Wie man als OSVČ eine Rechnung ausstellt: vollständige Anleitung für Anfänger

Eine Rechnung ist das grundlegende Dokument jedes Unternehmens. Ob Sie gerade Ihren Gewerbeschein erhalten haben oder bereits seit Längerem selbstständig sind – eine korrekt ausgestellte Rechnung ist unverzichtbar. Fehler bei der Rechnungsstellung können zu Problemen mit dem Finanzamt, zu verzögerten Zahlungen von Kunden oder sogar zur Nichtanerkennung von Betriebsausgaben führen. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie eine Rechnung korrekt ausstellen, worauf Sie achten müssen und welche Fehler am häufigsten vorkommen.

Was eine Rechnung ist und warum Sie sie ausstellen

Eine Rechnung ist ein buchhalterischer und steuerlicher Beleg, der bestätigt, dass Sie eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht haben. Sie dient als Grundlage für die Zahlung, für die steuerliche Aufzeichnung und für eine etwaige Prüfung durch das Finanzamt.

Wann Sie eine Rechnung ausstellen müssen

Die Pflicht zur Rechnungsstellung hängt davon ab, ob Sie MwSt-Zahler sind:

• MwSt-Zahler müssen einen Steuerbeleg (Rechnung) innerhalb von 15 Tagen nach Erbringung der steuerpflichtigen Leistung oder nach Eingang der Zahlung ausstellen (je nachdem, was früher eintritt). Diese Pflicht ergibt sich aus § 28 des MwSt-Gesetzes.
• Nicht-MwSt-Zahler sind gesetzlich nicht verpflichtet, eine Rechnung innerhalb einer bestimmten Frist auszustellen, aber es ist gängige Geschäftspraxis und aus steuerlicher Sicht unerlässlich. Stellen Sie immer dann eine Rechnung aus, wenn Sie Waren oder Dienstleistungen an einen anderen Unternehmer liefern.

Pflichtangaben auf der Rechnung

Die Pflichtangaben auf einer Rechnung unterscheiden sich je nachdem, ob Sie MwSt-Zahler oder Nicht-MwSt-Zahler sind. Nachfolgend finden Sie eine Übersicht beider Varianten.

Rechnung für Nicht-MwSt-Zahler

Nicht-MwSt-Zahler richten sich nach § 435 des Bürgerlichen Gesetzbuchs, der die Pflichtangaben auf Geschäftsurkunden festlegt. Eine Rechnung eines Nicht-MwSt-Zahlers muss Folgendes enthalten:

Rechnung für MwSt-Zahler (Steuerbeleg)

MwSt-Zahler stellen einen Steuerbeleg gemäß § 29 des MwSt-Gesetzes aus. Zusätzlich zu den oben genannten Angaben muss die Rechnung Folgendes enthalten:

Rechnungen richtig nummerieren

Die korrekte Nummerierung von Rechnungen ist eine der wichtigsten Anforderungen. Das MwSt-Gesetz verlangt in § 29 Abs. 1 Buchst. b), dass ein Steuerbeleg eine eindeutige Belegnummer innerhalb der verwendeten Nummernreihe hat. Bei Nicht-MwSt-Zahlern schreibt das Gesetz zwar kein genaues Format vor, aber die Rechnungsnummer muss eindeutig und nachvollziehbar sein.

Regeln für die Nummerierung

1. Chronologische Reihenfolge – Rechnungen müssen in aufsteigender Folge ohne Lücken oder Sprünge nummeriert sein.
2. Eindeutigkeit – jede Nummer darf nur einmal vergeben werden.
3. Nachvollziehbarkeit – aus der Nummer sollte erkennbar sein, zu welchem Zeitraum die Rechnung gehört.
4. Unveränderlichkeit – bereits vergebene Rechnungsnummern dürfen niemals gelöscht oder geändert werden.

Empfohlene Nummerierungsformate

Zahlungsziel – was das Gesetz vorschreibt

Das Zahlungsziel einer Rechnung ist die Frist, innerhalb derer der Kunde den Rechnungsbetrag begleichen muss. Das Bürgerliche Gesetzbuch legt in § 1963 die grundlegenden Regeln fest:

Regeln für das Zahlungsziel

• Zwischen Unternehmern – sofern nichts anderes vereinbart wurde, ist der Preis innerhalb von 30 Tagen ab Zugang der Rechnung, Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung fällig (je nachdem, was später eintritt).
• Längeres Zahlungsziel – Unternehmer können ein Zahlungsziel von bis zu 60 Tagen ohne Einschränkungen vereinbaren. Ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen ist nur zulässig, wenn es ausdrücklich vereinbart wurde und den Gläubiger nicht unangemessen benachteiligt.
• Gegenüber öffentlichen Einrichtungen – maximal 30 Tage (ausnahmsweise 60 Tage, wenn dies durch die Art der Verpflichtung gerechtfertigt ist).

