Zálohová (proforma) faktura: vzor, náležitosti a rozdíly 2026

Zálohová faktura (jiným názvem proforma faktura) je výzva k platbě předem. Vystavíte ji před dodáním zboží nebo služby, abyste od zákazníka dostali peníze dřív, než začnete plnit. Klíčové pravidlo: zálohová ani proforma faktura není daňovým dokladem a neúčtuje se o ní jako o ostré faktuře. Daňový doklad vystavujete až po přijetí platby (u plátce DPH) nebo po dodání (vyúčtovací faktura).

Termíny "zálohová faktura" a "proforma faktura" se v praxi používají zaměnitelně a označují tentýž doklad, žádný zákon totiž ani jeden z nich nedefinuje. V tomto článku si ukážeme, čím se liší od ostré faktury, co na ni napsat, jak vypadá vzor a co přesně udělat po tom, co vám záloha přistane na účtu.

Co v článku najdete

• Zálohová vs. proforma vs. ostrá faktura
• Kdy zálohovou fakturu použít
• Náležitosti zálohové faktury
• Vzor zálohové (proforma) faktury
• Co po zaplacení zálohy
• Jak zálohovou fakturu vystavit krok za krokem
• Časté otázky
• Zdroje a reference

Zálohová vs. proforma vs. ostrá faktura

Nejdřív rychlé vyjasnění pojmů. V češtině se pro platbu předem vžily dva názvy, "zálohová faktura" a "proforma faktura" (z latinského pro forma, "pro formu"). Označují stejnou věc; "proforma" se častěji používá v zahraničním obchodě. Proti nim stojí ostrá faktura, tedy běžná faktura za dodané zboží nebo službu, která u plátce DPH slouží jako daňový doklad.

Vlastnost	Zálohová / proforma faktura	Ostrá (běžná) faktura
Kdy se vystavuje	Před dodáním zboží nebo služby	Po dodání (u plátce DPH do 15 dnů od uskutečnění plnění)
Je to daňový doklad?	Ne	Ano (u plátce DPH)
Upravuje ji zákon?	Ne, jde o obchodní zvyklost	Ano, zákon o DPH a účetní předpisy
Vzniká z ní povinnost přiznat DPH?	Ne (ta vzniká až přijetím platby)	Ano
Musí ji odběratel zaplatit?	Jen pokud se na záloze dohodli (smlouva, objednávka)	Ano, jde o vyúčtování dodaného plnění
Účtuje se o ní?	Ne, eviduje se jen platba	Ano

Prakticky řečeno: zálohová faktura je "hezky zabalená žádost o peníze". Právní nárok na zálohu vám nedává faktura sama, ale dohoda se zákazníkem. Proto se vyplatí mít zálohu sjednanou písemně ve smlouvě nebo potvrzené objednávce.

Kdy zálohovou fakturu použít

Platba předem se hodí všude tam, kde nechcete nést riziko, že po odvedené práci zákazník nezaplatí:

• Zakázková výroba a větší projekty: nábytek na míru, stavební práce, vývoj webu. Záloha pokryje materiál a rozjezd prací.
• Noví nebo rizikoví zákazníci: u první spolupráce je záloha běžný standard.
• Služby s rezervací kapacity: fotograf, školitel, pronájem techniky. Záloha potvrzuje závaznost objednávky.
• E-shopy a zahraniční obchod: proforma faktura slouží jako podklad pro platbu předem, v zahraničním obchodě i pro celní řízení.
• Ochrana cash flow: průběžné zálohy u dlouhých zakázek znamenají, že nefinancujete klienta ze svého.

Zálohu si můžete sjednat v libovolné výši, obvyklé je 30 až 50 procent ceny, u zakázkové výroby i 100 procent.

Náležitosti zálohové faktury

Protože zálohová faktura není daňovým dokladem, zákon její obsah nepředepisuje. V praxi se ale osvědčilo uvádět stejné údaje jako na běžné faktuře, plus dvě speciality navíc:

• Výrazné označení "Zálohová faktura" nebo "Proforma faktura"
• Poznámku "Není daňovým dokladem" (a u neplátce DPH i "Nejsem plátce DPH")
• Identifikaci dodavatele a odběratele: jméno/název, sídlo, IČO, u plátce DPH i DIČ
• Číslo dokladu, ideálně ze samostatné číselné řady (např. ZF2026001), aby se nepletla s ostrými fakturami
• Popis, za co zálohu požadujete
• Částku k úhradě; plátce DPH obvykle uvádí částku včetně DPH s informativním rozpisem
• Datum vystavení a datum splatnosti
• Platební údaje: číslo účtu, variabilní symbol, případně QR platbu

Poznámka "Není daňovým dokladem" chrání hlavně vás: odběratel plátce DPH si z proformy nemůže nárokovat odpočet a nikdo ji omylem nezaúčtuje jako náklad. Kompletní přehled povinných údajů na ostré faktuře najdete v článku Náležitosti faktury 2026.

