Квитанція vs. рахунок-фактура: у чому різниця

Квитанція, чек, рахунок-фактура, податковий документ, спрощений податковий документ -- термінів чимало, і на практиці їх часто плутають. Водночас між ними існують суттєві правові відмінності, що впливають на ваші податкові зобов'язання. Виставите неправильний документ -- і ризикуєте проблемами з податковою. У цій статті зрозуміло пояснимо, що є що, коли що потрібно і які правила діють у 2026 році.

Огляд типів документів

Перш ніж заглиблюватися в деталі, давайте розглянемо всі типи документів, з якими ви як OSVČ можете стикатися:

Квитанція (чек): що це таке і коли її виставляти

Квитанція, або чек, -- це документ, який ви виставляєте при безпосередньому продажу покупцю: як правило, при готівковому розрахунку в магазині, на ринку або при особистому наданні послуги.

Квитанція від неплатника ПДВ

Якщо ви не є платником ПДВ, ваша квитанція -- це простий обліковий документ (а не податковий). Вона має містити:

• Назву документа (наприклад, «Прибутковий касовий ордер» або «Квитанція»)
• Номер документа
• Опис товару або послуги
• Дату виставлення
• Загальну суму
• Дані сторін (ваше ім'я/назва компанії)

Цей документ не дає покупцю права на відрахування ПДВ, оскільки ПДВ у ньому відсутнє.

Квитанція від платника ПДВ (спрощений податковий документ)

Якщо ви є платником ПДВ і продаєте товар або послугу за готівку (або карткою) на суму до 10 000 Kč включно з ПДВ, ви можете виставити спрощений податковий документ. У повсякденній мові його називають чеком або квитанцією.

Рахунок-фактура: що це таке і коли його виставляти

Рахунок-фактура -- це документ, який виставляється, як правило, при безготівковому продажу (оплата переказом) або при більших сумах. Він детальніший за квитанцію і містить повну ідентифікацію обох сторін.

Рахунок-фактура від неплатника ПДВ

Рахунок-фактура від неплатника ПДВ є обліковим документом -- він не містить ПДВ, і покупець не може відрахувати на його підставі податок. Він має містити:

• Назву «Рахунок-фактура» та номер рахунку
• Ваші реквізити (ім'я, адреса, ідентифікаційний номер IČO)
• Реквізити покупця (ім'я/назва компанії, адреса, IČO)
• Опис поставленого товару або наданої послуги
• Дату виставлення та дату оплати
• Загальну суму до сплати
• Платіжні реквізити (номер рахунку, змінний символ)
• Примітку: «Я не є платником ПДВ» (рекомендовано, але не обов'язково)

Рахунок-фактура від платника ПДВ (податковий документ)

Рахунок-фактура від платника ПДВ є податковим документом -- він регулюється § 29 Закону № 235/2004 Зб. про ПДВ і має чітко встановлені реквізити.

Ключові відмінності: квитанція vs. рахунок-фактура

Узагальнимо основні відмінності в наочній таблиці:

Коли достатньо квитанції, а коли потрібно виставляти рахунок-фактуру

Це найпоширеніше запитання на практиці. Розглянемо ситуації детально:

Коли достатньо квитанції (спрощеного податкового документа)

• Ви продаєте товар або послугу на суму до 10 000 Kč включно з ПДВ
• Покупець розраховується готівкою або карткою на місці
• Покупець не вимагає повного податкового документа зі своєю ідентифікацією
• Це звичайний роздрібний продаж (магазин, кав'ярня, майстер)

Коли потрібно виставляти рахунок-фактуру (повний податковий документ)

• Сума перевищує 10 000 Kč включно з ПДВ (для платників ПДВ)
• Покупець вимагає податковий документ зі своєю ідентифікацією (як правило, підприємець, який хоче відрахувати ПДВ)
• Оплата здійснюється безготівково (переказом на рахунок)
• Це B2B-торгівля (постачаєте іншому підприємцю)
• Ви постачаєте товар або послугу до іншої країни-члена ЄС

