Zálohová faktura: vzor ke stažení zdarma
Stáhni si vzor zálohové (proforma) faktury ve Wordu nebo v Excelu s automatickým výpočtem DPH. Vzor obsahuje výslovné upozornění, že nejde o daňový doklad, i platební údaje pro úhradu zálohy.
Aktualizováno 28. srpna 2026
Rychlá odpověď: zálohová faktura je výzva k úhradě zálohy před dodáním. Není účetní ani daňový doklad, odběratel si z ní nemůže odečíst DPH a do evidence vstupuje až úhrada. Plátci DPH vzniká podle § 20a zákona o DPH povinnost přiznat daň dnem přijetí platby a daňový doklad k přijaté platbě musí vystavit do 15 dnů.
Vzory ke stažení zdarma
Zálohová faktura ve Wordu
Word (DOCX) · 37 kB
Formulář s výslovným upozorněním, že nejde o daňový doklad, s platebními údaji, splatností zálohy a poznámkou o navazujícím vyúčtování.
Stáhnout zdarmaZálohová faktura v Excelu se vzorci
Excel (XLSX) · 7 kB
Zadej množství, cenu bez daně a sazbu, DPH i celková částka k úhradě se dopočítají. Pět řádků položek se součtem.
Stáhnout zdarmaSoubory jsou zdarma, bez registrace a bez vodoznaku. Word a Excel šablony otevřeš i v LibreOffice, Google Dokumentech a Google Tabulkách.
Co je zálohová faktura
Zálohová faktura, často označovaná také jako proforma faktura, je výzva k zaplacení zálohy před tím, než dodáte zboží nebo dokončíte službu. Není to účetní doklad ani daňový doklad. Je to obchodní dokument, jehož jediným úkolem je sdělit odběrateli, kolik má poslat, kam a do kdy.
Právě proto na ní bývá napsáno „Nejedná se o daňový doklad“. Ta věta chrání obě strany. Odběratel z ní ví, že si na jejím základě nemůže uplatnit odpočet DPH, a vy máte doloženo, že jste doklad za daňový nevydávali. Náš vzor tuto poznámku obsahuje rovnou v hlavičce.
Používá se hlavně tam, kde je riziko na straně dodavatele: u nového zákazníka, u velké zakázky, u výroby na míru nebo tam, kde je potřeba předem nakoupit materiál. Záloha typicky bývá 30 až 50 % ceny, u zakázek na míru i sto procent.
Zálohová faktura versus běžná faktura
| Vlastnost | Zálohová faktura | Běžná faktura |
|---|---|---|
| Je to daňový doklad | Ne | Ano, u plátce DPH |
| Vstupuje do účetnictví při vystavení | Ne | Ano |
| Nárok na odpočet DPH pro odběratele | Ne | Ano |
| Vzniká z ní povinnost přiznat daň | Ne, až přijetím platby | Ano, dnem plnění |
| Uvádí se do kontrolního hlášení | Ne | Ano |
| Lze ji vymáhat jako pohledávku | Zpravidla ne, není vyúčtování | Ano |
Zálohová faktura je nezávazný předpis platby, kdežto faktura je vyúčtování už uskutečněného plnění. Náležitosti běžné faktury a daňového dokladu rozebíráme na stránce vzor faktury.
Zálohy a DPH: kdy vzniká povinnost přiznat daň
Pro plátce DPH je zásadní § 20a zákona č. 235/2004 Sb. Podle odstavce 1 vzniká povinnost přiznat daň při dodání zboží nebo poskytnutí služby ke dni uskutečnění zdanitelného plnění. Podle odstavce 2 ale platí, že je-li před uskutečněním plnění přijata úplata, vzniká povinnost přiznat daň z této úplaty už ke dni jejího přijetí. Výjimka je jediná: neplatí to, není-li zdanitelné plnění ke dni přijetí úplaty známo dostatečně určitě.
Co znamená „dostatečně určitě“, vymezuje odstavec 3. Plnění je takto známo, jsou-li známy alespoň zboží, které má být dodáno, nebo služba, která má být poskytnuta, sazba daně a místo plnění. Když tedy pošlete zálohovou fakturu na konkrétní zakázku s konkrétní sazbou, daň se ze zálohy odvádí. Když přijmete obecnou zálohu na blíže neurčené budoucí odběry, povinnost přiznat daň nevzniká.
Navazuje na to § 28 odst. 1 písm. d), podle kterého je plátce povinen vystavit daňový doklad při přijetí úplaty, pokud před uskutečněním plnění vznikla povinnost přiznat daň. Lhůta je podle § 28 odst. 8 patnáct dnů ode dne, kdy tato povinnost vznikla, tedy ode dne připsání peněz.
Neplátce DPH má situaci jednodušší. Vede daňovou evidenci, ve které rozhoduje skutečný tok peněz, takže vystavená zálohová faktura se nikam nezapisuje a příjem vzniká až připsáním platby.
Jak vzor vyplnit krok za krokem
- Použij oddělenou číselnou řadu. Například ZF2026001. Zálohové faktury nepatří do stejné řady jako daňové doklady, jinak se v evidenci pomíchají doklady, které se účtují, s těmi, které se neúčtují.
- Nech v dokladu poznámku o daňovém dokladu. Věta, že nejde o daňový doklad, je ve vzoru hned pod nadpisem. Nemaž ji.
