Jak vystavit fakturu jako OSVČ: kompletní návod pro začátečníky

Faktura je základní dokument každého podnikání. Ať už jste právě získali živnostenské oprávnění, nebo podnikáte delší dobu, správně vystavená faktura je nezbytnost. Chyby ve fakturaci mohou vést k problémům s finančním úřadem, zpožděným platbám od odběratelů nebo k neuznání nákladů na straně vašeho zákazníka. V tomto návodu vám krok za krokem ukážeme, jak vystavit fakturu správně v roce 2026, na co si dát pozor a jaké jsou nejčastější chyby.

Co v článku najdete

• Co je faktura a proč ji vystavujete
• Povinné náležitosti faktury
• Jak vystavit fakturu krok za krokem
• Jak správně číslovat faktury
• Splatnost faktury: co říká zákon
• Elektronická vs. papírová faktura
• Faktura za služby vs. faktura za zboží
• Kdy se stanete plátcem DPH
• Nejčastější chyby při vystavování faktur
• Opravný daňový doklad (dobropis)
• Zálohy a zálohové faktury
• Fakturace do zahraničí
• Praktický vzor faktury
• Časté otázky

Co je faktura a proč ji vystavujete

Jednoduše řečeno: faktura je papír (nebo PDF), kterým říkáte zákazníkovi "dodal jsem ti tohle a dlužíš mi za to tolik". Slouží jako podklad pro platbu, pro vaši daňovou evidenci a pro případnou kontrolu ze strany finančního úřadu.

Z odborného pohledu je faktura účetní a daňový doklad. Zajímavost: samotné slovo "faktura" v českých zákonech prakticky nenajdete. Zákon o DPH mluví o "daňovém dokladu", zákon o účetnictví o "účetním dokladu" a občanský zákoník o "obchodní listině". Faktura je zažitý souhrnný název pro dokument, který tyto role plní.

Kdy musíte fakturu vystavit

Povinnost vystavit fakturu závisí na tom, zda jste plátce DPH:

• Plátce DPH musí vystavit daňový doklad do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění (§ 28 odst. 8 zákona o DPH). Tedy do 15 dnů od uskutečnění zdanitelného plnění nebo od přijetí úplaty, podle toho, co nastane dříve.
• Neplátce DPH nemá zákonnou lhůtu pro vystavení faktury. Je to ale standardní obchodní praxe a z pohledu daňové evidence nezbytnost. Fakturu vystavte vždy, když dodáváte zboží nebo služby jinému podnikateli.

Povinné náležitosti faktury

Nejdřív jednoduše: na faktuře musí být vidět, kdo ji vystavil, komu, za co, za kolik a kdy. Přesný výčet povinných údajů se pak liší podle toho, zda jste plátce nebo neplátce DPH.

Faktura neplátce DPH

Neplátce DPH se řídí § 435 občanského zákoníku, který stanoví povinné údaje na obchodních listinách: jméno, sídlo, údaj o zápisu v rejstříku či jiné evidenci a identifikující údaj (IČO). Aby faktura fungovala i jako doklad pro daňovou evidenci a podklad k platbě, prakticky musí obsahovat:

Doporučujeme přidat i větu "Nejsem plátce DPH." Není povinná, ale odběrateli okamžitě vysvětlí, proč na faktuře není vyčíslena daň.

Faktura plátce DPH (daňový doklad)

Plátce DPH vystavuje daňový doklad podle § 29 zákona o DPH. Kromě údajů uvedených výše musí faktura obsahovat:

Porovnání: faktura neplátce vs. plátce DPH

Údaj	Neplátce DPH	Plátce DPH
Jméno/název a sídlo	Povinné	Povinné
IČO	Povinné	Povinné
DIČ	Neuvádí se	Povinné
Číslo faktury	Povinné	Povinné
DUZP	Nepovinné (doporučené)	Povinné
Základ daně	Neuvádí se	Povinné
Sazba DPH	Neuvádí se	Povinné
Výše DPH	Neuvádí se	Povinné
Text Nejsem plátce DPH	Doporučené	Neuvádí se
Datum splatnosti	Doporučené	Doporučené

Jak vystavit fakturu krok za krokem

Představte si to jako vyplnění formuláře: nahoru napíšete sebe, pod to zákazníka, doprostřed co jste udělali a za kolik, dolů jak vám má zaplatit. Konkrétně:

Praktický tip: přidejte na fakturu QR kód pro platbu. Odběratel jen naskenuje kód v bankovní aplikaci a nemusí opisovat číslo účtu ani variabilní symbol, což výrazně snižuje chybovost i dobu úhrady. QR kód si zdarma vygenerujete v našem generátoru QR platby.

