Stavy datové zprávy: kompletní přehled 1 až 10

Datová zpráva není e-mail. Od okamžiku odeslání prochází v informačním systému datových schránek (ISDS) přesně definovanými stavy a některé z nich mají tvrdé právní důsledky: od doručení běží lhůty pro odvolání, zaplacení pokuty nebo reakci na výzvu finančního úřadu. A po 90 dnech od doručení systém obsah zprávy nenávratně smaže. V tomto článku najdete kompletní přehled všech deseti stavů datové zprávy, vysvětlení klíčových přechodů a doporučení, co v jednotlivých situacích dělat.

Tabulka: všech 10 stavů datové zprávy

Oficiální číselník stavů vychází z dokumentace webových služeb ISDS pro manipulaci s datovými zprávami, kterou publikuje správce systému (dokumentace ISDS, kap. 1.5 Koloběh datových zpráv):

Stav	Název	Co znamená	Co s tím
1	Podána	Zpráva vznikla v ISDS. V tomto stavu je jen zlomek sekundy.	Nic, jde o technický mezikrok.
2	Opatřena časovým razítkem	Zpráva včetně příloh dostala podací časové razítko a čeká na antivirovou kontrolu.	Nic, systém pokračuje automaticky.
3	Neprošla kontrolou	Zpráva obsahovala škodlivý kód, nebyla dodána a čeká na smazání.	Odesílatel musí zprávu poslat znovu s nezávadnými přílohami.
4	Dodána	Zpráva je ve schránce adresáta, odešel notifikační e-mail. Lhůty ještě neběží.	Adresát: přihlaste se a zprávu si přečtěte, jinak za 10 dní nastane fikce.
5	Doručena fikcí	Uplynulo 10 dní od dodání a nikdo oprávněný se nepřihlásil. Zpráva se považuje za doručenou.	Lhůty už běží. Přihlaste se co nejdříve a obsah si přečtěte.
6	Doručena přihlášením	Osoba s oprávněním zprávu číst se přihlásila do schránky. Okamžik přihlášení = okamžik doručení.	Od tohoto data počítejte lhůty (pokud dříve nenastala fikce).
7	Přečtena	Příjemce zprávu otevřel/stáhl. Procesně nevýznamná událost bez opory v zákoně.	Nic, na běh lhůt nemá vliv.
8	Nedoručitelná	Schránka adresáta byla znepřístupněna, zpráva byla označena jako nedoručitelná.	Odesílatel musí doručovat jinak (typicky poštou).
9	Vymazána z ISDS	Obsah zprávy byl smazán, v systému zůstala jen obálka s identifikačními údaji.	Obsah už nelze obnovit. Proto zprávy průběžně stahujte a archivujte.
10	V Datovém trezoru	Zpráva byla místo smazání přesunuta do Datového trezoru odesílatele nebo adresáta.	Zpráva zůstává dostupná po dobu trvání služby.

Poznámka k číslování: stavy 1 až 3 jsou technické a běžný uživatel je ve schránce prakticky nevidí. Pro praxi podnikatele jsou rozhodující stavy 4, 5 a 6.

Dodána vs. doručena: rozdíl, který rozhoduje o lhůtách

Nejčastější a nejdražší omyl uživatelů datových schránek je záměna dodání a doručení:

• Dodání (stav 4) je technický okamžik, kdy zpráva přistane ve schránce. Systém zapíše čas dodání a pošle vám notifikaci na e-mail. Z právního pohledu se ale ještě nic neděje, lhůty neběží.
• Doručení je právní okamžik, od kterého se počítají lhůty. Nastává dvěma způsoby: přihlášením osoby oprávněné zprávu číst (stav 6), nebo fikcí po 10 dnech (stav 5).

Podle § 17 zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, je dokument doručen okamžikem, kdy se do schránky přihlásí osoba, která má s ohledem na rozsah svého oprávnění přístup k dodanému dokumentu. Nemusíte tedy zprávu vůbec otevřít; stačí samotné přihlášení do schránky a všechny dodané zprávy, ke kterým máte oprávnění, jsou tím doručeny. Podrobně to rozebíráme v článku o tom, co se stane otevřením zprávy v datové schránce.