- Vyplň obě strany. Sebe jako dodavatele včetně IČO a údaje o zápisu v rejstříku, odběratele podle ověřených údajů.
- Popiš, na co záloha je. Konkrétní zakázka, číslo objednávky nebo smlouvy. Obecné „záloha“ komplikuje pozdější vyúčtování i to, jestli je plnění dostatečně určité pro účely DPH.
- Doplň částku. V Excel vzoru zadej množství, cenu bez daně a sazbu, DPH i celkovou částku k úhradě dopočítají vzorce.
- Vyplň platební údaje. Číslo účtu, variabilní symbol a splatnost zálohy. Platbu odběrateli usnadní QR kód platby.
- Po zaplacení vystav navazující doklad. Plátce DPH daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů. Neplátce jen zapíše příjem.
- Na konci vystav konečnou fakturu. Uveď celé plnění, odečti uhrazenou zálohu a k úhradě nech doplatek. Odkaž se na čísla obou předchozích dokladů.
Časté chyby u zálohových faktur
- Zaúčtování zálohové faktury jako výnosu. Zálohová faktura není doklad o plnění. Do evidence patří až přijatá platba.
- Odečet DPH ze zálohové faktury. Odběratel si nemůže uplatnit odpočet z dokladu, který není daňový. Musí počkat na daňový doklad k přijaté platbě.
- Zapomenutý daňový doklad k platbě. Plátce DPH ho musí vystavit do 15 dnů od přijetí úplaty. Bývá to nejčastější opomenutí celého procesu.
- Zálohová faktura ve stejné řadě jako faktury. Vzniká zmatek v tom, které doklady se účtují a které ne.
- Konečná faktura bez odečtu zálohy. Odběrateli přijde požadavek na plnou částku podruhé. Vždy uveďte, kolik už bylo uhrazeno a jakým dokladem.
- Nevrácená záloha bez opravného dokladu. Když zakázka nakonec neproběhne a záloha se vrací, plátce DPH k tomu vystavuje opravný daňový doklad.
Často kladené otázky
Je zálohová faktura daňový doklad?
Není. Zálohová, tedy proforma faktura je jen výzva k úhradě zálohy. Nezachycuje uskutečněné plnění, nevstupuje do účetnictví v okamžiku vystavení a odběratel si z ní nemůže uplatnit odpočet DPH. Daňovým dokladem se stává až doklad k přijaté platbě, který dodavatel vystaví po obdržení peněz.
Kdy musí plátce DPH ze zálohy odvést daň?
Podle § 20a odst. 2 zákona č. 235/2004 Sb., o DPH, vzniká povinnost přiznat daň z úplaty přijaté před uskutečněním zdanitelného plnění ke dni jejího přijetí. Neplatí to, pokud plnění není ke dni přijetí úplaty známo dostatečně určitě. Podle § 20a odst. 3 je plnění známo dostatečně určitě, jsou-li známy zboží nebo služba, sazba daně a místo plnění.
Do kdy se vystavuje daňový doklad k přijaté platbě?
Podle § 28 odst. 8 zákona o DPH musí být daňový doklad vystaven do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění. U zálohy je tímto dnem den přijetí úplaty, lhůta se tedy počítá od připsání peněz na účet.
Jak zálohovou fakturu zaúčtuje neplátce DPH?
Neplátce DPH vede zpravidla daňovou evidenci, ve které se pracuje se skutečnými příjmy a výdaji. Vystavená zálohová faktura se proto nikam nezapisuje, do evidence vstupuje až přijatá platba jako zdanitelný příjem ke dni, kdy peníze dorazily.
Jaký je rozdíl mezi zálohovou a proforma fakturou?
V české praxi je to totéž, oba pojmy označují nezávazný předpis k platbě před dodáním. Někdy se rozlišuje, že proforma slouží spíš jako cenová nabídka k odsouhlasení a zálohová faktura jako výzva k úhradě části ceny. Právně mezi nimi rozdíl není, ani jedna není daňovým dokladem.
Musí zálohová faktura obsahovat DPH?
Nemusí, protože není daňovým dokladem a náležitosti podle § 29 zákona o DPH se na ni nevztahují. V praxi se ale sazba i výše daně uvádějí, aby odběratel věděl, kolik má poslat. Zároveň je vhodné doklad zřetelně označit poznámkou, že nejde o daňový doklad.
Jak vystavit konečnou fakturu po zaplacené záloze?
Konečná faktura uvede celé plnění, tedy plnou cenu a plnou daň, a pak odečte již uhrazenou zálohu i daň, která z ní byla přiznána. K úhradě zůstane doplatek. Na konečnou fakturu vždy uveďte číslo zálohové faktury i číslo daňového dokladu k přijaté platbě, aby bylo dohledatelné, co už bylo zaplaceno.
Můžu si zálohovou fakturou pojistit platbu od nového zákazníka?
Ano, je to nejběžnější důvod, proč se zálohové faktury používají. U nového odběratele, u velké zakázky nebo tam, kde předem nakupujete materiál, je záloha nejjednodušší způsob, jak snížit riziko. Před dodáním si navíc ověřte protistranu podle IČO.
Zálohy, doplatky a splatnosti pod kontrolou
DokladBot pohlídá, co je vystavené, co zaplacené a co ještě chybí. Fakturu vystavíš ve WhatsApp za pár vteřin.
Vyzkoušej zdarma