Steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Selbstständige: einfach und korrekt führen
Wenn Sie als OSVČ selbstständig tätig sind und keine buchführungspflichtige Einheit darstellen, führen Sie mit großer Wahrscheinlichkeit eine steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie ist eine einfachere Alternative zur doppelten Buchführung, die die meisten Gewerbetreibenden in der Tschechischen Republik nutzen können. Dennoch gelten dafür klare Regeln – wer sie nicht einhält, riskiert Probleme bei einer Betriebsprüfung. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt, übersichtlich und ohne unnötigen Stress führen.
Wir stützen uns dabei auf die geltende Fassung des Gesetzes Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuer, konkret auf § 7b, der die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung regelt, sowie auf die aktuellen Richtlinien der Finanzverwaltung der Tschechischen Republik.
Was ist die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und für wen ist sie gedacht?
Die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist ein System zur laufenden Erfassung von Einnahmen, Ausgaben, Vermögen und Schulden (Forderungen und Verbindlichkeiten) zur Ermittlung der steuerlichen Bemessungsgrundlage für die Einkommensteuer. Im Vergleich zur doppelten Buchführung ist sie deutlich einfacher – sie erfordert weder Kenntnisse von Kontenrahmen noch komplizierte Buchungssysteme.
Wer führt eine steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen natürliche Personen (OSVČ), die:
- Einkünfte aus selbstständiger oder gewerblicher Tätigkeit gemäß § 7 des Einkommensteuergesetzes erzielen
- Keine buchführungspflichtige Einheit im Sinne des Buchhaltungsgesetzes sind (d. h. ihr Umsatz im Vorjahr hat 25 Millionen Kč nicht überschritten und sie sind nicht im Handelsregister eingetragen)
- Keine Pauschalausgaben anwenden – wer Pauschalausgaben geltend macht, muss kein Einnahmen-Ausgaben-Buch führen, ist jedoch weiterhin zur Erfassung von Einnahmen und Vermögen verpflichtet
- Nicht im Pauschalsteuer-Regime sind – Steuerpflichtige im Pauschalsteuer-Regime führen lediglich eine einfache Einnahmenerfassung
Die Rechtsgrundlage der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung findet sich in § 7b des Gesetzes Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuer. Das Gesetz schreibt vor, dass die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung Angaben enthält zu:
- Einnahmen und Ausgaben in einer Gliederung, die zur Ermittlung der Bemessungsgrundlage erforderlich ist
- Vermögen und Schulden (Forderungen und Verbindlichkeiten)
Grundbestandteile der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung besteht aus mehreren miteinander verknüpften Teilaufzeichnungen. Jede hat ihren eigenen Zweck – zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild der wirtschaftlichen Lage Ihres Unternehmens.
1. Einnahmen-Ausgaben-Buch (Kassenbuch)
Das Einnahmen-Ausgaben-Buch ist das Herzstück der gesamten steuerlichen Aufzeichnung. Hier erfassen Sie laufend alle Geldvorgänge im Zusammenhang mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit – jede Einnahme, die Sie erhalten haben, und jede Ausgabe, die Sie bezahlt haben.
Was muss das Einnahmen-Ausgaben-Buch enthalten?
Das Gesetz schreibt keine genaue Form für das Einnahmen-Ausgaben-Buch vor, aber jede Eintragung sollte enthalten:
- Datum des Vorgangs (Eingangsdatum der Zahlung / Zahlungsdatum)
- Belegnummer – zur einfachen Auffindung des Originalbelegs
- Beschreibung des Vorgangs – kurze Beschreibung des Einnahmen- oder Ausgabenanlasses
- Betrag der Einnahme oder Ausgabe
- Gliederung in steuerlich relevante und steuerlich nicht relevante Posten – Unterscheidung, ob der Posten die Bemessungsgrundlage beeinflusst
Einnahmen und Ausgaben müssen mindestens wie folgt gegliedert werden:
- Steuerlich relevante Einnahmen – Betriebseinnahmen, die in die Bemessungsgrundlage einfließen (Umsätze aus Warenverkauf, Dienstleistungen, Provisionen usw.)
