Případová studie, pilotní provoz
Účetní kancelář vede v DokladBotu doklady 5 firem
Od dubna 2026 prošlo systémem 2 455 dokladů pěti firem, které spravuje jedna účetní kancelář z Moravskoslezského kraje. Tohle je popis skutečného provozu se skutečnými čísly: co kterým kanálem chodí, co v datech překvapilo a co jsme museli po cestě opravit.
2 455
zpracovaných dokladů
5
firem pod jednou správou
389
různých dodavatelů
9
měn na dokladech
Metodika
Všechna čísla v této studii pocházejí z produkční databáze pilotního účtu a jsou platná k 13. 8. 2026. Jde o souhrnné údaje: počty dokladů, kanály příjmu, typy dokumentů, měny a počet různých dodavatelů. Neuvádíme jména klientských firem, částky ani obsah jednotlivých dokladů.
Studie je popisná, ne srovnávací. Neměříme úsporu času proti předchozímu stavu, protože kancelář před nasazením žádnou takovou evidenci nevedla a jakékoli srovnání by bylo odhadem. Uvádíme tedy jen to, co jde doložit daty, a v závěru pojmenováváme limity.
Výchozí situace
Kancelář spravuje pět firem napříč obory: prodej kávy s e-shopem, velkoobchod, živnostníka, výrobní společnost a firmu z regulovaného oboru. Jedna z nich je plátce DPH, ostatní neplátci, takže se v jedné agendě potkávají dva různé režimy práce s doklady.
Před nasazením každá firma doklady dodávala jinak: papírově v šanonu, e-mailem po jednom, přefocené v mobilu na konci měsíce. Účetní je přepisovala do Pohody ručně. Nejvíc času přitom nespotřebovalo samotné účtování, ale dohledávání chybějících dokladů a jejich třídění po firmách.
Cíl pilotu byl jednoduchý: klienti posílají doklady průběžně kanálem, který jim vyhovuje, a účetní je dostává vytěžené, roztříděné podle firem a připravené k exportu.
Objem v čase: provoz je nárazový
| Měsíc | Dokladů | Poznámka |
|---|---|---|
| Duben 2026 | 373 | rozjezd, nahrání rozpracované agendy |
| Květen 2026 | 88 | běžný provoz jedné firmy |
| Červen 2026 | 1542 | hromadné dozpracování historie |
| Červenec 2026 | 307 | ustálený provoz všech firem |
| Srpen 2026 | 145 | k 13. 8., měsíc rozpracovaný |
Nejzajímavější číslo v celé studii je rozdíl mezi květnem (88 dokladů) a červnem (1 542 dokladů). Nejde o chybu měření ani o skokový růst podnikání: v červnu kancelář hromadně dozpracovala historii, kterou do té doby držela mimo systém. Takový nárazový objem je pro účetní kanceláře typický, přicházejí v cyklech kolem termínů a při přebírání nového klienta.
Pro provoz z toho plyne konkrétní požadavek: systém musí zvládnout jak desítky dokladů denně, tak dávku o tisících kusů, aniž by se rozdíl projevil na spolehlivosti. Kdyby hromadné nahrání kanceláři spadlo nebo trvalo dny, pilot by v červnu skončil.
Kterým kanálem doklady chodí
| Kanál | Dokladů | Podíl |
|---|---|---|
| E-mail (vlastní adresa firmy) | 1 290 | 53 % |
| WhatsApp (fotka nebo PDF) | 308 | 13 % |
| Nahrání v dashboardu | 6 | pod 1 % |
| Starší doklady bez označení kanálu | 851 | 35 % |
Tohle rozložení šlo proti naší původní hypotéze. DokladBot stavíme kolem WhatsAppu, ale v účetní kanceláři jednoznačně vede e-mail: 1 290 dokladů proti 308 z WhatsAppu. Důvod je prostý a zpětně zřejmý, většina dokladů v této agendě jsou přijaté faktury, které dodavatel sám posílá e-mailem. Klient je jen přepošle na adresu své firmy a nemusí nic fotit.
WhatsApp naopak dominuje tam, kde doklad vzniká v terénu: účtenky z nákupů, tankování, drobný materiál. Obojí končí ve stejné evidenci, ale nasazení, které by sázelo jen na jeden kanál, by v této kanceláři pokrylo sotva polovinu agendy. Nahrávání v dashboardu se prakticky nepoužívá, za celé období šlo o 6 dokladů.
Co za dokumenty to je
| Typ dokladu | Počet |
|---|---|
| Přijatá faktura | 1 372 |
| Účtenka | 927 |
| Zálohová faktura | 36 |
| Dobropis | 3 |
| Ostatní (objednávky, smlouvy, nezařazené) | 117 |
| Měna | Počet | Podíl |
|---|---|---|
| CZK | 1 452 | 59 % |
| EUR | 771 | 31 % |
| USD | 221 | 9 % |
| GBP, PLN, CHF, AED, MKD, ALL | 11 | pod 1 % |
Poměr faktur a účtenek (1 372 ku 927) ukazuje, že evidence pro účetní kancelář není hlavně o účtenkách z pokladny. Faktury jsou navíc delší, mají položky, splatnosti, variabilní symboly a často přílohy. Zpracování dokladu tedy nesmí být stavěné jen na jednoduchý paragon.
