Авансовий рахунок: що це таке і як його виставити

Авансові рахунки — одні з найпоширеніших, але водночас найменш зрозумілих документів у підприємницькій практиці. Багато OSVČ не впевнені, коли виставляти авансовий рахунок, як правильно вирішувати питання ПДВ з авансів і яким є зв'язок між авансовим та розрахунковим рахунком. Ця стаття надасть вам повний посібник з орієнтування в темі авансових рахунків.

Що таке авансовий рахунок

Авансовий рахунок (іноді його називають проформа рахунком) — це документ, яким постачальник просить покупця сплатити аванс до поставки товару або надання послуги. По суті, це вимога до оплати.

Різниця між авансовим рахунком та звичайним рахунком

Головна різниця полягає в тому, що:

• Звичайний рахунок підтверджує вже здійснене виконання (поставку товару, надання послуги)
• Авансовий рахунок — це вимога до оплати до здійснення виконання
• Звичайний рахунок є податковим документом (у платника ПДВ), авансовий — ні
• На авансовий рахунок не поширюються обов'язкові вимоги до реквізитів податкового документа

Коли використовується авансовий рахунок

Авансові рахунки на практиці використовуються в багатьох ситуаціях:

• Послуги на замовлення — вебдизайн, програмування, графічні роботи
• Будівельні роботи — перед початком проєкту
• Великі замовлення товарів — особливо виготовлених на замовлення
• Довгострокові проєкти — поетапні аванси відповідно до контрольних точок
• Новий клієнт — забезпечення оплати перед вкладенням часу

Як виставити авансовий рахунок — крок за кроком

Реквізити авансового рахунку

Оскільки авансовий рахунок не є податковим документом, на нього не поширюються суворі законодавчі вимоги до реквізитів. Проте він має містити:

Обов'язкові дані

• Позначення — чітке позначення «Авансовий рахунок» або «Проформа рахунок»
• Номер документа — унікальний ідентифікатор
• Дата виставлення
• Дата оплати
• Ідентифікація постачальника — ім'я/назва, адреса, ідентифікаційний номер
• Ідентифікація покупця — ім'я/назва, адреса, ідентифікаційний номер
• Опис виконання — за що вимагається аванс
• Запитувана сума
• Платіжні реквізити — номер рахунку, змінний символ

Рекомендовані дані

• Посилання на договір або замовлення
• Інформація про загальну вартість замовлення
• Відсоток авансу від загальної вартості
• Умови розрахунку

Авансовий рахунок і ПДВ — повний посібник

Питання ПДВ при авансах — одна з найскладніших частин виставлення рахунків. Розглянемо її детально.

Якщо ви НЕ є платником ПДВ

Ситуація проста:

1. Виставляєте авансовий рахунок (без ПДВ, оскільки ви не платник)
2. Покупець сплачує аванс
3. Після поставки виставляєте розрахунковий рахунок (без ПДВ)
4. Покупець доплачує різницю

Жодних спеціальних податкових документів виставляти не потрібно.

Якщо ви є платником ПДВ

Тут порядок складніший, оскільки отримання авансу з точки зору ПДВ є оподатковуваною операцією:

Податковий документ до отриманого платежу

Цей документ є ключовим для правильного розрахунку ПДВ. Він має містити:

• Позначення «Податковий документ до отриманого платежу»
• Обліковий номер документа
• Ідентифікаційні дані постачальника та покупця (включаючи ідентифікаційний номер платника ПДВ)
• Дату виставлення та дату отримання платежу
• Отриману суму
• Базу оподаткування та суму ПДВ
• Ставку ПДВ
• Посилання на договір або авансовий рахунок

Розрахунковий (кінцевий) рахунок

Після здійснення виконання необхідно виставити розрахунковий рахунок. Він завершує весь цикл авансового платежу.

Що має містити розрахунковий рахунок

• Усі стандартні реквізити податкового документа
• Загальну вартість виконання (база оподаткування + ПДВ)
• Перелік отриманих авансів з посиланням на податкові документи до отриманих платежів
• Відрахування отриманих авансів (окремо база оподаткування та окремо ПДВ)
• Суму до доплати (або переплату до повернення)

Облік авансових рахунків у податковому обліку

Отриманий аванс (ви — постачальник)

У податковому обліку отриманий аванс відображається як дохід у момент надходження коштів на рахунок. Зверніть увагу — це дохід, який впливає на базу оподаткування податком на доходи.

Сплачений аванс (ви — покупець)

Аванс, який ви сплатили постачальнику, у податковому обліку відображається як витрата в момент платежу. Однак:

• Аванс на товар або послугу, які ще не були поставлені, відображається як витрата, що впливає на базу оподаткування, лише в момент поставки (при методі фактичних витрат)
• При паушальних витратах це питання не виникає, оскільки витрати не враховуються окремо

Кілька авансів до одного замовлення

У разі великих проєктів часто виставляють кілька авансових рахунків поетапно:

Повернення авансу

Що робити, якщо замовлення не було виконане і аванс потрібно повернути?

