SME-Regelung: Mehrwertsteuerbefreiung in anderen EU-Staaten

Verkaufen Sie Dienstleistungen oder Waren an Kunden in anderen EU-Staaten und sind kein Mehrwertsteuerzahler? Bis Ende 2024 mussten Sie sich in vielen Situationen direkt im Land des Kunden zur Mehrwertsteuer registrieren, weil die dortige Befreiung für Kleinunternehmen nur für inländische Firmen galt. Das hat sich geändert: Seit dem 1. Januar 2025 funktioniert in der gesamten EU die grenzüberschreitende Regelung für Kleinunternehmen, die sogenannte SME-Regelung. Sie ermöglicht es, die Mehrwertsteuerbefreiung auch in anderen Mitgliedstaaten zu nutzen, und zwar allein auf Grundlage einer Registrierung bei der tschechischen Finanzverwaltung (Finanční správa). In diesem Artikel gehen wir durch, für wen sich die Regelung eignet, welche Bedingungen sie hat und welche Pflichten sie mit sich bringt.

Was die SME-Regelung ist und warum sie entstand

Die SME-Regelung (Small and Medium-sized Enterprises) ist eine besondere Mehrwertsteuerregelung, die seit dem 1. 1. 2025 einheitlich in der gesamten EU eingeführt ist. Im tschechischen Mehrwertsteuergesetz (Gesetz Nr. 235/2004 Slg., in der Fassung der Novelle Nr. 461/2024 Slg.) finden Sie sie in § 50 und § 109bb bis § 109bu. Ausführliche Informationen veröffentlicht die Finanzverwaltung auf den der SME-Regelung gewidmeten Seiten.

Der Kern ist einfach: Jeder EU-Staat hat ein eigenes nationales Umsatzlimit, bis zu dem Kleinunternehmen von der Mehrwertsteuer befreit sind (in Tschechien 2 000 000 Kč pro Kalenderjahr). Früher konnte diese Befreiung im jeweiligen Staat nur ein dort ansässiges Unternehmen nutzen. Ein tschechischer Nichtzahler, der eine Leistung mit Leistungsort etwa in Deutschland erbrachte, musste sich in Deutschland ab der ersten Krone zur Mehrwertsteuer registrieren. Die SME-Regelung beseitigt diese Barriere: Ein in einem EU-Staat ansässiges Kleinunternehmen kann die Befreiung für Kleinunternehmen auch in anderen Staaten nutzen, wenn es die Bedingungen erfüllt und sich vorab für die Regelung registriert.

Wer die Regelung nutzen kann: zwei Limits gleichzeitig

Voraussetzung sind zwei Umsatztests, die gleichzeitig erfüllt sein müssen:

Das EU-weite Limit von 100 000 EUR umfasst den Wert der gelieferten Waren und erbrachten Dienstleistungen in allen Mitgliedstaaten zusammen, einschließlich der Tschechischen Republik. Die Umsätze werden in Euro ausgewiesen, umgerechnet zum Kurs der Europäischen Zentralbank vom 1. Januar des jeweiligen Kalenderjahres.

Zugleich gilt, dass die Regelung für in der EU ansässige steuerpflichtige Personen bestimmt ist. Die Registrierung wird für jeden Mitgliedstaat, in dem Sie die Befreiung nutzen möchten, gesondert beantragt; die Liste der Staaten können Sie später erweitern oder verkleinern.

Wie die Registrierung abläuft

Die Identifikationsnummer mit dem Suffix „-EX" ist das Erkennungszeichen der Regelung. Ihre Gültigkeit können Geschäftspartner in der europäischen Datenbank überprüfen, auf die die Finanzverwaltung im Bereich Überprüfung der SME-Registrierung verweist.

Rechnen Sie damit, dass die Registrierung nicht sofort erfolgt: Der Steuerverwalter überprüft die Angaben auch mit dem anderen Mitgliedstaat. Die Finanzverwaltung hat 2025 auf längere Bearbeitungsfristen der Registrierungen hingewiesen, planen Sie den Eintritt in die Regelung also mit Vorlauf, nicht erst dann, wenn der ausländische Auftrag schon auf dem Tisch liegt.