Проформа-рахунок: не квитанція і не рахунок-фактура

Окрему категорію становить проформа-рахунок (авансовий рахунок). Це документ, яким ви запрошуєте покупця до попередньої оплати. Важливо знати:

• Проформа-рахунок не є обліковим чи податковим документом
• Він не відображається у доходах і не враховується при розрахунку ПДВ
• Він слугує лише як запит на оплату
• Після отримання оплати ви зобов'язані виставити належний податковий документ (рахунок-фактуру)
• Проформа-рахунок часто плутають з авансовим рахунком, проте їхня функція однакова

Облік виручки та документи у 2026 році

Стан EET у 2026 році

Електронна реєстрація виручки (EET) була скасована з 1 січня 2023 року. У 2026 році готується її повернення в оновленому вигляді (так звана EET 2.0), яка має запрацювати з 2027 року. Наразі (лютий 2026 року) ви не зобов'язані електронно реєструвати виручку.

Проте це не означає, що ви можете не виставляти документи. Обов'язок виставляти квитанції та рахунки-фактури випливає із закону про бухгалтерський облік і закону про ПДВ -- ці вимоги діють незалежно від EET.

Що зміниться з EET 2.0

Згідно з наявною інформацією, нова версія EET має:

• Бути менш обтяжливою для дрібних підприємців
• Використовувати сучасніші технології
• Запрацювати орієнтовно з січня 2027 року

Відрахування ПДВ за квитанцією: чи це можливо?

Підприємці часто запитують: чи можу я відрахувати ПДВ на підставі квитанції (чека)?

Відрахування за спрощеним податковим документом

Так, ви можете відрахувати ПДВ за квитанцією від платника ПДВ (спрощеним податковим документом). Але зверніть увагу на умови:

• Документ має бути виставлений платником ПДВ (має містити DIČ постачальника)
• Він має містити всі реквізити спрощеного податкового документа
• Загальна сума не може перевищувати 10 000 Kč включно з ПДВ
• Операція має бути пов'язана з вашою господарською діяльністю

Як розрахувати ПДВ за квитанцією

Спрощений податковий документ не зобов'язаний містити окремо вказані податкову базу та суму ПДВ -- достатньо загальної суми та ставки. ПДВ ви розраховуєте самостійно:

Коли відрахування за квитанцією неможливе

• Квитанція від неплатника ПДВ -- ПДВ відсутнє, відраховувати нема чого
• У квитанції відсутні обов'язкові реквізити (немає DIČ постачальника, ставки ПДВ)
• Сума перевищує 10 000 Kč -- потрібен повний податковий документ
• Покупка не пов'язана з вашою підприємницькою діяльністю

Зберігання квитанцій і рахунків-фактур

Усі документи необхідно зберігати протягом строків, встановлених законом:

| Тип документа | Строк зберігання | Правова підстава | |-------------|-----------------|---------------| | Податкові документи (рахунки-фактури, квитанції від платника ПДВ) | 10 років | Закон про ПДВ § 35a | | Облікові документи | 5 років | Закон про бухгалтерський облік § 31 | | Документи для податкового обліку OSVČ | 5 років | Закон про податки з доходів | | Розрахункові відомості та документи | 30 років | Закон про організацію та здійснення соціального забезпечення |

Практичні ситуації з досвіду OSVČ

Ситуація 1: Майстер ремонтує кухню за 8 000 Kč

Мартін -- сантехнік (платник ПДВ). Він полагодив клієнту водопровідний кран за 8 000 Kč з ПДВ. Клієнт розраховується готівкою на місці.

Рішення: Мартін виставляє спрощений податковий документ (квитанцію). Сума нижче 10 000 Kč, оплата готівкова. Якщо клієнт попросить рахунок-фактуру (наприклад, він підприємець), Мартін зобов'язаний виставити повний податковий документ.

Ситуація 2: Графічна дизайнерка виставляє рахунок за логотип на 25 000 Kč

Петра -- графічна дизайнерка (платник ПДВ). Вона розробила логотип для компанії за 25 000 Kč + ПДВ. Клієнт оплачує переказом.