Übliche Zahlungsziele in der Praxis

Elektronische vs. Papierrechnung

Heutzutage wird die elektronische Rechnungsstellung immer gebräuchlicher und ist in manchen Fällen sogar gesetzlich vorgeschrieben.

Elektronische Rechnung

Eine elektronische Rechnung hat dieselbe Rechtsgültigkeit wie eine Papierrechnung, sofern sie alle gesetzlichen Pflichtangaben erfüllt. Sie kann folgende Form annehmen:

• PDF-Dokument, das per E-Mail versandt wird
• Rechnung im ISDOC-Format (tschechischer Standard für elektronische Rechnungen)
• Rechnung, die von einem Rechnungsstellungssystem generiert wurde, mit einem Download-Link

Papierrechnung

Natürlich können Sie weiterhin Papierrechnungen verwenden. Es empfiehlt sich jedoch, auf die elektronische Form umzusteigen, weil:

• Kosteneinsparungen – kein Drucken, keine Umschläge, kein Porto
• Schnelle Zustellung – der Kunde erhält die Rechnung sofort
• Einfache Archivierung – digitale Kopien benötigen minimalen Speicherplatz
• Durchsuchbarkeit – schnelles Auffinden einer bestimmten Rechnung
• Umweltfreundlichkeit – Sie schonen Papier und die Umwelt

Archivierung von Rechnungen

Rechnungen müssen mindestens 10 Jahre ab Ende des Besteuerungszeitraums, in dem die Leistung erbracht wurde, archiviert werden (gemäß § 35 des MwSt-Gesetzes für MwSt-Zahler). Für Nicht-MwSt-Zahler gilt die allgemeine Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege, die ebenfalls 10 Jahre beträgt (Buchführungsgesetz) oder mindestens bis zum Ablauf der Frist für die Einkommensteuerveranlagung (in der Regel 3 Jahre, kann sich jedoch verlängern).

Rechnung für Dienstleistungen vs. Rechnung für Waren

Obwohl die grundlegenden Pflichtangaben dieselben sind, gibt es einige Unterschiede zwischen dem, was auf einer Dienstleistungsrechnung und dem, was auf einer Warenrechnung angegeben wird.

Rechnung für Dienstleistungen

Beispiel einer Dienstleistungsbeschreibung auf einer Rechnung:

Grafikdesign für Logo und Corporate Identity gemäß Vertrag Nr. 2026-015 vom 5. 1. 2026. Beinhaltet: 3 Logo-Varianten, Brandbook, Visitenkarten.

Rechnung für Waren

Beispiel einer Warenbeschreibung auf einer Rechnung:

Bürostuhl ErgoPlus 500, Art.-Nr. EP-500BK, Farbe Schwarz – 2 Stk. x 8.500 Kč = 17.000 Kč

Häufigste Fehler beim Ausstellen von Rechnungen

Selbst erfahrene Unternehmer machen auf Rechnungen gelegentlich Fehler. Hier ist eine Liste der häufigsten Versehen und wie Sie diese vermeiden können.

1. Fehlendes oder falsches IČO/DIČ

Dies ist einer der häufigsten Fehler. Überprüfen Sie stets IČO und DIČ des Kunden im Administrativní registr ekonomických subjektů (ARES) auf der Website des Finanzministeriums.

2. Falsches oder fehlendes DUZP

Bei MwSt-Zahlern ist das Datum der steuerpflichtigen Leistungserbringung (DUZP) eine Pflichtangabe. Verwechseln Sie es nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung – gemeint ist der Tag, an dem die Ware geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde.

3. Lückenhafte Nummernreihe

Übersprungene oder doppelte Rechnungsnummern sind ein rotes Tuch bei jeder Steuerprüfung. Führen Sie Ihre Nummernreihe sorgfältig.

4. Falscher MwSt-Betrag

Rundungsfehler oder ein falsch zugeordneter MwSt-Satz können zu Problemen führen. Überprüfen Sie stets, ob Steuerbemessungsgrundlage + MwSt = Gesamtbetrag ergibt.

5. Fehlende Angabe zur Registereintragung

Gemäß § 435 des Bürgerlichen Gesetzbuchs müssen OSVČ auf ihren Geschäftsurkunden die Angabe ihrer Eintragung im Gewerberegister aufführen.

6. Unklare Leistungsbeschreibung

Eine vage Beschreibung wie „Dienstleistungen laut Vertrag" ist unzureichend. Geben Sie stets genau an, was Sie geliefert oder geleistet haben.

7. Fehlende Zahlungsdaten

Eine Rechnung ohne Kontonummer und variablen Symbol führt zu unnötigen Komplikationen bei der Zahlung.

