Jak využívat DokladBot naplno: 13 scénářů automatizace účetnictví
DokladBot automatizuje sběr a zpracování dokladů: účtenky přes WhatsApp, faktury e-mailem, příjem z datové schránky, párování plateb s bankou, hlídání splatností, fakturace s QR kódem, podklady pro DPH, mzdová hlášení JMHZ a export do Pohody. Tady najdeš 13 konkrétních receptů, jak z toho vytěžit maximum, ať jsi OSVČ, malá firma nebo účetní kancelář.
13 scénářů, jak DokladBot používat
1. Fotka účtenky na WhatsApp
Situace: Vracíš se z nákupu materiálu a v kapse máš tři účtenky, které by normálně skončily v krabici a na konci roku v panice.
Jak to nastavíš: Přidáš si číslo DokladBotu do WhatsAppu. To je celé, žádná aplikace navíc.
Co se děje automaticky: Vyfotíš účtenku a pošleš. Bot ji vytěží (dodavatel, částka, datum, DPH), zařadí do kategorie a uloží do dashboardu. Když si není jistý, zeptá se přímo v chatu.
Co tím získáš: Orientačně 2 až 3 minuty na doklad proti ručnímu přepisu, a hlavně nula ztracených účtenek.
2. Přeposílání faktur e-mailem
Situace: Faktury od dodavatelů ti chodí do e-mailu jako PDF a ty je ručně stahuješ a někam ukládáš.
Jak to nastavíš: Dostaneš vlastní příjmovou e-mailovou adresu DokladBotu a nastavíš si na ni přeposílání, nebo faktury přeposíláš ručně jedním kliknutím.
Co se děje automaticky: Každé příchozí PDF bot vytěží stejně jako fotku účtenky: položky, částky, DPH, splatnost. Doklad se objeví v dashboardu bez tvého zásahu.
Co tím získáš: Orientačně 5 až 10 minut denně u živnostníka s pravidelnými dodavatelskými fakturami.
3. Příjem dokladů datovou schránkou
Situace: Úřady a někteří dodavatelé ti posílají písemnosti do datové schránky a ty se do ní bojíš přihlásit, aby ti nezačaly běžet lhůty.
Jak to nastavíš: Propojíš datovou schránku v nastavení DokladBotu.
Co se děje automaticky: Bot čte jen seznam obálek (odesílatel, předmět, datum), což doručení nespouští. Obsah zprávy stáhne až po tvém výslovném potvrzení. Přijaté doklady rovnou vytěží a zařadí.
Co tím získáš: Přehled o schránce bez rizika nechtěného doručení a bez ručního stahování příloh.
4. Párování plateb s bankou
Situace: Na konci měsíce sedíš nad výpisem a dohledáváš, která platba patří ke které faktuře.
Jak to nastavíš: Propojíš bankovní účet, podporované jsou mimo jiné Fio, Česká spořitelna, Raiffeisenbank, mBank a Moneta.
Co se děje automaticky: DokladBot načítá pohyby na účtu a páruje je s vystavenými i přijatými doklady podle částky a variabilního symbolu. V dashboardu vidíš, co je zaplacené a co visí.
Co tím získáš: Orientačně 1 až 2 hodiny měsíčně ruční kontroly výpisů.
5. Hlídání splatností a připomínky
Situace: Zapomněl jsi na fakturu po splatnosti, přišel jsi o skonto, nebo naopak klient neplatí a ty to zjistíš pozdě.
Jak to nastavíš: Nic. Splatnosti se hlídají automaticky z vytěžených dokladů, přehled najdeš v dashboardu v sekci Splatnosti.
Co se děje automaticky: Bot zná splatnost každé faktury a včas připomene, co máš zaplatit a kdo dluží tobě. Termíny vidíš pohromadě místo lovení v e-mailech.
Co tím získáš: Žádná penále za prošvihnuté platby a rychlejší urgence neplatičů.
6. Faktura s QR kódem za minutu
Situace: Dokončil jsi zakázku a chceš fakturovat hned, ne večer u počítače.
Jak to nastavíš: Jednou si vyplníš fakturační údaje. Fakturu pak vystavíš z dashboardu nebo rovnou z chatu.
Co se děje automaticky: DokladBot doplní náležitosti, spočítá DPH, vygeneruje PDF s QR kódem pro platbu a fakturu zaeviduje. Klient zaplatí naskenováním kódu, platba se pak spáruje s bankou.
Co tím získáš: Orientačně 10 minut na fakturu proti šabloně ve Wordu, a rychlejší úhrady díky QR platbě.
7. Podklady pro DPH a kontrolní hlášení
Situace: Blíží se 25. den v měsíci a ty skládáš podklady pro přiznání k DPH z různých hromádek.
Jak to nastavíš: Nic navíc. Každý vytěžený doklad má evidovanou sazbu a částku DPH od začátku.
