Jak povolit přístup externích aplikací do datové schránky

Chcete, aby vám doklady a úřední zprávy z datové schránky stahovala účetní nebo spisová aplikace automaticky? Přesně k tomu slouží volba přístup přes rozhraní pro externí aplikace v nastavení datové schránky. Bez ní se žádný externí program přes webové služby nepřihlásí, i když mu zadáte správné jméno a heslo. V tomto návodu projdeme krok za krokem, kde se povolení nachází, jak ho bezpečně zapnout a co dělat, když aplikace přesto hlásí chybu přihlášení.

K čemu rozhraní pro externí aplikace slouží

Datová schránka má kromě webového portálu i aplikační rozhraní (webové služby), přes které s ní mohou komunikovat jiné programy: účetní systémy, spisové služby nebo nástroje na zpracování dokladů. Podle oficiálních informací k aplikačnímu rozhraní ho může využívat každý uživatel, který je oprávněn k přihlášení do datové schránky, a to bez předchozí registrace.

Prakticky to znamená, že aplikace se přihlásí vaším přihlašovacím jménem a heslem a poté umí například:

• stahovat doručené datové zprávy včetně příloh (faktury, výzvy, rozhodnutí),
• odesílat datové zprávy úřadům,
• hlídat, co nového do schránky přišlo, aniž byste se museli přihlašovat na portál.

Aby to fungovalo, musí být u konkrétního uživatelského účtu tento typ přístupu výslovně povolen. Ve výchozím stavu bývá u nových účtů vypnutý, právě proto většina aplikací při prvním napojení skončí na chybě přihlášení.

Postup: povolení přístupu krok za krokem

1. Přihlaste se na portál datových schránek. Otevřete Mojedatovaschranka.cz a přihlaste se způsobem, který běžně používáte (jméno a heslo, Identita občana, mobilní klíč).

2. Otevřete záložku Nastavení. Najdete ji v horním menu portálu. Zde se spravují přístupové údaje, uživatelé schránky i povolení pro externí služby.

3. Přejděte do části s možnostmi přihlášení. V nastavení svého uživatelského účtu najdete přehled způsobů přihlášení a souvisejících voleb. Nápověda portálu potvrzuje, že přístup externí aplikace je možnost, kterou může uživatel povolit nebo zakázat pro své konto.

4. Zapněte volbu přístupu přes rozhraní pro externí aplikace. Přepněte volbu na povoleno a změnu uložte. Nastavení se týká jen účtu, pod kterým jste přihlášeni; pokud se má připojovat jiný uživatel schránky, musí si volbu zapnout u svého účtu.

5. Zkontrolujte, že heslo účtu není po expiraci. Podle nápovědy k přihlašování je heslo ve standardním nastavení platné 90 dnů a po vypršení portál vyžaduje jeho změnu. Externí aplikace s prošlým heslem přihlášení nedokončí. Podrobněji jsme expiraci rozebrali v článku o 90denní platnosti hesla datové schránky.

6. Zadejte přihlašovací údaje do aplikace a otestujte spojení. Použijte stejné jméno a heslo jako na portálu. Většina aplikací má tlačítko pro test připojení; po úspěšném ověření začne schránku pravidelně vyčítat.

Pověřený uživatel pro aplikaci: jak na to

Samostatný účet pro aplikaci zřídíte také v záložce Nastavení, v části pro správu uživatelů schránky. Postup je obdobný jako při přidávání kolegy nebo účetní:

1. Založte nového pověřeného uživatele s vlastním jménem a heslem.
2. Omezte mu rozsah oprávnění, například jen na přijímání a čtení zpráv, které nejsou určeny do vlastních rukou.
3. U tohoto účtu povolte přístup přes rozhraní pro externí aplikace (krok 4 výše).
4. Do aplikace zadejte údaje tohoto pověřeného uživatele, ne své vlastní.

Výhoda je zřejmá: pokud by údaje z aplikace unikly, útočník získá jen omezený účet, který navíc můžete okamžitě zrušit. A když si změníte vlastní heslo, napojení aplikace se nerozbije.

Aplikace hlásí chybu přihlášení: kontrolní seznam

Když aplikace při připojení skončí chybou ověření (typicky se zobrazuje jako odmítnuté přihlášení nebo chyba 401), projděte tyto body v uvedeném pořadí:

1. Povolení přístupu. Zkontrolujte v Nastavení, že u účtu, jehož údaje aplikace používá, je přístup přes rozhraní pro externí aplikace skutečně povolen. To je zdaleka nejčastější příčina.
2. Expirace hesla. Přihlaste se údaji z aplikace přímo na portál. Pokud vás portál vyzve ke změně hesla, heslo po 90 dnech vypršelo; nastavte nové a aktualizujte ho i v aplikaci. Podle nápovědy portálu není expirace hesla po 90 dnech problém, změnu provedete při dalším přihlášení.
3. Přihlašování jen certifikátem nebo doplňkovým ověřením. Pokud má účet nastaveno přihlašování výhradně klientským certifikátem, případně jiné povinné doplňkové ověření, běžné přihlášení jménem a heslem přes webové služby neprojde. Pro účet používaný aplikací tato omezení v možnostech přihlášení vypněte, nebo pro aplikaci založte zvláštního pověřeného uživatele bez nich.
4. Překlepy a záměna účtů. Ověřte, že aplikace používá přihlašovací jméno (ne ID schránky, pokud aplikace nevyžaduje jinak) a že nejde o údaje jiného uživatele téže schránky, který povolení zapnuté nemá.

Napojení schránky na zpracování dokladů

Jakmile máte přístup povolený, můžete schránku připojit i k DokladBotu: v dashboardu otevřete Nastavení a sekci Úřední pošta, zadáte přihlašovací údaje účtu s povoleným přístupem a doklady i úřední zprávy se začnou načítat automaticky. Podrobnosti o tom, co napojení umí, najdete na stránce datová schránka v DokladBotu.

Závěr

Povolení přístupu externích aplikací je otázka dvou minut: přihlásit se na portál, v Nastavení otevřít možnosti přihlášení, zapnout volbu a uložit. Zbytek je hygiena: pro aplikace ideálně samostatný pověřený uživatel s omezenými právy a hlídání 90denní expirace hesla, aby napojení nepřestalo tiše fungovat. Pokud doklady z datové schránky zatím přepisujete ručně, vyzkoušejte DokladBot a nechte si je do evidence stahovat automaticky.