Peněžní deník: vzor v Excelu ke stažení zdarma
Stáhni si peněžní deník pro daňovou evidenci OSVČ. Excel se třemi listy: deník s automatickými součty a rozbalovacím seznamem kategorií, návod krok za krokem a přehled, které výdaje jsou daňově uznatelné a které ne.
Aktualizováno 9. září 2026
Rychlá odpověď: peněžní deník je hlavní kniha daňové evidence: každý příjem a výdaj na samostatném řádku ke dni, kdy peníze skutečně přišly nebo odešly. Rozdíl součtů je základ daně. Vzor níže si stáhneš v Excelu zdarma, součty i kontrolu kategorií už má v sobě.
Vzory ke stažení zdarma
Soubor je zdarma, bez registrace a bez vodoznaku. Vzorové řádky v deníku jsou tři a slouží jen jako ukázka, klidně je přepiš. Pokud řešíš, čím evidenci vést dlouhodobě, projdi si srovnání programů na daňovou evidenci.
Co je peněžní deník a kdo ho vede
Jednoduše: sešit, do kterého si zapisuješ, kolik peněz přišlo a kolik odešlo. Nic víc za tím není. Když od součtu příjmů odečteš součet daňových výdajů, máš základ daně z příjmů.
Odborně: peněžní deník je hlavní kniha daňové evidence podle § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Pracuje na hotovostním principu, tedy podle skutečného pohybu peněz. Fakturu vystavenou v prosinci, kterou klient zaplatí až v lednu, zapíšeš do deníku v lednu, ne v prosinci. Tím se daňová evidence liší od účetnictví, které sleduje výnosy a náklady bez ohledu na platbu.
Deník vede OSVČ, která uplatňuje skutečné výdaje a není účetní jednotkou. Účetnictví musí vést až fyzická osoba zapsaná v obchodním rejstříku nebo ta, jejíž obrat přesáhl za předcházející kalendářní rok 25 000 000 Kč. Kdo uplatňuje výdaje paušálem podle § 7 odst. 7 ZDP, tedy 80, 60, 40 nebo 30 % z příjmů, vede jen záznamy o příjmech a evidenci pohledávek.
Samotný deník ale nestačí. § 7b požaduje i údaje o majetku a dluzích, takže k němu patří kniha pohledávek a závazků, karty dlouhodobého majetku nad 80 000 Kč vstupní ceny podle § 26 ZDP a u obchodníků karty zásob. K poslednímu dni zdaňovacího období se podle § 7b odst. 4 zjišťuje skutečný stav zásob, hmotného majetku, pohledávek a dluhů a provede se o tom zápis.
Co vzor obsahuje: tři listy v jednom souboru
List Peněžní deník. Sedm sloupců: datum, číslo dokladu, popis, příjem v Kč, výdaj v Kč, kategorie a poznámka. Prostor je na 99 záznamů. Sloupec kategorie má rozbalovací seznam s pěti hodnotami (tržby, materiál, služby, pojistné, ostatní), takže se do něj nedá napsat překlep. Pod tabulkou jsou tři řádky se vzorci: součet příjmů, součet výdajů a jejich rozdíl, tedy orientační základ daně.
List Návod. Osm bodů, jak deník vést, od zásady jedna částka do jednoho sloupce až po upozornění, že zálohy na sociální a zdravotní pojištění OSVČ nejsou daňově uznatelný výdaj.
List Kategorie výdajů. Deset kategorií a u každé jednoznačná odpověď, jestli je daňově uznatelná, plus příklady. Tenhle list je důvod, proč vzor vznikl: většina chyb v ručně vedené evidenci není v součtech, ale v tom, že se do daňových výdajů dostane něco, co tam nepatří.
Ukázkové řádky v deníku jsou tři: vydaná faktura na 18 500 Kč v kategorii tržby, nákup materiálu za 4 320 Kč a záloha zdravotní pojišťovně 3 306 Kč s poznámkou, že nejde o daňový výdaj. Přepiš je vlastními daty, jsou tam jen jako vzor.
