Zbiorcze zestawienie VAT: kto musi je składać

Zbiorcze zestawienie (po angielsku EC Sales List, nazywane też recapitulative statement) to obowiązkowy formularz, który podatnicy VAT muszą składać w związku z określonymi transakcjami dokonywanymi z kontrahentami w innych państwach członkowskich Unii Europejskiej. Jest to jeden z mechanizmów kontrolnych systemu VAT w ramach UE, który umożliwia organom podatkowym poszczególnych państw członkowskich weryfikację prawidłowości wykazywanych transakcji.

Choć zbiorcze zestawienie dotyczy stosunkowo wąskiej grupy przedsiębiorców, jego niezłożenie lub nieprawidłowe wypełnienie może skutkować wysokimi karami. W tym artykule wyjaśniamy, kto musi składać zbiorcze zestawienie, jakie transakcje się w nim wykazuje, jakie obowiązują terminy i jak je prawidłowo złożyć za pośrednictwem portalu EPO czeskiej Administracji Finansowej.

Czym jest zbiorcze zestawienie i dlaczego istnieje

Zbiorcze zestawienie to formularz, w którym podatnik VAT przedstawia przegląd dostaw towarów i świadczenia usług na rzecz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w innych państwach członkowskich UE. Podstawą prawną jest § 102 ustawy nr 235/2004 Dz.U. o podatku od wartości dodanej (dalej: „ustawa o VAT").

Cel zbiorczego zestawienia

System VAT w ramach UE działa na zasadzie, że dostawa towarów lub świadczenie usług między przedsiębiorcami z różnych państw członkowskich jest w kraju pochodzenia zwolnione z VAT (z prawem do odliczenia) i opodatkowane w kraju nabywcy. Aby organy podatkowe mogły kontrolować, czy nabywca rzeczywiście rozliczył i odprowadził VAT w kraju przeznaczenia, funkcjonuje system wymiany informacji poprzez zbiorcze zestawienia (system VIES – VAT Information Exchange System).

Kto musi składać zbiorcze zestawienie

Obowiązek złożenia zbiorczego zestawienia spoczywa na podatniku VAT zarejestrowanym w Republice Czeskiej, który w danym okresie dokonał co najmniej jednej z poniższych transakcji.

Obowiązek dotyczy podatnika, który:

1. Dostarczył towary do innego państwa członkowskiego UE podmiotowi zarejestrowanemu jako podatnik VAT w tym państwie, jeżeli dostawa ta jest zwolniona z podatku z prawem do odliczenia (§ 64 ustawy o VAT)

2. Przemieścił majątek przedsiębiorstwa do innego państwa członkowskiego UE na potrzeby swojej działalności gospodarczej (§ 13 ust. 6 ustawy o VAT)

3. Dostarczył towary nabywcy w ramach transakcji trójstronnej (uproszczona procedura zgodnie z § 17 ustawy o VAT), jeżeli jest pośrednikiem w tej transakcji

4. Świadczył usługi z miejscem świadczenia w innym państwie członkowskim zgodnie z § 9 ust. 1 ustawy o VAT na rzecz podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim, jeżeli nabywca jest zobowiązany do rozliczenia i zapłaty podatku

Kto nie musi składać zbiorczego zestawienia

• Podatnicy VAT, którzy prowadzą handel wyłącznie na terenie Czech
• Podatnicy dostarczający towary lub usługi podmiotom niezarejestrowanym do VAT w innych państwach członkowskich (np. konsumentom końcowym – w ich przypadku zastosowanie ma procedura OSS lub lokalny VAT)
• Podatnicy w okresach, w których nie dokonali żadnej transakcji wykazywanej w zbiorczym zestawieniu (zestawienia zerowego się nie składa)

Jakie transakcje wykazuje się w zbiorczym zestawieniu

Przyjrzyjmy się szczegółowo poszczególnym rodzajom transakcji, które należy wykazać w zbiorczym zestawieniu.

1. Dostawa towarów do innego państwa członkowskiego UE

Jest to najczęstszy rodzaj transakcji wykazywanej w zbiorczym zestawieniu. Obejmuje dostawę towarów podmiotowi zarejestrowanemu jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim, zwolnioną z VAT na podstawie § 64 ustawy o VAT.

