Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für Selbstständige: ein praktischer Leitfaden

Die Führung einer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gehört zu den grundlegenden Pflichten jeder OSVČ, die ihre Steuern korrekt berechnen und Problemen bei einer möglichen Prüfung durch das Finanzamt aus dem Weg gehen möchte. Dennoch haben viele Selbstständige keine klare Vorstellung davon, was genau und wie zu erfassen ist, welche Belege aufzubewahren sind und in welcher Form die Aufzeichnungen geführt werden sollen. Die Folge sind häufig unzureichende Unterlagen für die Steuererklärung, fehlende Belege oder Unstimmigkeiten, die zu Steuernachforderungen und Bußgeldern führen können.

In diesem Artikel bieten wir Ihnen einen umfassenden praktischen Leitfaden, wie Sie die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung korrekt, effizient und im Einklang mit der aktuellen Gesetzgebung führen. Wir stützen uns dabei auf das Gesetz Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuer, insbesondere auf § 7b, der die steuerliche Aufzeichnung regelt, sowie auf die Hinweise der Tschechischen Finanzverwaltung.

Warum die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung so wichtig ist

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist keine bloße Formalität. Sie erfüllt mehrere zentrale Funktionen, die sich unmittelbar auf Ihr Unternehmen und Ihr Verhältnis zum Finanzamt auswirken.

Erstens dient sie als Grundlage für die Berechnung der Einkommensteuerbemessungsgrundlage. Bei einer OSVČ, die steuerliche Aufzeichnungen führt, wird die Bemessungsgrundlage als Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben nach dem Zufluss-Abfluss-Prinzip berechnet. Ist Ihre Aufzeichnung nicht präzise, kann auch Ihre Steuererklärung fehlerhaft sein.

Zweitens ist sie Ihr wichtigstes Beweismittel bei einer Steuerprüfung. Das Finanzamt hat das Recht, Ihre Aufzeichnungen anzufordern und zu überprüfen, ob sie der Realität entsprechen. Ohne ordnungsgemäße Aufzeichnungen können Sie die Berechtigung der geltend gemachten Ausgaben nicht nachweisen.

Drittens verschafft Ihnen eine sorgfältige Buchführung einen Überblick über die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens. Sie sehen, wie viel Sie tatsächlich verdienen, welche Ihre größten Kostenpositionen sind und wo Optimierungspotenzial besteht.

Was das Gesetz verlangt: Inhalt der steuerlichen Aufzeichnung

Gemäß § 7b des Einkommensteuergesetzes muss die steuerliche Aufzeichnung folgende Angaben enthalten:

1. Einnahmen und Ausgaben in einer Gliederung, die zur Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage erforderlich ist
2. Vermögen und Schulden (Forderungen und Verbindlichkeiten)

Das Gesetz schreibt bewusst keine genaue Form oder kein bestimmtes Format vor. Das gibt Ihnen die Freiheit, die Aufzeichnungen so zu führen, wie es Ihnen am besten passt – auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder in einer Buchhaltungssoftware. Wichtig ist, dass die Aufzeichnung nachvollziehbar, vollständig und verständlich ist.

Gliederung der Einnahmen

Einnahmen müssen in der Aufzeichnung mindestens in folgende Kategorien unterteilt werden:

Steuerrelevante Einnahmen (beeinflussen die Bemessungsgrundlage):

• Erlöse aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen
• Provisionen und Vergütungen für Vermittlungsleistungen
• Erlöse aus dem Verkauf von Betriebsvermögen
• Erhaltene Schadensersatzzahlungen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit
• Zinsen aus dem Geschäftskonto

Nicht steuerrelevante Einnahmen (beeinflussen die Bemessungsgrundlage nicht):

• Einlagen des Unternehmers aus Privatmitteln
• Erhaltene Kredite und Darlehen
• Einnahmen, die mit Quellensteuer versteuert wurden (z. B. Zinsen aus Termineinlagen)
• Steuerbefreite Einnahmen
• Erhaltene Mehrwertsteuer (bei MwSt.-Pflichtigen)

Gliederung der Ausgaben

Ausgaben werden analog unterteilt in:

Steuerlich absetzbare Ausgaben (verringern die Bemessungsgrundlage):

• Kauf von Material und Waren
• Kraftstoff und Betriebskosten für Fahrzeuge
• Miete für Betriebsstätte oder Büro
• Telekommunikationsdienstleistungen, Internet
• Versicherungen im Zusammenhang mit der Geschäftstätigkeit
• Reisekosten und Verpflegungskosten bei Dienstreisen
• Abschreibungen auf Vermögensgegenstände
• Lohnkosten (sofern Mitarbeiter beschäftigt werden)