- Steuerlich nicht relevante Einnahmen – Einnahmen, die die Bemessungsgrundlage nicht beeinflussen (aufgenommene Kredite, Einlagen des Unternehmers, Geldgeschenke, zurückgezahlte Anzahlungen usw.)
- Steuerlich relevante Ausgaben – Aufwendungen zur Erzielung, Sicherung und Erhaltung von Einnahmen (Materialeinkauf, Kraftstoff, Miete, Telefon, Versicherung)
- Steuerlich nicht relevante Ausgaben – Ausgaben, die die Bemessungsgrundlage nicht beeinflussen (Kredittilgungen, Privatentnahmen, Einkommensteuer, Kranken- und Sozialversicherungsbeiträge der OSVČ)
Praktisches Beispiel einer Buchung im Einnahmen-Ausgaben-Buch
Beispiel: Buchung einer Einnahme und einer Ausgabe im Einnahmen-Ausgaben-Buch
Einnahme:
| Datum | Belegnr. | Beschreibung | Steuerliche Einnahme | Nicht steuerliche Einnahme | |-------|-----------|-------|---------------|-----------------| | 15. 1. 2026 | FV-001/2026 | Zahlung der Rechnung für Grafikdesign | 25.000 Kč | – | | 20. 1. 2026 | VBU-003 | Einlage des Unternehmers auf das Geschäftskonto | – | 50.000 Kč |
Ausgabe:
| Datum | Belegnr. | Beschreibung | Steuerliche Ausgabe | Nicht steuerliche Ausgabe | |-------|-----------|-------|--------------|----------------| | 18. 1. 2026 | PD-001/2026 | Kauf von Büromaterial | 1.250 Kč | – | | 25. 1. 2026 | VBU-005 | Abschlag Sozialversicherung | – | 5.720 Kč |
Dieses Beispiel verdeutlicht den Unterschied zwischen steuerlich relevanten und nicht relevanten Posten. Die Einlage des Unternehmers ist kein Betriebseinnahme und daher steuerlich nicht relevant. Die Sozialversicherungsbeiträge der OSVČ sind steuerlich nicht absetzbar und gehören daher zu den nicht steuerlichen Ausgaben.
2. Forderungs- und Verbindlichkeitenerfassung
Neben dem Einnahmen-Ausgaben-Buch müssen Sie eine Aufzeichnung über Forderungen (was andere Ihnen schulden) und Verbindlichkeiten (was Sie anderen schulden) führen. Diese Aufzeichnung zeigt den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt und ist für die Inventur am Jahresende unerlässlich.
Jeder Eintrag in der Forderungs- und Verbindlichkeitenerfassung sollte enthalten:
- Belegnummer (Rechnungsnummer)
- Geschäftspartner (Schuldner oder Gläubiger) – Name/Firma, Steuernummer, Adresse
- Art der Forderung oder Verbindlichkeit – wofür sie entstanden ist
- Betrag (netto und brutto inkl. MwSt., sofern Sie Steuerpflichtige sind)
- Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
- Zahlungsdatum – sobald die Forderung/Verbindlichkeit beglichen ist
Warum ist die Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten wichtig?
Die Erfassung von Forderungen und Verbindlichkeiten dient vor allem:
- Der Inventur am Jahresende – das Gesetz (§ 7b Abs. 4) verlangt die Feststellung des tatsächlichen Stands der Forderungen und Verbindlichkeiten zum 31. 12.
