Fakturace online 2026: jak vystavit fakturu v 5 krocích (vzor)

Vystavit fakturu online zvládnete za pár minut, i když ji děláte poprvé. Stačí vědět, jaké údaje na ní musí být, kdy ji musíte vystavit a jak ji poslat zákazníkovi. V tomto návodu projdeme celý postup krok za krokem, včetně přesných paragrafů, částek a lhůt platných pro rok 2026, vzoru pro plátce i neplátce DPH a odpovědí na nejčastější otázky.

Co v článku najdete

• Co je faktura a kdy ji musíte vystavit
• Povinné náležitosti faktury
• Jak vystavit fakturu v 5 krocích
• Vzor faktury pro neplátce DPH
• Lhůty: do kdy fakturu vystavit a jak dlouho ji uchovat
• E-faktura a formát ISDOC
• Fakturace do zahraničí
• Nejčastější chyby a sankce
• Co když zákazník nezaplatí
• Časté otázky
• Zdroje a reference

Co je faktura a kdy ji musíte vystavit

Jednoduše řečeno: faktura je papír (dnes spíš PDF), kterým říkáte zákazníkovi "tohle jsem pro tebe udělal a tolik mi za to zaplať". Zároveň je to doklad pro vaše účetnictví a pro finanční úřad.

Právně je to složitější. Samotné slovo "faktura" žádný český zákon nedefinuje. V praxi se pod ním skrývají dva režimy:

• Daňový doklad podle § 26 až § 35a zákona č. 235/2004 Sb., o DPH. Ten se týká plátců DPH a osob identifikovaných k dani a má přesně předepsané náležitosti (§ 29).
• Účetní/obchodní doklad neplátce DPH. Pro něj zákon o DPH neplatí, minimální údaje podnikatele na obchodních listinách určuje § 435 občanského zákoníku (jméno, sídlo, IČO, údaj o zápisu v rejstříku).

Kdy fakturu vystavit musíte: jste-li plátce DPH a poskytujete plnění jinému podnikateli nebo právnické osobě, daňový doklad vystavit musíte (§ 28 zákona o DPH). Neplátce žádnou zákonnou povinnost fakturovat nemá, ale bez faktury se prakticky nedomůžete platby a nemáte podklad do daňové evidence, takže ji v B2B vystavuje prakticky každý.

Typy dokladů, které v praxi potkáte:

• Běžný daňový doklad (faktura plátce DPH), § 29 zákona o DPH
• Zjednodušený daňový doklad do 10 000 Kč včetně DPH (§ 30 a § 30a), typicky účtenka
• Souhrnný daňový doklad pro více plnění jednomu odběrateli (§ 31b)
• Opravný daňový doklad (dobropis/vrubopis, § 45)
• Zálohová (proforma) faktura, která není daňovým dokladem, je to jen výzva k platbě
• E-faktura ISDOC, strukturovaný XML formát pro strojové zpracování

Povinné náležitosti faktury

Představte si fakturu jako dopis, ze kterého musí být jasné: kdo, komu, co, kdy a za kolik. Přesný seznam se liší podle toho, zda jste plátce DPH.

Plátce DPH (§ 29 zákona o DPH)

Daňový doklad musí obsahovat:

1. Označení osoby, která plnění uskutečňuje (jméno/název, sídlo)
2. DIČ dodavatele
3. Označení osoby, pro kterou se plnění uskutečňuje (odběratel)
4. DIČ odběratele, pokud je plátcem nebo osobou povinnou k dani
5. Evidenční číslo daňového dokladu (souvislá číselná řada)
6. Rozsah a předmět plnění (co konkrétně dodáváte)
7. Datum vystavení dokladu
8. Den uskutečnění plnění nebo den přijetí úplaty (DUZP), pokud se liší od data vystavení
9. Jednotkovou cenu bez daně a případnou slevu
10. Základ daně
11. Sazbu daně (21 % nebo 12 %)
12. Výši daně v korunách

Pokud je plnění osvobozené, daň přiznává odběratel (přenesená daňová povinnost) nebo doklad vystavuje sám odběratel, musí faktura navíc obsahovat příslušný odkaz: "osvobozeno" s odkazem na ustanovení, "daň odvede zákazník", případně "vystaveno zákazníkem" (§ 29 odst. 2).

