Jak złożyć wykaz kontrolny VAT przez EPO: Poradnik krok po kroku

Wykaz kontrolny VAT należy do obowiązków, które musi wypełniać każdy płatnik VAT w Republice Czeskiej. W przeciwieństwie do samej deklaracji VAT, wykaz kontrolny składa się wyłącznie elektronicznie – podanie papierowe nie jest dopuszczalne. Najczęściej używaną drogą jest aplikacja EPO (Podania elektroniczne) na portalu MOJE daně. W tym artykule przeprowadzimy cię przez cały proces od początku do końca, włącznie z logowaniem, wypełnianiem poszczególnych sekcji, wysyłką i zachowaniem potwierdzenia.

Czym jest wykaz kontrolny i dlaczego musisz go składać

Wykaz kontrolny nie jest tym samym co deklaracja VAT – składasz go dodatkowo do deklaracji. Administracja skarbowa wykorzystuje go do krzyżowej kontroli faktur między dostawcami a odbiorcami. Jeśli dostawca wykaże sprzedaż firmie X, ale firma X tego zakupu w swoim wykazie nie poda, system automatycznie wygeneruje wezwanie. Celem jest wykrywanie fikcyjnych faktur i nieuprawnionych odliczeń VAT.

Wykaz kontrolny wprowadzono od 1 stycznia 2016 roku, a obowiązek dotyczy wszystkich płatników VAT – zarówno osób prawnych (s.r.o., a.s.), jak i OSVČ. Osoby zidentyfikowane wykazu kontrolnego nie składają. Jeśli w danym okresie nie zrealizowałeś ani nie przyjąłeś żadnego świadczenia podlegającego opodatkowaniu w kraju, wykazu kontrolnego również nie składasz (w przeciwieństwie do deklaracji VAT, którą składasz zawsze, nawet pustą).

Co przygotować przed złożeniem

Zanim otworzysz portal, przygotuj wszystkie potrzebne dokumenty. Zaoszczędzisz czas i unikniesz błędów:

• Dostęp do portalu MOJE daně – potrzebujesz skrzynki danych, tożsamości obywatela (NIA przez BankID, eDowód lub MojeID) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego
• Kompletny przegląd faktur za okres – wszystkie faktury wystawione i otrzymane, najlepiej w Excelu lub programie księgowym
• Podział faktur według kwoty – faktury powyżej 10 000 Kč z VAT wykazuje się pojedynczo, faktury do 10 000 Kč zbiorczo
• NIP wszystkich partnerów biznesowych – dokładnie tak, jak są podane na fakturach (sprawdź przez ARES na ares.gov.cz)
• Numery dokumentów – dokładnie w formie podanej na fakturze, łącznie z myślnikami, ukośnikami i spacjami
• Deklarację VAT za ten sam okres – sumy kontrolne w wykazie muszą zgadzać się z deklaracją

Jeśli używasz programu księgowego (Pohoda, Money S3, FlexiBee), większość tych danych masz w systemie, a oprogramowanie wygeneruje ci wykaz automatycznie. Mimo to warto wiedzieć, co gdzie się wpisuje – czy to do kontroli, czy na wypadek, gdybyś wypełniał ręcznie.

Krok 1: Logowanie na portal MOJE daně

Otwórz przeglądarkę i przejdź na mojedane.gov.cz. Kliknij „Zaloguj się" i wybierz sposób logowania. Dla większości OSVČ najwygodniejsze jest logowanie przez skrzynkę danych – podajesz login i hasło do skrzynki, a portal automatycznie cię zidentyfikuje.

Jeśli nie chcesz używać skrzynki danych, możesz zalogować się przez tożsamość obywatela (NIA). Ta działa przez BankID (logowanie przez twój bank), eDowód z chipem lub przez MojeID. Trzecią możliwością jest kwalifikowany podpis elektroniczny na tokenie USB – ten stosują raczej firmy i biura księgowe.

Po udanym zalogowaniu trafisz na główną stronę portalu, gdzie zobaczysz przegląd swoich podań, wiadomości i ewentualnych wezwań.

Krok 2: Otwarcie formularza wykazu kontrolnego

W głównym menu portalu wybierz „Podania elektroniczne", a następnie „EPO2" (nowa wersja podań elektronicznych). Na liście dostępnych formularzy znajdź „Wykaz kontrolny VAT" i kliknij „Nowe podanie".

