DokladBot + iDoklad: doklady bez přepisování
Sbíráš účtenky ve WhatsAppu, fakturuješ v iDokladu. DokladBot doklady vytěží, zkategorizuje a připraví export v ISDOC nebo CSV, který iDoklad načte.
ISDOC / CSV exportCo propojení DokladBot a iDoklad umí
iDoklad je fakturační nástroj: vystavíš v něm fakturu, vedeš adresář odběratelů a hlídáš úhrady. Slabší je v druhé půlce podnikání, tedy v přijatých dokladech. Účtenku z benzinky nebo fakturu od dodavatele musíš do iDokladu přepsat ručně, položku po položce. DokladBot tuhle část převezme: účtenku vyfotíš do WhatsAppu, fakturu přepošleš na e-mailový inbox své firmy nebo ji DokladBot stáhne z datové schránky, vytěží z ní dodavatele, částky a DPH a připraví soubor, který iDoklad načte.
Propojení je souborové. DokladBot nemá na iDoklad přímé napojení přes API, doklady se přenášejí exportem z DokladBotu a importem v iDokladu. V praxi jde o jedno stažení a jedno nahrání za období, typicky jednou měsíčně před podklady k DPH. Všechno, co se mezi tím děje (vytěžení, kontrola, schválení, párování s bankou), běží v DokladBotu.
Jak to funguje ve zkratce
- 1
Vyfotíš účtenku nebo přepošleš fakturu do WhatsAppu či na svůj e-mailový inbox.
- 2
DokladBot doklad vytěží: dodavatel, částky, DPH, kategorie.
- 3
Stáhneš export za období (ISDOC, CSV nebo Excel).
- 4
V iDokladu soubor naimportuješ, doklady se objeví včetně DPH a dodavatele.
Nastavení krok za krokem
Propojení nevyžaduje instalaci ani technické nastavení. Jde o pořadí úkonů, které se jednou naučíš a pak opakuješ každé období.
- 1
Založ firmu v DokladBotu
Po registraci zadáš IČO a DokladBot si z veřejného rejstříku doplní název, adresu a DIČ. Tyhle údaje se pak zapisují do každého exportovaného dokladu jako odběratel, takže je iDoklad nemusí dohledávat.
- 2
Pošli první doklady
Účtenku vyfotíš do WhatsAppu, fakturu v PDF přepošleš na e-mailový inbox firmy nebo nahraješ v dashboardu. DokladBot z dokladu vyčte dodavatele včetně IČO a DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, datum vystavení, DUZP, splatnost, základ, DPH, celkovou částku a měnu.
- 3
Zkontroluj a schval
Každý doklad čeká ve frontě ke schválení. Když v seznamu dokladů přepneš na záložku Schválené, CSV i Excel stáhnou jen schválené doklady; do ISDOC balíku jdou doklady, které vybereš, nebo celé období. Doklady z koše a označené duplicity do žádného exportu nejdou. Duplicity DokladBot hlídá sám, takže dvakrát přeposlaná faktura se do exportu dostane jednou.
- 4
Stáhni export za období
V seznamu dokladů nastavíš filtr období a firmy a stáhneš CSV nebo Excel. ISDOC balík (jeden soubor na doklad, při více dokladech ZIP) stáhneš přes API DokladBotu: klíč si vytvoříš v Nastavení, API klíče, a adresu i parametry období najdeš v průvodci API v dashboardu. Pokud API používat nechceš, napiš podpoře a ISDOC za období ti připravíme.
- 5
Naimportuj do iDokladu
V iDokladu použiješ import přijatých faktur z ISDOC. Doklady se založí včetně dodavatele, částek a DPH. CSV a Excel slouží ke kontrole v tabulce nebo pro účetní, která pracuje mimo iDoklad.
- 6
Opakuj jednou měsíčně
Export respektuje filtry, takže příště stáhneš jen doklady za nové období. Pořadí je vždy stejné: schválit, stáhnout, nahrát.
