Heslo do datové schránky expiruje po 90 dnech. Jak se nezamknout

Scénář, který zná spousta podnikatelů i účetních: měsíce se do datové schránky přihlašujete bez problémů, najednou vás portál nepustí, nebo napojený software přestane stahovat zprávy a hlásí jen nic neříkající chybu. Příčina bývá banální: heslo do datové schránky má ve výchozím nastavení platnost jen 90 dnů. V tomto návodu projdeme, co přesně expirace znamená, jak heslo obnovit a jak se zamknutí do budoucna vyhnout.

Proč heslo najednou nefunguje: výchozích 90 dnů

Systém datových schránek si ve výchozím nastavení vynucuje pravidelnou obměnu hesla. Oficiální nápověda portálu to říká jasně: "v základním nastavení je nutné heslo opakovaně měnit; vždy nejpozději po 90 dnech". A nejčastější dotazy na mojedatovaschranka.cz doplňují, že po změně hesla je platnost nového opět 90 dnů a po uplynutí této doby je při následujícím přihlášení znovu vynucována změna.

Jinými slovy: nejde o chybu ani o zablokovaný účet. Heslo prostě "doběhlo" a systém čeká, až si nastavíte nové.

Co se přesně stane po expiraci

Záleží na tom, jak se do schránky přihlašujete:

Právě třetí situace je nebezpečná. Do datové schránky chodí výzvy z finančního úřadu, ČSSZ nebo zdravotní pojišťovny s běžícími lhůtami. Zpráva od orgánu veřejné moci se přitom podle § 17 zákona č. 300/2008 Sb. považuje za doručenou nejpozději fikcí desátým dnem od dodání do schránky, ať už si ji přečtete, nebo ne. Když napojený software přestane zprávy stahovat a vy se na něj spoléháte, může vám lhůta protéct mezi prsty.

Jak expirované heslo obnovit

Podrobnosti k přihlašovacím metodám a přístupovým údajům najdete v oficiální nápovědě datových schránek.

Vypnutí časového omezení hesla: ano, nebo ne?

Dobrá zpráva: povinnou změnu hesla po 90 dnech lze vypnout. Podle nejčastějších dotazů portálu mají uživatelé možnost "v Nastavení své datové schránky vynucenou změnu hesla po 90 dnech vypnout a nastavit tak jeho neomezenou platnost".

Má to ale háček. Provozovatel v nápovědě výslovně upozorňuje, že kdo se povinnosti měnit heslo vyhne, "bere na sebe odpovědnost za snížení úrovně ochrany přístupu" do své schránky.

Nechat 90 dnů, nebo nastavit neomezenou platnost?

Kritérium	Výchozí expirace 90 dnů	Neomezená platnost hesla
Bezpečnost	Vyšší, uniklé heslo platí max. 90 dnů	Nižší, uniklé heslo platí trvale
Riziko zamknutí	Vysoké, hlavně u napojeného softwaru	Žádné (heslo neexpiruje)
Administrativa	Změna hesla 4x ročně + aktualizace v aplikacích	Jednorázové nastavení
Pro koho se hodí	Kdo se přihlašuje jen občas přes portál	Kdo má schránku napojenou na software a používá silné jedinečné heslo

Rozumný kompromis vypadá takto: pokud omezení vypnete, kompenzujte to dlouhým, jedinečným heslem uloženým ve správci hesel a zvažte přihlašování Identitou občana nebo Mobilním klíčem místo hesla všude tam, kde to jde. Slabé heslo s neomezenou platností je nejhorší možná kombinace.

Doporučení pro firmy s napojeným softwarem

Jestliže datová schránka krmí zprávami účetní software, spisovou službu nebo jiný systém přes přihlašovací jméno a heslo, patří expirace hesla mezi provozní rizika, která je potřeba aktivně řídit:

Jak to řeší DokladBot

DokladBot umí datovou schránku napojit a příchozí doklady z ní automaticky zpracovávat. Protože prošlé heslo je nejčastější důvod, proč napojení tiše přestane fungovat, hlídá DokladBot expiraci hesla připojené schránky a upozorní vás s předstihem, ještě než přihlášení přestane fungovat. Nemusíte si tak vést vlastní evidenci, kdy jste heslo naposledy měnili. Přehled možností najdete na stránce funkcí a v článku o povinnostech OSVČ kolem datových schránek.

Závěr

Devadesátidenní platnost hesla není chyba systému, ale výchozí bezpečnostní opatření datových schránek. Problém nastává hlavně tehdy, když o něm nevíte a schránku máte napojenou na software: přihlášení tiše přestane fungovat a s ním i tok dokumentů s úředními lhůtami. Řešení je jednoduché a zabere pár minut: buď si v nastavení schránky vypněte časové omezení hesla a nasaďte silné jedinečné heslo, nebo si expiraci hlídejte připomínkou a heslo měňte s předstihem.