Jak správně číslovat faktury

Jednoduše: každá faktura má své číslo, čísla jdou po sobě a žádné se nesmí opakovat ani chybět. Je to jako číslování stránek v knize.

Odborně: zákon o DPH v § 29 odst. 1 písm. e) vyžaduje, aby daňový doklad měl evidenční číslo. U neplátců DPH zákon přesný formát nestanoví, ale číslo faktury musí být jednoznačné a průkazné, protože podle něj doklad dohledáte v evidenci.

Pravidla pro číslování

1. Chronologická posloupnost: faktury jdou vzestupně za sebou, bez mezer a přeskakování.
2. Jedinečnost: každé číslo použijete pouze jednou.
3. Průkaznost: z čísla by mělo být patrné, do jakého období faktura patří.
4. Nepřepisovatelnost: nikdy nemažte ani nepřepisujte vydaná čísla faktur.

Doporučené formáty číslování

Formát 1: Rok + pořadové číslo

• 2026001, 2026002, 2026003...
• Jednoduchý a přehledný, vhodný pro menší objemy

Formát 2: Rok + měsíc + pořadové číslo

• 202601001, 202601002... (leden), 202602001 (únor)...
• Vhodný pro vyšší objemy faktur, okamžitě vidíte měsíc vystavení

Formát 3: Prefix + rok + číslo

• FV2026001 (faktura vydaná), FP2026001 (faktura přijatá)
• Umožňuje rozlišit typy dokladů

Na začátku nového roku vždy začínáte novou číselnou řadu. Nemusíte nutně od čísla 1, ale řada musí být v rámci roku konzistentní.

Splatnost faktury: co říká zákon

Splatnost je jednoduše datum, do kterého vám má zákazník zaplatit. Pokud si nic nedomluvíte, platí zákonná pravidla.

Občanský zákoník v § 1963 stanoví pro vztahy mezi podnikateli:

• Základní splatnost 30 dnů ode dne doručení faktury, nebo ode dne dodání zboží či poskytnutí služby (podle toho, co nastane později), pokud si strany nesjednají jinak.
• Splatnost do 60 dnů si podnikatelé mohou sjednat bez dalších podmínek. Delší splatnost než 60 dnů je možná jen tehdy, pokud to není vůči věřiteli hrubě nespravedlivé.
• Vůči veřejnoprávním korporacím (obce, stát) platí maximálně 30 dnů, výjimečně 60 dnů, odůvodňuje-li to povaha závazku.

Běžné doby splatnosti v praxi

Přehled dob splatnosti

Doba splatnosti	Kdy se používá	Výhody
7 dnů	Drobné služby, opakovaní zákazníci	Rychlá platba, lepší cash flow
14 dnů	Běžné fakturace B2B	Kompromis mezi rychlostí a pohodlím
30 dnů	Standardní obchodní styk	Zákonný standard, obvyklé u větších firem
60 dnů	Velké zakázky, zavedení partneři	Maximum bez zvláštního sjednání

Dlouhé splatnosti znamenají, že peníze za odvedenou práci vidíte třeba až za dva měsíce. Počítejte s tím v plánování a držte si finanční polštář, s jeho výpočtem pomůže kalkulačka finanční rezervy pro OSVČ.

Elektronická vs. papírová faktura

Faktura nemusí být papír. PDF poslané e-mailem je dnes naprostý standard a má stejnou právní platnost jako papírový originál, pokud obsahuje všechny zákonné náležitosti.

Elektronická faktura

Elektronická faktura může mít podobu:

• PDF dokumentu zaslaného e-mailem (nejběžnější varianta)
• Faktury ve formátu ISDOC (český standard pro elektronické faktury)
• Faktury vygenerované fakturačním systémem s odkazem ke stažení (vybrat vám pomůže srovnání aplikací na vystavování faktur)

U plátce DPH platí, že s použitím elektronického daňového dokladu musí souhlasit osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje (§ 26 zákona o DPH). Souhlas může být i konkludentní, tedy tím, že odběratel fakturu přijme a zaplatí.