Které výdaje jsou daňově uznatelné a které ne
Přehled odpovídá třetímu listu v souboru. Sloupec vpravo říká, proč to tak je, aby sis nemusel pamatovat jen ano a ne.
| Kategorie | Daňově uznatelné | Příklady a poznámky |
|---|---|---|
| Materiál a zboží | Ano | Materiál pro zakázky, zboží k dalšímu prodeji, drobné nářadí a spotřební materiál |
| Služby | Ano | Subdodávky, nájem provozovny, telefon a internet v podnikatelské části, účetní, software |
| Provoz auta | Ano | Pohonné hmoty a opravy u auta v obchodním majetku, nebo paušál na dopravu 4 000 až 5 000 Kč měsíčně |
| Odpisy majetku | Ano | Majetek nad 80 000 Kč se neuplatní najednou, ale postupně formou odpisů (§ 26 ZDP) |
| Mzdy zaměstnanců | Ano | Hrubé mzdy a povinné odvody za zaměstnance |
| Sociální pojištění OSVČ | Ne | Zálohy na důchodové pojištění podnikatele nejsou daňový výdaj (§ 25 odst. 1 písm. g) ZDP) |
| Zdravotní pojištění OSVČ | Ne | Zálohy na zdravotní pojištění podnikatele nejsou daňový výdaj, minimum 2026 je 3 306 Kč měsíčně |
| Daň z příjmů, penále, pokuty | Ne | Zaplacená daň z příjmů, penále a většina pokut nejsou daňový výdaj |
| Osobní spotřeba | Ne | Výběry pro vlastní potřebu, rodinné nákupy, oblečení bez ochranné funkce |
| Reprezentace | Ne | Pohoštění a dary obchodním partnerům, výjimkou jsou reklamní předměty do 500 Kč |
Přehled je orientační podle zákona o daních z příjmů. Sporné položky konzultuj s účetní nebo daňovým poradcem, podrobněji je rozebírá článek daňově uznatelné náklady OSVČ.
Jak peněžní deník vyplnit krok za krokem
- Jeden pohyb peněz, jeden řádek. Datum, číslo dokladu, popis. Datum je den, kdy peníze skutečně přišly nebo odešly, ne den vystavení faktury.
- Částku piš jen do jednoho sloupce. Buď příjem, nebo výdaj, nikdy do obou. Jinak se rozbijí součty pod tabulkou.
- Vyber kategorii ze seznamu. Rozbalovací seznam ve sloupci F nabídne tržby, materiál, služby, pojistné a ostatní. Kategorie ti pak umožní filtrovat a rychle dohledat, kolik jsi za rok utratil za materiál.
- Nedaňové položky označ v poznámce. Zálohy na pojistné, osobní výběry a vklady do deníku patří, aby seděl stav peněz, ale do daňových výdajů se nezapočítávají. Poznámka je tvoje pojistka, až budeš dělat přiznání.
- Číslo dokladu musí sedět s archivem. Účtenku, fakturu nebo výdajový pokladní doklad ulož pod stejným číslem, papírově do šanonu nebo jako sken do složky za daný měsíc.
- Zapisuj průběžně, ideálně každý týden. Rekonstrukce roku z krabice účtenek v březnu je nejdražší způsob vedení evidence, jak časem, tak zapomenutými výdaji.
- Na konci roku zkontroluj rozdíl. Řádek Rozdíl (základ daně) pod tabulkou je orientační číslo. Před přiznáním od něj ještě odečti položky, které jsi označil jako nedaňové, a přičti majetkové odpisy.
- Doplň evidenci majetku a dluhů. Deník řeší jen peníze. Neuhrazené vydané i přijaté faktury a majetek nad 80 000 Kč patří do samostatných seznamů, u pár položek stačí druhý list v tomtéž sešitu.
Časté chyby v peněžním deníku
- Zálohy na pojistné mezi daňovými výdaji. Nejčastější a nejdražší chyba. § 25 odst. 1 písm. g) ZDP je vylučuje. Při minimálních zálohách 2026, tedy 5 720 Kč na sociální a 3 306 Kč na zdravotní pojištění měsíčně, jde o víc než 100 000 Kč za rok, které do výdajů nepatří.
- Zápis podle data faktury. Daňová evidence je hotovostní. Rozhoduje den, kdy peníze přišly na účet nebo do pokladny.
- Osobní vklady mezi příjmy. Vklad vlastních peněz do podnikání není příjem z podnikání. Když ho zapíšeš do sloupce příjem bez poznámky, zdaníš si vlastní peníze.
- Chybějící čísla dokladů. Řádek bez odkazu na doklad je jen tvrzení. Výdaj se prokazuje dokladem, ne zápisem v tabulce.
- Reprezentace jako služba. Oběd s klientem je pohoštění a daňově uznatelný není. Výjimkou jsou reklamní předměty do 500 Kč.
- Rozbité vzorce. Vzorce sčítají řádky 2 až 100. Když přidáš řádky pod ně nebo smažeš celý řádek 100, rozsah se rozjede a součet přestane sedět. Radši vkládej nové řádky doprostřed tabulky.
