Datová schránka
Povinný elektronický kanál pro komunikaci s úřady
Od ledna 2023 ji má povinně každá OSVČ. Zpráva se považuje za doručenou i bez přihlášení, po deseti dnech nastupuje fikce doručení.
Co Datová schránka znamená
Datová schránka je elektronické úložiště pro doručování dokumentů mezi orgány veřejné moci a jejich adresáty. Zřizuje ji stát podle zákona číslo 300/2008 Sb. a od 1. ledna 2023 ji má povinně zřízenu každá podnikající fyzická osoba zapsaná v registru osob.
Podrobný výklad
Datová zpráva má stejné právní účinky jako doporučený dopis do vlastních rukou, ale doručuje se okamžitě a bezplatně. Zásadní je institut fikce doručení: pokud se do schránky nepřihlásíš, považuje se zpráva za doručenou desátým dnem od dodání. Lhůty pro odvolání, doplacení daně nebo reakci na výzvu tedy běží, i když jsi zprávu nikdy neotevřel.
Se zřízenou datovou schránkou vzniká povinnost podávat vybraná formulářová podání elektronicky. Týká se to přiznání k dani z příjmů, přiznání k dani z přidané hodnoty, kontrolního hlášení i přehledů pro správu sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovnu. Podání na papíře je vadné a finanční úřad za něj vyměřuje pokutu.
Schránku lze zpřístupnit i účetní nebo daňovému poradci prostřednictvím pověřené osoby, aniž bys jí předával vlastní přihlašovací údaje. Doporučuje se také zapnout notifikace na e-mail nebo do mobilu, protože bez nich se snadno stane, že zprávu objevíš až po uplynutí lhůty. Heslo do schránky navíc pravidelně expiruje a je potřeba je včas obnovit.
Na co si u datové schránky dát pozor
- Fikce doručení nastává desátý den od dodání zprávy, i bez přihlášení
- Zprávy se v základní verzi po 90 dnech ze schránky mažou, je nutné je stáhnout
- Formulářová podání se posílají elektronicky, papír je vadné podání
- Notifikace na e-mail si musíš zapnout sám, automaticky nejsou
- Přístup pro účetní se řeší pověřenou osobou, ne sdílením hesla
Datová schránka v číslech: ceny a lhůty 2026
| Položka | Hodnota | Odkud plyne |
|---|---|---|
| Zřízení a vedení schránky pro OSVČ | 0 Kč | zřizuje ji stát automaticky, zákon č. 261/2021 Sb. |
| Zpráva orgánu veřejné moci (odeslání i příjem) | 0 Kč | hradí stát |
| Poštovní datová zpráva soukromému subjektu | 10 Kč vč. DPH | ceník České pošty, příjemce ji musí mít povolenou |
| Velkoobjemová zpráva (20 až 100 MB) | 30 Kč | od 1. 1. 2024 |
| Fikce doručení | 10. den od dodání | § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. |
| Smazání obsahu doručené zprávy | 90 dní od doručení | bez placeného Datového trezoru |
| Pokuta za papírové formulářové podání | 1 000 Kč | § 247a daňového řádu |
Zpráva, která zůstala jen dodaná nebo byla doručena fikcí bez následného přihlášení, se maže až po třech letech.
Příklad z praxe
Řemeslník odjede v červenci na tři týdny na dovolenou a schránku nekontroluje. Finanční úřad mu 5. července dodá výzvu k odstranění pochybností s patnáctidenní lhůtou. Zpráva se považuje za doručenou 15. července a lhůta uplyne 30. července, tedy dřív, než se z dovolené vrátí. Zapnuté notifikace na mobil by problém vyřešily.
Souvislosti
Datová schránka je vstupní brána k elektronickým podáním na portálu Finanční správy a zároveň zdroj dokladů, protože jí chodí i faktury a rozhodnutí od úřadů. Souvisí s kontrolním hlášením, souhrnným hlášením a se všemi lhůtami v daňovém řízení. Bez ní se dnes OSVČ neobejde ani při zakládání živnosti.
Časté otázky
Co se stane, když se do datové schránky nepřihlásím?
Nastane fikce doručení: zpráva se desátým dnem od dodání považuje za doručenou podle § 17 odst. 4 zákona č. 300/2008 Sb. Od té chvíle běží lhůty pro odvolání, doplacení daně nebo reakci na výzvu. Nepřihlášení tě před ničím nechrání.
Kolik provoz datové schránky stojí?
Vedení schránky i veškerá komunikace s úřady je zdarma. Platí se jen poštovní datová zpráva jinému podnikateli za 10 Kč vč. DPH, velkoobjemová zpráva od 20 do 100 MB za 30 Kč, volitelné SMS notifikace a služba Datový trezor.
Jaká je pokuta, když podám přiznání papírově?
Pokuta 1 000 Kč podle § 247a daňového řádu. Vzniká přímo ze zákona, správce daně nemá prostor pro uvážení. Stejná sankce hrozí za elektronické podání ve špatném formátu, například za sken v PDF místo XML.
Jak dlouho zprávy ve schránce zůstanou?
Obsah doručené zprávy se maže 90 dní od doručení. V systému zůstane jen obálka s identifikačními údaji. Buď si každou zprávu stáhni jako ZFO nebo PDF včetně příloh a doručenky, nebo aktivuj placený Datový trezor, kam se zprávy místo smazání přesunou.
Může do schránky vidět moje účetní?
Ano, přes pověřenou osobu s vlastními přihlašovacími údaji a nastaveným rozsahem oprávnění. Sdílet vlastní heslo není potřeba a je to zbytečné riziko.
Zdroje
- Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
- Zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád (§ 247a)
- Finanční správa: datové schránky a povinné elektronické podání
- Informační systém datových schránek
Související pojmy
Kde se to počítá a hlídá za vás
Programy, které s tímhle pojmem pracují každý den, a kalkulačky zdarma.
Kam dál
DokladBot ti hlídá termíny, sazby i limity
Systém ví, co je DUZP, jaká je sazba, kdy podat kontrolní hlášení a kdy ti hrozí překročení limitu.
Vyzkoušej zdarma