Formularz otworzy się bezpośrednio w przeglądarce w interaktywnym edytorze. Jeśli masz rozpoczęty wykaz z wcześniej, możesz go wczytać z kopii zapasowej lub z pliku XML. EPO umożliwia też import pliku XML wygenerowanego przez oprogramowanie księgowe – w takim przypadku formularz wypełni się automatycznie, a ty go tylko sprawdzisz i wyślesz.

Krok 3: Wypełnienie nagłówka formularza

W górnej części formularza wypełnij podstawowe dane identyfikacyjne:

• Typ wykazu – wybierz „zwyczajny", jeśli składasz po raz pierwszy za dany okres. „Poprawiający" zastosujesz, jeśli wykaz już złożyłeś, ale termin jeszcze nie upłynął i chcesz go poprawić. „Następczy" składa się po terminie, gdy odkryjesz błąd w już złożonym wykazie.
• Okres – miesiąc i rok dla płatników miesięcznych (np. 02/2026), lub kwartał i rok dla płatników kwartalnych (np. Q1/2026)
• NIP – twój numer identyfikacji podatkowej (wypełnia się zwykle automatycznie zgodnie z logowaniem)
• Urząd skarbowy – wybierz jednostkę terytorialną, pod którą podlegasz

Dane kontaktowe (e-mail i telefon) zwykle wypełniają się z twojego profilu na portalu. Zalecamy je sprawdzić i ewentualnie zaktualizować – administracja skarbowa może się z tobą przez nie skontaktować w przypadku niezgodności.

Krok 4: Wypełnienie sekcji A – twoje faktury wystawione

Sekcja A obejmuje zrealizowane świadczenia podlegające opodatkowaniu, czyli twoje sprzedaże i świadczone usługi. Dzieli się na kilka podsekcji, ale dla większości OSVČ istotne są głównie A.4 i A.5.

Sekcja A.4 – faktury powyżej 10 000 Kč z VAT

Dla każdej wystawionej faktury, której całkowita kwota z VAT przekracza 10 000 Kč, wypełniasz osobny wiersz. Podajesz NIP odbiorcy, numer ewidencyjny dokumentu podatkowego (numer twojej faktury), datę powstania obowiązku przyznania podatku (DPPD – zazwyczaj datę realizacji świadczenia podlegającego opodatkowaniu), podstawę opodatkowania i wysokość VAT w poszczególnych stawkach (21% i 12%).

Przykład: Wystawiasz fakturę FV2026-015 dla odbiorcy z NIP CZ12345678 na 25 000 Kč bez VAT + 5 250 Kč VAT (21%) = 30 250 Kč razem. Ponieważ całkowita kwota przekracza 10 000 Kč, podajesz ją w sekcji A.4 jako osobny wiersz ze wszystkimi danymi.

Sekcja A.5 – faktury do 10 000 Kč z VAT

Drobne faktury do 10 000 Kč nie są wykazywane pojedynczo. Zamiast tego podajesz tylko sumę zbiorczą za cały okres – całkowitą podstawę opodatkowania i VAT w stawce 21% oraz całkowitą podstawę i VAT w stawce 12%.

Sekcje A.1 do A.3

Te sekcje dotyczą specyficznych sytuacji: A.1 dla odwrotnego obciążenia (przeniesiony obowiązek podatkowy), A.2 dla świadczeń otrzymanych z zagranicy i A.3 dla złota inwestycyjnego. Większość zwykłych OSVČ ich nie wypełnia – ale jeśli fakturujesz usługi do UE lub kupujesz towar z innych państw członkowskich, mogą cię dotyczyć.

Krok 5: Wypełnienie sekcji B – faktury otrzymane (zakupy)

Sekcja B jest lustrzana do sekcji A, ale obejmuje twoje zakupy – czyli faktury otrzymane, w których stosujesz prawo do odliczenia VAT.

Sekcja B.2 – faktury otrzymane powyżej 10 000 Kč

Dla każdej otrzymanej faktury powyżej 10 000 Kč z VAT wypełniasz osobny wiersz z NIP dostawcy, numerem ewidencyjnym dokumentu, datą świadczenia podlegającego opodatkowaniu i rozbiciem podstawy opodatkowania i VAT.