- Dem Überblick über den Cashflow – Sie wissen, welche Zahlungen noch ausstehen und welche Beträge Sie noch begleichen müssen
- Der Betriebsprüfung – das Finanzamt kann den Nachweis des Forderungs- und Verbindlichkeitenstands verlangen
- Der Bildung von Wertberichtigungen auf Forderungen (sofern die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind)
3. Anlagenerfassung
Wenn Sie in Ihrem Betrieb Anlagevermögen nutzen, sind Sie zur Führung einer Anlagenerfassung verpflichtet. Diese ist je nach Vermögensart unterschiedlich gegliedert:
Langfristiges Sachanlagevermögen (über 80.000 Kč)
Für jeden Gegenstand des langfristigen Sachanlagevermögens führen Sie eine Anlagenkarte mit folgenden Angaben:
- Bezeichnung und Beschreibung des Anlageguts
- Anschaffungsdatum und Datum der Inbetriebnahme
- Anschaffungskosten (Bewertungsmethode)
- Abschreibungsgruppe und gewählte Abschreibungsmethode (linear oder degressiv)
- Jährliche Abschreibungsbeträge für die einzelnen Perioden
- Datum und Art des Abgangs (Verkauf, Verschrottung, Schenkung)
- Ggf. eingetragene Pfandrechte oder Grunddienstbarkeiten
📊Abschreibungsgruppen für Sachanlagevermögen
Geringwertige Wirtschaftsgüter (bis 80.000 Kč)
Anlagegüter mit Anschaffungskosten bis 80.000 Kč werden nicht abgeschrieben – der gesamte Anschaffungsbetrag fließt im Jahr der Anschaffung direkt in die steuerlichen Ausgaben. Dennoch empfiehlt es sich, auch für geringwertige Wirtschaftsgüter zumindest eine einfache Aufzeichnung zu führen, insbesondere bei teureren Anschaffungen (z. B. ein Mobiltelefon für 30.000 Kč, ein Drucker für 15.000 Kč). Die Aufzeichnung hilft Ihnen bei der Inventur und bei einer eventuellen Betriebsprüfung.
Vorräte
Wenn Sie im Handels- oder Produktionsbereich tätig sind, müssen Sie auch Material- und Warenvorräte erfassen. Die Vorratsverwaltung umfasst:
- Art des Vorrats (Bezeichnung, Beschreibung)
- Menge und Maßeinheit
- Stückpreis und Gesamtwert
- Eingangsdatum und Ausgabedatum
4. Aufzeichnungen für die Mehrwertsteuer (nur für Mehrwertsteuerpflichtige)
Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Sie neben der grundlegenden steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zusätzlich eine Aufzeichnung für Zwecke der Mehrwertsteuer gemäß § 100 des Gesetzes Nr. 235/2004 Slg. über die Mehrwertsteuer führen. Diese Aufzeichnung enthält die Daten, die für die Erstellung der Mehrwertsteuererklärung und der Kontrollmeldung erforderlich sind.
Wie Sie die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung praktisch führen
Das Gesetz schreibt nicht vor, in welcher Form die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zu führen ist. Sie können zwischen verschiedenen Methoden wählen, wobei jede ihre Vor- und Nachteile hat.
📊Vergleich der Führungsformen der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Papierform
Die traditionelle Methode, bei der Sie alles von Hand in vorbereitete Formulare oder Hefte eintragen. Heute wird sie immer seltener verwendet, da sie fehleranfällig ist und das Suchen in Papieraufzeichnungen zeitaufwendig ist. Das Gesetz lässt sie jedoch weiterhin zu.
Excel oder Tabellenkalkulationsprogramm
Die am weitesten verbreitete Lösung unter kleineren Gewerbetreibenden. Sie erstellen eine Tabelle mit den entsprechenden Spalten und tragen laufend Einnahmen und Ausgaben ein. Der Vorteil liegt darin, dass Excel automatisch Summen und Zwischensummen berechnet. Der Nachteil ist das Fehlen automatischer Prüfmechanismen und die Notwendigkeit, jeden Datensatz manuell einzugeben.
