DokladBot + KROS Alfa plus: výdaje bez přepisování
Jednoduché účetnictví v Alfě plus, doklady ve WhatsAppu. DokladBot je vytěží a připraví CSV nebo Excel export pro vaši účetní.
CSV exportCo propojení DokladBot a KROS Alfa plus umí
KROS Alfa plus je program pro jednoduché účetnictví slovenských živnostníků. Účetní v něm vede peněžní deník, pohledávky a závazky, ale výdajové doklady k ní musí nejdřív doputovat. DokladBot je sbírá tam, kde vznikají: účtenku vyfotíte do WhatsAppu, fakturu přepošlete na e-mailový inbox, DokladBot ji vytěží, zařadí do kategorie a nechá schválit. Účetní si pak stáhne CSV nebo Excel za období a doklady zapíše do Alfy plus.
Přenos je souborový a bez API. Pro jednoduché účetnictví je to praktické: jeden soubor s 18 sloupci obsahuje vše, co účetní pro zápis výdaje potřebuje, včetně dodavatele, částky, DPH a data. Rozhraní DokladBotu je v češtině, slovenským dokladům a eurům rozumí.
Účetní nemusí mít vlastní účet. Pozvete ji do sdíleného pracoviště, kde vidí stejné doklady a frontu ke schválení jako vy, a export si stáhne sama. Doklad, který zamítne, poznáte ve sloupci stavu, originál účtenky zůstává v DokladBotu u každého dokladu.
Jak to funguje ve zkratce
- 1
Účtenky a faktury pošlete do WhatsAppu nebo na e-mailový inbox.
- 2
DokladBot doklad vytěží a zařadí do kategorie.
- 3
Stáhnete CSV nebo Excel export výdajů za období.
- 4
Účetní ho zapíše do Alfy plus.
Nastavení krok za krokem
Propojení nevyžaduje instalaci ani technické nastavení. Jde o pořadí úkonů, které se jednou naučíš a pak opakuješ každé období.
- 1
Založte firmu
Zadáte název a IČO živnosti, případně DIČ. Údaje se zapisují do každého exportovaného dokladu. Měna se eviduje u každého dokladu zvlášť, doklady v eurech zůstanou v eurech.
- 2
Posílejte doklady
Účtenky přes WhatsApp, faktury na e-mailový inbox, další doklady nahrajete v dashboardu. DokladBot vyčte dodavatele, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, data, základ, DPH, celkem a měnu.
- 3
Schvalte a zkategorizujte
Doklad čeká ve frontě ke schválení, kategorii i předkontaci lze změnit a z oprav předkontace u stejného dodavatele se DokladBot učí. Záložka Schválené omezí CSV i Excel jen na schválené doklady, doklady z koše a označené duplicity do exportu nejdou.
- 4
Stáhněte CSV nebo Excel
Účetní v seznamu dokladů nastaví období a stáhne CSV (18 sloupců, oddělovač středník) nebo Excel s rozpisem položek.
- 5
Zapište do Alfy plus
Účetní podle exportu zapíše výdaje do peněžního deníku nebo do závazků. Postup importu se řídí aktuální verzí Alfy plus a její nápovědou.
- 6
Opakujte měsíčně
Export respektuje filtr období, doklady se tedy nepřenesou dvakrát.
Co se přenáší a co ne
Přenáší se automaticky
- Výdaje a přijaté faktury
- Dodavatel: název, IČO, DIČ a adresa
- Číslo dokladu a variabilní symbol
- Datum vystavení a splatnost (ISDOC zapisuje DUZP shodné s datem vystavení)
- Základ, DPH a celková částka u plátců, celková částka u neplátců
- Částky v eurech i v korunách včetně přepočtu
- Kategorie výdaje a způsob platby
- Stav úhrady
Nepřenáší se, řešíš ručně
- Originál dokladu (PDF, fotka) zůstává v DokladBotu, CSV ani Excel přílohu nenesou.
- ISDOC: pro Alfu plus nabízíme CSV a Excel, ISDOC balík na požádání přes podporu.
- Zápis do peněžního deníku Alfy plus: provádí účetní, DokladBot do Alfy plus nic nezapisuje sám.
- Vydané faktury z Alfy plus do DokladBotu: opačný směr propojení není.
Limity propojení
- !Bez API napojení, přenos je vždy soubor.
- !Rozhraní DokladBotu je v češtině.
- !Kategorie DokladBotu neodpovídají 1:1 členění Alfy plus, mapování dělá účetní.
Časté otázky
Jak dostanu výdaje z DokladBotu do Alfy plus?
Schválené doklady za období stáhnete ze seznamu dokladů jako CSV nebo Excel a účetní je zapíše do Alfy plus. Soubor obsahuje dodavatele, IČO, DIČ, číslo dokladu, datum, splatnost, základ, DPH, celkem, měnu, kategorii, způsob platby a stav úhrady.
Jsem neplátce DPH, funguje to i pro mě?
Ano. DokladBot eviduje doklady bez ohledu na to, zda jste plátce DPH. U neplátce pracuje účetní s celkovou částkou, sloupce DPH v exportu zůstanou k dispozici pro případ, že se plátcem stanete.
Funguje DokladBot ve slovenštině?
DokladBot rozumí slovenským dokladům, čte DIČ ve formátu SK a pracuje s eury. Rozhraní je v češtině.
Co obsahuje CSV export?
CSV má 18 sloupců: dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, částka, částka v Kč, měna, DPH, základ, datum, splatnost, typ dokladu, kategorie, předkontace, způsob platby, poznámka a stav. Oddělovačem je středník, soubor otevřete přímo v Excelu.
Umí DokladBot napojit slovenskou banku?
Ano, Tatra banku, VÚB i Slovenskou sporiteľňu. Platby se pak párují s doklady podle variabilního symbolu a částky, stav úhrady je v exportu.
V čem se liší CSV a Excel export?
CSV má 18 sloupců včetně kategorie, předkontace, způsobu platby a stavu schválení a hodí se pro zápis do Alfy plus. Excel má jeden řádek na doklad a navíc sloupec Položky s rozpisem položek z dokladu, takže se hodí pro kontrolu delších faktur. Oba soubory respektují filtr období a firmy nastavený v seznamu dokladů.
Přecházíš celý na DokladBot?
Pošli nám export ze svého současného nástroje ve formátu Pohoda XML, ISDOC nebo CSV a do 48 hodin máš historii převedenou. Postup pro jednotlivé programy je na stránce Migrace z konkurence.
Chci přenést data zdarma