Fakturační údaje: co musí obsahovat u OSVČ a firmy

Fakturační údaje jsou identifikační informace o dodavateli a odběrateli, které musí obsahovat každá faktura: jméno a příjmení nebo název firmy, sídlo, IČO, u plátce DPH také DIČ a u společností zapsaných v obchodním rejstříku i údaj o tomto zápisu včetně spisové značky. Povinnost je uvádět plyne z § 435 občanského zákoníku, ze zákona o účetnictví a u plátců DPH ze zákona o DPH. K fakturačním údajům se v praxi počítají i platební informace: číslo účtu a variabilní symbol.

Chybné nebo neúplné fakturační údaje jsou nejčastější důvod, proč se faktury vracejí k přepracování a proč se posouvá jejich proplacení. Pojďme si projít, co přesně na fakturu patří u OSVČ, co u firmy a jak se liší situace plátce a neplátce DPH.

Odkud se povinné údaje berou

Fakturační údaje nestanoví jeden předpis, ale tři:

1. Občanský zákoník (§ 435): každý podnikatel uvádí na obchodních listinách (faktury, objednávky, smlouvy) své jméno, sídlo, IČO a údaj o zápisu v obchodním rejstříku včetně oddílu a vložky. Kdo v obchodním rejstříku zapsán není, uvádí údaj o zápisu do jiné evidence, u živnostníků je to živnostenský rejstřík.
2. Zákon o účetnictví: faktura je účetní doklad, musí tedy jednoznačně identifikovat účastníky, obsah transakce, částku a okamžik vyhotovení.
3. Zákon o DPH (§ 29): plátce DPH přidává náležitosti daňového dokladu, především DIČ obou stran, základ daně, sazbu a výši daně a datum uskutečnění zdanitelného plnění. Rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem podrobně rozebíráme v článku daňový doklad vs. faktura.

Fakturační údaje OSVČ (fyzické osoby)

OSVČ na fakturu uvádí:

• jméno a příjmení, případně dodatek, pod kterým podniká (např. "Jan Novák, truhlářství"),
• sídlo, tedy adresu zapsanou v živnostenském rejstříku (často shodnou s bydlištěm),
• IČO,
• údaj o zápisu v živnostenském rejstříku, v praxi stačí věta "Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku",
• DIČ, pokud je plátce DPH (formát CZ + rodné číslo u fyzických osob),
• číslo bankovního účtu a variabilní symbol, aby platba dorazila správně a dala se spárovat.

Neplátce DPH k tomu přidává větu "Nejsem plátce DPH". Není to zákonná povinnost, ale ustálená praxe, která předchází dotazům odběratelů a omylům s odpočtem. Kompletní postup od prvního dokladu ukazujeme v návodu, jak vystavit fakturu jako OSVČ.

Fakturační údaje firmy (s.r.o. a dalších zapsaných osob)

Společnost zapsaná v obchodním rejstříku uvádí:

• název (obchodní firmu) přesně podle zápisu v rejstříku, včetně dodatku s.r.o. nebo a.s.,
• sídlo dle zápisu,
• IČO,
• údaj o zápisu v obchodním rejstříku: soud, oddíl a vložku (např. "zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka 12345"),
• DIČ, pokud je plátce DPH (formát CZ + IČO).

Právě spisová značka je údaj, na který se u firem nejčastěji zapomíná, přestože ho § 435 občanského zákoníku výslovně vyžaduje.

Plátce vs. neplátce DPH: co se mění

Údaj na faktuře	Neplátce DPH	Plátce DPH
Jméno/název a sídlo	Ano	Ano
IČO	Ano	Ano
Údaj o zápisu v rejstříku	Ano	Ano
DIČ	Nemusí	Ano, povinně (dodavatel i odběratel, pokud ho má)
Rozpis DPH (základ, sazba, výše daně)	Nesmí uvádět	Ano, povinně
Datum uskutečnění zdanitelného plnění	Ne	Ano, pokud se liší od data vystavení
Věta "Nejsem plátce DPH"	Doporučeno	Ne

Plátce tedy nevystavuje "jen fakturu", ale daňový doklad se všemi náležitostmi § 29 zákona o DPH. Celý výčet včetně evidenčního čísla, rozsahu plnění a jednotkových cen najdete v článku náležitosti faktury.

