Fakturowanie do Niemiec: e-faktura od 2027 będzie standardem

Niemcy to dla przedsiębiorców działających w Czechach najważniejszy rynek eksportowy. I właśnie tam trwa jedna z największych zmian w fakturowaniu ostatnich lat: stopniowe przejście na obowiązkową ustrukturyzowaną fakturę elektroniczną w relacjach B2B. Od 1 stycznia 2025 każda niemiecka firma musi już umieć e-fakturę przyjąć, a od 1 stycznia 2027 duża część niemieckich firm będzie miała obowiązek e-faktury również wystawiać. Do startu kolejnej fazy zostało pół roku, a kto fakturuje do Niemiec, powinien wiedzieć, co go dotyczy, a co nie.

Jakie terminy obowiązują w Niemczech

Niemiecki mandat przebiega w trzech fazach, które podsumowuje oficjalny przegląd Komisji Europejskiej dotyczący e-fakturowania w Niemczech:

W okresie przejściowym istnieje jeszcze wentyl bezpieczeństwa: zgodnie z przeglądem Komisji Europejskiej dostawca może wystawić fakturę papierową lub fakturę EDI poza normą EN 16931, jeśli odbiorca wyrazi na to zgodę. W praktyce jednak duzi niemieccy odbiorcy takiej zgody udzielać nie będą, ponieważ ustrukturyzowane dane są im potrzebne do własnego zautomatyzowanego przetwarzania.

Czy niemiecki obowiązek dotyczy dostawcy z Czech?

Z prawnego punktu widzenia niemiecki mandat opiera się na krajowych transakcjach B2B, czyli świadczeniach między firmami z siedzibą w Niemczech. Jeśli jesteś czeskim OSVČ (osobą samozatrudnioną) lub spółką s.r.o. bez zakładu w Niemczech i fakturujesz niemieckiemu odbiorcy transgranicznie, niemiecka ustawa nie nakłada na ciebie bezpośrednio obowiązku wystawienia XRechnung.

W praktyce to jednak tylko połowa odpowiedzi. Decydować będzie nie paragraf, lecz odbiorca:

• Niemieckie firmy z powodu własnego obowiązku przebudowują całe przetwarzanie faktur przychodzących na dane ustrukturyzowane. Faktura, którą ktoś musi ręcznie przepisać z PDF, będzie dla nich drogim wyjątkiem.
• Więksi odbiorcy już dziś dopisują do umów i warunków zamówień wymóg e-faktury w konkretnym formacie, typowo XRechnung lub ZUGFeRD, ewentualnie doręczenia przez sieć Peppol.
• Kto nie potrafi dostarczyć ustrukturyzowanej faktury, ryzykuje dłuższe zatwierdzanie, późniejsze płatności, a w skrajnym przypadku również to, że odbiorca znajdzie sobie dostawcę, z którym jest mniej pracy.

Do tego dochodzi poziom europejski. Dyrektywa ViDA, przyjęta w marcu 2025, wprowadza według Komisji Europejskiej od 1 lipca 2030 obowiązkowe ustrukturyzowane e-fakturowanie i cyfrowe raportowanie dla transgranicznych transakcji B2B w ramach UE. To obejmie bezpośrednio także czeskich podatników VAT. Niemiecki mandat jest więc tylko zapowiedzią tego, co za kilka lat będzie obowiązywać dla każdej faktury do UE. Więcej o ViDA i sieci Peppol pisaliśmy w artykule Peppol i e-fakturowanie: co czeka przedsiębiorców.

Czym różnią się niemieckie formaty

Dla dostawcy z Czech płynie z tego proste zalecenie: zapytaj odbiorcę, który format i jaki kanał doręczenia preferuje. Odpowiedź będzie się różnić w zależności od wielkości firmy i jej systemu. Hybrydowy ZUGFeRD bywa najprostszym pierwszym krokiem, ponieważ na zewnątrz wygląda jak zwykły PDF.

Na co zwrócić uwagę jako dostawca z Czech już w tym roku

Podsumowanie

Niemieckie obowiązkowe e-fakturowanie nie dotknie dostawców z Czech przez ustawę, lecz przez zamówienia. Od stycznia 2027 duzi niemieccy odbiorcy zaczną fakturować wyłącznie w formie ustrukturyzowanej i tej samej dyscypliny będą stopniowo oczekiwać od swoich dostawców, a od roku 2028 cały niemiecki rynek. Kto ma faktury i dokumenty już dziś w cyfrowej, ustrukturyzowanej postaci, przejście na XRechnung, ZUGFeRD lub Peppol załatwi jako detal techniczny. Kto opiera się na papierze i ręcznym przepisywaniu, powinien zacząć teraz, dopóki jest czas na spokojną zmianę.

Chcesz mieć dokumenty i faktury w formie cyfrowej bez ręcznego przepisywania? Wypróbuj DokladBot: fotografujesz dokument, dane są wyciągane automatycznie, a ewidencja jest gotowa dla księgowej i dla przyszłego fakturowania ustrukturyzowanego.