Papírová faktura

Papírovou fakturu můžete stále používat. Elektronická forma ale vyhrává prakticky ve všem:

• Úspora nákladů: žádný tisk, obálky, poštovné
• Rychlost doručení: odběratel obdrží fakturu okamžitě
• Snadná archivace: digitální kopie zabírají minimum místa
• Vyhledatelnost: rychlé dohledání konkrétní faktury
• Průkaznost doručení: e-mail s fakturou je snadno dohledatelný

Archivace faktur

Plátce DPH musí daňové doklady uchovávat po dobu 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona o DPH). Neplátce DPH archivuje doklady minimálně po dobu, po kterou může finanční úřad daň doměřit, tedy zpravidla 3 roky od konce lhůty pro podání daňového přiznání, přičemž tato lhůta se může prodloužit. Prakticky doporučujeme i neplátcům držet se bezpečné 10leté lhůty.

Faktura za služby vs. faktura za zboží

Základní náležitosti jsou stejné, liší se hlavně způsob popisu plnění a určení DUZP.

Faktura za služby

Příklad popisu služby na faktuře:

Grafický návrh loga a vizuální identity firmy dle smlouvy č. 2026-015 ze dne 5. 1. 2026. Zahrnuje: 3 varianty loga, brandbook, vizitky.

Faktura za zboží

Příklad popisu zboží na faktuře:

Kancelářská židle ErgoPlus 500, kat. č. EP-500BK, barva černá - 2 ks x 8 500 Kč = 17 000 Kč

Rozdíly: faktura za služby vs. zboží

Aspekt	Služby	Zboží
DUZP (u plátce DPH)	Den poskytnutí služby nebo den přijetí platby	Den dodání zboží
Popis plnění	Co bylo vykonáno, v jakém období	Název zboží, množství, jednotka
Jednotka	Hodiny, projekt, měsíc	Kusy, kg, litry, metry
Dodací list	Obvykle ne	Často ano

Kdy se stanete plátcem DPH

Jednoduše: dokud jsou vaše roční tržby nízké, DPH neřešíte. Jakmile překročíte zákonný limit obratu, stáváte se plátcem a vaše faktury se změní na daňové doklady se všemi náležitostmi navíc.

Od roku 2025 platí podle § 6 zákona o DPH dvojice limitů obratu v tuzemsku:

• Překročíte-li v kalendářním roce obrat 2 000 000 Kč, stáváte se plátcem od 1. ledna následujícího roku (pokud se nerozhodnete být plátcem už dnem následujícím po překročení).
• Překročíte-li v témže kalendářním roce obrat 2 536 500 Kč, stáváte se plátcem hned dnem následujícím po překročení této částky.

Sazby DPH v roce 2026: základní 21 % a snížená 12 % (§ 47 zákona o DPH). Pokud potřebujete rychle spočítat daň z ceny nebo cenu bez daně, použijte naši kalkulačku DPH.

Řada začínajících OSVČ kombinuje neplátcovství DPH s paušální daní, která ušetří administrativu i s odvody na pojištění. Zda se vám vyplatí, zjistíte v kalkulačce paušální daně 2026.

Nejčastější chyby při vystavování faktur

I zkušení podnikatelé občas udělají na faktuře chybu. Zde je seznam nejčastějších pochybení a jak se jim vyhnout.

1. Chybějící nebo nesprávné IČO/DIČ

Jedna z nejčastějších chyb. Vždy si ověřte IČO a DIČ odběratele v Administrativním registru ekonomických subjektů (ARES) na webu Ministerstva financí (ares.gov.cz). U plátců DPH zkontrolujte i registr plátců DPH a spolehlivost plátce.

2. Chybné nebo chybějící DUZP

U plátců DPH je datum uskutečnění zdanitelného plnění povinný údaj, pokud se liší od data vystavení. Nepleťte si ho s datem vystavení faktury: jde o den, kdy bylo zboží dodáno nebo služba poskytnuta.

3. Nenavazující číselná řada

Přeskočené nebo duplicitní číslo faktury je červená vlajka při daňové kontrole. Udržujte číselnou řadu pečlivě.

4. Chybný výpočet DPH

Zaokrouhlovací chyby nebo špatně přiřazená sazba DPH způsobí nesoulad v přiznání i v kontrolním hlášení. Vždy kontrolujte, zda základ daně + DPH = celková částka.

5. Chybějící údaj o zápisu v rejstříku

Podle § 435 občanského zákoníku musí OSVČ na obchodních listinách uvádět údaj o svém zápisu v živnostenském rejstříku (nebo jiné evidenci).