Co se děje automaticky: V sekci DPH v dashboardu vidíš průběžně, kolik DPH máš na vstupu a výstupu, a podklady pro přiznání i kontrolní hlášení máš připravené k předání účetní.
Co tím získáš: Orientačně 2 až 4 hodiny každý měsíc nebo kvartál, podle objemu dokladů.
8. Export do Pohody přes mServer
Situace: Tvoje účetní pracuje v Pohodě a doklady jí nosíš v tašce nebo posíláš mailem po jednom.
Jak to nastavíš: Propojíš DokladBot s Pohodou přes mServer, případně používáš export XML souborů.
Co se děje automaticky: Vytěžené doklady se přenášejí do Pohody i s kategoriemi, bez ručního přepisování. V reálném nasazení tudy proteklo přes 2 455 dokladů.
Co tím získáš: U účetní kanceláře jde o hodiny přepisování měsíčně za každého klienta.
9. Schvalování dokladů v účetní kanceláři
Situace: Vedeš účetnictví pro víc firem a klienti ti posílají doklady pěti různými kanály v náhodné kvalitě.
Jak to nastavíš: Každá firma má v DokladBotu vlastní prostor, klienti posílají doklady přes WhatsApp nebo e-mail a ty máš v dashboardu sekci Schvalování.
Co se děje automaticky: Doklady se sbíhají na jedno místo už vytěžené. Ty je jen zkontroluješ, schválíš a pošleš do účetního systému. Jedna kancelář takhle obsluhuje 5 firem najednou.
Co tím získáš: Konec honění klientů kvůli krabicím účtenek, viz případová studie.
10. Automatická kategorizace a kontrola duplicit
Situace: Stejnou fakturu ti dodavatel pošle mailem a pak ji ještě vyfotíš z papíru. Nebo dumáš, kam zařadit tankování.
Jak to nastavíš: Nic. Obě funkce běží na pozadí u každého dokladu.
Co se děje automaticky: Bot přiřadí kategorii podle obsahu dokladu a tvých předchozích oprav, takže se postupně učí tvé zvyklosti. Duplicitní doklad pozná a upozorní tě dřív, než ho zaúčtuješ dvakrát.
Co tím získáš: Žádné dvojité náklady v evidenci a konzistentní kategorie bez přemýšlení.
11. Hromadné zpracování velkých PDF
Situace: Dostaneš jedno PDF s desítkami dokladů naskenovaných za sebou, třeba celý šanon od klienta.
Jak to nastavíš: Pošleš celé PDF e-mailem nebo ho nahraješ do dashboardu.
Co se děje automaticky: DokladBot soubor rozdělí na jednotlivé doklady a každý vytěží zvlášť. Přesně takhle vzniklo zpracování zmíněných 2 455 dokladů z praxe.
Co tím získáš: Dny ručního rozdělování a přepisování u velkých archivů.
12. Přehledy, reporty a pořádek v podnikání
Situace: Chceš vědět, kolik jsi tento měsíc utratil za materiál a jestli ti podnikání vůbec vydělává, bez čekání na účetní závěrku.
Jak to nastavíš: Nic. Přehledy se skládají průběžně z každého zpracovaného dokladu a spárované platby.
Co se děje automaticky: V dashboardu vidíš příjmy, výdaje po kategoriích, neuhrazené faktury a vývoj v čase. Data můžeš kdykoli exportovat.
Co tím získáš: Rozhoduješ se podle čísel průběžně, ne jednou ročně zpětně.
13. Mzdová hlášení JMHZ a přehledy pro pojišťovny
Situace: Od roku 2026 musíš jako zaměstnavatel každý měsíc podávat jednotné měsíční hlášení (JMHZ) na ČSSZ a hlídat přehledy pro zdravotní pojišťovny, i když máš jen jednoho brigádníka na DPP.
Jak to nastavíš: V účetním dashboardu zadáš zaměstnance (jméno, typ smlouvy HPP/DPP/DPČ, hrubou mzdu, podepsané prohlášení, děti) a jednorázově doplníš údaje firmy: variabilní symbol pro OSSZ a kód obce místa výkonu práce.
Co se děje automaticky: DokladBot spočítá mzdy, po jejich uzamčení vygeneruje JMHZ XML podle reálného schématu ČSSZ, zkontroluje povinná pole a upozorní na chybějící údaje (třeba registrační ID zaměstnance). Hotové podání odešleš datovou schránkou přímo z DokladBotu a u každého hlášení vidíš stav od vygenerování po potvrzení. Stejně vygeneruje i PPPZ pro každou zdravotní pojišťovnu zvlášť.
Co tím získáš: Žádné ruční vyplňování formulářů na ePortálu ČSSZ a jistota, že hlášení odejde do 20. dne v měsíci.