Warunki zwolnienia:

• Nabywca jest zarejestrowany jako podatnik VAT w innym państwie członkowskim i podał swój numer VAT
• Towary zostały fizycznie przemieszczone z Czech do innego państwa członkowskiego
• Dostawca dysponuje dowodami transportu (dokumenty przewozowe, potwierdzenie odbioru przez nabywcę)

W zbiorczym zestawieniu wykazuje się:

• Numer VAT nabywcy (wraz z kodem kraju)
• Łączna wartość dostarczonych towarów w Kč
• Kod transakcji: 0 (zwykła dostawa)

2. Przemieszczenie majątku przedsiębiorstwa

Przemieszczenie towarów stanowiących majątek przedsiębiorstwa podatnika z Czech do innego państwa członkowskiego na potrzeby jego działalności. Typowa sytuacja to przeniesienie własnych zapasów do magazynu w innym państwie członkowskim.

W zbiorczym zestawieniu wykazuje się:

• Numer VAT podatnika w kraju docelowym (jego własna rejestracja w innym państwie członkowskim)
• Wartość przemieszczonych towarów
• Kod transakcji: 1

3. Dostawa towarów w ramach transakcji trójstronnej

Transakcja trójstronna (triangulacja) to uproszczona procedura dla transakcji łańcuchowych, w których towary są dostarczane bezpośrednio od pierwszego dostawcy do ostatecznego nabywcy, natomiast fakturowanie odbywa się przez pośrednika.

Przykład: Czeska firma (pośrednik) kupuje towar od firmy niemieckiej i sprzedaje go firmie polskiej. Towar trafia bezpośrednio z Niemiec do Polski.

W zbiorczym zestawieniu wykazuje się:

• Numer VAT ostatecznego nabywcy
• Wartość dostawy do ostatecznego nabywcy
• Kod transakcji: 2

4. Świadczenie usług do innego państwa członkowskiego

Usługi świadczone na rzecz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT w innym państwie członkowskim, dla których miejsce świadczenia określa się zgodnie z § 9 ust. 1 ustawy o VAT (tj. w kraju nabywcy), a obowiązek rozliczenia podatku spoczywa na nabywcy (reverse charge).

Typowe przykłady:

• Usługi doradcze
• Usługi IT i tworzenie oprogramowania
• Usługi reklamowe
• Tłumaczenia i usługi językowe
• Usługi księgowe i prawne

W zbiorczym zestawieniu wykazuje się:

• Numer VAT nabywcy usługi
• Łączna wartość świadczonych usług
• Kod transakcji: 3

Terminy składania zbiorczego zestawienia

Terminy składania zbiorczego zestawienia różnią się w zależności od rodzaju wykazywanych transakcji.

Składanie miesięczne (do 25. dnia następnego miesiąca)

Zbiorcze zestawienie składa się miesięcznie, do 25. dnia miesiąca następującego po danym okresie rozliczeniowym. Dotyczy to podatników, którzy w danym okresie:

• Dostarczyli towary do innego państwa członkowskiego
• Przemieścili majątek przedsiębiorstwa
• Dostarczyli towary w ramach transakcji trójstronnej

Przykład: Za miesiąc styczeń 2026 r. termin złożenia zbiorczego zestawienia upływa 25 lutego 2026 r.

Składanie kwartalne (wyjątek dla usług)

Podatnik, który wyłącznie świadczy usługi do innych państw członkowskich (kod 3) i nie dostarcza towarów, może składać zbiorcze zestawienie kwartalnie, do 25. dnia po zakończeniu danego kwartału kalendarzowego.

Uwaga: Gdy tylko podatnik w danym kwartale dokona również dostawy towarów, musi złożyć miesięczne zestawienia za cały kwartał (osobno za każdy miesiąc).

Terminy na rok 2026

Jak złożyć zbiorcze zestawienie przez portal EPO

Zbiorcze zestawienie składa się wyłącznie elektronicznie za pośrednictwem portalu EPO (Elektroniczne Składanie dla Administracji Finansowej) pod adresem Administracji Finansowej. Poniżej znajdziesz szczegółową instrukcję.

Sposoby złożenia elektronicznego

Zbiorcze zestawienie można złożyć:

1. Przez skrzynkę danych (datová schránka) – przesłanie pliku XML za pośrednictwem skrzynki danych do właściwego urzędu skarbowego
2. Przez portal EPO z podpisem elektronicznym – bezpośrednie wypełnienie i przesłanie formularza na portalu z uznanym podpisem elektronicznym
3. Przez portal EPO z potwierdzoną tożsamością – logowanie za pomocą tożsamości obywatela (NIA)

Praktyczne wskazówki dotyczące wypełniania

Numer VAT nabywcy:

• Zawsze podawaj wraz z kodem kraju (np. DE123456789 dla Niemiec, PL1234567890 dla Polski)
• Przed złożeniem zweryfikuj ważność numeru VAT nabywcy w systemie VIES
• Nieprawidłowy numer VAT to jedna z najczęstszych pomyłek

Wartość transakcji:

• Podaje się w pełnych koronach czeskich
• Przy dostawie towarów wykazuje się łączne wynagrodzenie (bez VAT, ponieważ transakcja jest zwolniona z VAT)
• Przy usługach wykazuje się łączną wartość świadczonej usługi

Przeliczanie walut obcych:

• Jeżeli fakturujesz w euro lub innej walucie, przelicz na Kč po kursie Czeskiego Banku Narodowego (ČNB) obowiązującym w dniu powstania obowiązku podatkowego
• Możesz też stosować kurs stały, jeśli jest określony w wewnętrznych przepisach firmy

Korygujące i uzupełniające zbiorcze zestawienie

Jeżeli odkryjesz błąd w złożonym zbiorczym zestawieniu, możesz złożyć zestawienie korygujące lub uzupełniające.

Korygujące zbiorcze zestawienie

Zestawienie korygujące możesz złożyć, jeżeli nie upłynął jeszcze termin złożenia zestawienia pierwotnego (do 25. dnia danego miesiąca). Zestawienie korygujące całkowicie zastępuje pierwotnie złożone zestawienie.

Uzupełniające zbiorcze zestawienie

Zestawienie uzupełniające składasz, gdy błąd zostanie odkryty po upływie terminu złożenia. W zestawieniu uzupełniającym wykazujesz wyłącznie zmiany w stosunku do zestawienia pierwotnego – poprawione lub nowe wiersze.

Termin złożenia zestawienia uzupełniającego: do 15 dni od odkrycia błędu.

Sankcje za niezłożenie lub nieterminowe złożenie

Administracja Finansowa może nałożyć kary za naruszenie obowiązków związanych ze zbiorczym zestawieniem.

Kary zgodnie z ordynacją podatkową

• Niezłożenie zbiorczego zestawienia: kara do 50 000 Kč
• Nieterminowe złożenie: kara zgodnie z § 250 ordynacji podatkowej – za każdy dzień opóźnienia 0,05% określonego podatku (w przypadku zbiorczego zestawienia kara jest pochodną wartości nieprawidłowo wykazanych transakcji)
• Nieprawidłowe dane: jeżeli błędne dane spowodują uszczuplenie VAT w kraju przeznaczenia, może dojść do współpracy międzynarodowej i naliczenia dodatkowych zobowiązań

Związek z innymi obowiązkami podatkowymi

Zbiorcze zestawienie to tylko jeden z formularzy podatkowych, które musi składać podatnik VAT. Ważne jest zrozumienie jego powiązania z pozostałymi obowiązkami.

Deklaracja VAT

Transakcje wykazywane w zbiorczym zestawieniu muszą być jednocześnie ujęte w deklaracji VAT:

• Dostawa towarów do UE → wiersz 20 deklaracji VAT
• Świadczenie usług do UE → wiersz 21 deklaracji VAT

Wartości w zbiorczym zestawieniu i w deklaracji VAT muszą być zgodne.

Informacja podsumowująca (kontrolní hlášení)

Informacja podsumowująca (§ 101c–101k ustawy o VAT) dotyczy transakcji krajowych. Transakcje wewnątrzwspólnotowe wykazywane w zbiorczym zestawieniu nie są ujmowane w informacji podsumowującej (są z niej wyłączone).

Intrastat

Jeżeli wartość dostaw towarów do innych państw członkowskich przekroczy określony próg (aktualny limit na rok 2026 sprawdź na stronie Czeskiego Urzędu Statystycznego), masz obowiązek składania deklaracji Intrastat. Dane w zbiorczym zestawieniu i Intrastatie powinny być spójne.

Praktyczne przykłady

Przykład 1: Dostawa towarów do Niemiec

Czeska firma (podatnik VAT, NIP: CZ12345678) sprzedaje towar o wartości 5 000 EUR firmie niemieckiej (NIP: DE987654321). Towar jest przewożony z Czech do Niemiec.

Zbiorcze zestawienie:

• Kod kraju: DE
• NIP: 987654321
• Kod transakcji: 0
• Wartość: przeliczenie 5 000 EUR po kursie ČNB z dnia dostawy (np. przy kursie 25,20 Kč/EUR = 126 000 Kč)

Przykład 2: Świadczenie usług IT do Austrii

Czeski programista (podatnik VAT) świadczy usługę tworzenia oprogramowania dla austriackiej firmy (NIP: ATU12345678) za 3 000 EUR.

Zbiorcze zestawienie:

• Kod kraju: AT
• NIP: U12345678
• Kod transakcji: 3
• Wartość: przeliczenie 3 000 EUR po kursie ČNB

Przykład 3: Transakcja trójstronna

Czeska firma kupuje towar od polskiej firmy (NIP: PL1111111111) za 10 000 EUR i sprzedaje go słowackiej firmie (NIP: SK2222222222) za 12 000 EUR. Towar trafia bezpośrednio z Polski na Słowację.