Pflichten: vierteljährliche Meldung, auch wenn sie null ist

Die Registrierung für die Regelung ist aus administrativer Sicht nicht umsonst. Laut der Übersicht der Pflichten auf der Website der Finanzverwaltung müssen Sie:

In der Meldung geben Sie die Umsätze für alle Mitgliedstaaten einschließlich Tschechiens an, aufgeschlüsselt nach dem Leistungsort. Sie wird elektronisch über die Steuerinformationsbox (DIS+) oder die Anwendung EPO auf dem Portal Moje daně eingereicht. Ein wichtiges Detail: Die Meldung reichen Sie auch für ein Quartal ein, in dem Sie keine Leistung erbracht haben. Ein Nullquartal befreit Sie nicht von der Pflicht.

Weiter sind Sie verpflichtet, Änderungen der Registrierungsdaten zu melden und das EU-weite Limit zu überwachen.

Für wen die Regelung in der Praxis Sinn ergibt

Typische Situationen, in denen sich die Registrierung zu überlegen lohnt:

• Handwerker oder Bauarbeiten im Grenzgebiet - Arbeiten an einer Immobilie haben den Leistungsort dort, wo die Immobilie steht. Ohne die SME-Regelung müsste ein tschechischer Selbstständiger, der an einem Haus in Österreich arbeitet, die österreichische Mehrwertsteuer abwickeln; mit der Registrierung kann er die österreichische Befreiung für Kleinunternehmen nutzen.
• Dozenten, Fotografen oder Berater mit Einsätzen in der EU - Dienstleistungen mit Leistungsort in einem anderen Staat (z. B. Veranstaltungen, die physisch im Ausland stattfinden).
• E-Shops, die für mehr als 10 000 EUR jährlich an Verbraucher in der EU verkaufen - nach Überschreitung dieser Schwelle verlagert sich der Leistungsort in den Staat des Kunden. Eine Alternative zur OSS-Regelung (bei der Sie die Mehrwertsteuer abführen) kann bei sehr kleinen Volumina gerade die Befreiung in der SME-Regelung sein, sofern Sie die nationalen Limits der Zielstaaten erfüllen.

Umgekehrt ergibt die Regelung keinen Sinn, wenn Ihre Kunden Mehrwertsteuerzahler sind und Sie die Leistungen über das Reverse-Charge-Verfahren abwickeln, oder wenn Sie im Ausland den Vorsteuerabzug geltend machen müssen - ein befreites Kleinunternehmen hat keinen Anspruch auf Vorsteuerabzug.

Zusammenhang mit den tschechischen Limits

Die SME-Regelung umgeht die tschechischen Regeln nicht, sie ergänzt sie. Im Inland gelten seit 2025 zwei Limits: Bei einem Umsatz über 2 000 000 Kč pro Kalenderjahr werden Sie ab dem 1. Januar des Folgejahres Mehrwertsteuerzahler, bei Überschreitung von 2 536 500 Kč sofort, also am Tag nach der Überschreitung (ausführlich in der Information der Finanzverwaltung zu den Änderungen bei der Mehrwertsteuerpflicht). Das zweite Limit entspricht genau der EU-weiten Grenze von 100 000 EUR. Wie man den Umsatz richtig berechnet, haben wir im Artikel über die Überwachung des Umsatzes für die Mehrwertsteuer erläutert.

Fazit

Die SME-Regelung ist eine der wenigen Neuerungen bei der Mehrwertsteuer, die kleinen Unternehmern die Verwaltung tatsächlich abnimmt: Statt Registrierungen in mehreren EU-Staaten genügt eine Anzeige zu Hause und eine vierteljährliche Meldung. Der Preis dafür ist die Pflicht, die Umsätze konsequent nach einzelnen Staaten zu verfolgen und das Limit von 100 000 EUR zu überwachen - bei dessen Überschreitung endet die Regelung praktisch sofort.

Gerade der laufende Überblick über die Einnahmen ist bei der SME-Regelung entscheidend. DokladBot hilft Ihnen, Belege und Einnahmen beisammen zu haben: Sie fotografieren den Beleg, das System extrahiert die Daten daraus und Sie sehen jederzeit, wie Sie im Verhältnis zu den Limits stehen. Die vierteljährliche Meldung erstellen Sie dann in wenigen Minuten statt in Stunden des Zusammensuchens.