Neplátce DPH

Stačí výrazně méně (§ 435 občanského zákoníku + praktické minimum pro daňovou evidenci):

• Vaše jméno, sídlo, IČO a údaj o zápisu (např. "Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku")
• Označení odběratele
• Číslo faktury a datum vystavení
• Popis zboží nebo služby a cena
• Splatnost a platební údaje (číslo účtu, variabilní symbol)

Doporučujeme přidat větu "Nejsem plátce DPH", ušetříte si dotazy odběratelů, proč na faktuře chybí daň.

Jak vystavit fakturu v 5 krocích

Nejdřív lidsky: napíšete kdo jste, komu fakturujete, co jste udělali, kolik to stojí a kam mají poslat peníze. Většinu kroků za vás zvládne vhodný nástroj, s výběrem pomůže srovnání fakturačních programů 2026. Teď podrobně.

Krok 4 podrobně: sazby DPH v roce 2026

• 21 % základní sazba (většina zboží a služeb)
• 12 % snížená sazba (např. potraviny, vodné a stočné, hromadná doprava osob, léky, stavební práce pro bydlení)
• 0 %/osvobození u vývozu a dodání zboží plátci do jiného státu EU (s odkazem na osvobození na dokladu)

Dvě sazby (21 % a 12 %) platí od konsolidačního balíčku účinného od 1. 1. 2024 a v roce 2026 se nemění. Výpočet základu a daně si ověřte v naší kalkulačce DPH pro sazby 21 % a 12 %.

Pozor na obrat: plátcem DPH se povinně stáváte při překročení obratu 2 000 000 Kč za kalendářní rok (plátcovství od 1. ledna následujícího roku), při překročení 2 536 500 Kč se plátcem stáváte okamžitě, tedy dnem následujícím po překročení (§ 6 zákona o DPH ve znění od 1. 1. 2025).

Krok 5 podrobně: způsoby úhrady

• Bankovní převod: uveďte číslo účtu a variabilní symbol. Přidejte QR kód platby, zákazník platbu jen naskenuje a nepřepíše se v částce ani symbolu.
• Hotovost: pozor na limit. Zákon č. 254/2004 Sb. omezuje hotovostní platby na 270 000 Kč za jeden den mezi stejnými stranami; vyšší částky musí jít bezhotovostně.
• Platební brána (Comgate, GoPay, Stripe): vhodné pro e-shopy a online služby.

Vzor faktury pro neplátce DPH

Modelový příklad: grafik Jan Novák, OSVČ neplátce DPH v paušální dani, fakturuje firmě za návrh loga.

FAKTURA č. 2026-0042

Dodavatel:                        Odběratel:
Jan Novák                         ABC s.r.o.
Květná 12, 602 00 Brno            Hlavní 1, 110 00 Praha 1
IČO: 12345678                     IČO: 87654321
Fyzická osoba zapsaná             DIČ: CZ87654321
v živnostenském rejstříku
Nejsem plátce DPH

Datum vystavení: 19. 8. 2026      Splatnost: 2. 9. 2026

Položka                     Množství   Cena/j.     Celkem
Návrh loga vč. 3 revizí     1 ks       12 000 Kč   12 000 Kč

CELKEM K ÚHRADĚ: 12 000 Kč

Úhrada převodem na účet: 123456789/0800
Variabilní symbol: 20260042

Pan Novák si z každé faktury odloží zálohu na paušální daň; kolik přesně, si spočítá v kalkulačce paušální daně 2026, a na horší měsíce si tvoří polštář podle kalkulačky finanční rezervy OSVČ.

Lhůty: do kdy fakturu vystavit a jak dlouho ji uchovat

Klíčové lhůty u fakturace 2026

Lhůta	Kolik	Zdroj
Vystavení daňového dokladu (plátce DPH)	do 15 dnů od DUZP nebo přijetí úplaty	§ 28 odst. 8 zákona o DPH
Vystavení faktury (neplátce)	zákon lhůtu nestanoví, fakturujte hned	-
Splatnost bez dohody (B2B)	30 dnů od doručení faktury	§ 1963 občanského zákoníku
Uchování daňových dokladů (plátce)	10 let od konce zdaňovacího období	§ 35 zákona o DPH
Uchování účetních dokladů (účetní jednotky)	5 let	§ 31 zákona o účetnictví
Promlčení pohledávky	3 roky od splatnosti	§ 629 občanského zákoníku

Pro OSVČ neplátce v daňové evidenci platí prakticky: doklady schovávejte minimálně po dobu, kdy lze doměřit daň (základní lhůta 3 roky dle § 148 daňového řádu, při ztrátě i déle). Jistota je 10 let. Podrobněji v článku Archivace dokladů: lhůty a pravidla.