Zasadnicza zasada: Numer ewidencyjny dokumentu musi dokładnie odpowiadać temu, co dostawca poda w swojej sekcji A.4. Jeśli dostawca napisze „FV-2026/001", a ty przepiszesz „FV2026001" (bez myślnika i ukośnika), system administracji skarbowej nie sparuje dokumentów i obu stronom przyjdzie wezwanie. Dlatego numer faktury zawsze dokładnie przepisz tak, jak jest podany na dokumencie.

Sekcja B.3 – faktury otrzymane do 10 000 Kč

Tak samo jak przy A.5 – drobne zakupy podaje się zbiorczo, tylko całkowitą podstawę i VAT za okres.

Sekcja B.1

Świadczenia otrzymane w reżimie odwrotnego obciążenia. Wypełniasz tylko wtedy, jeśli jako odbiorca jesteś zobowiązany przyznać podatek zamiast dostawcy (prace budowlane, dostawa złota itp.).

Krok 6: Kontrola sekcji C

Sekcja C zawiera sumy kontrolne, które obliczają się automatycznie z danych w sekcjach A i B. Te sumy muszą zgadzać się z odpowiednimi wierszami w twojej deklaracji VAT za ten sam okres. Jeśli się nie zgadzają, masz gdzieś błąd – albo w wykazie kontrolnym, albo w deklaracji. Przed wysłaniem porównaj oba podania.

Krok 7: Automatyczna kontrola i wysyłka

Zanim wyślesz formularz, kliknij przycisk „Kontrola". System EPO przeprowadzi automatyczną kontrolę formularza i zwróci uwagę na błędy formalne – brakujące pola obowiązkowe, nieprawidłowy format NIP, niezgodne sumy lub nielogiczne wartości. Błędy wyświetlają się na czerwono z opisem problemu.

Po poprawieniu wszystkich błędów kliknij „Wyślij". System poprosi cię o wybór sposobu autoryzacji podania:

• Logowanie przez skrzynkę danych – podanie automatycznie autoryzuje się twoją skrzynką danych
• Podpis elektroniczny – podpisujesz formularz kwalifikowanym certyfikatem
• NIA (tożsamość obywatela) – autoryzacja przez BankID lub inną formę NIA

Po potwierdzeniu formularz zostaje wysłany do administracji skarbowej.

Krok 8: Zachowanie potwierdzenia złożenia

Po udanej wysyłce otrzymasz potwierdzenie z numerem podania i datą przyjęcia. To potwierdzenie jest twoim dowodem, że złożyłeś wykaz kontrolny w terminie. Zalecamy:

• Pobrać potwierdzenie jako PDF i zapisać w swoim archiwum
• Zanotować numer podania – będziesz go potrzebować przy ewentualnej komunikacji z urzędem skarbowym
• Potwierdzenie przyjdzie ci również do skrzynki danych

Potwierdzenie przechowuj co najmniej przez okres terminu ustalenia podatku (zazwyczaj 3 lata, ale może być dłużej).

Alternatywa: podanie przez oprogramowanie księgowe

Jeśli używasz programu księgowego jak Pohoda, Money S3 lub FlexiBee, nie musisz wypełniać formularza ręcznie. Oprogramowanie wygeneruje plik XML wykazu kontrolnego bezpośrednio z twojej ewidencji faktur. Ten plik XML potem albo wyślesz bezpośrednio z oprogramowania (jeśli to obsługuje), albo wgrasz na portal EPO i wyślesz stamtąd.

Zaleta jest oczywista – nie musisz przepisywać danych ręcznie, a ryzyko literówki jest minimalne. Mimo to zalecamy sprawdzenie wygenerowanego wykazu, zwłaszcza numerów dokumentów i NIP-ów kontrahenta.

Terminy składania na rok 2026

Typ płatnika	Częstotliwość	Termin złożenia
OSVČ – płatnik kwartalny VAT	Kwartalnie	Do 25. dnia miesiąca po zakończeniu kwartału
OSVČ – płatnik miesięczny VAT	Miesięcznie	Do 25. dnia następnego miesiąca
Osoba prawna (s.r.o., a.s.)	Zawsze miesięcznie	Do 25. dnia następnego miesiąca

Jeśli 25 dzień przypada na sobotę, niedzielę lub święto państwowe, termin przesuwa się na najbliższy następny dzień roboczy. Na przykład jeśli 25 kwietnia 2026 przypada na sobotę, termin złożenia za Q1/2026 to poniedziałek 27 kwietnia.