Tabulka: povinné fakturační údaje podle typu subjektu

Údaj	OSVČ neplátce	OSVČ plátce DPH	s.r.o. neplátce	s.r.o. plátce DPH
Jméno a příjmení / obchodní firma	Ano	Ano	Ano	Ano
Sídlo	Ano	Ano	Ano	Ano
IČO	Ano	Ano	Ano	Ano
Zápis v živnostenském rejstříku	Ano	Ano	Ne	Ne
Zápis v obchodním rejstříku (spisová značka)	Ne	Ne	Ano	Ano
DIČ	Ne	Ano	Ne	Ano
Rozpis DPH a DUZP	Ne	Ano	Ne	Ano

Kde fakturační údaje najít a ověřit

Vlastní údaje opisujte ze zápisu v rejstříku, ne z hlavy. U obchodních partnerů je před první fakturou vždy ověřte:

Ověření podle IČO máme jako bezplatný nástroj ověření firmy v ARES, plátcovství DPH zkontrolujete v nástroji ověření plátce DPH. S kompletními údaji pak fakturu vystavíte za minutu v nástroji faktura online.

Nejčastější chyby ve fakturačních údajích

1. Chybějící spisová značka u s.r.o. Nejčastější prohřešek proti § 435 občanského zákoníku.
2. Obchodní značka místo oficiálního názvu. "Pekárna U Lípy" na webu, ale v rejstříku "NOVÁK PEK s.r.o.". Fakturujte na zapsaný název.
3. Stará adresa sídla. Po přestěhování aktualizujte šablonu faktury i údaje v rejstříku.
4. Chybějící DIČ odběratele u plátce DPH. Na daňovém dokladu musí být DIČ obou stran, pokud bylo odběrateli přiděleno.
5. DPH na faktuře neplátce. Neplátce nesmí daň vyčíslit, jinak riskuje povinnost ji odvést.
6. Překlep v čísle účtu nebo chybějící variabilní symbol. Platba pak dorazí pozdě nebo se nespáruje s fakturou.
7. Ručně opisované údaje. Každé přepisování je příležitost k překlepu. Jednou ověřit, uložit a dál vkládat automaticky.

Časté otázky

Co jsou fakturační údaje?

Identifikační informace o dodavateli a odběrateli na faktuře: jméno nebo název, sídlo, IČO, u plátců DPH také DIČ a u firem údaj o zápisu v obchodním rejstříku. V širším smyslu i platební údaje, tedy číslo účtu a variabilní symbol.

Jaké fakturační údaje uvádí OSVČ jako fyzická osoba?

Jméno a příjmení s případným dodatkem, sídlo ze živnostenského rejstříku, IČO a údaj o zápisu v živnostenském rejstříku. Plátce DPH přidává DIČ, neplátce obvykle větu "Nejsem plátce DPH".

Musí být na faktuře DIČ, když nejsem plátce DPH?

Nemusí. DIČ je náležitostí daňového dokladu, který vystavují plátci. Neplátce ho uvádět nemusí a hlavně nesmí na faktuře vyčíslovat DPH. Vzor máme v článku faktura neplátce DPH.

Kde ověřím fakturační údaje partnera?

V registru ARES podle IČO nebo názvu, nejrychleji přes náš nástroj ověření firmy. Plátcovství DPH pak v registru plátců Finanční správy.

Musí faktura obsahovat razítko a podpis?

Ne, žádný předpis je nevyžaduje. Faktura bez razítka i podpisu je platná.

Co když na faktuře povinný údaj chybí?

Odběratel může fakturu vrátit k opravě, u plátce DPH může neúplný doklad zkomplikovat odpočet daně a za porušení § 435 občanského zákoníku může živnostenský úřad uložit pokutu. Řešením je oprava nebo nové vystavení faktury.

Zdroje a reference

• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 435 (údaje na obchodních listinách): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89
• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 29 (náležitosti daňového dokladu): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
• Registr ARES, Ministerstvo financí ČR: https://ares.gov.cz
• Registr plátců DPH, Finanční správa ČR: https://adisreg.mfcr.cz