Stav 7 (přečtena) je jen informativní: zákon s ním nespojuje žádné účinky. Pro běh lhůt je rozhodné doručení, ne přečtení.

Fikce doručení: 10 dní a dost

Pokud se do schránky do 10 dnů od dodání nepřihlásí nikdo s oprávněním zprávu číst, považuje se zpráva podle § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. za doručenou posledním dnem této lhůty. V číselníku stavů jde o stav 5. Od 1. 1. 2022 platí desetidenní fikce podle novely zákonem č. 261/2021 Sb. i pro komerční (poštovní) datové zprávy mezi soukromými subjekty.

Důležitý detail: když se do schránky přihlásíte až po uplynutí fikce, stav zprávy se sice změní z 5 na 6 (doručena přihlášením), ale okamžik doručení se nemění. Platí dřívější datum doručení fikcí a od něj se počítají lhůty. Kompletní rozbor včetně výjimek najdete v článku o fikci doručení po 10 dnech.

Kdy zpráva z ISDS zmizí: 90 dní, pak archiv obálek

Datová schránka není trvalé úložiště. Podle dokumentace ISDS platí tyto lhůty pro životní cyklus zprávy:

• Doručená zpráva (stav 6, resp. 7) čeká 90 dní od doručení na smazání obsahu (přechod do stavu 9), nebo na přesun do Datového trezoru (stav 10).
• Zpráva pouze dodaná (4) nebo doručená fikcí (5), do jejíž schránky se nikdo nepřihlásil, čeká na smazání nebo přesun do trezoru 3 roky.
• Při smazání se odstraní obsah zprávy (písemnosti); obálka zprávy s identifikačními údaji a otisky se přesouvá do archivu, takže existenci zprávy lze doložit i později, obsah ale ne.

Při mazání systém nebere ohled na to, jestli jste zprávu označili jako přečtenou. Rozhodný je okamžik doručení. Pro podnikatele z toho plyne jednoduché pravidlo: každou důležitou zprávu si stáhněte a uložte mimo schránku, ideálně hned po přečtení. Alternativou je placený Datový trezor, do kterého se zprávy místo smazání automaticky přesunou a zůstávají dostupné.

Stav 8: nedoručitelná zpráva

Pokud je schránka adresáta znepřístupněna (například na žádost držitele, při úmrtí fyzické osoby nebo zániku firmy), zprávy, které byly dodané a čekaly na doručení, přejdou do stavu 8 (nedoručitelná). Do znepřístupněné schránky nelze dodávat nové zprávy a odesílatel musí písemnost doručit jiným způsobem, typicky poštou. Základní přehled povinností kolem schránek pro podnikatele najdete v článku o datových schránkách OSVČ.

Doklady ze schránky rovnou do evidence

Velká část zpráv ve schránce podnikatele jsou v praxi doklady: faktury od dodavatelů, platební výměry, vyúčtování. Kvůli 90dennímu mazání je potřeba je dostat ze schránky do vlastní evidence dřív, než zmizí. DokladBot umí doklady z datové schránky automaticky vytěžit, zařadit do evidence a připravit pro účetní nebo pro export do účetního systému, takže nemusíte nic ručně stahovat a přeukládat. Jak napojení funguje, popisujeme na stránce funkce datové schránky a v článku o propojení datové schránky s účetnictvím. Nezapomeňte přitom, že heslo do schránky expiruje po 90 dnech, stejně dlouho, jako systém drží doručené zprávy.

Závěr

Stavy datové zprávy nejsou jen technická kuriozita. Rozdíl mezi dodáním (stav 4) a doručením (stavy 5 a 6) rozhoduje o tom, odkdy vám běží lhůty, a 90denní mazání rozhoduje o tom, jestli za půl roku ještě dohledáte obsah výzvy z úřadu. Kdo schránku kontroluje pravidelně a zprávy si archivuje, nemá se čeho bát.

Zdroje a právní předpisy

1. Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, § 17 (doručování)
2. Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (fikce doručení u poštovních datových zpráv od 1. 1. 2022)
3. Portál občana: Datové schránky
4. Správce ISDS: Webové služby ISDS, manipulace s datovými zprávami, kap. 1.5 Koloběh datových zpráv (oficiální číselník stavů 1 až 10)