Buchhaltungssoftware
Spezialisierte Programme (Desktop- und Cloud-basiert) bieten umfassende Lösungen für die steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, einschließlich automatischer Berichterstellung, Bankkontoanbindung und Datenexport für die Steuererklärung. Die Investition in ein Buchhaltungsprogramm lohnt sich vor allem bei einem größeren Belegvolumen.
Digitale Tools und KI-Assistenten
Der modernste Ansatz nutzt künstliche Intelligenz zur automatischen Erkennung und Kategorisierung von Belegen. Sie fotografieren einfach einen Kassenbon oder eine Rechnung, und das System verarbeitet ihn automatisch – es erkennt den Betrag, das Datum, den Lieferanten und weist die korrekte Einnahmen- oder Ausgabenkategorie zu.
Digital vs. Papier: Was sagt das Gesetz?
Das Einkommensteuergesetz unterscheidet nicht zwischen der papiergebundenen und der elektronischen Form der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Beide sind zulässig. Die elektronische Form muss die Anforderung der Nachweisbarkeit erfüllen – Sie müssen in der Lage sein, die Aufzeichnungen jederzeit auszudrucken oder dem Finanzamt in lesbarer Form vorzulegen.
Wenn Sie die Aufzeichnungen elektronisch führen, empfehlen wir dringend eine regelmäßige Datensicherung – idealerweise an mehreren Orten (externe Festplatte + Cloud-Speicher).
Steuerlich abzugsfähige vs. nicht abzugsfähige Ausgaben
Einer der wichtigsten Aspekte der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist die korrekte Unterscheidung zwischen steuerlich abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Ausgaben. Diese Unterscheidung wirkt sich direkt auf die Höhe Ihrer Steuerbemessungsgrundlage aus.
Voraussetzungen für die steuerliche Abzugsfähigkeit
Damit eine Ausgabe steuerlich abzugsfähig ist, muss sie folgende Voraussetzungen erfüllen (gemäß § 24 des Einkommensteuergesetzes):
- Nachweisbarkeit – für die Ausgabe existiert ein Beleg (Rechnung, Kassenbon, Vertrag)
- Betrieblicher Zusammenhang – die Ausgabe dient zur Erzielung, Sicherung und Erhaltung steuerpflichtiger Einnahmen
- Aufzeichnung – die Ausgabe ist ordnungsgemäß in der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung erfasst
- Angemessenheit – die Höhe der Ausgabe entspricht den üblichen Marktbedingungen
📊Beispiele für steuerlich abzugsfähige und nicht abzugsfähige Ausgaben
Praktische Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Telefon, das sowohl betrieblich als auch privat genutzt wird
Als OSVČ nutzen Sie Ihr Mobiltelefon sowohl für betriebliche als auch für private Zwecke. Die monatliche Pauschalgebühr beträgt 800 Kč.
Lösung: In die steuerlichen Ausgaben darf nur der anteilige Betrag aufgenommen werden, der der betrieblichen Nutzung entspricht. Wenn Sie den Nutzungsanteil auf 70 % betrieblich und 30 % privat schätzen, beträgt die steuerlich abzugsfähige Ausgabe 560 Kč pro Monat (800 × 0,70).
Empfehlung: Das Nutzungsverhältnis sollten Sie im Falle einer Betriebsprüfung belegen können – z. B. durch Verbindungsnachweise oder eine Aufzeichnung betrieblicher und privater Gespräche.
Beispiel 2: Kauf eines Laptops für 45.000 Kč
Im Januar 2026 haben Sie einen Laptop für 45.000 Kč ausschließlich für betriebliche Zwecke gekauft.
Lösung: Die Anschaffungskosten liegen unter 80.000 Kč, es handelt sich also um ein geringwertiges Wirtschaftsgut. Der gesamte Betrag von 45.000 Kč fließt im Jahr der Anschaffung (2026) in die steuerlichen Ausgaben. Eine Verteilung auf mehrere Jahre ist nicht erforderlich.
