Ako vystaviť faktúru krok za krokom: návod pre SZČO

Vystavenie prvej faktúry býva pre začínajúcu SZČO stresujúcejšie, než by malo byť. Pritom ide o opakovateľný proces, ktorý sa dá zvládnuť za pár minút, ak viete, v akom poradí postupovať a na čo si dať pozor. V tomto článku sa nebudeme podrobne venovať jednotlivým povinným údajom na faktúre, tie sme rozobrali v samostatnom článku Náležitosti faktúry podľa zákona. Tu sa pozrieme na samotný proces: čo si pripraviť, ako faktúru očíslovať, akú splatnosť nastaviť, ako ju doručiť a čo s ňou urobiť po zaplatení.

Čo si pripraviť pred prvou faktúrou

Skôr než vystavíte prvú faktúru, zíde sa mať pokope niekoľko vecí. Ušetríte si tým opravy a dobropisy neskôr.

Údaje odberateľa si overte ešte pred vystavením. Preklep v IČO alebo v názve firmy znamená, že vám odberateľ faktúru vráti na opravu a platba sa zdrží.

Krok za krokom: ako faktúru vystaviť

1. Očíslujte faktúru

Každá faktúra musí mať poradové číslo, ktoré ju jednoznačne identifikuje. Formát si volíte sami, dôležitá je dôslednosť: čísla idú vzostupne, bez medzier a bez duplicít. V praxi sa osvedčil formát s rokom, napríklad 2026001, 2026002 a podobne. Od nového roka začnete nový číselný rad.

2. Vyplňte variabilný symbol

Variabilný symbol je až 10-miestne číslo, podľa ktorého platbu na výpise spárujete s faktúrou. Najjednoduchšie a najspoľahlivejšie je použiť ako variabilný symbol číslo faktúry (bez lomiek a písmen, banky prijímajú len číslice). Odberateľ ho uvedie pri úhrade a vy okamžite vidíte, ktorá faktúra je zaplatená. Pri desiatkach faktúr mesačne je to jediný spôsob, ako sa v platbách nestratiť.

3. Nastavte splatnosť

Dátum splatnosti nie je povinná náležitosť faktúry, ale bez neho nevie odberateľ, dokedy má platiť, a vy nemáte od čoho počítať omeškanie. Bežná prax je splatnosť 14 dní, pri väčších firmách sa často stretnete s 30 dňami. Splatnosť si dohodnite vopred v zmluve alebo objednávke, na faktúre ju už len potvrdíte konkrétnym dátumom. Podrobnejšie sme sa splatnosti venovali v článku o splatnosti faktúr.

4. Doplňte plnenie a sumu

Popíšte, čo fakturujete, tak konkrétne, aby to tretia strana pochopila aj o rok: nie „služby", ale napríklad „tvorba webovej stránky podľa objednávky č. 5/2026". Uveďte množstvo, jednotkovú cenu a celkovú sumu. Pri službách fakturovaných hodinovo pomôže priložiť výkaz odpracovaných hodín.

Neplatiteľ vs platiteľ DPH: v čom sa proces líši

Rozdiel medzi neplatiteľom a platiteľom DPH je pri fakturácii zásadný, a to nielen v údajoch na faktúre, ale aj v lehotách.

Neplatiteľ DPH sa riadi najmä zákonom č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve: faktúra je pre neho účtovný doklad a slúži ako podklad pre evidenciu príjmov. Zákon mu nestanovuje lehotu na vystavenie, faktúru však vystavte čo najskôr po dodaní. Na faktúru neuvádza sadzbu ani výšku DPH a je dobrou praxou doplniť text „Nie som platiteľ DPH".

Platiteľ DPH vystavuje faktúru podľa zákona č. 222/2004 Z. z. o DPH. Podľa § 73 zákona o DPH musí faktúru vyhotoviť do 15 dní odo dňa dodania tovaru alebo služby, prípadne odo dňa prijatia platby pred dodaním. Náležitosti faktúry platiteľa vymenúva § 74: okrem bežných údajov ide najmä o IČ DPH, dátum dodania, základ dane pre každú sadzbu, sadzbu dane a výšku dane v eurách.

Ako faktúru doručiť odberateľovi

Dnes je štandardom poslať faktúru e-mailom vo formáte PDF. Papierová faktúra poštou je stále platná, ale zbytočne pomalá a drahá. Pri e-mailovom doručení odporúčame:

• posielať faktúru vždy z rovnakej adresy a na vopred dohodnutý e-mail odberateľa (vo veľkých firmách býva na faktúry samostatná adresa učtárne),
• do predmetu uviesť číslo faktúry a názov vašej firmy,
• uchovať si odoslaný e-mail ako doklad o doručení.

Čo s faktúrou po vystavení

Vystavením a odoslaním práca s faktúrou nekončí.

Úschova faktúr: 10 rokov

Na archiváciu sa často zabúda. Podľa § 35 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve sa účtovné doklady uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú. Faktúra vystavená v roku 2026 tak musí byť dohľadateľná do konca roka 2036. Platí to pre vystavené aj prijaté faktúry a rovnaká 10-ročná lehota vyplýva platiteľom aj zo zákona o DPH.

Faktúry môžete uchovávať v papierovej alebo elektronickej podobe, vždy však tak, aby zostali čitateľné a preukázateľné celých 10 rokov. Šanón v pivnici túto podmienku po rokoch často nesplní, digitálny archív so zálohou áno.

Záver: z procesu si urobte rutinu

Vystavenie faktúry nie je veda: pripravené údaje, dôsledné číslovanie, variabilný symbol zhodný s číslom faktúry, jasná splatnosť, doručenie e-mailom a evidencia s archiváciou na 10 rokov. Keď si tento postup zabehnete pri prvej faktúre, každá ďalšia je otázkou pár minút.

A ak nechcete evidenciu dokladov riešiť ručne, vyskúšajte DokladBot. Doklad odfotíte alebo prepošlete cez WhatsApp, systém z neho vyťaží údaje a zaradí ho do prehľadnej evidencie, z ktorej máte podklady pre daňové priznanie aj archív na jednom mieste. Prvé doklady si môžete vyskúšať zadarmo na dokladbot.cz.