Zakázkový list a servisní protokol: vzory pro řemeslníky a servisy
Zakázkový list drží u jedné zakázky všechno, na co se pak někdo ptá: co zákazník chtěl, co jste na místě zjistili, kolik hodin a materiálu to spotřebovalo a v jakém stavu bylo dílo předáno. Stáhni si ho zdarma ve Wordu a PDF, k tomu servisní protokol pro opravny a knihu zakázek v Excelu s kalkulací.
Aktualizováno 26. září 2026
Rychlá odpověď: zakázkový list není daňový doklad, je to provozní záznam o zakázce a podklad pro fakturu. Patří do něj číslo zakázky, obě strany, co zákazník požaduje, co jste zjistili, termín, rozpočet a jeho závaznost, soupis materiálu a hodin, vyúčtování a zápis o předání díla s případnými vadami. U spotřebitele navíc platí povinnost sdělit cenu předem a vydat doklad o provedené službě; překročit odhadovaný rozpočet lze jen za podmínek § 2612 a § 2622 občanského zákoníku.
Zakázkový list, servisní protokol a kniha zakázek
- Word
- Excel
- Bez registrace
- Platné pro rok 2026
Zakázkový list ve Wordu
Word (DOCX) · 83 kB
Jedna zakázka na jednom listu: hlavička s čísly a stranami, předmět zakázky podle zákazníka i podle zjištění, termíny a rozpočet, tabulka materiálu, tabulka odpracovaných hodin, vyúčtování a pole pro předání díla.
Stáhnout zdarma
Zakázkový list v PDF
PDF · 70 kB
Stejný list k tisku a vyplnění na místě u zákazníka. Vytiskni dvakrát: jeden zůstane zákazníkovi, druhý s podpisem tobě.
Stáhnout zdarmaServisní protokol ve Wordu
Word (DOCX) · 83 kB
Pro servisy a opravny: převzetí zařízení s výrobním číslem a příslušenstvím, popis závady podle zákazníka i podle technika, souhlas s cenou opravy, provedené úkony, náhradní díly a záruka na opravu.
Stáhnout zdarma
Servisní protokol v PDF
PDF · 63 kB
Stejný protokol k tisku. U spotřebitele slouží zároveň jako potvrzení o převzetí věci do opravy a o jejím provedení.
Stáhnout zdarmaKniha zakázek v Excelu
Excel (XLSX) · 13 kB
Dva listy navíc k papíru: kniha zakázek se stavem, hodinami, materiálem, fakturovanou a zaplacenou částkou, a kalkulace jedné zakázky, která spočítá materiál, práci, DPH i doplatek po záloze.
Stáhnout zdarmaŠablony neobsahují žádná konkrétní jména ani ceny. Word funguje i v LibreOffice a Google Docs, Excel v LibreOffice Calc a Google Sheets.
Co šablona obsahuje
Zakázkový list i servisní protokol jsou formuláře složené z tabulek, proto tu místo plného znění najdeš výčet oddílů a sloupců. Excelová kniha zakázek počítá ceny a zůstatky sama.
Zakázkový list
- Číslo zakázky a datum přijetí
- Zhotovitel a objednatel včetně IČO a kontaktu
- Adresa místa plnění, číslo objednávky nebo smlouvy
- Předmět zakázky podle zákazníka
- Zjištěný stav a doporučený postup zhotovitele
- Termín zahájení a dokončení, rozpočet a jeho závaznost
- Záloha a způsob úhrady
- Tabulka materiálu: položka, množství, MJ, cena za MJ, celkem
- Tabulka prací: datum, pracovník, popis, hodiny, sazba, celkem
- Vyúčtování: materiál, práce, doprava, cena bez DPH, DPH, cena s DPH, záloha, k úhradě
- Předání díla, soupis vad a nedodělků, termín odstranění, záruka a podpisy
Servisní protokol
- Číslo protokolu, datum a čas přijetí
- Servis a zákazník včetně kontaktů
- Typ zařízení, výrobní číslo, SPZ nebo IMEI
- Předané příslušenství a viditelné poškození při převzetí
- Zda je zařízení v záruce
- Závada podle sdělení zákazníka a závada zjištěná technikem
- Předběžná cena a souhlas zákazníka, požadavek na vyrozumění před překročením
- Tabulka provedených úkonů s hodinami a sazbou
- Tabulka náhradních dílů a materiálu
- Vyúčtování včetně dopravného a diagnostiky
- Zda bylo zařízení opraveno, záruka na opravu a potvrzení převzetí
Kniha zakázek v Excelu
- Číslo zakázky, datum přijetí, zákazník, předmět, termín
- Stav ze seznamu: přijatá, v realizaci, hotová, předaná, fakturovaná, zaplacená, storno
- Hodiny a hodinová sazba, cena práce se dopočítá
- Materiál a cena bez DPH jako součet práce a materiálu
- Fakturováno a zaplaceno, nahoře se počítá, kolik zbývá vybrat
- Součtový řádek za všechny zakázky
List Kalkulace zakázky a Návod
- Patnáct řádků materiálu s množstvím a cenou za MJ