Рішення: Петра зобов'язана виставити повний податковий документ (рахунок-фактуру). Сума перевищує 10 000 Kč, оплата безготівкова. Рахунок-фактура має містити всі реквізити відповідно до § 29 закону про ПДВ.

Ситуація 3: Програміст (неплатник ПДВ) виставляє рахунок на 45 000 Kč

Якуб -- програміст (неплатник ПДВ, річний оборот нижче 2 млн Kč). Він розробив для клієнта вебзастосунок за 45 000 Kč.

Рішення: Якуб виставляє рахунок-фактуру (обліковий документ). Рахунок не містить ПДВ. Рекомендується зазначити примітку «Я не є платником ПДВ» або «Фізична особа, не зареєстрована як платник ПДВ». Клієнт не може відрахувати ПДВ на підставі цього рахунку.

Ситуація 4: Кав'ярня продає каву за 85 Kč

Луція утримує кав'ярню (платник ПДВ). Клієнт купує каву за 85 Kč і розраховується карткою.

Рішення: Луція виставляє спрощений податковий документ (касовий чек). Сума значно нижче 10 000 Kč, ідентифікація клієнта не потрібна.

Ставки ПДВ у 2026 році

Для правильного оформлення документів важливо знати актуальні ставки ПДВ:

| Ставка | Розмір | Приклади | |-------|------|----------| | Основна | 21 % | Більшість товарів і послуг, електроніка, одяг | | Знижена | 12 % | Продукти харчування, безалкогольні напої, книги, ліки, проживання, будівельні роботи в житловій сфері | | Звільнено | 0 % | Поштові послуги, фінансова діяльність, страхування, медичні послуги |

Часті запитання (FAQ)

Чи повинен я як OSVČ виставляти квитанції?

Якщо ви є платником ПДВ і приймаєте готівкові платежі, ви зобов'язані виставляти принаймні спрощений податковий документ (квитанцію) при кожному продажу. Якщо ви не є платником ПДВ, ви не маєте законного обов'язку виставляти квитанції при кожному продажу, але зобов'язані обліковувати всі доходи.

Чи можна виставити рахунок-фактуру замість квитанції?

Так, завжди. Рахунок-фактура (повний податковий документ) містить більше інформації, ніж квитанція, і прийнятний у будь-якій ситуації. Зворотне правило не діє -- там, де вимагається повний податковий документ, квитанції недостатньо.

Чи є чек тим самим, що й квитанція?

Так, у повсякденній мові слова «чек» і «квитанція» вживаються як синоніми. Формально це спрощений податковий документ (у платника ПДВ) або обліковий документ (у неплатника ПДВ).

Що робити, якщо клієнт загубив квитанцію і просить нову?

Ви можете виставити копію (дублікат) документа з позначкою «КОПІЯ» або «ДУБЛІКАТ». Ніколи не виставляйте новий документ з тим самим змістом -- це призведе до дублювання записів в обліку.

Чи можна виставити квитанцію в електронному вигляді (електронною поштою)?

Так. Електронна форма документа є повністю рівнозначною паперовій. Ви можете надіслати квитанцію або рахунок-фактуру електронною поштою у форматі PDF. Важливо, щоб документ містив усі обов'язкові реквізити.

Як зрозуміти, чи є квитанція податковим документом?

Податковий документ обов'язково має містити DIČ постачальника (номер у форматі CZ12345678). Якщо квитанція не містить DIČ, вона не є податковим документом, і на її підставі не можна відрахувати ПДВ.

Зручний облік документів з DokladBot

Орієнтуватися в типах документів буває непросто. Квитанції, рахунки-фактури, податкові документи -- кожен має свої реквізити й правила. DokladBot допоможе вам навести лад.

Корисні посилання на офіційні джерела

• Фінансове управління Чехії -- інформація про податкові документи
• Закон № 235/2004 Зб. про ПДВ -- реквізити податкових документів (§ 26–35a)
• Портал MOJE daně -- електронна подача документів
• [Фінансове управління Чехії -- інформація про реєстрацію виручки](https://www.financnisprava.gov.cz/cs/dane/dane-elektronicky/danovy-portal/evidence-