E-faktura a formát ISDOC

Jednoduše: e-faktura není jen PDF v příloze e-mailu. Skutečná e-faktura je soubor, který si účetní program zákazníka přečte sám, bez přepisování.

• PDF faktura je v ČR právně plnohodnotná, elektronickou a listinnou podobu staví zákon o DPH naroveň (§ 26). Podmínkou je souhlas příjemce s elektronickou podobou a zajištění věrohodnosti původu, neporušenosti obsahu a čitelnosti (§ 34).
• ISDOC je český standard strukturované e-faktury (XML), který od roku 2009 spravuje ICT Unie a podporuje ho většina českých účetních systémů. Odběratel ho naimportuje jedním kliknutím.
• B2G fakturace: veřejní zadavatelé jsou podle zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (§ 221), povinni přijímat elektronické faktury odpovídající evropské normě (EN 16931) i formátu ISDOC. Fakturu úřadům posílejte datovou schránkou.
• Na povinné B2B e-fakturaci a digitálním reportingu pracuje EU v rámci balíčku VAT in the Digital Age (ViDA), přijatého v březnu 2025: povinná strukturovaná e-fakturace u přeshraničních B2B plnění má platit od července 2030. Pro čistě tuzemskou fakturaci v roce 2026 povinnost zatím není.

DokladBot generuje k faktuře PDF i ISDOC automaticky, přehled najdete na stránce funkcí pro fakturaci a daňovou evidenci.

Fakturace do zahraničí

Tuto kapitolu konkurenční návody většinou vynechávají, přitom se týká každého freelancera s klientem v EU nebo USA.

• Služba pro podnikatele v EU (B2B): místo plnění je u zákazníka, fakturujete bez DPH v režimu reverse charge. Na fakturu uveďte "daň odvede zákazník" a DIČ obou stran, plnění vykazujete v souhrnném hlášení. Pozor: i neplátce se před poskytnutím takové služby musí registrovat jako identifikovaná osoba (§ 6i zákona o DPH).
• Služba pro podnikatele mimo EU (např. USA): fakturujete bez české DPH, souhrnné hlášení se nepodává.
• Měna a jazyk: faktura smí být v cizí měně i jazyce, plátce ale musí být schopen zajistit překlad pro správce daně (§ 35a). Daň se pro účely DPH přepočítává kurzem ČNB platným ke dni povinnosti přiznat daň (§ 4 odst. 8).

Nejčastější chyby a sankce

• Díra v číselné řadě: při kontrole vzbuzuje podezření na nepřiznané příjmy. Řadu nikdy nepřerušujte, stornovanou fakturu řešte opravným dokladem.
• Chybějící nebo špatné DIČ odběratele: odběratel nemá nárok na odpočet, dokud doklad neopravíte.
• Pozdní vystavení daňového dokladu: porušení § 28 zákona o DPH; správce daně může uložit pokutu za nesplnění povinnosti nepeněžité povahy až 500 000 Kč (§ 247a daňového řádu). V praxi hrozí spíš u opakovaného porušování.
• Faktura bez DUZP: DPH pak nejde správně přiřadit do zdaňovacího období, hrozí doměrek a úrok z prodlení.
• "Faktura" místo daňového dokladu k záloze: přijmete-li jako plátce zálohu, musíte do 15 dnů vystavit daňový doklad k přijaté platbě, proforma nestačí.

Co když zákazník nezaplatí

Nejdřív jednoduše: připomeňte se. Většina pozdních plateb je zapomenutí, ne zlá vůle.

Doporučený postup s oporou v zákoně:

1. Po splatnosti: přátelská upomínka e-mailem, znovu přiložte fakturu a QR platbu.
2. 14 a více dní po splatnosti: druhá upomínka, vyčíslete úrok z prodlení. Zákonná výše je repo sazba ČNB platná k prvnímu dni pololetí prodlení zvýšená o 8 procentních bodů (nařízení vlády č. 351/2013 Sb.). Věřitel v B2B má navíc nárok na paušální náhradu nákladů spojených s vymáháním 1 200 Kč (§ 3 téhož nařízení).
3. 30 a více dní: předžalobní výzva (podmínka pro přiznání nákladů řízení dle § 142a občanského soudního řádu).
4. Dál: elektronický platební rozkaz, případně inkasní agentura. Pohledávku řešte do 3 let, pak se promlčuje.