Ručně vs. s DokladBotem
Časové údaje jsou orientační odhady podle typického živnostníka s desítkami dokladů měsíčně. Tvoje čísla se budou lišit podle objemu dokladů.
| Úkol | Ručně | S DokladBotem |
|---|---|---|
| Zaevidování papírové účtenky | 3 až 5 minut přepisování | vyfotit a poslat, do minuty |
| Přijatá faktura z e-mailu | stáhnout, uložit, přepsat | automaticky po přeposlání |
| Vystavení faktury | 10 až 15 minut v šabloně | 1 až 2 minuty, včetně QR kódu |
| Kontrola úhrad podle výpisu | 1 až 2 hodiny měsíčně | průběžné automatické párování |
| Podklady pro DPH | 2 až 4 hodiny skládání | průběžně připravené v dashboardu |
| Předání dokladů do Pohody | ruční přepis položek | přenos přes mServer nebo XML |
Čím začít, když jsi tu poprvé
Nezaváděj všech dvanáct scénářů najednou. Osvědčený postup je začít prvním scénářem, tedy fotkami účtenek na WhatsApp, protože nevyžaduje žádné nastavování a výsledek vidíš okamžitě. Během prvního týdne přidej přeposílání faktur e-mailem, tím pokryješ většinu příchozích dokladů.
Druhý krok je propojení banky. Jakmile se platby začnou párovat samy, získáš přehled o tom, co je zaplacené, a splatnosti se začnou hlídat bez tebe. Teprve potom řeš pokročilejší věci: datovou schránku, napojení na Pohodu nebo schvalovací proces, pokud doklady zpracováváš pro víc firem.
Když si nebudeš s něčím vědět rady, projdi návody, nápovědu nebo se podívej na případové studie, kde jsou popsaná reálná nasazení včetně čísel.
Co DokladBot neumí a nepředstírá
Ať máš férová očekávání: DokladBot nevede plnohodnotné podvojné účetnictví ani sklady a nesestaví za tebe účetní závěrku. Pokud tohle potřebuješ, nech si jádro v systému jako Pohoda a DokladBotem automatizuj sběr a vytěžení dokladů, mzdová hlášení a přípravu podkladů, přesně tak to dělají účetní kanceláře v našich studiích.
Časté otázky
Jak začít používat DokladBot?
Zaregistruj se na dokladbot.cz/registrace, prvních 7 dní máš zdarma. Pak si přidáš číslo DokladBotu do WhatsAppu, pošleš první fotku účtenky a bot ti obratem vrátí vytěžená data. Žádná instalace, žádné školení, celé nastavení zabere pár minut.
Co všechno umí DokladBot automatizovat?
Sběr dokladů (WhatsApp, e-mail, datová schránka), vytěžení údajů z účtenek a faktur, automatickou kategorizaci, kontrolu duplicit, párování plateb s bankovními účty, hlídání splatností, vystavování faktur s QR kódem, podklady pro DPH a kontrolní hlášení a export do účetních systémů jako Pohoda nebo Money S3. Pro zaměstnavatele navíc zvládne mzdovou agendu: výpočet mezd, jednotné měsíční hlášení JMHZ pro ČSSZ, přehled PPPZ pro zdravotní pojišťovny a odeslání datovou schránkou.
Umí DokladBot mzdová hlášení JMHZ a odeslání datovou schránkou?
Ano. V účetním dashboardu zadáš zaměstnance a jejich mzdy, DokladBot mzdy spočítá, po uzamčení vygeneruje JMHZ XML pro ČSSZ podle reálného schématu, zkontroluje povinná pole (IČO, variabilní symbol, kód obce, registrační ID zaměstnanců) a podání odešleš datovou schránkou přímo z DokladBotu. Zvládne i PPPZ, tedy přehled o platbě pojistného pro zdravotní pojišťovny. Datová schránka zároveň dál slouží k bezpečnému příjmu dokladů: obsah zprávy se stáhne až po tvém výslovném potvrzení.
Kolik DokladBot stojí?
Tarify jsou Start za 199 Kč, Profi za 549 Kč, Business za 1 199 Kč a Enterprise za 2 499 Kč měsíčně bez DPH. Každý nový účet má prvních 7 dní zdarma, takže si všechno vyzkoušíš na vlastních dokladech dřív, než zaplatíš.
Nahradí DokladBot účetní software nebo účetní?
Nenahradí a ani se o to nesnaží. DokladBot automatizuje sběr, vytěžení a přípravu dokladů, tedy tu část práce, která žere nejvíc času. Výsledek pak předá tobě, tvé účetní nebo přímo do Pohody přes mServer. Účetní kanceláře ho používají jako sběrné místo dokladů od klientů.
Vyzkoušej to na vlastních dokladech
Prvních 7 dní máš zdarma. Tarify začínají na 199 Kč měsíčně bez DPH (Start), pro náročnější jsou Profi za 549 Kč, Business za 1 199 Kč a Enterprise za 2 499 Kč.
Aktualizováno 21. 8. 2026