6. Nejasný popis plnění

Vágní popis typu "služby dle smlouvy" je nedostatečný. Vždy specifikujte, co přesně jste dodali nebo vykonali. Při daňové kontrole musíte prokázat, že plnění skutečně proběhlo.

7. Chybějící platební údaje

Faktura bez čísla účtu a variabilního symbolu způsobí zbytečné komplikace při úhradě a párování plateb.

Opravný daňový doklad (dobropis)

Když se na faktuře spletete nebo zákazník zboží vrátí, fakturu nemažete. Vystavíte k ní opravu, které se lidově říká dobropis, oficiálně opravný daňový doklad.

Kdy vystavit dobropis

• Vrácení zboží odběratelem
• Poskytnutí slevy po vystavení původní faktury
• Oprava chybné ceny nebo množství
• Zrušení objednávky po vystavení faktury

Náležitosti dobropisu

Opravný doklad musí podle § 45 zákona o DPH obsahovat mimo jiné:

• Náležitosti odpovídající původnímu daňovému dokladu včetně jeho evidenčního čísla
• Důvod opravy
• Rozdíl mezi opraveným a původním základem daně
• Rozdíl mezi opravenou a původní daní a celkovou částkou

Zálohy a zálohové faktury

Záloha je platba předem: zákazník vám pošle část peněz dřív, než práci dokončíte. U větších zakázek je to běžná pojistka pro obě strany.

Jak na zálohy správně

1. Vystavíte zálohovou fakturu. Ta sama o sobě není daňovým ani účetním dokladem, jde jen o výzvu k platbě.
2. Po přijetí zálohy musí plátce DPH vystavit daňový doklad k přijaté platbě do 15 dnů od konce měsíce, ve kterém zálohu přijal (u plnění pro jiného plátce prakticky do 15 dnů od přijetí úplaty dle § 28).
3. Po dodání zboží nebo služby vystavíte konečnou (vyúčtovací) fakturu, kde od celkové ceny odečtete uhrazenou zálohu.

Příklad fakturace se zálohou (tvorba webu za 50 000 Kč, neplátce DPH):

• Krok 1: Zálohová faktura na 50 % = 25 000 Kč, odběratel zálohu uhradí.
• Krok 2: Po dokončení webu vystavíte vyúčtovací fakturu: celková cena 50 000 Kč, uhrazená záloha -25 000 Kč, k úhradě 25 000 Kč.

U plátce DPH navíc: po přijetí zálohy 25 000 Kč vystavíte daňový doklad k přijaté platbě. Záloha je částka včetně daně, takže základ daně činí 20 661,16 Kč a DPH 21 % je 4 338,84 Kč. Na konečné faktuře pak odečtete již přiznanou daň ze zálohy.

Fakturace do zahraničí

Pokud poskytujete služby nebo dodáváte zboží do zahraničí, platí zvláštní pravidla.

Fakturace do EU

• Služby pro podnikatele v EU: u plátce DPH je místo plnění v zemi odběratele a uplatní se reverse charge (přenesení daňové povinnosti). Na faktuře uvedete text "Daň odvede zákazník" (§ 29 odst. 2 zákona o DPH) a DIČ odběratele. Faktura je bez DPH a plnění vykážete v souhrnném hlášení.
• Zboží do EU pro plátce DPH: dodání zboží do jiného členského státu osobě registrované k dani je osvobozeno od DPH s nárokem na odpočet, musíte ale prokázat přepravu zboží.
• Německo od roku 2027: němečtí odběratelé přecházejí na povinnou strukturovanou e-fakturu, co to znamená pro české dodavatele, rozebírá článek fakturace do Německa.
• Neplátce DPH pozor: jakmile poskytnete službu podnikateli z jiného státu EU (nebo od něj službu přijmete), stáváte se identifikovanou osobou (§ 6g a násl. zákona o DPH). Získáte DIČ, přiznáváte DPH z přeshraničních transakcí a podáváte souhrnné hlášení, ale v tuzemsku dál fakturujete bez DPH.

Fakturace mimo EU

• Faktura obvykle v cizí měně (EUR, USD)
• Služby s místem plnění ve třetí zemi české DPH nepodléhají
• Pro daňovou evidenci přepočtete částku kurzem ČNB (u plátce DPH kurzem ke dni vzniku povinnosti přiznat daň)

Praktický vzor faktury

Níže uvádíme strukturu vzorové faktury pro OSVČ neplátce DPH:

FAKTURA č. 2026003

Dodavatel: Jan Novák Příční 15, 110 00 Praha 1 IČO: 12345678 Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku

Odběratel: ABC Trading s.r.o. Hlavní 200, 602 00 Brno IČO: 87654321

Datum vystavení: 18. 2. 2026 Datum splatnosti: 4. 3. 2026

Popis	Množství	Cena/ks	Celkem
Grafický návrh loga	1	15 000 Kč	15 000 Kč
Tvorba vizitek (návrh + sazba)	1	5 000 Kč	5 000 Kč

Celkem k úhradě: 20 000 Kč

Nejsem plátce DPH.

