2099 odst. 2 a § 2104 (množství a prohlídka věci), § 2604 a § 2605 (předání díla) (platné znění)
2. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 13 odst. 1, § 20a, § 21 odst. 1, § 28 odst. 8, § 29, § 34 a § 35 (platné znění)
3. Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 11 (účetní doklady) a § 31 odst. 2 (úschova účetních záznamů) (platné znění)
4. Zákon č. 455/1991 Sb., živnostenský zákon, § 31 odst. 3 (prokázání způsobu nabytí zboží) (platné znění)
5. Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, § 24 odst. 1 (prokazování výdajů)
6. Finanční správa: daň z přidané hodnoty