Nicht steuerlich absetzbare Ausgaben (beeinflussen die Bemessungsgrundlage nicht):

• Privatentnahmen des Unternehmers
• Kredit- und Darlehenstilgungen (Hauptbetrag)
• Einkommensteuerzahlungen
• Vorauszahlungen auf Sozial- und Krankenversicherung der OSVČ
• Anschaffung von Anlagevermögen (wird abgeschrieben, nicht als Sofortausgabe erfasst)
• Repräsentationskosten (Bewirtung, Geschenke über dem zulässigen Höchstbetrag)

Das Einnahmen-Ausgaben-Buch: das Herzstück der Aufzeichnung

Das Einnahmen-Ausgaben-Buch (oft auch als Kassenjournal bezeichnet) ist das zentrale Instrument der steuerlichen Aufzeichnung. Darin erfassen Sie chronologisch alle Geldtransaktionen im Zusammenhang mit Ihrer Geschäftstätigkeit.

Pflichtangaben zu jedem Eintrag

Obwohl das Gesetz keine genaue Form vorschreibt, sollte jeder Eintrag folgende Angaben enthalten:

Praktisches Beispiel eines Einnahmen-Ausgaben-Buchs

Zufluss-Abfluss-Prinzip: Wann wird eine Einnahme oder Ausgabe erfasst?

Das grundlegende Prinzip der steuerlichen Aufzeichnung ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip (Kassenprinzip). Eine Einnahme wird in dem Moment erfasst, in dem Sie das Geld tatsächlich erhalten (Gutschrift auf dem Konto, Empfang von Bargeld). Eine Ausgabe wird in dem Moment erfasst, in dem Sie das Geld tatsächlich bezahlen (Abbuchung vom Konto, Barzahlung).

Das ist ein wesentlicher Unterschied zur doppelten Buchführung, bei der nach dem Periodizitätsprinzip gebucht wird (im Zeitpunkt der Entstehung der Forderung oder Verbindlichkeit, unabhängig von der tatsächlichen Zahlung).

Welche Belege müssen aufbewahrt werden

Jeder Eintrag in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung muss durch einen Beleg nachgewiesen werden. Belege sind Ihr Beweismittel – ohne sie können Sie weder Einnahmen noch Ausgaben belegen. Die Finanzverwaltung verlangt bei einer Prüfung stets die Vorlage der Originalbelege.

Arten von Belegen, die Sie benötigen

Einnahmebelege:

• Ausgestellte Rechnungen (eigene Rechnungen, die Sie an Kunden ausgestellt haben)
• Kasseneingangsbelege (bei Empfang von Bargeld)
• Kontoauszüge als Nachweis für eingegangene Zahlungen
• Werkverträge, Bestellungen (als ergänzende Belege)

Ausgabenbelege:

• Erhaltene Rechnungen (Rechnungen von Lieferanten)
• Kassenzettel und Quittungen (für kleinere Einkäufe)
• Kassenausgangsbelege (bei Barzahlung)
• Kontoauszüge als Nachweis für ausgehende Zahlungen
• Reisekostenabrechnungen (bei Dienstreisen)
• Verträge (Miet-, Leasing-, Versicherungsverträge)
• Lohnunterlagen (sofern Mitarbeiter beschäftigt werden)

Was tun, wenn ein Beleg fehlt?

Es kann vorkommen, dass Sie einen Beleg verlegen oder gar nicht erst erhalten. In diesem Fall haben Sie mehrere Möglichkeiten:

1. Duplikat anfordern – wenden Sie sich an den Lieferanten und bitten Sie um eine Kopie der Rechnung oder eine Zahlungsbestätigung.
2. Eigenbeleg ausstellen – bei bestimmten Vorgängen (z. B. Reisekosten, Verpflegungspauschale bei Dienstreisen) können Sie auf Grundlage eines Reisekostenberichts einen eigenen Beleg erstellen.
3. Kontoauszug verwenden – ein Kontoauszug kann als ergänzender Nachweis dienen, ersetzt aber für sich allein keine Rechnung.
4. Kartenzahlungsbeleg – ein Kreditkartenabrechnung kann in Verbindung mit anderen Nachweisen als Grundlage dienen.

Format und Führungsweise der Aufzeichnung

Das Gesetz schreibt kein bestimmtes Format für die Aufzeichnung vor. Sie können die Methode wählen, die Ihnen am besten passt. Jede hat ihre Vor- und Nachteile.