Platební údaje: Číslo účtu: 1234567890/0100 Variabilní symbol: 2026003

Jak DokladBot usnadní vaši fakturaci

Vystavování faktur nemusí být zdlouhavý proces plný nejistoty, zda jste na nic nezapomněli. DokladBot vám fakturu vytvoří automaticky: stačí napsat přes WhatsApp, komu fakturujete, za co a kolik.

Shrnutí

Správně vystavená faktura chrání vás i vašeho odběratele. Dbejte na to, aby obsahovala všechny povinné náležitosti dle občanského zákoníku (§ 435) a u plátců DPH dle zákona o DPH (§ 29). Věnujte pozornost číslování, správnému DUZP a přesnému popisu dodaného plnění. Hlídejte si limit obratu 2 000 000 Kč pro vznik plátcovství DPH a u zahraničních klientů status identifikované osoby. Elektronická fakturace vám ušetří čas i náklady. A pokud si chcete být jisti, že je vaše faktura vždy v pořádku, nechte to na DokladBotovi.

Časté otázky

Musím jako neplátce DPH vůbec vystavovat faktury?

Zákon vám nestanoví lhůtu ani výslovnou povinnost "fakturovat". Musíte ale vést daňovou evidenci a dodržovat § 435 občanského zákoníku o obchodních listinách. Prakticky se bez faktur neobejdete: odběratelé je potřebují pro své účetnictví a bez dokladu vám nezaplatí.

Do kolika dnů musím vystavit fakturu?

Plátce DPH do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň nebo plnění (§ 28 zákona o DPH). Neplátce DPH žádnou zákonnou lhůtu nemá, doporučujeme ale fakturovat ihned po dodání.

Musí být na faktuře razítko a podpis?

Ne. Ani občanský zákoník, ani zákon o DPH razítko a podpis na faktuře nevyžadují. Faktura je platná i bez nich, běžné PDF poslané e-mailem plně stačí.

Jaká je splatnost faktury, když jsme si žádnou nedomluvili?

Mezi podnikateli platí 30 dnů od doručení faktury, případně od dodání zboží či služby, podle toho, co nastane později (§ 1963 občanského zákoníku).

Co když udělám na faktuře chybu?

Fakturu nemažte ani nepřepisujte. Vystavte opravný daňový doklad (dobropis) s odkazem na původní fakturu a důvodem opravy, případně poté novou fakturu s novým číslem.

Kdy se musím registrovat k DPH?

Při překročení obratu 2 000 000 Kč v kalendářním roce se stáváte plátcem od 1. ledna následujícího roku, při překročení 2 536 500 Kč hned dnem následujícím po překročení (§ 6 zákona o DPH). Neplátce se navíc stává identifikovanou osobou už při první přeshraniční službě pro podnikatele z EU.

Jak dlouho musím faktury archivovat?

Plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona o DPH). Neplátcům doporučujeme stejnou lhůtu, minimálně však po dobu, kdy lze daň z příjmů doměřit.

Informace v tomto článku vycházejí z platné legislativy k srpnu 2026.

Zdroje a právní předpisy

1. Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty: § 6 (plátci), § 26 a § 28 (vystavování dokladů), § 29 (náležitosti daňového dokladu), § 30 a § 30a (zjednodušený daňový doklad), § 34 a § 35 (uchovávání), § 42 a § 45 (opravné doklady), § 47 (sazby daně)
2. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník: § 435 (obchodní listiny), § 1963 (splatnost mezi podnikateli), § 1970 a § 1972 (úroky z prodlení a náhrada nákladů)
3. Nařízení vlády č. 351/2013 Sb.: § 2 (výše úroku z prodlení, repo sazba ČNB + 8 procentních bodů), § 3 (paušální náhrada 1 200 Kč)
4. Finanční správa ČR: daň z přidané hodnoty, informace k registraci plátců
5. Registr ARES, Ministerstvo financí ČR
6. Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2014/55/EU o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek