Výdajový pokladní doklad: vzor ke stažení zdarma

Výdajový pokladní doklad je zrcadlový protějšek příjmového dokladu. Zatímco příjmový doklad dokládá, že hotovost do pokladny přišla, výdajový dokládá, že z ní odešla. Dohromady tvoří pokladní knihu, jejíž zůstatek musí kdykoli odpovídat penězům, které v pokladně reálně jsou.

Právní rámec je stejný jako u příjmového dokladu: jde o účetní doklad podle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Konkrétní podobu formuláře zákon nepředepisuje, určuje jen obsah. Náš vzor proto obsahuje všechny povinné údaje a přidává praktická pole, jako je vazba na přijatou fakturu, částka slovy nebo podpis příjemce hotovosti.

Výdajový doklad se v účetnictví často podceňuje, protože se zdá jako formalita. Ve skutečnosti je to nejcitlivější místo hotovostní evidence. Peníze, které z pokladny odejdou bez dokladu, prostě zmizí a nikdo je neobhájí ani jako výdaj, ani jako pohyb majetku.

Nejčastěji při nákupu za hotové: materiál, drobné vybavení, kancelářské potřeby, pohonné hmoty. Dále při hotovostní úhradě přijaté faktury, kdy na doklad připíšeš i její číslo. Vystavuje se také při výplatě zálohy zaměstnanci nebo spolupracovníkovi, při proplacení cestovních náhrad a při výběru podnikatele pro osobní potřebu.

Zvláštní pozor si dej u záloh. Vydáš-li někomu 5 000 Kč na nákup, vystavíš výdajový doklad na 5 000 Kč. Když se dotyčný vrátí s účtenkami za 4 200 Kč a zbytek přinese zpátky, vystavíš na 800 Kč příjmový doklad. Bez těch dvou dokladů zůstane v evidenci osmisetkorunová díra, kterou pak nikdo nedokáže vysvětlit.

Stejně jako u příjmového dokladu platí, že se má vystavovat bez zbytečného odkladu po zjištění skutečnosti, kterou zachycuje (§ 11 odst. 2 zákona o účetnictví). Ideálně tedy hned při výdeji peněz, ne po týdnech z paměti.

Příjmové a výdajové doklady se zapisují do pokladní knihy chronologicky. Zůstatek se počítá jako počáteční stav plus příjmy minus výdaje a musí odpovídat hotovosti v pokladně. Kontrolu dělej pravidelně, nejlépe na konci každého měsíce. Rozdíl, který objevíš hned, se ještě dá dohledat, rozdíl objevený po roce už zpravidla ne.

Lhůty pro archivaci jsou stejné jako u ostatních účetních dokladů: 5 let podle § 31 zákona o účetnictví, u daňových dokladů 10 let podle § 35 zákona o DPH. Elektronické uchovávání povoluje § 35a zákona o DPH, musí ale být zaručena věrohodnost původu a neporušenost obsahu. Termální účtenky navíc do roka vyblednou, takže sken nebo fotografie není jen pohodlí, ale nutnost. Víc v článku archivace dokladů: lhůty a pravidla.