Jak dlouho čeští živnostníci na peníze reálně čekají a kolik faktur se platí pozdě, jsme rozebrali v naší studii o podnikání OSVČ v Česku.

Časté otázky

Musí být na faktuře razítko a podpis?

Ne. Podpis ani razítko nejsou náležitostí daňového dokladu podle § 29 zákona o DPH ani obchodní listiny podle § 435 občanského zákoníku. PDF faktura bez podpisu je plně platná.

Jak vystavit fakturu jako neplátce DPH?

Uveďte své jméno, sídlo, IČO, údaj o zápisu v živnostenském rejstříku, číslo faktury, datum, popis plnění, cenu, splatnost a číslo účtu. DPH neuvádíte vůbec a přidejte poznámku "Nejsem plátce DPH".

Do kdy musím fakturu vystavit?

Plátce DPH do 15 dnů ode dne, kdy vznikla povinnost přiznat daň (typicky den dodání) nebo od přijetí úplaty (§ 28 zákona o DPH). Neplátce žádnou zákonnou lhůtu nemá.

Jaká je splatnost faktury, když jsme se nedohodli?

Mezi podnikateli 30 dnů od doručení faktury, případně od převzetí plnění (§ 1963 občanského zákoníku). Smluvně si můžete sjednat kratší i delší, delší než 60 dnů jen pokud to není vůči věřiteli hrubě nespravedlivé.

Můžu už odeslanou fakturu opravit?

Chybu na už odeslaném daňovém dokladu řešte opravným daňovým dokladem (§ 45 zákona o DPH), lidově dobropisem (snížení) nebo vrubopisem (zvýšení). Fakturu nikdy tiše nemažte, rozbili byste číselnou řadu.

Jak dlouho musím faktury archivovat?

Plátce DPH 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo (§ 35 zákona o DPH). Účetní jednotky uchovávají účetní doklady 5 let (§ 31 zákona o účetnictví). Pro neplátce v daňové evidenci je bezpečné držet se 10 let.

Je online fakturace bezpečná a uznává ji finanční úřad?

Ano. Elektronická faktura má stejnou váhu jako papírová (§ 26 zákona o DPH), musíte jen zajistit věrohodnost původu a neporušenost obsahu, což běžné fakturační nástroje splňují. Kolik online fakturace stojí u nás, najdete v ceníku DokladBota.

Zdroje a reference

• Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty: § 26 až 35a (daňové doklady), § 28 (lhůta 15 dnů), § 29 (náležitosti), § 30 (zjednodušený doklad do 10 000 Kč), § 35 (uchovávání 10 let), § 6 a 6i (plátce, identifikovaná osoba), § 45 (opravný doklad), § 47 (sazby 21 % a 12 %): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-235
• Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník: § 435 (údaje na obchodních listinách), § 1963 (splatnost 30 dnů), § 629 (promlčení 3 roky): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2012-89
• Zákon č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti (limit 270 000 Kč): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2004-254
• Nařízení vlády č. 351/2013 Sb. (úrok z prodlení repo + 8 p. b., paušální náhrada 1 200 Kč): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2013-351
• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, § 31 (úschova dokladů): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/1991-563
• Zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, § 221 (povinné přijímání e-faktur veřejnými zadavateli): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2016-134
• Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád, § 148 (lhůta pro stanovení daně), § 247a (pokuta až 500 000 Kč): https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2009-280
• Finanční správa: informace k fakturaci a daňovým dokladům: https://financnisprava.gov.cz
• Registr ekonomických subjektů ARES: https://ares.gov.cz

Nechce se vám tohle všechno hlídat ručně? S DokladBotem vystavíte fakturu přes WhatsApp: pošlete zprávu "Faktura pro ABC s.r.o. 12 000 Kč návrh loga" a zpět přijde hotové PDF s QR platbou i ISDOC, se správnou číselnou řadou a všemi náležitostmi. Vyzkoušejte zdarma.