Co se přenáší a co ne
Přenáší se automaticky
- Dodavatel: název, IČO, DIČ a adresa
- Číslo dokladu a variabilní symbol
- Datum vystavení a datum splatnosti (v ISDOC se DUZP zapisuje shodné s datem vystavení)
- Základ daně, částka DPH a celková částka
- Sazba DPH 21, 12 nebo 0 %
- Měna a přepočet na Kč u dokladů v eurech nebo dolarech
- Kategorie nákladu a předkontace (CSV a Excel)
- Způsob platby a stav úhrady (CSV a Excel)
Nepřenáší se, řešíš ručně
- Originál dokladu (PDF nebo fotka) zůstává v DokladBotu. ISDOC ani CSV přílohu nenesou, v DokladBotu ji dohledáš podle čísla dokladu.
- Rozpis položek: ISDOC z DokladBotu má jeden řádek na doklad se součtem. Položky najdeš v Excelu ve sloupci Položky.
- Vydané faktury z iDokladu do DokladBotu: opačný směr řešíme jako jednorázovou migraci, ne jako průběžné propojení.
- Úhrady: párování s bankou probíhá v DokladBotu, do iDokladu se stav úhrady dostane jen jako sloupec v CSV, ne jako zaúčtovaná platba.
Limity propojení
- !Bez API napojení: každý přenos je stažení a nahrání souboru, nic se do iDokladu neposílá samo.
- !Doklad s více sazbami DPH: ISDOC zapisuje jednu sazbu na doklad, rozpad po sazbách zkontroluj v Excelu nebo přímo v DokladBotu.
- !Postup importu na straně iDokladu se řídí jeho aktuální verzí, přesné kroky najdeš v nápovědě iDokladu.
Časté otázky
Jak dostanu doklady z DokladBotu do iDokladu?
Schválené doklady za období stáhneš jako ISDOC (přes API DokladBotu nebo na požádání od podpory) a v iDokladu je naimportuješ jako přijaté faktury. Přenáší se dodavatel s IČO a DIČ, částky, sazba DPH, datum vystavení i splatnost. CSV a Excel stáhneš rovnou ze seznamu dokladů.
Nahrazuje DokladBot iDoklad?
Doplňují se. iDoklad je fakturační nástroj, DokladBot řeší sběr a vytěžení přijatých dokladů z WhatsAppu, e-mailu a datové schránky, jejich schválení a párování s bankou. Dohromady máš obě strany podnikání bez přepisování.
Co obsahuje CSV export?
CSV má 18 sloupců: dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, částka, částka v Kč, měna, DPH, základ, datum, splatnost, typ dokladu, kategorie, předkontace, způsob platby, poznámka a stav. Oddělovačem je středník a soubor otevřeš přímo v Excelu.
Co když má účtenka dvě sazby DPH?
DokladBot rozpad DPH po sazbách eviduje a ukáže ho v detailu dokladu i v Excelu. ISDOC z DokladBotu ale nese jednu sazbu na doklad, takže u smíšených dokladů si rozpad v iDokladu zkontroluj.
Chystáte přímé API napojení na iDoklad?
Dnes ne, přenos je souborový přes ISDOC, CSV nebo Excel. Pokud o přímé napojení stojíš, napiš na podpora@dokladbot.cz, zájem evidujeme a rozhoduje o pořadí dalších integrací.
Kolik propojení stojí?
Za propojení s iDokladem se nic nepřiplácí, CSV, Excel ani ISDOC export nejsou vázané na tarif. Kredity se čerpají za zpracování dokladů podle ceníku na dokladbot.cz/cenik, tarif Start má v ceně 200 kreditů měsíčně.
Přecházíš celý na DokladBot?
Pošli nám export ze svého současného nástroje ve formátu Pohoda XML, ISDOC nebo CSV a do 48 hodin máš historii převedenou. Postup pro jednotlivé programy je na stránce Migrace z konkurence.
Chci přenést data zdarma