- Třináct řádků práce s hodinami a sazbou
- Doprava a ostatní náklady
- Cena bez DPH, sazba DPH, DPH a cena s DPH
- Uhrazená záloha a částka k úhradě
- Návod v šesti krocích a poznámka k přenesené daňové povinnosti u stavebních prací
Co do zakázkového listu patří
| Položka | Status | Poznámka |
|---|---|---|
| Číslo zakázky a datum přijetí | Povinné v praxi | Jednoznačná identifikace, na kterou se odkazuje faktura i případná reklamace. Číslujte v nepřerušené řadě. |
| Zhotovitel a objednatel | Povinné v praxi | Jméno nebo firma, IČO a kontakt. U spotřebitele stačí jméno, adresa a telefon. |
| Předmět zakázky podle zákazníka | Povinné v praxi | Co zákazník požaduje, jeho slovy. Chrání vás před sporem o to, co bylo objednáno. |
| Zjištěný stav a doporučený postup | Doporučené | Co jste na místě našli a co navrhujete. Právě tady vzniká rozdíl mezi objednávkou a skutečným rozsahem prací. |
| Termín zahájení a dokončení | Doporučené | Bez termínu se doba plnění posuzuje podle § 1959 občanského zákoníku, tedy bez zbytečného odkladu po výzvě. |
| Rozpočet a jeho závaznost | § 2620 a § 2622 OZ | Uveďte, zda je rozpočet závazný, nebo jen orientační. U závazného rozpočtu nelze cenu jednostranně zvýšit. |
| Soupis materiálu a odpracovaných hodin | Povinné v praxi | Podklad pro fakturaci. Bez rozpisu zákazník nevidí, za co platí, a dohady o ceně jsou téměř jisté. |
| Předání díla a soupis vad | § 2605 OZ | Dílo je dokončeno předvedením způsobilosti sloužit svému účelu. Zápis o předání s případnými vadami je klíčový důkaz. |
| Záruka za jakost | § 2113 OZ ve spojení s § 2615 OZ | Záruční doba není automatická, sjednává se. U spotřebitele vedle toho vždy platí zákonná práva z vadného plnění. |
Jak zakázkový list vést krok za krokem
| Krok | Co udělat |
|---|---|
| 1. Založ zakázku | Přiděl číslo, zapiš datum přijetí a strany. Do knihy zakázek v Excelu přidej řádek se stavem přijatá. |
| 2. Zapiš, co zákazník chce | Jeho slovy a co nejkonkrétněji. Teprve pod to napiš, co jsi zjistil a co navrhuješ. Tyto dva odstavce řeší většinu pozdějších sporů. |
| 3. Domluv cenu a termín | Uveď, zda je rozpočet závazný. U spotřebitele cenu sděl předem; překročit rozpočet lze jen v mezích § 2612 občanského zákoníku. |
| 4. Průběžně zapisuj materiál a hodiny | Každou návštěvu zapiš hned: datum, kdo, kolik hodin, co dělal, jaký materiál. Zpětně to nikdo nesestaví přesně. |
| 5. Vyúčtuj | V kalkulaci sečti materiál, práci a dopravu, doplň DPH a odečti zálohu. Výsledek přenes do faktury. |
| 6. Nech potvrdit předání | Zákazník podpisem potvrdí převzetí a stav díla. Vady a nedodělky zapiš i s termínem odstranění, jinak se o nich bude vést spor. |
Před zakázkou pošli cenovou nabídku, po předání vystav fakturu.
Rozpočet, cena a předání díla
Cena podle rozpočtu. Není-li rozpočet zaručen jako úplný, může zhotovitel požadovat zvýšení ceny, objeví-li se potřeba činností, které v rozpočtu nebyly. Musí to ale oznámit bez zbytečného odkladu poté, co potřebu zjistil, jinak právo na zvýšení ceny zanikne (§ 2622 občanského zákoníku). Proto patří do zakázkového listu kolonka, zda je rozpočet závazný.
Cena určená odhadem. Ukáže-li se, že cenu bude nutné podstatně překročit, musí to zhotovitel objednateli bez zbytečného odkladu oznámit a odůvodnit. Objednatel pak může od smlouvy odstoupit; pokud neodstoupí bez zbytečného odkladu, platí, že se zvýšením souhlasí (§ 2612). Bez oznámení nemá zhotovitel na zvýšenou cenu právo.
Předání díla. Dílo je dokončeno, je-li předvedena jeho způsobilost sloužit svému účelu (§ 2605 občanského zákoníku). Objednatel dílo převezme s výhradami, nebo bez nich. Zápis o předání s případnými vadami a s termínem jejich odstranění je v případě sporu nejsilnější důkaz, který řemeslník má. Pro rozsáhlejší dílo se hodí samostatný předávací protokol.
Plátci DPH pozor na přenesenou daňovou povinnost. U stavebních a montážních prací mezi plátci se uplatní režim přenesení daňové povinnosti a daň odvádí příjemce plnění. Na faktuře pak DPH nevyčíslujete a uvádíte sdělení daň odvede zákazník.
