Pokladní doklad
Doklad o pohybu hotovosti v pokladně
Příjmový doklad na hotovost přijatou, výdajový na hotovost vydanou. Bez nich nelze prokázat stav pokladny.
Co Pokladní doklad znamená
Pokladní doklad je doklad, kterým se zaznamenává pohyb hotovosti. Příjmový pokladní doklad potvrzuje přijetí peněz do pokladny, výdajový pokladní doklad jejich vydání. Slouží jako podklad pro evidenci a jako potvrzení pro druhou stranu.
Tohle heslo je jen definice. Praktický postup najdeš na stránce vzor příjmového pokladního dokladu ke stažení.
Podrobný výklad
Obsah dokladu není přesně předepsán, ale musí být průkazný. Uvádí se označení vystavovatele, pořadové číslo, datum, částka slovy i číslem, účel platby, jméno osoby, která peníze přijala nebo vydala, a podpis. U plátce daně z přidané hodnoty se doplňují údaje o sazbě a výši daně, protože doklad zároveň funguje jako daňový doklad.
Doklady se vedou v samostatných vzestupných číselných řadách zvlášť pro příjmy a zvlášť pro výdaje. Součet příjmových a výdajových dokladů musí vždy odpovídat skutečnému stavu hotovosti v pokladně. Rozdíl znamená buď chybějící doklad, nebo manko, které je nutné dohledat a vysvětlit.
I podnikatel, který přijímá platby výhradně na účet, potřebuje výdajové pokladní doklady. Nákupy v hotovosti, drobné vybavení, parkovné nebo poštovné se běžně platí hotově a bez dokladu je nelze uplatnit jako výdaj. Účtenka z obchodu přitom sama o sobě jako doklad stačí, pokladní doklad se vystavuje k pohybu ve vlastní pokladně.
Co na pokladní doklad patří
- Pořadové číslo v samostatné řadě pro příjmy a pro výdaje
- Datum uskutečnění platby
- Částka číslem i slovy, aby nešla dopsat další číslice
- Účel platby a odkaz na související fakturu
- Podpis přijímající nebo vydávající osoby
Příklad z praxe
Kavárnice vybere z pokladny 4 500 korun na nákup surovin. Vystaví výdajový pokladní doklad s číslem, datem, částkou a účelem. Po nákupu přiloží účtenku z velkoobchodu. Na konci dne se hotovost v pokladně shoduje se součtem dokladů, takže je evidence v pořádku a při kontrole se dá zpětně rekonstruovat každý pohyb.
Souvislosti
Pokladní doklady jsou součástí daňové evidence i účetnictví a navazují na inventarizaci pokladny ke konci roku. Souvisejí s evidencí tržeb, protože hotovostní tržby jsou právě tou oblastí, kterou evidence tržeb cílí. Archivují se stejně dlouho jako ostatní účetní doklady.
Časté otázky
Co musí pokladní doklad obsahovat?
Označení vystavovatele, pořadové číslo, datum, částku číslem i slovy, účel platby, jméno přijímající nebo vydávající osoby a podpis. Plátce daně z přidané hodnoty doplní sazbu a výši daně. Hotové vzory jsou na /vzory/prijmovy-pokladni-doklad a /vzory/vydajovy-pokladni-doklad.
Kolik smím zaplatit v hotovosti?
Nejvýše 270 000 Kč za jeden den mezi stejnými stranami podle zákona č. 254/2004 Sb., o omezení plateb v hotovosti. Vyšší částka musí jít bezhotovostně, jinak hrozí pokuta. Pravidla shrnuje /blog/faktura-za-hotove-pravidla-limity.
Potřebuju pokladní doklady, když beru platby jen na účet?
Ano, alespoň výdajové. Parkovné, poštovné, drobné vybavení nebo materiál se běžně platí hotově a bez dokladu je nelze uplatnit jako výdaj.
Jak doklady číslovat?
Ve dvou samostatných vzestupných řadách, zvlášť pro příjmy a zvlášť pro výdaje. Součet příjmových a výdajových dokladů musí vždy odpovídat skutečnému stavu hotovosti v pokladně, rozdíl znamená chybějící doklad nebo manko.
Je pokladní doklad totéž co účtenka?
Není. Účtenka je doklad, který dostaneš od obchodníka, pokladní doklad zachycuje pohyb ve tvé vlastní pokladně. Rozdíly mezi doklady vysvětluje /blog/uctenka-vs-faktura-rozdil.
Jak dlouho pokladní doklady schovávat?
Jako ostatní účetní doklady: u účetních jednotek pět let od konce účetního období, u daňových dokladů plátce daně z přidané hodnoty deset let. Když se lhůty kříží, platí ta delší.
Související pojmy
Kde se to počítá a hlídá za vás
Programy, které s tímhle pojmem pracují každý den, a kalkulačky zdarma.
Kam dál
DokladBot ti hlídá termíny, sazby i limity
Systém ví, co je DUZP, jaká je sazba, kdy podat kontrolní hlášení a kdy ti hrozí překročení limitu.
Vyzkoušej zdarma