Vzor zálohové (proforma) faktury

Takto může vypadat jednoduchá zálohová faktura OSVČ, která je plátcem DPH:

Pole	Příklad
Označení	ZÁLOHOVÁ FAKTURA č. ZF2026015 (není daňovým dokladem)
Dodavatel	Jan Novák, Truhlářství, Dřevná 12, 370 01 České Budějovice, IČO 12345678, DIČ CZ8001011234
Odběratel	Firma s.r.o., Hlavní 1, 110 00 Praha 1, IČO 87654321
Předmět	Záloha 50 % na výrobu kuchyňské linky dle objednávky č. 2026/42
Částka k úhradě	60 500 Kč (informativně: základ 50 000 Kč + DPH 21 % 10 500 Kč)
Datum vystavení	26. 8. 2026
Splatnost	9. 9. 2026
Platební údaje	Účet 123456789/0100, variabilní symbol 2026015

U neplátce DPH je vzor ještě jednodušší: žádný rozpis DPH, jen celková částka a poznámka "Nejsem plátce DPH". Jak má vypadat následná ostrá faktura neplátce, ukazujeme ve vzoru faktury pro neplátce DPH.

Nechce se vám vyplňovat tabulky ručně? V našem bezplatném nástroji faktura online vystavíte fakturu i s QR platbou za pár minut a bez registrace.

Co po zaplacení zálohy

Tady se cesty neplátce a plátce DPH rozcházejí. Vystavením zálohové faktury nic daňového nevzniklo, rozhodující je až přijetí platby.

Neplátce DPH

Žádný další doklad vystavovat nemusíte. Přijatou zálohu zaevidujete jako příjem (v daňové evidenci vstupuje do zdanitelných příjmů ihned) a po dodání vystavíte konečnou fakturu, na které zálohu odečtete.

Plátce DPH: daňový doklad k přijaté platbě

Plátci DPH vzniká dnem přijetí platby povinnost přiznat DPH (§ 20a zákona o DPH). Do 15 dnů ode dne přijetí úplaty proto musí vystavit daňový doklad k přijaté platbě (§ 28 zákona o DPH) se základem daně a vyčíslenou DPH. Tuto daň uvede v přiznání k DPH a kontrolním hlášení za období, kdy platbu přijal.

Po dodání zboží nebo služby následuje vyúčtovací (konečná) faktura: celková cena, odpočet zaplacené zálohy (zvlášť základ a DPH) a DPH jen z případného doplatku (§ 37a zákona o DPH). Pokud záloha pokryla celou cenu a nic se nemění, může vyúčtovací faktura vyjít na nulu.

Detailní rozbor DPH u záloh, více záloh k jedné zakázce a vracení záloh najdete v kompletním návodu na zálohové faktury.

Jak zálohovou fakturu vystavit krok za krokem

Časté otázky

Je proforma faktura totéž co zálohová faktura?

Ano. Jde o dva názvy pro stejný doklad: výzvu k platbě předem, která není daňovým dokladem. "Proforma" se častěji používá v zahraničním obchodě, "zálohová faktura" v tuzemsku. Právní režim je stejný.

Je zálohová faktura daňový doklad?

Ne. Zálohová ani proforma faktura není daňovým dokladem a odběratel si z ní nemůže odečíst DPH. Daňovým dokladem je až daňový doklad k přijaté platbě (u plátce DPH po zaplacení zálohy) nebo ostrá faktura.

Musím jako neplátce DPH po zaplacení zálohy něco vystavovat?

Nemusíte. Daňový doklad k přijaté platbě je povinnost plátců DPH. Jako neplátce zálohu jen zaevidujete jako příjem a po dodání vystavíte konečnou fakturu s odpočtem zálohy.

Do kdy musí plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté platbě?

Do 15 dnů ode dne přijetí úplaty (§ 28 zákona o DPH). DPH z přijaté zálohy patří do přiznání a kontrolního hlášení za období, ve kterém byla platba přijata.

Počítá se přijatá záloha do obratu pro registraci k DPH?

Zálohy přijaté před uskutečněním plnění se do obratu pro povinnou registraci k DPH nepočítají, rozhodné je až uskutečněné plnění. Do zdanitelných příjmů pro daň z příjmů ale záloha v daňové evidenci vstupuje hned při přijetí.

Co když zákazník zálohovou fakturu nezaplatí?

Nic se neděje z daňového pohledu, žádná daň nevznikla. Prakticky to znamená, že zakázku nezahajujete. Nárok zálohu vymáhat máte jen tehdy, pokud byla sjednána ve smlouvě nebo potvrzené objednávce.

Vystavte zálohovou fakturu za minutu

Nechcete řešit šablony ve Wordu? V bezplatném generátoru faktura online vystavíte zálohovou i ostrou fakturu včetně QR platby. A pokud chcete mít doklady, platby a termíny pohlídané automaticky, DokladBot vám celou evidenci vyřeší přes WhatsApp: vyfotíte doklad a o zbytek se postará robot.

Zdroje a reference

• Zákon č. 235/2004 Sb., o DPH, § 20a, § 28, § 37a
• Finanční správa ČR: informace k DPH
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

---

Tento článek slouží jako obecný informační průvodce a nepředstavuje daňové poradenství. Informace vycházejí z právního stavu k srpnu 2026. Konkrétní situaci vám pomůže posoudit daňový poradce.