Papierbasierte Aufzeichnung

Wenn Sie sich für eine Papieraufzeichnung entscheiden, besorgen Sie sich ein vorgedrucktes Kassenbuch (in Schreibwarengeschäften erhältlich) oder erstellen Sie eine eigene Vorlage. Tragen Sie die Einträge mit Kugelschreiber (nicht Bleistift) ein und ordnen Sie die Belege chronologisch in Ordnern, nach Monaten gegliedert, ab.

Elektronische Aufzeichnung in einer Tabelle

Für die meisten OSVČ ist die Führung der Aufzeichnung in einer Tabellenkalkulation die praktischste Variante. Erstellen Sie eine Vorlage mit folgenden Spalten: Datum, Belegnummer, Beschreibung, steuerrelevante Einnahme, nicht steuerrelevante Einnahme, steuerlich absetzbare Ausgabe, nicht steuerlich absetzbare Ausgabe. Bilden Sie am Monatsende Zwischensummen und am Jahresende eine Gesamtsumme.

Buchhaltungssoftware

Spezialisierte Software ist besonders für MwSt.-Pflichtige oder OSVČ mit einem höheren Transaktionsvolumen vorteilhaft. Die Software erstellt automatisch Übersichten, prüft die Konsistenz der Belege und vereinfacht die Vorbereitung der Steuererklärung.

Weitere Aufzeichnungsbereiche: Vermögen, Forderungen, Verbindlichkeiten

Neben Einnahmen und Ausgaben muss die steuerliche Aufzeichnung auch Angaben zu Vermögen und Schulden enthalten. Das sind weitere Aufzeichnungsbücher, die Sie führen müssen.

Forderungsaufzeichnung

Eine Forderung entsteht in dem Moment, in dem Sie eine Rechnung ausstellen (ein Anspruch auf Zahlung entsteht). In die Forderungsaufzeichnung tragen Sie ein:

• Rechnungsnummer
• Ausstellungsdatum und Fälligkeitsdatum
• Auftraggeber (Name, Steuernummer)
• Betrag
• Zahlungsdatum (nach Eingang der Zahlung)

Verbindlichkeitsaufzeichnung

Eine Verbindlichkeit entsteht, wenn Sie eine Rechnung von einem Lieferanten erhalten. Erfassen Sie:

• Nummer der erhaltenen Rechnung
• Eingangsdatum und Fälligkeitsdatum
• Lieferant (Name, Steuernummer)
• Betrag
• Zahlungsdatum

Vermögensaufzeichnung

Wenn Sie langfristiges Sachanlagevermögen (Anschaffungskosten über 80 000 Kč) oder immaterielles Anlagevermögen (über 60 000 Kč) besitzen, müssen Sie Anlagekarten führen. Auf der Karte erfassen Sie:

• Name und Beschreibung des Vermögensgegenstands
• Anschaffungsdatum und Datum der Inbetriebnahme
• Anschaffungskosten
• Abschreibungsgruppe und Abschreibungsmethode
• Jahresabschreibungen und Buchwert

Praktische Beispiele aus dem Alltag

Schauen wir uns konkrete Situationen an, mit denen OSVČ regelmäßig konfrontiert werden, und wie diese in der Aufzeichnung korrekt zu erfassen sind.

Beispiel 1: Kauf eines Notebooks für 35 000 Kč

Beispiel 2: Einnahmen aus dem Ausland in Euro

Beispiel 3: Nutzung eines Fahrzeugs für betriebliche Zwecke

Jahresabschluss der Aufzeichnung

Am Ende des Steuerjahreszeitraums (Kalenderjahr) ist ein Jahresabschluss der steuerlichen Aufzeichnung durchzuführen. Dieser Prozess umfasst mehrere Schritte.

Häufige Fehler in der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Auf Grundlage von Erfahrungen aus Steuerprüfungen sind dies die häufigsten Fehler von Selbstständigen:

1. Nicht laufendes Eintragen Viele Gewerbetreibende schieben die Einträge auf das Monatsende oder sogar auf das Jahresende auf. Das führt zu Fehlern, verlorenen Belegen und Ungenauigkeiten. Tragen Sie idealerweise jede Transaktion sofort ein.

2. Fehlende Belege Jeder Eintrag muss durch einen Beleg gedeckt sein. Der Bon von der Tankstelle, der Kassenzettel aus dem Schreibwarenladen, die Rechnung für das Hosting - ohne Beleg erkennt das Finanzamt die Ausgabe nicht an.

3. Verwechslung von steuerlichen und nicht steuerlichen Posten Typische Fehler: Einbeziehung der Vorauszahlungen zur Sozialversicherung in die steuerlichen Ausgaben, Nichtberücksichtigung der Zinsen eines Geschäftskredits als steuerliche Ausgabe, Erfassung der MwSt. als Einnahme (bei MwSt.-Pflichtigen).