Berichtigungssteuerbeleg (Gutschrift)

Wenn Sie nach dem Ausstellen einer Rechnung einen Fehler entdecken oder es zu einer Warenrückgabe, Reklamation oder einem Rabatt kommt, muss ein Berichtigungssteuerbeleg (Gutschrift) ausgestellt werden.

Wann eine Gutschrift ausgestellt werden muss

• Warenrückgabe durch den Kunden
• Gewährung eines Rabatts nach Ausstellung der ursprünglichen Rechnung
• Korrektur eines falschen Preises oder einer falschen Menge
• Stornierung einer Bestellung nach Ausstellung der Rechnung

Pflichtangaben einer Gutschrift

Eine Gutschrift muss dieselben Pflichtangaben wie eine normale Rechnung enthalten, darüber hinaus:

• Verweis auf die Nummer der ursprünglichen Rechnung
• Grund der Korrektur
• Differenz zwischen dem ursprünglichen und dem korrigierten Betrag
• Bei MwSt-Zahlern: berichtigte Steuerbemessungsgrundlage und MwSt-Betrag

Anzahlungen und Anzahlungsrechnungen

In der Praxis begegnen Ihnen häufig Anzahlungen, insbesondere bei größeren Aufträgen. Anzahlungsrechnungen haben ihre eigenen Besonderheiten.

Wie Sie Anzahlungen korrekt handhaben

1. Sie stellen eine Anzahlungsrechnung aus – diese ist für sich genommen kein Steuerbeleg, sondern eine Zahlungsaufforderung.
2. Nach Eingang der Anzahlung – MwSt-Zahler müssen innerhalb von 15 Tagen nach Eingang der Anzahlung einen Steuerbeleg über die eingegangene Zahlung ausstellen.
3. Nach Lieferung der Ware/Dienstleistung – Sie stellen eine Schlussrechnung aus, in der Sie die geleistete Anzahlung vom Gesamtpreis abziehen.

Rechnungsstellung ins Ausland

Wenn Sie Dienstleistungen ins Ausland erbringen oder Waren ins Ausland liefern, gelten besondere Regelungen.

Rechnungsstellung in die EU

• Dienstleistungen für Unternehmer in der EU – bei MwSt-Zahlern gilt das Reverse-Charge-Verfahren (Umkehrung der Steuerschuldnerschaft). Auf der Rechnung vermerken Sie: „Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger" sowie die DIČ des Kunden. Die Rechnung ist ohne MwSt.
• Waren in die EU an MwSt-Zahler – die Lieferung von Waren in einen anderen Mitgliedstaat ist von der MwSt befreit mit Vorsteuerabzugsrecht (der Transport der Waren muss nachgewiesen werden).
• Nicht-MwSt-Zahler stellen in die EU ohne MwSt aus. Achten Sie auf die Verpflichtung, den Schwellenwert für die MwSt-Registrierung zu überwachen.

Rechnungsstellung in Drittländer

• Rechnungen in der Regel in Fremdwährung (EUR, USD)
• Dienstleistungen in Drittländer sind bei MwSt-Zahlern von der MwSt befreit
• Auf der Rechnung geben Sie den ČNB-Wechselkurs zum DUZP-Datum für die Umrechnung in CZK an (für die steuerliche Aufzeichnung)

Praktisches Rechnungsmuster

Nachfolgend finden Sie die Struktur einer Musterrechnung für OSVČ – Nicht-MwSt-Zahler:

Wie DokladBot Ihre Rechnungsstellung erleichtert

Das Ausstellen von Rechnungen muss kein langwieriger Prozess sein, bei dem Sie ständig unsicher sind, ob Sie etwas vergessen haben. DokladBot erstellt Ihre Rechnung automatisch – schreiben Sie einfach über WhatsApp, an wen Sie fakturieren, wofür und in welcher Höhe.

Zusammenfassung

Eine korrekt ausgestellte Rechnung schützt Sie und Ihren Abnehmer. Achten Sie darauf, dass sie alle Pflichtangaben gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch (§ 435) und bei MwSt-Zahlern gemäß dem MwSt-Gesetz (§ 29) enthält. Widmen Sie der Nummerierung, dem korrekten Datum der steuerpflichtigen Leistung und der genauen Beschreibung der erbrachten Leistung besondere Aufmerksamkeit. Die elektronische Rechnungsstellung spart Ihnen Zeit und Kosten. Und wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihre Rechnung immer in Ordnung ist, überlassen Sie das DokladBot.

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Die Informationen in diesem Artikel basieren auf der zum Februar 2026 geltenden Gesetzgebung, insbesondere auf dem Gesetz Nr. 89/2012 Slg. (Bürgerliches Gesetzbuch), dem Gesetz Nr. 235/2004 Slg. (MwSt-Gesetz) und den auf dem Portal der Finanzverwaltung ČR und auf BusinessInfo.cz veröffentlichten Informationen.