DokladBot + HELIOS: podklady pro účetní bez přepisování
Firma jede na systému HELIOS, doklady vznikají v terénu. DokladBot je posbírá z WhatsAppu i e-mailu, vytěží a připraví v ISDOC nebo CSV pro import do HELIOSu.
ISDOC / CSV exportCo propojení DokladBot a HELIOS umí
HELIOS je podnikový systém, ve kterém účetní vede kompletní účetnictví firmy. Problém nebývá v HELIOSu, ale v cestě dokladu k účetní: účtenka za naftu vznikne na stavbě, faktura za materiál přijde vedoucímu na e-mail, další v datové schránce. DokladBot tyhle kanály sjednotí. Zaměstnanci fotí účtenky do WhatsAppu, faktury chodí na e-mailový inbox firmy, DokladBot vše vytěží, přiřadí kategorii a předkontaci a nechá doklad schválit odpovědné osobě.
Účetní pak jednou za období stáhne export a naimportuje ho do HELIOSu. Přenos je souborový, DokladBot nemá na HELIOS přímé napojení. Firmy s více provozy nebo více IČO vedou v DokladBotu každou firmu zvlášť a export filtrují podle firmy.
Jak to funguje ve zkratce
- 1
Zaměstnanci fotí účtenky do WhatsAppu, faktury chodí na e-mailový inbox firmy.
- 2
DokladBot vše vytěží a zkategorizuje na jednom místě.
- 3
Účetní si stáhne ISDOC, CSV nebo Excel export za zvolené období.
- 4
HELIOS doklady naimportuje včetně DPH a údajů dodavatele.
Nastavení krok za krokem
Propojení nevyžaduje instalaci ani technické nastavení. Jde o pořadí úkonů, které se jednou naučíš a pak opakuješ každé období.
- 1
Založ firmy a přizvi lidi
Zadáš IČO každé firmy, DokladBot doplní název, adresu a DIČ z rejstříku. Kolegy a účetní pozveš do sdíleného pracoviště, takže vidí stejné doklady, frontu ke schválení a exporty jako ty.
- 2
Sjednoť kanály dokladů
Účtenky z terénu chodí přes WhatsApp, dodavatelské faktury na e-mailový inbox firmy, úřední písemnosti z datové schránky. DokladBot z každého dokladu vyčte dodavatele, IČO, DIČ, číslo, variabilní symbol, data, základ, DPH a celkem, zvládne vícestránková PDF i hromadné nahrání.
- 3
Schvalování a předkontace
Doklady čekají ve frontě ke schválení. Z oprav předkontace u stejného dodavatele se DokladBot učí, takže opakované doklady jdou frontou rychle. Stav schválení je v CSV ve sloupci Status a záložka Schválené v seznamu dokladů omezí CSV i Excel jen na schválené doklady; doklady z koše a označené duplicity do exportu nejdou.
- 4
Stáhni export za období
Účetní v seznamu dokladů nastaví období a firmu a stáhne CSV nebo Excel. ISDOC balík (jeden soubor na doklad, ZIP při více dokladech) získá přes API DokladBotu (klíč v Nastavení, API klíče, adresa v průvodci API) nebo na požádání od podpory.
- 5
Naimportuj do HELIOSu
HELIOS načte přijaté faktury z ISDOC, CSV poslouží pro kontrolu součtů a pro účetní deník. Postup importu se liší podle edice HELIOSu, řídí se jeho dokumentací.
- 6
Nastav rytmus
Většina firem exportuje jednou měsíčně před uzávěrkou DPH. Export respektuje filtr období, takže se doklady nepřenášejí dvakrát.
Co se přenáší a co ne
Přenáší se automaticky
- Přijaté faktury a pokladní doklady z hotovostních nákupů
- Dodavatel: název, IČO, DIČ a adresa
- Číslo dokladu a variabilní symbol
- Datum vystavení a splatnost (ISDOC zapisuje DUZP shodné s datem vystavení)
- Základ daně, DPH a celková částka, sazba 21, 12 nebo 0 %
- Měna a přepočet na Kč kurzem u zahraničních dokladů
- Kategorie nákladu a předkontace (CSV a Excel)
- Způsob platby a stav úhrady (CSV a Excel)
Nepřenáší se, řešíš ručně
- Originál dokladu (PDF, fotka) zůstává v DokladBotu, ISDOC ani CSV přílohu nenesou. Účetní ho v DokladBotu dohledá podle čísla dokladu.
- Rozpis položek: ISDOC nese jeden řádek na doklad, položky jsou v Excelu.
- Vydané faktury a bankovní výpisy z HELIOSu do DokladBotu: opačný směr propojení není.
- Střediska a zakázky HELIOSu: DokladBot je nezná, přiřadí je účetní při importu.
Limity propojení
- !Bez API napojení, přenos je vždy soubor. Automatický přenos do HELIOSu není.
- !Doklad s více sazbami DPH: ISDOC nese jednu sazbu, rozpad je v Excelu a v detailu dokladu.
- !Import se liší podle edice HELIOSu (iNuvio, Easy), přesné kroky má dokumentace výrobce.
Časté otázky
Se kterými verzemi HELIOSu to funguje?
Export je standardní ISDOC 6.0.1 a CSV, takže ho načte každá edice HELIOSu s importem přijatých faktur, například iNuvio nebo Easy. Pokud si nejsi jistý, pošli nám na podpora@dokladbot.cz, kterou edici používáš, a poradíme s nastavením.
Umí DokladBot poslat doklady do HELIOSu automaticky?
Ne. Jde o export souboru, který účetní naimportuje. Přímé napojení na HELIOS dnes nenabízíme; pokud o něj stojíte, napište na podpora@dokladbot.cz, zájem evidujeme.
Zvládne to větší objem dokladů?
Ano. DokladBot zpracovává vícestránková PDF i hromadné nahrání a export vygeneruje všechny schválené doklady za období najednou. Firmy s více IČO vedou každou firmu zvlášť a exportují po firmách.
Jak se řeší schvalování ve firmě?
Doklad, který zaměstnanec pošle, čeká ve frontě ke schválení. Schvaluje odpovědná osoba nebo účetní, stav schválení je v CSV ve sloupci Status a záložka Schválené omezí CSV i Excel jen na schválené doklady. Pravidla schvalování jdou nastavit podle částky, kategorie nebo dodavatele a každé pravidlo má svého schvalovatele.
Co obsahuje CSV export?
CSV má 18 sloupců: dodavatel, IČO, DIČ, číslo dokladu, variabilní symbol, částka, částka v Kč, měna, DPH, základ, datum, splatnost, typ dokladu, kategorie, předkontace, způsob platby, poznámka a stav. Oddělovačem je středník.
Přecházíš celý na DokladBot?
Pošli nám export ze svého současného nástroje ve formátu Pohoda XML, ISDOC nebo CSV a do 48 hodin máš historii převedenou. Postup pro jednotlivé programy je na stránce Migrace z konkurence.
Chci přenést data zdarma