Zálohová faktura

Výzva k úhradě zálohy před dodáním plnění

Není daňovým dokladem a nezakládá daňovou povinnost. Ta vzniká až připsáním platby na účet.

Co Zálohová faktura znamená

Zálohová faktura je dokument, kterým dodavatel vyzývá odběratele k úhradě části nebo celé ceny před dodáním plnění. Není daňovým ani účetním dokladem, sama o sobě nezakládá pohledávku ani daňovou povinnost.

Tohle heslo je jen definice. Praktický postup najdeš na stránce vzor zálohové faktury ke stažení.

Podrobný výklad

Vystavení zálohové faktury nemá daňové důsledky. Ty nastanou teprve úhradou. U plátce daně z přidané hodnoty vzniká připsáním platby povinnost přiznat daň z přijaté úplaty, pokud je plnění dostatečně určité, tedy je známo zboží nebo služba a sazba daně. Tehdy se vystavuje daňový doklad k přijaté platbě.

Po dodání plnění následuje zúčtovací faktura, která uvádí celou cenu, odečítá přijatou zálohu a vyčísluje doplatek. Daň se v ní přiznává jen z rozdílu, protože ze zálohy už byla odvedena. Tento třístupňový řetězec je pro plátce povinný a jeho zjednodušování bývá zdrojem chyb v kontrolním hlášení.

Neplátce daně to má jednodušší. Vystaví zálohovou fakturu, po zaplacení si eviduje příjem a po dodání vystaví konečnou fakturu s odečtenou zálohou. Žádné daňové doklady k přijaté platbě neřeší. V daňové evidenci se příjem eviduje k datu skutečné úhrady, tedy už v okamžiku přijetí zálohy.

Kdy zálohu požadovat

U nového klienta bez historie plateb
Když zakázka vyžaduje nákup materiálu předem
U dlouhodobých projektů rozdělených na etapy
Když chceš zlepšit cash flow a nefinancovat klienta z vlastních peněz
U zahraničních odběratelů, kde je vymáhání složitější

Příklad z praxe

Webař domluví zakázku za 120 000 korun. Vystaví zálohovou fakturu na 50 procent, tedy 60 000 korun. Po připsání platby jako plátce vystaví daňový doklad k přijaté platbě a odvede daň. Po spuštění webu vystaví zúčtovací fakturu na celých 120 000 korun s odečtenou zálohou, takže k úhradě zbývá 60 000 korun.

Souvislosti

Zálohová faktura tvoří s proforma fakturou, daňovým dokladem k přijaté platbě a zúčtovací fakturou jeden celek. Souvisí s DUZP, protože u přijaté úplaty vzniká daňová povinnost dřív než u samotného dodání, a s cash flow, na které mají zálohy zásadní vliv.

Časté otázky

Je zálohová faktura daňový doklad?

Ne. Nezakládá daňovou povinnost ani pohledávku. Daňové důsledky nastanou až úhradou: plátci vzniká povinnost přiznat daň z přijaté úplaty a vystavuje daňový doklad k přijaté platbě.

Jaký je celý řetězec dokladů u zálohy?

Zálohová (nebo proforma) faktura, po zaplacení daňový doklad k přijaté platbě, po dodání zúčtovací faktura, která zálohu odečte a vyčíslí doplatek. U plátce je tento postup povinný a jeho zkracování bývá zdrojem chyb v kontrolním hlášení.

Jak to má neplátce DPH?

Jednodušeji: vystaví zálohovou fakturu, po zaplacení si zaeviduje příjem a po dodání vystaví konečnou fakturu s odečtenou zálohou. Žádný daňový doklad k přijaté platbě neřeší. V daňové evidenci se příjem eviduje k datu úhrady, tedy už u zálohy.

Jak vysokou zálohu požadovat?

Zákon výši nestanoví, je věcí dohody. V praxi se u nových klientů a u zakázek s nákupem materiálu předem běžně sjednává 30 až 50 procent ceny, u dlouhých projektů zálohy po etapách.