Účetní doklad
Průkazný záznam o hospodářské operaci
Bez dokladu neexistuje uznatelný náklad. Musí být průkazný, čitelný a musí obsahovat zákonem vymezené údaje.
Co Účetní doklad znamená
Účetní doklad je průkazný záznam, který dokládá uskutečnění konkrétní hospodářské operace. Zákon o účetnictví mu předepisuje povinné náležitosti a bez něj nelze operaci zaúčtovat ani uplatnit související výdaj jako daňově uznatelný.
Podrobný výklad
Povinnými náležitostmi jsou označení dokladu, obsah operace a její účastníci, peněžní částka nebo údaj o množství a ceně, okamžik vyhotovení dokladu, okamžik uskutečnění operace, pokud se liší, a podpisový záznam osoby odpovědné za operaci a za její zaúčtování. Doklad musí být vyhotoven bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti.
Účetní doklady se dělí podle typu operace. Externí doklady přicházejí zvenčí: přijaté faktury, účtenky, bankovní výpisy. Interní doklady vznikají uvnitř podniku a slouží k zachycení operací, které nemají vnější doklad, například odpisů, kurzových rozdílů nebo přeúčtování mezi středisky.
Chybějící nebo neprůkazný doklad je nejčastější důvod, proč správce daně vyřadí výdaj z daňově uznatelných nákladů. Vyblednutá účtenka, doklad bez identifikace dodavatele nebo faktura bez popisu plnění patří mezi typické problémy. Doklad je proto potřeba nejen mít, ale i uchovat v čitelné podobě po celou archivační lhůtu.
Povinné náležitosti účetního dokladu
- Označení dokladu a jeho pořadové číslo
- Obsah účetního případu a jeho účastníci
- Peněžní částka nebo údaj o množství a ceně
- Okamžik vyhotovení dokladu
- Okamžik uskutečnění účetního případu, liší-li se od vyhotovení
Příklad z praxe
Podnikatel zaplatí hotově parkovné 120 korun a dostane útržek bez jakékoli identifikace. Takový lístek není průkazný účetní doklad. Vystaví proto výdajový pokladní doklad s datem, částkou, účelem a přiloží k němu lístek. Tím vznikne průkazná dvojice, kterou správce daně akceptuje.
Souvislosti
Účetní doklad je základní stavební kámen daňové evidence i účetnictví. Navazuje na fakturu, pokladní doklad a interní doklad, na archivační lhůtu a na inventarizaci. U plátců daně z přidané hodnoty na něj navazují ještě přísnější náležitosti daňového dokladu.
Časté otázky
Jaké údaje musí účetní doklad obsahovat?
Označení dokladu, obsah účetního případu a jeho účastníky, peněžní částku nebo údaj o množství a ceně, okamžik vyhotovení, okamžik uskutečnění případu, liší-li se od vyhotovení, a podpisový záznam odpovědné osoby.
Co se stane, když je doklad neúplný?
Správce daně může výdaj vyřadit z daňově uznatelných nákladů a daň doměřit. Chybějící údaje se dají doplnit vlastním interním nebo výdajovým pokladním dokladem, který se k původnímu dokladu přiloží.
Je účtenka účetní doklad?
Je, pokud je průkazná. Útržek bez identifikace vystavitele, data a předmětu plnění průkazný není. Co má účtenka obsahovat, shrnuje /blog/uctenka-nalezitosti-vzor.
V čem se liší od daňového dokladu?
Daňový doklad má přísnější náležitosti podle zákona o dani z přidané hodnoty a bez něj nelze uplatnit nárok na odpočet. Rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem rozebírá /blog/danovy-doklad-vs-faktura.
Kdy doklad vystavit?
Bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, kterou zachycuje. Doklady dopisované zpětně na konci roku bývají při kontrole první, na co se správce daně zaměří.
Jak dlouho doklady uchovávat?
Účetní doklady pět let od konce účetního období, daňové doklady u daně z přidané hodnoty deset let od konce zdaňovacího období. Když se lhůty kříží, platí ta delší, přehled je na /blog/archivace-dokladu-lhuty-pravidla.
Související pojmy
Kde se to počítá a hlídá za vás
Programy, které s tímhle pojmem pracují každý den, a kalkulačky zdarma.
Kam dál
DokladBot ti hlídá termíny, sazby i limity
Systém ví, co je DUZP, jaká je sazba, kdy podat kontrolní hlášení a kdy ti hrozí překročení limitu.
Vyzkoušej zdarma