DokladBot + Fakturoid: náklady se doplní samy
Fakturuješ ve Fakturoidu, účtenky sbíráš ve WhatsAppu. DokladBot je vytěží a připraví export, který do Fakturoidu nahraješ jako náklady.
ISDOC / CSV exportCo propojení DokladBot a Fakturoid umí
Fakturoid je stavěný od vystavené faktury směrem ven. Náklady v něm evidovat jde, ale vytěžení dokladů se platí zvlášť a každý doklad musíš do Fakturoidu nejdřív dostat a zkontrolovat. DokladBot obrací pořadí: doklad vzniká tam, kde ho máš po ruce. Účtenku vyfotíš do WhatsAppu, fakturu přepošleš na e-mailový inbox firmy, DokladBot ji vytěží, zařadí do kategorie, ohlídá duplicitu a spáruje s platbou z banky. Do Fakturoidu pak putuje hotový soubor.
Propojení je souborové, DokladBot nemá na Fakturoid přímé napojení přes API. Náklady za období stáhneš z DokladBotu jako ISDOC, CSV nebo Excel a ve Fakturoidu je naimportuješ. Fakturoid dál slouží k fakturaci, upomínkám a klientskému portálu, DokladBot k výdajům a podkladům pro DPH.
Jak to funguje ve zkratce
- 1
Účtenky a faktury posíláš do WhatsAppu nebo na svůj e-mailový inbox.
- 2
DokladBot vytěží dodavatele, částky, DPH a kategorii.
- 3
Stáhneš ISDOC, CSV nebo Excel export nákladů za období.
- 4
Ve Fakturoidu soubor naimportuješ do nákladů.
Nastavení krok za krokem
Propojení nevyžaduje instalaci ani technické nastavení. Jde o pořadí úkonů, které se jednou naučíš a pak opakuješ každé období.
- 1
Založ firmu v DokladBotu
Zadáš IČO, DokladBot si z rejstříku doplní název, adresu a DIČ. Tyhle údaje se v každém exportovaném dokladu objeví jako odběratel.
- 2
Nasměruj doklady do DokladBotu
Účtenky fotíš do WhatsAppu, faktury v PDF přeposíláš na e-mailový inbox firmy, úřední poštu stahuje DokladBot z datové schránky. Z každého dokladu vyčte dodavatele, IČO, DIČ, číslo, variabilní symbol, data, základ, DPH, celkem a měnu.
- 3
Schval doklady ve frontě
Když v seznamu dokladů přepneš na záložku Schválené, CSV i Excel stáhnou jen schválené doklady; doklady z koše a označené duplicity nejdou do žádného exportu. Kategorii i předkontaci můžeš změnit, z oprav předkontace u stejného dodavatele se DokladBot učí a příště ji navrhne sám.
- 4
Stáhni náklady za období
V seznamu dokladů nastav filtr období a stáhni CSV nebo Excel. ISDOC balík (jeden soubor na doklad, ZIP při více dokladech) získáš přes API DokladBotu (klíč v Nastavení, API klíče, adresa a parametry v průvodci API), nebo ti ho připraví podpora.
- 5
Naimportuj ve Fakturoidu do nákladů
Ve Fakturoidu v nákladech použiješ import z ISDOC. Doklad se založí s dodavatelem, částkou a DPH. CSV a Excel se hodí pro kontrolu v tabulce a pro účetní.
- 6
Opakuj před každým přiznáním k DPH
Měsíční nebo čtvrtletní rytmus podle toho, jak podáváš DPH. Export respektuje filtr, takže stáhneš jen nové doklady.
Co se přenáší a co ne
Přenáší se automaticky
- Přijaté faktury a účtenky jako náklady
- Dodavatel: název, IČO, DIČ a adresa
- Číslo dokladu a variabilní symbol pro párování
- Datum vystavení a splatnost (ISDOC zapisuje DUZP shodné s datem vystavení)
- Základ daně, DPH a celková částka, sazba 21, 12 nebo 0 %
- Měna a přepočet na Kč u zahraničních dokladů
- Kategorie nákladu a stav úhrady (CSV a Excel)
Nepřenáší se, řešíš ručně
- Originál dokladu (PDF, fotka) zůstává v DokladBotu, export ho nenese. Ve Fakturoidu ho případně přiložíš ručně.
- Rozpis položek: ISDOC z DokladBotu nese jeden řádek na doklad, položky jsou v Excelu.
- Vydané faktury z Fakturoidu do DokladBotu: průběžně se nepřenášejí. Jednorázový přenos historie řešíme jako migraci.
- Úhrady: spárování s bankou vidíš v DokladBotu, do Fakturoidu odchází jen jako stav v CSV.
Limity propojení
- !Bez API napojení, přenos je vždy soubor. Automatické odeslání nákladu do Fakturoidu není.
- !Doklad s více sazbami DPH: ISDOC nese jednu sazbu, rozpad zkontroluj v Excelu nebo v DokladBotu.
- !Import na straně Fakturoidu se řídí jeho aktuální verzí a tarifem, postup je v nápovědě Fakturoidu.
Časté otázky
Jak dostanu účtenky z DokladBotu do Fakturoidu?
Schválené doklady za období stáhneš jako ISDOC (přes API DokladBotu nebo od podpory) a ve Fakturoidu je naimportuješ do nákladů. CSV a Excel stáhneš přímo ze seznamu dokladů. Přenáší se dodavatel s IČO a DIČ, částky, sazba DPH, datum vystavení a splatnost.
Nahrazuje DokladBot Fakturoid?
Doplňují se. Fakturoid řeší vystavování faktur, upomínky a klientský portál, DokladBot sběr a vytěžení přijatých dokladů, schválení a párování s bankou. Pokud chceš mít obojí v jednom, DokladBot faktury vystavovat umí, ale pokročilé fakturační workflow Fakturoidu nemá.
Co obsahuje CSV export?
CSV má 18 sloupců oddělených středníkem: dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, částka, částka v Kč, měna, DPH, základ, datum, splatnost, typ dokladu, kategorie, předkontace, způsob platby, poznámka a stav. Otevřeš ho v Excelu bez dalšího nastavení.
Vyplatí se to, když Fakturoid vytěžuje doklady sám?
Fakturoid účtuje 400 Kč bez DPH za 100 vytěžení nad rámec tarifu a doklad musíš nejdřív do Fakturoidu dostat. V DokladBotu je vytěžení součástí kreditů tarifu (Start má 200 kreditů měsíčně) a doklad pošleš z místa, kde vznikl, tedy z mobilu ve WhatsAppu.
Chystáte přímé API napojení na Fakturoid?
Dnes ne, přenos je souborový přes ISDOC, CSV nebo Excel. Pokud o přímé napojení stojíš, napiš na podpora@dokladbot.cz, zájem evidujeme.
Přecházíš celý na DokladBot?
Pošli nám export ze svého současného nástroje ve formátu Pohoda XML, ISDOC nebo CSV a do 48 hodin máš historii převedenou. Postup pro jednotlivé programy je na stránce Migrace z konkurence.
Chci přenést data zdarma