Program na daňovou evidenci 2026: Excel, program zdarma, nebo aplikace?
Krátká odpověď: do cca 10 dokladů měsíčně stačí Excel zdarma, nad to se vyplatí program nebo aplikace s OCR účtenek. Zákon žádný konkrétní software nepředepisuje. Níže najdeš, co musí evidence obsahovat, a férové srovnání všech tří cest včetně cen.
Aktualizováno 20. 8. 2026
TL;DRČím vést daňovou evidenci v 2026
- Excel / Google Sheets: zdarma a legální. Dává smysl do cca 10 dokladů měsíčně u neplátce DPH. Vše přepisuješ ručně a doklady archivuješ zvlášť.
- Program zdarma: free tarify Fakturoidu a iDokladu (omezené cca na 5 kontaktů) nebo DokladBot free (3 kredity/měs navždy). Stačí pro velmi malý objem.
- Placený program / aplikace: cca 150 až 650 Kč/měs. Automatika, OCR, podklady pro DPH. DokladBot od 199 Kč/měs bez DPH, celý běží ve WhatsAppu: fotka účtenky, zaúčtováno.
- Paušální režim daně: evidenci pro daň z příjmů skoro neřešíš, doklady si ale schovávej.
- Plátce DPH: Excel neriskuj. Kontrolní hlášení ručně je nejčastější zdroj pokut.
Co musí daňová evidence obsahovat
Daňovou evidenci definuje § 7b zákona o daních z příjmů. Vedeš ji, pokud jako OSVČ uplatňuješ skutečné výdaje a nevedeš (podvojné) účetnictví. Obsahuje dvě věci:
- Příjmy a výdaje v členění potřebném pro zjištění základu daně (co je daňově uznatelné a co ne)
- Majetek a dluhy: hmotný majetek, zásoby, pohledávky, závazky
Forma je na tobě: sešit, Excel, program i aplikace jsou v pořádku. Musíš ale umět doložit každou položku dokladem a evidenci archivovat po celou dobu, kdy může finanční úřad daň doměřit. Plátci DPH archivují daňové doklady 10 let.
Pokud uplatňuješ výdajový paušál (např. 60 % u živnosti), plnou daňovou evidenci nevedeš, stačí evidence příjmů a pohledávek. V paušálním režimu daně neřešíš pro daň z příjmů skoro nic. Jestli se ti víc vyplatí paušál, nebo skutečné výdaje, spočítáš i podle DPH v naší kalkulačce DPH.
Tři cesty: Excel, program, aplikace
1. Daňová evidence v Excelu
Dva listy: peněžní deník (datum, doklad, popis, příjem/výdaj, daňová uznatelnost) a evidence majetku a dluhů. Funguje a je zdarma.
Plus: 0 Kč, plná kontrola, žádná registrace.
Mínus: ruční přepis všeho, žádná kontrola chyb, doklady archivuješ zvlášť, u DPH prakticky nepoužitelné.
2. Fakturační program
Fakturoid, iDoklad a podobné weby. Primárně fakturace, evidence výdajů a podklady pro daně ve vyšších tarifech. Free verze omezené na cca 5 kontaktů.
Plus: správné číselné řady, párování plateb, upomínky.
Mínus: výdaje typicky zadáváš ve webovém formuláři, další aplikace k naučení.
3. Aplikace ve WhatsAppu
DokladBot: vyfotíš účtenku, OCR ji přečte a zařadí, faktura na jednu zprávu s QR platbou, podklady pro DPH a export do Pohody, Money S3, ABRA Flexi.
Plus: žádná nová aplikace, doklad vyřešíš do 10 sekund na místě.
Mínus: pokročilé fakturační workflow (šablony, klientský portál) jen základní.