Vergessen Sie nicht, die Rechnung aufzubewahren und den Laptop in die Erfassung geringwertiger Wirtschaftsgüter aufzunehmen.
Beispiel 3: Dienstreise mit dem Privatfahrzeug
Als OSVČ haben Sie eine Dienstreise von Prag nach Brünn und zurück unternommen (insgesamt 420 km). Sie haben Ihr eigenes Privatfahrzeug mit einem Durchschnittsverbrauch von 6,5 l/100 km genutzt.
Lösung: Sie können Reisekostenerstattungen gemäß der Verordnung des Arbeits- und Sozialministeriums geltend machen:
- Grundkilometersatz: 5,60 Kč pro Kilometer (für das Jahr 2026)
- Erstattung für verbrauchten Kraftstoff: Durchschnittskraftstoffpreis gemäß Verordnung × Verbrauch
- Ggf. Tagegeld je nach Reisedauer
Diese Reisekostenerstattungen sind steuerlich abzugsfähige Ausgaben. Voraussetzung ist das Ausfüllen eines Reisekostenabrechnungsformulars.
Inventur am Jahresende
Das Gesetz (§ 7b Abs. 4 des Einkommensteuergesetzes) verpflichtet Steuerpflichtige, die eine steuerliche Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen, am letzten Tag des Steuerzeitraums (d. h. zum 31. 12.) den tatsächlichen Bestand festzustellen von:
- Vorräten (Material, Waren)
- Sachanlagevermögen (einschließlich geringwertiger Wirtschaftsgüter)
- Forderungen (unbezahlte ausgestellte Rechnungen)
- Verbindlichkeiten (unbezahlte erhaltene Rechnungen und sonstige Schulden)
📋Wie Sie die Jahresinventur durchführen
Die Ergebnisse der Inventur dienen als Grundlage für die Erstellung der Steuererklärung und müssen für eine eventuelle Betriebsprüfung aufbewahrt werden.
Archivierung der steuerlichen Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und der Belege
Eine ordnungsgemäße Archivierung ist genauso wichtig wie die Aufzeichnung selbst. Wenn Sie bei einer Betriebsprüfung die erforderlichen Belege nicht vorlegen können, kann das Finanzamt Ausgaben ablehnen und Steuern nacherheben.
Aufbewahrungsfristen
Die Aufbewahrungsfristen hängen davon ab, ob Sie mehrwertsteuerpflichtig sind und welche Art von Beleg archiviert wird:
📊Übersicht der Aufbewahrungsfristen
Praktische Empfehlungen zur Archivierung
Auch wenn das Gesetz für Nicht-Mehrwertsteuerpflichtige eine Mindestfrist von 3 Jahren ab Abgabe der Steuererklärung vorschreibt, empfehlen wir, alle Belege mindestens 6 Jahre aufzubewahren. Der Grund liegt in der Verjährungsfrist für die Steuernacherhebung, die in bestimmten Fällen auf bis zu 10 Jahre verlängert werden kann (z. B. wenn nachträgliche Erklärungen eingereicht wurden oder eine Betriebsprüfung läuft).
Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, bewahren Sie Steuerbelege 10 Jahre ab Ende des Steuerzeitraums auf.
Form der Archivierung
Belege können in papiergebundener, elektronischer oder gemischter Form archiviert werden. Die elektronische Archivierung ist vollständig gesetzeskonform, sofern sie folgende Voraussetzungen erfüllt:
- Echtheit der Herkunft – es ist eindeutig, wer den Beleg ausgestellt hat
- Unversehrtheit des Inhalts – der Inhalt des Belegs darf nachträglich nicht geändert werden können
- Lesbarkeit – der Beleg muss während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar sein
Für die elektronische Archivierung wird das Format PDF/A empfohlen, das ein international anerkannter Standard für die Langzeitarchivierung ist. Die Dokumente sollten auf einem gesicherten Speicher mit regelmäßiger Datensicherung abgelegt werden.
Häufigste Fehler bei der steuerlichen Einnahmen
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