Co zrobić, gdy dostaniesz wezwanie od urzędu skarbowego

Jeśli system administracji skarbowej wykryje niezgodność między twoim wykazem a wykazem kontrahenta, dostaniesz wezwanie. Na wezwanie musisz zareagować w ciągu 5 dni kalendarzowych od zawiadomienia. Masz dwie możliwości:

1. Złożyć następczy wykaz kontrolny z poprawionymi danymi – jeśli rzeczywiście popełniłeś błąd
2. Potwierdzić poprawność pierwotnych danych – tzw. szybka odpowiedź przez EPO, jeśli twoje dane są w porządku, a błąd jest po stronie kontrahenta

Nieodpowiadanie na wezwanie się nie opłaca – kara może wynieść 30 000 do 50 000 Kč. Natomiast jeśli sam złożysz wykaz z opóźnieniem (bez wezwania), kara wynosi tylko 1 000 Kč.

7 najczęstszych błędów i jak ich uniknąć

1. Błędny numer dokumentu – przepisuj numer faktury dokładnie, łącznie z myślnikami, ukośnikami i spacjami. „FV-2026/001" to nie to samo co „FV2026001".
2. Literówka w NIP-ie – sprawdź NIP kontrahenta w rejestrze ARES (ares.gov.cz) lub na adisreg.mfcr.cz.
3. Błędny okres – decydująca jest data realizacji świadczenia podlegającego opodatkowaniu (DUZP), nie data wystawienia ani doręczenia faktury.
4. Zapomniane korekty (noty kredytowe) – dokumenty korygujące również podaje się w wykazie kontrolnym, ze znakiem ujemnym.
5. Błędna kwalifikacja do sekcji – limit 10 000 Kč liczy się od całkowitej kwoty faktury z VAT. Faktura na 8 500 Kč + 1 785 Kč VAT = 10 285 Kč należy do A.4, nie do A.5.
6. Zapomniane zaliczki – otrzymane płatności zaliczkowe, dla których wystawiono dokument podatkowy, również się wykazuje.
7. Spóźnione złożenie – ustaw sobie przypomnienie na 20. dzień miesiąca, żeby mieć 5 dni rezerwy.

Praktyczny przykład: OSVČ grafik, płatnik kwartalny

Pan Novák jest grafikiem, płatnikiem kwartalnym VAT. Za Q1/2026 wystawił 4 faktury i otrzymał 3 faktury:

Faktury wystawione:

• FV2026-001: 25 000 Kč + 5 250 Kč VAT = 30 250 Kč → sekcja A.4
• FV2026-002: 45 000 Kč + 9 450 Kč VAT = 54 450 Kč → sekcja A.4
• FV2026-003: 8 000 Kč + 1 680 Kč VAT = 9 680 Kč → sekcja A.5
• FV2026-004: 5 000 Kč + 1 050 Kč VAT = 6 050 Kč → sekcja A.5

W sekcji A.4 poda dwie faktury pojedynczo. W sekcji A.5 poda zbiorczo: podstawa 13 000 Kč, VAT 2 730 Kč.

Faktury otrzymane:

• Hosting: 12 000 Kč + 2 520 Kč VAT = 14 520 Kč → sekcja B.2
• Oprogramowanie: 3 000 Kč + 630 Kč VAT = 3 630 Kč → sekcja B.3
• Artykuły biurowe: 1 500 Kč + 315 Kč VAT = 1 815 Kč → sekcja B.3

W sekcji B.2 poda jedną fakturę pojedynczo. W sekcji B.3 zbiorczo: podstawa 4 500 Kč, VAT 945 Kč.

Cały proces wypełnienia i wysłania przez EPO zajmie mu 15-20 minut.

Miej dokumenty w porządku przez cały rok

Największy stres przy składaniu wykazu kontrolnego powstaje, gdy w ostatniej chwili zbierasz dokumenty i odkrywasz, że niektórych brakuje. Rozwiązanie jest proste – ewidencjonuj dokumenty na bieżąco.

Z DokladBotem wystarczy zrobić zdjęcie każdej faktury i wysłać przez WhatsApp. AI automatycznie rozpozna NIP, numer dokumentu, kwotę i stawkę VAT. Na koniec kwartału lub miesiąca masz wszystko przejrzyście przygotowane – wystarczy tylko przenieść dane do wykazu kontrolnego lub wyeksportować do programu księgowego, który wygeneruje wykaz za ciebie.