Порядок повернення авансу

1. Домовтеся з покупцем про повернення авансу
2. Якщо ви виставляли податковий документ до отриманого платежу, вам необхідно виставити коригувальний податковий документ (кредит-ноту)
3. ПДВ за коригувальним документом скоригуйте у декларації за той період, в якому покупець отримав коригувальний документ
4. Поверніть аванс на рахунок покупця

Що якщо вартість замовлення змінилася

Якщо кінцева вартість відрізняється від початково узгодженої (і аванс перевищує кінцеву вартість), у розрахунковому рахунку вкажіть переплату та поверніть покупцю різницю.

Поширені помилки при авансових рахунках

1. Плутанина між авансовим рахунком та податковим документом

Авансовий рахунок ніколи не є податковим документом. Покупець не може на його підставі вимагати відрахування ПДВ. Податковим документом є лише документ до отриманого платежу.

2. Невиставлення податкового документа до отриманого платежу

Платник ПДВ зобов'язаний виставити податковий документ протягом 15 днів від отримання авансу. Порушення цього строку може призвести до штрафу з боку податкового органу.

3. Неправильне відрахування авансу в розрахунковому рахунку

У розрахунковому рахунку аванс необхідно відрахувати правильно — окремо базу оподаткування та окремо ПДВ. Помилка у відрахуванні може призвести до подвійного оподаткування або, навпаки, до несплати ПДВ.

4. Неправильна дата оподатковуваної операції

У податковому документі до отриманого платежу датою оподатковуваної операції є день отримання платежу (а не день виставлення авансового рахунку).

5. Аванс більший за кінцеву вартість

Якщо аванс перевищує кінцеву вартість, виникає переплата. У розрахунковому рахунку переплата має бути чітко розрахована і повернена покупцю.

Авансовий рахунок на практиці: шаблон

Для правильного виставлення авансового рахунку рекомендуємо таку структуру:

Як DokladBot спростить вашу роботу з авансами

Управління авансовими рахунками — одна з найбільш адміністративно трудомістких сфер виставлення рахунків. DokladBot допоможе вам:

• Автоматично відстежувати стан авансів — який був оплачений, до якого бракує податкового документа
• Нагадувати про обов'язок виставити податковий документ до отриманого платежу протягом 15 днів
• Розраховувати правильне відрахування авансів у розрахунковому рахунку
• Контролювати правильність ПДВ на кожному кроці авансового циклу
• Архівувати всі документи в одному місці

Просто надішліть фото авансового рахунку через WhatsApp — і DokladBot подбає про облік та нагадування про подальші кроки.

Почніть роботу з DokladBot вже сьогодні — dokladbot.cz

Часті запитання (FAQ)

Авансовий рахунок — те саме, що проформа рахунок?

У чеській практиці поняття «авансовий рахунок» та «проформа рахунок» використовуються як синоніми. Обидва позначають вимогу до оплати, яка не є податковим документом. Деякі компанії розрізняють проформу (необов'язкова цінова пропозиція) та авансовий рахунок (обов'язкова вимога до оплати), але закон такої різниці не встановлює.

Чи зобов'язаний я виставляти авансовий рахунок, чи можу вимагати аванс іншим способом?

Виставляти авансовий рахунок не обов'язково. Аванс можна вимагати на підставі договору, замовлення або будь-якої іншої домовленості. Проте авансовий рахунок є стандартним і професійним способом повідомити покупця про платіжні реквізити.

Що якщо покупець сплатив аванс, але я не надав послугу?

У такому разі ви зобов'язані повернути аванс. Якщо ви є платником ПДВ і виставляли податковий документ до отриманого платежу, вам необхідно виставити коригувальний податковий документ (кредит-ноту) та повернути сплачений ПДВ у відповідній декларації.

Чи можна вимагати аванс у розмірі 100% вартості?

Так, закон не обмежує розмір авансу. Аванс у розмірі 100% є поширеним особливо при невеликих замовленнях або при роботі з новими клієнтами. Навіть у цьому випадку після завершення необхідно виставити розрахунковий рахунок (у платника ПДВ).

Як відобразити аванс у декларації з податку на доходи?

У податковому обліку отриманий аванс відображається як дохід у момент отримання коштів. У подвійній бухгалтерії аванс обліковується на рахунку зобов'язань, а до доходів переноситься лише після здійснення виконання.

Чи можу я виставити авансовий рахунок як неплатник ПДВ?

Так. Як неплатник ПДВ порядок дій навіть простіший — вам не потрібно виставляти податковий документ до отриманого платежу і не потрібно вирішувати відрахування ПДВ у розрахунковому рахунку. Достатньо авансового рахунку та кінцевого розрахункового рахунку.

Який строк позовної давності за авансами?

Строк позовної давності за авансами регулюється цивільним кодексом і становить 3 роки з моменту, коли право могло бути вперше реалізоване. Якщо постачальник не надав послугу, покупець має право вимагати повернення авансу протягом 3 років.