Zbiorcze zestawienie:

• Kod kraju: SK
• NIP: 2222222222
• Kod transakcji: 2
• Wartość: przeliczenie 12 000 EUR po kursie ČNB (wartość dostawy do ostatecznego nabywcy)

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy muszę składać zbiorcze zestawienie, jeżeli jestem osobą zidentyfikowaną dla celów VAT?

Tak, jeżeli jesteś osobą zidentyfikowaną dla celów VAT i świadczyłeś usługę z miejscem świadczenia w innym państwie członkowskim na rzecz podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT, musisz złożyć zbiorcze zestawienie. Osoby zidentyfikowane nie wykazują jednak dostaw towarów (co zazwyczaj ich nie dotyczy).

Co jeśli w danym miesiącu nie przeprowadziłem żadnej transakcji z podmiotami z UE?

Zerowego zbiorczego zestawienia się nie składa. Jeżeli w danym okresie nie dokonałeś żadnej transakcji podlegającej wykazaniu w zbiorczym zestawieniu, po prostu go nie składasz.

Jak przeliczyć fakturowaną kwotę w euro na Kč?

Zastosuj kurs ČNB obowiązujący w dniu powstania obowiązku podatkowego (dzień dostawy towaru lub świadczenia usługi). Jeżeli masz w wewnętrznych przepisach określony kurs stały, możesz go użyć. Wartość zaokrąglij do pełnych koron.

Czy w zbiorczym zestawieniu wykazuje się otrzymane usługi z UE?

Nie. Zbiorcze zestawienie służy wyłącznie do wykazywania transakcji dokonanych (czyli tego, co Ty dostarczasz lub świadczysz do UE). Otrzymane usługi z UE wykazujesz w deklaracji VAT w ramach mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge), ale nie ujmuje się ich w zbiorczym zestawieniu.

Co jeśli nabywca nie ma ważnego numeru VAT?

Jeżeli nabywca nie ma ważnego numeru VAT zarejestrowanego w systemie VIES, nie możesz zastosować zwolnienia z VAT przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów. W takim przypadku musisz wykazać czeski VAT na fakturze, a transakcję wykazujesz nie w zbiorczym zestawieniu, lecz w deklaracji VAT jako zwykłą czynność opodatkowaną.

Jak poprawić błąd w już złożonym zbiorczym zestawieniu?

Jeżeli termin złożenia (25. dzień miesiąca) jeszcze nie upłynął, składasz zestawienie korygujące, które całkowicie zastępuje pierwotne. Jeżeli termin już minął, składasz zestawienie uzupełniające w ciągu 15 dni od odkrycia błędu, w którym wskazujesz wyłącznie poprawione wiersze.

Czy zbiorcze zestawienie dotyczy też usług rozliczanych przez OSS (One Stop Shop)?

Nie. Usług rozliczanych w ramach procedury OSS (jednego punktu kompleksowej obsługi) nie wykazuje się w zbiorczym zestawieniu. OSS dotyczy dostaw towarów i usług na rzecz konsumentów końcowych (B2C) w innych państwach członkowskich, natomiast zbiorcze zestawienie dotyczy transakcji B2B.

Gdzie znajdę formularz zbiorczego zestawienia?

Formularz znajdziesz na portalu EPO Administracji Finansowej. Przejdź na stronę Administracji Finansowej, wybierz sekcję Składanie elektroniczne (EPO) i wyszukaj formularz „Souhrnné hlášení". Formularz można wypełnić bezpośrednio online lub przygotować w oprogramowaniu księgowym i wgrać jako plik XML.

Wskazówki dotyczące bezbłędnego składania zbiorczego zestawienia

1. Weryfikuj numery VAT nabywców – przed każdą transakcją sprawdź ważność numeru VAT w systemie VIES
2. Archiwizuj dokumenty przewozowe – przy dostawach towarów zachowuj dokumenty transportowe jako dowód fizycznego przemieszczenia
3. Sprawdzaj zgodność z deklaracją VAT – wartości w zbiorczym zestawieniu muszą odpowiadać wierszom 20 i 21 deklaracji VAT
4. Ustaw przypomnienia o terminach – termin złożenia do 25. dnia miesiąca nie może zostać przedłużony
5. Stosuj właściwe kursy walut – kurs ČNB z dnia transakcji, a nie z dnia wystawienia faktury
6. Wpisuj prawidłowe kody transakcji – pomylenie kodów 0, 1, 2, 3 to częsty błąd