Srovnávací tabulka
| Kritérium | Excel / Sheets | Fakturační program | DokladBot |
|---|---|---|---|
| Cena | 0 Kč (máš-li Office), jinak Google Sheets zdarma | Free tarify omezené, placené cca 150 až 650 Kč/měs | 3 kredity/měs zdarma navždy, tarify od 199 Kč/měs bez DPH |
| Zadávání dokladů | Ruční přepis každé účtenky | Ruční formulář, u vyšších tarifů OCR | Fotka účtenky do WhatsAppu, OCR s 94 % přesností |
| Kategorizace výdajů | Ruční, vlastní sloupce | Poloautomatická | Plně automatická |
| Vystavování faktur | Vlastní šablona, bez číselné řady | Ano, hlavní funkce | Ano, zprávou ve WhatsAppu, PDF s QR platbou |
| Podklady pro DPH a kontrolní hlášení | Ručně, vysoké riziko chyb | Ano ve vyšších tarifech | Ano, automaticky |
| Evidence majetku a dluhů (§ 7b) | Vlastní list, jde to | Ano | Ano |
| Archiv dokladů | Šanon nebo složka na disku zvlášť | Přílohy k záznamům | Automaticky u každého záznamu |
| Export pro účetní (Pohoda / Money S3 / ABRA Flexi) | Jen CSV, účetní přepisuje | Podle nástroje | Ano, všechny tři formáty |
| Riziko chyb a zapomenutých dokladů | Vysoké, vše stojí na disciplíně | Nízké | Nízké, doklad vyřešíš hned na místě |
| Čas měsíčně (cca 30 dokladů) | 3 až 5 hodin | 1 až 2 hodiny | Cca 30 minut, průběžně po pár sekundách |
Orientační ceny programů k srpnu 2026: Fakturoid od 182 Kč/měs s DPH při měsíční platbě, free do 5 odběratelů (fakturoid.cz/cenik); iDoklad od 187 Kč/měs bez DPH, nejvyšší tarif 625 Kč/měs bez DPH, free do 5 kontaktů (idoklad.cz/cenik). DokladBot: Start 199 / Profi 549 / Business 1199 Kč/měs bez DPH, viz ceník.
Kdy Excel opravdu stačí
Buďme féroví: spousta OSVČ program nepotřebuje. Excel nebo Google Sheets ti stačí, pokud:
- nejsi plátce DPH ani identifikovaná osoba
- máš do cca 10 dokladů měsíčně a fakturuješ 1 až 3 stálým klientům
- baví tě tabulky a udržíš disciplínu zapisovat každý týden
- doklady si důsledně skenuješ nebo zakládáš do šanonu
Zlom přichází ve dvou situacích. První je registrace k DPH: přiznání a kontrolní hlášení každý měsíc nebo kvartál v Excelu znamená ručně párovat každý doklad s DIČ dodavatele. Jedna překlepnutá položka a chodí výzva z finančního úřadu. Druhá je objem: při 30 dokladech měsíčně strávíš přepisováním 3 až 5 hodin. Při sazbě 500 Kč/h tě Excel reálně stojí víc než kterýkoliv placený nástroj.
Přehled toho, co za tebe umí automatika převzít, najdeš na stránce funkce DokladBota.
Pro koho je co
OSVČ v paušálním režimu
Vítěz: Excel nebo nic.
Pro daň z příjmů skoro nic nevedeš. Schovávej si doklady a hlídej limit příjmů, na to stačí jednoduchá tabulka.
Neplátce, pár dokladů měsíčně
Vítěz: Excel nebo free tarif.
Free verze Fakturoidu či iDokladu na faktury, tabulka na výdaje. Program se ti zatím nevyplatí, a to říkáme jako výrobce programu.
Řemeslník, gastro, terén
Vítěz: DokladBot.
Účtenky vznikají na cestách a v Excelu končí v kapse. Fotka do WhatsAppu na místě znamená, že na konci roku nic nechybí.
Plátce DPH, skutečné výdaje
Vítěz: placený program nebo DokladBot.
Kontrolní hlášení ručně nedělej. Pokud chceš plnohodnotné webové rozhraní a hlavně fakturuješ, dobře poslouží i Fakturoid nebo iDoklad.
