Pošli doklady, my je zaúčtujeme
10 článků na téma Automatizace.
Kategorie Automatizace se zabývá tím, co v účetnictví malé firmy může běžet bez vás, a stejně tak tím, co běžet bez vás nemůže. Články jdou cestou dokladu od začátku do konce: jak se doklady dostanou do systému (fotka z telefonu, přeposlaný e-mail, sken, datová schránka), jak z nich software vytěží dodavatele, částky a DPH a jaká je u toho reálná přesnost, kde OCR naráží a kdy je nutná lidská kontrola. Dál následuje párování příchozích plateb s fakturami, schvalování a oběh dokladů v malém týmu a nakonec předání dat účetní nebo import do účetního programu, včetně návodu na integraci s Pohodou přes mServer. Zvláštní pozornost patří datové schránce: co přes ni podnikateli chodí, jak z ní doklady dostat a jak ji napojit na účetnictví, aby se nezmeškala lhůta fikce doručení. Texty se drží čísel: kolik minut zabere ruční přepis dokladu, kolik ho stojí čas za rok a kdy se automatizace vyplatí i při pár desítkách dokladů měsíčně. Pohled na účetnictví přes zprávy v telefonu má vlastní kategorii WhatsApp, obecné srovnání AI nástrojů kategorie AI a automatizace.
Automatizace účetnictví dokáže OSVČ ušetřit hodiny práce měsíčně. Projdeme, co jde automatizovat, co ne, jak si spočítat návratnost a jak začít bez velkých investic.
Od roku 2023 má datovou schránku povinně každá OSVČ. Chodí do ní výzvy z finančního úřadu, přehledy ČSSZ i faktury od dodavatelů. Ukážeme, jak z datovky udělat spolehlivý zdroj dokladů, aniž byste si nechtěně spustili běh lhůt.
OCR faktur zvládne většinu dokladů bez zásahu člověka, ale ne všechny. Podívejte se na reálná čísla ze zpracování 2 455 dokladů a zjistěte, kde technologie naráží na limity a kdy je potřeba lidská kontrola.
Kontrola, kdo zaplatil a kdo ne, žere hodiny měsíčně. Ukážeme, jak párování plateb s fakturami funguje, proč je klíčový variabilní symbol a jak celý proces zautomatizovat napojením banky.
Faktury od dodavatelů chodí do e-mailu jako PDF a někdo je musí stáhnout, uložit a přepsat. Ukážeme, jak celý příjem faktur e-mailem zautomatizovat: od přeposílací adresy přes vytěžení příloh až po pravidla pro jednotlivé dodavatele.
Faktura přijde e-mailem, účtenka leží v autě a nikdo neví, co už je schválené k proplacení. Ukážeme vám, jak nastavit schvalování faktur a oběh dokladů tak, aby fungoval i v týmu o dvou lidech.
Krabice od bot plná účtenek není systém, ale odklad problému. Ukážeme vám, jak fotit účtenky mobilem, posílat je e-mailem nebo skenovat tak, aby v účetnictví byly za pár vteřin a přežily i blednutí termopapíru.
Vytěžování faktur převede fotku nebo PDF dokladu na strukturovaná data: dodavatele, částky, DPH i položky. Jak technologie funguje, jak je přesná a kdy se vyplatí místo ručního přepisu.
Výzvy od finančního úřadu, přehledy pro ČSSZ i písemnosti od zdravotní pojišťovny dnes chodí datovkou. Kdo ji nekontroluje, tomu běží lhůty i bez přečtení. Ukážeme, co řeší propojení datové schránky s účetnictvím a na co si dát při napojení pozor.
Pohoda mServer umožňuje automatický import faktur z externích systémů přes XML API. Kompletní návod jak nastavit mServer + řešit běžné problémy (Windows-1250 encoding, certifikace, porty).
Posíláme praktické tipy pro podnikatele maximálně 1x měsíčně. Bez spamu, pouze užitečný obsah o účetnictví, daních a digitalizaci.
Vaše data jsou v bezpečí. Můžete se kdykoli odhlásit jedním kliknutím.