4. Falscher Erfassungszeitpunkt In der steuerlichen Aufzeichnung entscheidet der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnungsstellung. Eine im Dezember ausgestellte und im Januar bezahlte Rechnung ist eine Einnahme des Folgejahres.

5. Keine Inventarisierung Am Jahresende müssen Sie ein Inventar der Forderungen, Verbindlichkeiten, des Vermögens und der Bestände erstellen. Ohne Inventarisierung ist die Aufzeichnung nicht vollständig.

6. Vermischung privater und geschäftlicher Finanzen Die Nutzung eines einzigen Kontos für private und geschäftliche Transaktionen erschwert die Aufzeichnung erheblich und erhöht das Fehlerrisiko.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss ich eine Aufzeichnung führen, wenn ich Pauschalausgaben geltend mache?

Wenn Sie die Ausgaben pauschal (als Prozentsatz der Einnahmen) geltend machen, müssen Sie keine Ausgabenaufzeichnung führen. Sie müssen aber weiterhin eine Einnahmenaufzeichnung und eine Forderungsaufzeichnung führen. Auch das Vermögen müssen Sie erfassen, wenn Sie es künftig geltend machen wollen (z. B. beim Wechsel zu tatsächlichen Ausgaben).

Wie lange muss ich die Aufzeichnung aufbewahren?

Die steuerliche Aufzeichnung einschließlich aller Belege müssen Sie so lange archivieren, wie die Frist für die Steuerfestsetzung läuft. Die Grundfrist beträgt 3 Jahre ab dem Ende der Frist für die Abgabe der Steuererklärung, kann sich aber verlängern (z. B. bei Abgabe einer nachträglichen Erklärung, bei einer Steuerprüfung oder beim Ausweis eines steuerlichen Verlusts). In der Praxis empfehlen wir, Belege mindestens 5-7 Jahre aufzubewahren.

Kann ich die Aufzeichnung nur elektronisch führen?

Ja, das Gesetz erlaubt eine rein elektronische Aufzeichnung. Sie müssen jedoch sicherstellen, dass die Einträge während der gesamten Aufbewahrungsdauer lesbar, unveränderbar und verfügbar sind. Wir empfehlen regelmäßige Backups an mehreren Orten (lokale Festplatte + Cloud).

Was ist mit Bareinnahmen?

Bar erhaltene Einnahmen erfassen Sie genauso wie bargeldlose - mit dem Unterschied, dass der Beleg ein Einnahme-Kassenbeleg ist (kein Kontoauszug). Ab einer bestimmten Grenze (im Jahr 2026 gilt ein Limit von 270 000 Kč für eine Zahlung) dürfen Barzahlungen nicht angenommen werden - Sie müssen eine bargeldlose Überweisung verlangen.

Muss ich auch Kleinausgaben unter 100 Kč erfassen?

Ja, wenn Sie die Ausgabe steuerlich geltend machen wollen, müssen Sie sie unabhängig von der Höhe erfassen. Auch ein Bon über 50 Kč gehört in die Aufzeichnung. In der Praxis entscheiden sich manche Unternehmer, sehr kleine Ausgaben nicht zu erfassen, um Verwaltungsaufwand zu sparen - das ist ihre Wahl, aber sie verlieren dadurch den Steuerabzug.

Wie erfasse ich ein Tauschgeschäft (Austausch von Dienstleistungen)?

Ein Tauschgeschäft müssen Sie auf beiden Seiten erfassen - als Einnahme (Wert der erhaltenen Leistung) und als Ausgabe (Wert der erbrachten Leistung). Beide Seiten stellen sich Rechnungen zum üblichen Preis aus und verbuchen sie auf die übliche Weise, obwohl keine Geldzahlung erfolgt.

Tipps für eine effiziente Aufzeichnung

Nützliche Links zu offiziellen Quellen

• Finanzverwaltung der Tschechischen Republik - Einkommensteuer natürlicher Personen - allgemeine Informationen zur Einkommensteuer und zu den Pflichten von OSVČ
• Gesetz Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuern - vollständiger Gesetzestext einschließlich § 7b zur steuerlichen Aufzeichnung
• ČSSZ - Übersicht über Einnahmen und Ausgaben - Informationen zur Abgabe der Übersichten für die Sozialversicherung
• Portal Moje daně - elektronische Abgabe der Steuererklärung

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Disclaimer: Dieser Artikel hat informativen Charakter und ersetzt keine fachliche Steuerberatung. Die Angaben entsprechen der zum Februar 2026 geltenden Gesetzgebung. Zur Klärung einer konkreten Situation empfehlen wir die Beratung durch einen Steuerberater oder das zuständige Finanzamt.