Kdy Excel na daňovou evidenci přestane stačit
Tabulka je legální a při pár dokladech měsíčně naprosto v pořádku. Zlom nastává zhruba na deseti dokladech měsíčně, kdy začne převažovat ruční práce: každou účtenku přepíšeš, kategorii vybereš, doklad odložíš do šanonu a v březnu půl dne hledáš, co je ten řádek za 1 240 Kč z června. U zhruba 30 dokladů měsíčně to dělá 3 až 5 hodin, u aplikace s rozpoznáváním účtenek zhruba půl hodiny.
Excel má tři slabá místa, která žádný vzorec nevyřeší: doklady jsou uložené jinde než záznamy, podklady pro DPH a kontrolní hlášení se dělají ručně a účetní z tabulky nedostane import do Pohody nebo Money S3, takže přepisuje. Férové srovnání všech tří cest, tedy tabulky, programu a aplikace, včetně cen najdeš na stránce program na daňovou evidenci.
Pokud ještě řešíš, jestli vůbec skutečné výdaje evidovat, nebo přejít na paušál, pomůže článek daňová evidence nebo paušál. Do paušální daně může vstoupit OSVČ s příjmy do 2 000 000 Kč, která není plátcem DPH.
Často kladené otázky
Co je peněžní deník?
Hlavní kniha daňové evidence. Chronologicky se do ní zapisuje každý příjem a výdaj v okamžiku, kdy peníze skutečně přišly nebo odešly. Rozdíl součtu příjmů a daňových výdajů je základ daně z příjmů. Někdy se mu říká také deník příjmů a výdajů, jde o totéž.
Můžu vést daňovou evidenci v Excelu?
Ano. Podle § 7b zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, obsahuje daňová evidence údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně a údaje o majetku a dluzích. Zákon žádný konkrétní software nepředepisuje, takže tabulka je plnohodnotná forma. Praktický limit je jinde: každou účtenku přepisuješ ručně.
Co vzor peněžního deníku obsahuje?
Tři listy. List Peněžní deník má sloupce datum, číslo dokladu, popis, příjem, výdaj, kategorie a poznámka, prostor pro 99 záznamů a pod tabulkou automatické součty příjmů, výdajů a jejich rozdílu. List Návod má osm kroků, jak deník vést. List Kategorie výdajů je přehled deseti kategorií s tím, které jsou daňově uznatelné a které ne.
Proč se zálohy na pojistné OSVČ nesmí počítat do výdajů?
Protože je § 25 odst. 1 písm. g) zákona o daních z příjmů výslovně vylučuje. Zálohy na sociální i zdravotní pojištění podnikatele patří do deníku kvůli přehledu o penězích, ale do daňových výdajů se nezapočítávají. Je to nejčastější chyba v ručně vedené evidenci, a protože minimální zálohy 2026 dělají 5 720 Kč sociálního a 3 306 Kč zdravotního měsíčně, jde o desetitisíce ročně.
Musí být deník očíslovaný a jak souvisí s doklady?
Každý řádek deníku musí mít číslo dokladu, které sedí s archivem. Doklad, tedy účtenku nebo fakturu, uchováváš zvlášť, papírově nebo jako sken. Bez této vazby je zápis v deníku jen tvrzením: prokázat výdaj se podle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů musí dokladem.
Stačí peněžní deník sám o sobě?
Ne. § 7b zákona o daních z příjmů požaduje kromě příjmů a výdajů i údaje o majetku a dluzích. Prakticky k deníku patří kniha pohledávek a závazků, karty majetku nad 80 000 Kč vstupní ceny a u obchodníků karty zásob. K poslednímu dni období se podle § 7b odst. 4 zjišťuje skutečný stav zásob, majetku, pohledávek a dluhů a provádí se o tom zápis.
Potřebuju peněžní deník, když uplatňuju výdaje paušálem?
Ne v plném rozsahu. Při výdajovém paušálu podle § 7 odst. 7 ZDP, tedy 80, 60, 40 nebo 30 % podle činnosti, vedeš jen záznamy o příjmech a evidenci pohledávek. Peněžní deník je namístě, když uplatňuješ skutečné výdaje. Sloupec s příjmy z tohoto vzoru ale poslouží i paušalistovi.
Jak dlouho deník a doklady uchovávat?
Podle § 7b odst. 5 ZDP za všechna zdaňovací období, pro která neuplynula lhůta pro stanovení daně. Základní lhůta jsou 3 roky, může se ale prodloužit až na 10 let, typicky při daňové ztrátě nebo kontrole. Plátci DPH uchovávají daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období podle § 35 zákona o DPH.
Daňová evidence bez přepisování účtenek
Vyfoť účtenku do WhatsAppu a DokladBot z ní přečte dodavatele, částku, datum i DPH a zařadí ji do správné kategorie. Deník se plní sám a doklad zůstává uložený u záznamu.
Vyzkoušej zdarma