Detailní srovnání s konkrétními nástroji: DokladBot vs Fakturoid a další na stránce srovnání.
Jak vypadá daňová evidence v DokladBotu
Konkrétní příklad. Natankuješ za 1 240 Kč, vyfotíš účtenku a pošleš ji do WhatsAppu. DokladBot přečte částku, DPH, dodavatele i datum, zařadí výdaj do kategorie pohonné hmoty a uloží ho do evidence i s fotkou dokladu. Trvá to pár sekund a účtenka může do koše.
Faktura funguje stejně: napíšeš „faktura pro ACME 12 000 Kč za konzultaci" a přijde PDF s QR kódem pro platbu. Na konci období máš hotové podklady pro přiznání, plátcům DPH i kontrolní hlášení, a účetní si stáhne export do Pohody, Money S3 nebo ABRA Flexi.
Prvních 7 dní je zdarma, poté od 199 Kč/měs bez DPH. Podrobnosti v ceníku. Jak přesně OCR funguje, popisujeme v článku Fotka účtenky → zaúčtováno: jak to funguje.
Často kladené otázky
Můžu vést daňovou evidenci v Excelu?
Ano, zákon o daních z příjmů nepředepisuje žádný konkrétní software. Daňová evidence v Excelu je legální, pokud obsahuje příjmy a výdaje v členění pro základ daně a evidenci majetku a dluhů. Praktický limit je jinde: účtenky musíš přepisovat ručně, hlídat kategorie výdajů a doklady archivovat zvlášť. Při desítkách dokladů měsíčně to přestává dávat smysl.
Existuje program na daňovou evidenci zdarma?
Ano. Fakturoid i iDoklad mají free tarify omezené na cca 5 kontaktů, DokladBot dává 3 kredity měsíčně navždy zdarma. Free verze typicky stačí OSVČ s pár doklady měsíčně. Jakmile potřebuješ automatiku (OCR účtenek, párování plateb, podklady pro DPH), počítej s 150 až 650 Kč měsíčně podle nástroje.
Potřebuju daňovou evidenci, když uplatňuju výdaje paušálem?
Při výdajovém paušálu (60 %, 80 % apod.) vedeš jen evidenci příjmů a pohledávek, ne plnou daňovou evidenci. V paušálním režimu daně nevedeš pro daň z příjmů skoro nic, ale doklady se vyplatí schovávat kvůli případné kontrole a překročení limitů. Plnou daňovou evidenci vedeš, když uplatňuješ skutečné výdaje.
Co musí daňová evidence obsahovat?
Podle § 7b zákona o daních z příjmů obsahuje daňová evidence údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a údaje o majetku a dluzích. K tomu archivuješ doklady po dobu, kdy může finanční úřad daň doměřit, u plátců DPH 10 let daňové doklady.
Čím se liší daňová evidence od účetnictví?
Daňová evidence sleduje skutečné příjmy a výdaje (peněžní tok), účetnictví (podvojné) sleduje výnosy a náklady bez ohledu na platbu. OSVČ vede typicky daňovou evidenci, povinné účetnictví má až při zápisu do obchodního rejstříku nebo obratu nad 25 mil. Kč. Pro běžnou OSVČ je daňová evidence jednodušší a levnější.
Jak vede daňovou evidenci DokladBot?
Vyfotíš účtenku nebo přepošleš fakturu do WhatsAppu, DokladBot ji přečte přes OCR, zařadí do kategorie a uloží do evidence příjmů a výdajů. Faktury vystavíš zprávou, s QR kódem pro platbu. Plátcům DPH připraví podklady pro přiznání a kontrolní hlášení, účetní si vezme export do Pohody, Money S3 nebo ABRA Flexi. Tarify od 199 Kč/měs bez DPH, 7 dní zdarma.
Vyzkoušej daňovou evidenci bez přepisování
7 dní zdarma, bez platební karty. Dosavadní evidenci z Excelu nebo jiného programu ti podpora naimportuje zdarma.