Nejsilnější zjištění z těchto dat je ale měnová skladba. Doklady v cizí měně tvoří 41 procent celku: 771 v eurech, 221 v dolarech a jednotky v šesti dalších měnách, od britské libry po dirham. To u pěti malých a středních českých firem nikdo nečekal. Software pro české OSVČ, který počítá jen s korunou, by na této agendě selhal skoro na polovině dokladů.
Za pět měsíců se v evidenci objevilo 389 různých dodavatelů. To je číslo, které dobře vysvětluje, proč ruční třídění nefunguje: nejde o pár opakujících se firem, ale o dlouhý chvost jednorázových nákupů, u kterých si nikdo po měsíci nevzpomene, čeho se týkaly.
Jak provoz funguje
- Klienti posílají doklady přes WhatsApp, přeposláním na e-mailovou adresu své firmy, nebo je účetní nahraje v dashboardu.
- Doklad se automaticky vytěží (částka, datum, dodavatel, DPH) a zařadí ke správné firmě; všech 5 firem je oddělených pod jedním přihlášením účetní.
- U dokladů v cizí měně se eviduje původní částka i přepočet, takže eurová faktura nekončí ručním dopočítáváním.
- Účetní doklady kontroluje a schvaluje v dávkách; možné duplicity systém označí a rozhoduje o nich člověk.
- Schválené doklady odcházejí do Pohody včetně předkontací, nebo jako Excel po jednotlivých položkách.
Co jsme museli po cestě vyladit
Poctivá studie neukazuje jen výsledek. Pilot odhalil věci, které od stolu nevymyslíte, a přesně proto jsme ho dělali. Většina z nich nevznikla v prvním týdnu, ale až při objemu, kdy se výjimka objeví dost často na to, aby bolela.
| Co účetní narazila | Co jsme změnili |
|---|---|
| Datumy dokladů se pletly s datem nahrání | Rozlišení data uskutečnění, data přijetí a data nahrání v celém toku |
| Export rozbíjel číselnou řadu v Pohodě | Číslování zůstává na výchozí řadě Pohody, žádné kolize |
| Předkontace neodpovídaly zvyklostem kanceláře | Kategorie potvrzená v dashboardu má při exportu přednost před návrhem |
| Stejná faktura přišla e-mailem i fotkou z WhatsAppu | Kontrola duplicit napříč všemi kanály příjmu, rozhoduje uživatel |
| Doklady v eurech a dolarech u „českých" firem | Evidence původní měny i přepočtu, podklady sedí bez ručních zásahů |
| Dlouhé faktury a bankovní výpisy o desítkách stran | Zpracování dlouhých dokumentů bez ořezání na první stranu |
Co z toho plyne pro účetní kanceláře
Největší přínos není rychlost zpracování jednoho dokladu, ale změna toku práce. Doklady chodí průběžně celý měsíc místo šanonu na konci, takže účetní místo přepisování řeší kontrolu a odbornou práci. Pět firem s odlišnými zvyklostmi se přitom vešlo do jednoho procesu, aniž by klienti museli měnit chování.
Druhé zjištění je organizační: úspěch stojí na tom, aby klient nemusel nic nového zvládat. Nejlépe funguje kombinace přeposlaného e-mailu (u faktur) a fotky na WhatsApp (u účtenek z terénu), protože obojí lidé dělají tak jako tak.
A třetí, nejpřekvapivější: i malé české firmy dnes běžně nakupují v cizích měnách. Kdo vybírá nástroj pro účetní kancelář, měl by si měnovou skladbu své reálné agendy ověřit dřív, než se rozhodne.
Limity této studie
Jde o jeden pilotní provoz, ne o reprezentativní vzorek trhu. Pět firem je málo na zobecňování a jejich oborová skladba (e-shop, velkoobchod, výroba) ovlivňuje jak podíl faktur, tak měnovou strukturu. Jiná kancelář s portfoliem řemeslníků uvidí data jinak.
U 851 starších dokladů chybí označení kanálu příjmu, protože vznikly dřív, než jsme tuto informaci začali evidovat. Podíly kanálů proto počítáme z celku a bereme je jako orientační, ne jako přesné rozdělení. Neuvádíme také žádnou míru přesnosti vytěžení: interní metriku máme, ale bez nezávislého ověření by to bylo číslo, které nemůžeme doložit, a takovým se v našich materiálech vyhýbáme.
Provoz běží dál a čísla v této studii budeme aktualizovat. Pokud vedete účetní kancelář a chcete podobný pilot, ozvěte se, nastavení s první firmou zabere jedno odpoledne.
Chcete podobný provoz u vás?
Vyzkoušejte DokladBot zdarma, nebo pošlete fotku účtenky na WhatsApp číslo +420 774 936 004 a první 3 účtenky zpracujeme bez registrace.
Vyzkoušet zdarmaPublikováno 12. 8. 2026, data aktualizována 13. 8. 2026