Fakturace online 2026: jak vystavit fakturu v 5 krocích

TL;DR — Fakturace online ve zkratce

• Faktura není povinná pro běžné maloobchodní transakce, je povinná: B2B, pro plátce DPH vždy, na žádost zákazníka, B2G (datová schránka)
• Splatnost default 14 dní (občanský zákoník), ale můžeš si dohodnout jinak
• 5 kroků: 1) údaje dodavatele + odběratele, 2) číslo + data, 3) položky, 4) DPH (pokud plátce), 5) způsob úhrady
• Povinné náležitosti (§ 29 zákona o DPH pro plátce): IČO, DIČ, datum vystavení, DUZP, DPH sazby
• Pro neplátce DPH: stačí jednodušší forma (název dodavatele, IČO, odběratel, datum, položky, cena)
• E-faktura ISDOC od 1. 1. 2025 povinná pro B2G (faktury státu) přes Národní katalog e-fakturace

Co je faktura

Faktura je daňový a účetní doklad, který stvrzuje dodání zboží nebo poskytnutí služby. Pro plátce DPH má specifické náležitosti dané zákonem č. 235/2004 Sb. o DPH § 29. Pro neplátce DPH stačí jednodušší forma.

Existují různé typy:

• Daňový doklad (faktura plátce DPH) — § 29 ZDPH
• Zjednodušený daňový doklad (do 10 000 Kč vč. DPH, např. účtenka z restaurace)
• Souhrnný daňový doklad (více plnění v jednom dokladu)
• Opravný daňový doklad (dobropis / vrubopis)
• Proforma faktura (zálohová, není daňový doklad)
• E-faktura ISDOC (strukturovaný XML formát, povinný pro B2G)

Povinné náležitosti faktury (plátce DPH)

Per § 29 zákona o DPH musí daňový doklad obsahovat:

1. Označení dokladu (faktura, daňový doklad)
2. Pořadové číslo dokladu (řada musí být kontinuální)
3. DIČ dodavatele + plný název + sídlo
4. DIČ odběratele (pokud je také plátce DPH) + plný název + sídlo
5. Rozsah a předmět plnění (popis položek nebo služeb)
6. Datum vystavení dokladu
7. DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — kdy byla služba/zboží dodáno
8. Jednotková cena bez DPH + případně sleva
9. Základ daně + sazba DPH (21 % nebo 12 % nebo 0 %)
10. Výše daně v Kč
11. Celková cena s DPH

Pro neplátce DPH stačí: název dodavatele, IČO, název odběratele, datum, popis položek, cena, splatnost a způsob úhrady. Bez DPH řádků.

5 kroků jak vystavit fakturu

Krok 1 — Údaje dodavatele a odběratele

Dodavatel (ty): plný název, IČO, DIČ (pokud plátce DPH), sídlo (adresa), případně bankovní spojení.

Odběratel (zákazník): plný název, IČO, DIČ, adresa. Tip: pokud máš IČO, doplň údaje z ARES registru — předejdeš překlepu v názvu nebo adrese.

Krok 2 — Číslo a data

• Číslo faktury — kontinuální řada (nepřeskakovat). Pro plátce DPH závazné. Doporučení: YYYY-XXXX formát (např. 2026-0042).
• Datum vystavení — den, kdy fakturu fyzicky vystavíš
• DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění) — den dodání zboží / poskytnutí služby. Často stejný jako datum vystavení, ale ne vždy.
• Splatnost — typicky 14 dnů (default občanský zákoník). U korporátů často 30-60 dnů.

Krok 3 — Položky

Pro každou položku:

• Popis (jasný, ne "služba" — radši "Konzultace SEO strategie, 5 h, květen 2026")
• Jednotka (hodina, kus, m², ks)
• Množství
• Jednotková cena bez DPH
• (Sleva v %)
• Mezisoučet bez DPH

Krok 4 — DPH (pokud jsi plátce)

Sazby v ČR 2026:

• 21 % základní (většina zboží a služeb)
• 12 % snížená (potraviny, voda, doprava osob, knihy, léky)
• 0 % (vývoz, dodání zboží do EU plátci)

Pro každou sazbu vypočítej:

• Základ daně (součet mezisoučtů s touto sazbou)
• DPH = základ × (sazba / 100)
• Cena s DPH = základ + DPH

Použij naši DPH kalkulačku pro rychlý výpočet.

Krok 5 — Způsob úhrady + odeslání

• Bankovním převodem — uveď IBAN/číslo účtu, variabilní symbol = číslo faktury
• QR kód platby — moderní bankovní apps to umějí načíst, méně chyb
• Hotově (do limitu 270 000 Kč, nad to nutně bezhotovostně)
• Kartou online (Stripe, PayPal, Comgate, GoPay)

Pošli zákazníkovi PDF emailem (povinně do datové schránky, pokud je B2G).

E-faktura ISDOC (povinná pro B2G od 2025)

ISDOC = strukturovaný XML formát české e-faktury. Povinný pro fakturaci státu (B2G — orgány státní správy, samosprávy, příspěvkové organizace) od 1. 1. 2025 přes Národní katalog e-fakturace.

Pro B2B a B2C je ISDOC dobrovolný, ale výhodný — strojově čitelný = rychlejší zpracování u zákazníka.

DokladBot generuje ISDOC automaticky.

Sankce za nedostatky

• Chybějící náležitost na daňovém dokladu (plátce DPH): pokuta až 500 000 Kč dle § 247 daňového řádu — v praxi se uplatňuje výjimečně, ale FÚ vám může neuznat odpočet DPH zákazníka.
• Nečíslování faktur kontinuálně: penalizace per chybu při daňové kontrole.
• Pozdní odeslání faktury B2G: sankce dle smlouvy se státním zákazníkem.

Časté otázky

Musím faktury podepisovat?

Ne, podpis není povinná náležitost. Razítko a podpis jsou tradice z papírové éry — elektronická faktura ve formátu PDF nebo ISDOC nepotřebuje nic.

Jak dlouho archivovat faktury?

10 let (zákon o účetnictví). Více v článku Archivace dokladů.

Vystavuji jako OSVČ neplátce DPH — co potřebuji?

Stačí: tvé jméno, IČO, název zákazníka, datum, popis položek, cena, splatnost, IBAN. Bez DPH řádků. Není daňový doklad ve smyslu DPH, ale je platným účetním dokladem.

Můžu fakturu opravit?

Před odesláním ano. Po odeslání ne — musíš vystavit opravný daňový doklad (dobropis pro snížení, vrubopis pro zvýšení).

Co když zákazník nezaplatí?

Po 14 dnech splatnosti pošli upomínku, po 30 dnech předžalobní výzvu, po 60 dnech inkasní agenturu nebo soudní vymáhání. Můžeš si od kupní ceny strhnout úrok z prodlení (REPO ČNB + 8 %).

Související

• DPH kalkulačka 2026 — výpočet 21 % a 12 %
• Kontrolní hlášení DPH — návod
• Automatizace fakturace bez softwaru
• Archivace dokladů — lhůty a pravidla

S DokladBotem vystavíš fakturu přes WhatsApp v 30 sekundách — pošleš zprávu "Faktura pro ABC s.r.o. 5 000 Kč konzultace" a hotová PDF + ISDOC ti přijde zpět. Vyzkoušej zdarma.