Časté chyby
- Zakázka domluvená po telefonu. Bez písemného zadání se po měsíci nedá prokázat, co bylo objednáno a za kolik.
- Hodiny dopisované zpětně. Odhad odpracovaných hodin po dokončení zakázky je vždy nižší než skutečnost a bere ti peníze.
- Vícepráce bez oznámení. Zvýšení ceny zjištěné až na faktuře zákazník oprávněně odmítne. Oznam ho hned, jak se ukáže.
- Předání bez podpisu. Bez zápisu o předání nelze prokázat, kdy dílo přešlo na objednatele a v jakém stavu.
- Zakázkový list místo faktury. Doklad o zaplacení musí být faktura nebo účtenka, zakázkový list je jen podklad.
- Nikdo nehlídá platby. Fakturované a nezaplacené zakázky jsou u řemeslníků nejčastější díra v cash flow. Kniha zakázek v Excelu je proto počítá zvlášť.
Od zakázky k faktuře v DokladBotu
Účtenky za materiál z hobbymarketu, faktura za subdodávku, doklad za naftu: u řemeslné zakázky vzniká hromada papírů za den. DokladBot je vezme z WhatsAppu, přiřadí k nim dodavatele a částku a hlídá, které vystavené faktury ještě nedorazily na účet. Podívej se na všechny funkce.
Často kladené otázky
K čemu slouží zakázkový list?
Je to provozní záznam o jedné zakázce od převzetí po předání. Drží pohromadě, co zákazník objednal, co jste zjistili na místě, jaký byl domluvený termín a rozpočet, kolik hodin a materiálu zakázka spotřebovala a jak proběhlo předání. Slouží jako podklad pro fakturu, jako důkaz při reklamaci a jako podklad pro kalkulaci dalších zakázek. Zákon ho nepředepisuje, ale bez něj se u řemeslné práce těžko prokazuje, co bylo dohodnuto.
Je zakázkový list daňový doklad?
Není. Zakázkový list ani servisní protokol nejsou daňovým dokladem ani účetním dokladem o platbě. Na jejich základě vystavíš fakturu, případně účtenku při platbě v hotovosti. Do účetnictví vstupuje až faktura, zakázkový list zůstává provozní evidencí, kterou je ale dobré uchovávat po dobu možné reklamace.
Můžu překročit odhadovaný rozpočet?
Záleží na tom, jak byl sjednán. Je-li cena určena podle rozpočtu, který není zaručený jako úplný, může zhotovitel požadovat zvýšení ceny, objeví-li se potřeba činností do rozpočtu nezahrnutých, a to bez zbytečného odkladu poté, co se potřeba ukáže (§ 2622 občanského zákoníku). Cenu určenou odhadem lze podstatně překročit jen po oznámení objednateli s odůvodněním (§ 2612); objednatel pak může od smlouvy odstoupit. U závazného rozpočtu se cena bez dohody nemění.
Co musí obsahovat servisní protokol u spotřebitele?
Podle § 19 zákona o ochraně spotřebitele musí prodávající vydat spotřebiteli písemné potvrzení o tom, kdy uplatnil reklamaci, co je jejím obsahem a jaký způsob vyřízení požaduje, a následně potvrzení o datu a způsobu vyřízení. U placených oprav se navíc uplatní § 16: na žádost je nutné vydat doklad o poskytnuté službě s údajem o datu, rozsahu a ceně. Protokol proto vyplňuj oboustranně a jeden stejnopis vždy předej zákazníkovi.
Jak dlouho ručím za provedenou opravu?
Záruka za jakost není automatická, sjednává se a její délku uveďte přímo v protokolu. Nezávisle na ní má objednatel práva z vadného plnění: u díla se uplatňují obdobně jako u koupě a u spotřebitele platí, že vadu lze vytknout ve lhůtě dvou let od převzetí. U díla na nemovité věci je lhůta pro vytknutí skryté vady pět let (§ 2629 občanského zákoníku).
Proč vést knihu zakázek v Excelu, když mám zakázkové listy?
Papír řeší jednu zakázku, kniha zakázek řeší firmu. Z jednoho listu vidíš, co je rozdělané, co je hotové a nefakturované a co je fakturované a nezaplacené. Právě poslední sloupec bývá u řemeslníků největší díra: práce je odvedená, faktura vystavená a nikdo nehlídá, že peníze nedorazily. Šablona rozdíl mezi fakturovanou a zaplacenou částkou počítá sama.
Papíry ze zakázky rovnou do evidence
Vyfoť účtenku za materiál ve WhatsApp a je zaevidovaná. Ty se staráš o zakázku, ne o šanon v dodávce.
Vyzkoušej zdarmaZdroje
- Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, § 2586 a násl. (dílo), § 2605 (dokončení a předání), § 2612 (cena určená odhadem), § 2620 a § 2622 (cena podle rozpočtu), § 2629 (vady stavby).
- Zákon č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele, § 16 (doklad o poskytnuté službě) a § 19 (potvrzení o reklamaci a o jejím vyřízení).
- Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, § 92e (přenesení daňové povinnosti u stavebních a montážních prací).