Рахунок-фактура для неплатника ПДВ: як має виглядати + зразок

Більшість підприємців у Чехії починають бізнес як неплатники ПДВ. При річному обороті до 2 мільйонів крон вони не зобов'язані реєструватися платниками податку на додану вартість, тому виставляють рахунки без ПДВ. Однак навіть такий рахунок повинен відповідати точним законодавчим вимогам. Неправильно складений рахунок може спричинити проблеми не лише вам, а й вашому замовнику — йому можуть відмовити у визнанні витрат у податковій декларації або виникне непорозуміння щодо суми оплати.

У цій статті детально розповімо, які дані повинен містити рахунок неплатника ПДВ, що у ньому вказувати категорично не можна, які помилки трапляються найчастіше та як це виглядає на практиці. Також наведемо зразок опису рахунку, який можна одразу використати як шаблон.

Хто такий неплатник ПДВ і коли виставляє рахунки без ПДВ

Неплатником ПДВ є підприємець (OSVČ або компанія), який:

• Не перевищив законний ліміт обороту — з 2025 року поріг обов'язкової реєстрації платником ПДВ становить 2 000 000 Kč за календарний рік (раніше це було 1 000 000 Kč за 12 місяців).
• Не обрав добровільну реєстрацію платником ПДВ.
• Не здійснює операції, які б вимагали обов'язкової реєстрації незалежно від обороту (наприклад, придбання товарів з ЄС понад встановлений ліміт).

Якщо ви належите до цієї категорії, ви виставляєте рахунки без ПДВ. Це означає, що у рахунку не вказується жодна ставка ПДВ, жодна податкова база та жодна сума податку. Загальна сума у рахунку є кінцевою ціною.

Обов'язкові реквізити рахунку неплатника ПДВ

Рахунок-фактура неплатника ПДВ повинен містити всі дані, які вимагає Цивільний кодекс для комерційних документів, а також додаткові дані, необхідні для підтвердження комерційної операції.

Чому варто вказувати інформацію про статус неплатника ПДВ

Хоча закон прямо цього не вимагає, зазначення фрази "Я не є платником ПДВ" або "Постачальник не є платником ПДВ відповідно до § 6 Закону № 235/2004 Зб. про ПДВ" має важливе практичне значення:

• Для замовника — якщо замовник є платником ПДВ, він одразу розуміє, що за цим рахунком не може заявити відрахування ПДВ.
• Для прозорості — усуває непорозуміння щодо того, чи включає ціна ПДВ.
• На випадок перевірки — податкова інспекція під час перевірки легко переконається, що ви не вказували ПДВ неправомірно.

Що на рахунку неплатника ПДВ вказувати НЕ МОЖНА

Не менш важливо знати не лише те, що потрібно вказати у рахунку, а й те, чого там не повинно бути. Неплатник ПДВ не має права вказувати у рахунку:

Що відбудеться, якщо неплатник вкаже ПДВ у рахунку

Це одна з найсерйозніших помилок, яку може допустити неплатник. Відповідно до § 108 абз. 4 Закону про ПДВ, якщо особа, яка не є платником ПДВ, вкаже у документі суму податку, вона зобов'язана цей податок задекларувати та сплатити. Іншими словами — якщо ви, будучи неплатником, виставите рахунок з ПДВ, вам доведеться сплатити цей ПДВ до податкової інспекції без будь-якого права на відрахування вхідного ПДВ.

Зразок рахунку-фактури для неплатника ПДВ

Нижче наведено опис зразкового рахунку, який можна використати як шаблон. Усі дані є вигаданими та наводяться виключно як приклад.

Аналіз зразкового рахунку

Розглянемо ключові елементи зразка:

1. Номер рахунку 2026015 — унікальний, містить рік та порядковий номер у серії.
2. Дані постачальника — ім'я, адреса, IČO, відомості про реєстрацію у торговому реєстрі.
3. Фраза «Я не є платником ПДВ» — чітко інформує замовника.
4. Дані замовника — включно з DIČ, якщо замовник є платником ПДВ (це реквізит замовника, а не постачальника).
5. Дати — дата виставлення та дата оплати.
6. Платіжні реквізити — номер рахунку, варіабельний символ для легкої ідентифікації платежу.
7. Опис послуг — достатньо конкретний, із зазначенням кількості та цін за одиницю.
8. Загальна сума — одна кінцева цифра без будь-якого розподілу на податкову базу і ПДВ.

Найпоширеніші помилки у рахунках неплатників ПДВ

На основі практичного досвіду ми визначили найтиповіші помилки, яких припускаються неплатники ПДВ при виставленні рахунків.

1. Зазначення ПДВ у рахунку

Як пояснювалося вище, це найсерйозніша помилка. Неплатник не має права вказувати ПДВ у рахунку. Якщо він це зробить, у нього виникне обов'язок сплатити цей податок.

2. Зазначення DIČ

Неплатник ПДВ не має присвоєного DIČ. Деякі підприємці плутають IČO і DIČ або «створюють» DIČ, додаючи префікс CZ до свого IČO. Це принципово неправильно — DIČ ви отримаєте лише після реєстрації платником ПДВ.

3. Відсутність позначки про статус неплатника ПДВ

Відсутність інформації про те, що ви не є платником ПДВ, хоча й не тягне прямих санкцій, може спричинити проблеми у замовника, який є платником ПДВ. Він може помилково вважати, що ціна включає ПДВ, і спробувати заявити відрахування — яке податкова інспекція при перевірці відхилить.

4. Відсутність відомостей про реєстрацію в реєстрі

Відповідно до § 435 Цивільного кодексу підприємець зобов'язаний зазначати у комерційних документах (включно з рахунками) відомості про реєстрацію у відповідному реєстрі. Для OSVČ це, як правило, торговий реєстр, для юридичних осіб — комерційний реєстр. Відсутність цього запису може призвести до штрафу.

5. Неправильна або неповна нумерація рахунків

Рахунки повинні нумеруватися в безперервній послідовності. Пропуски у нумерації, дублікати номерів або відсутність системи нумерації можуть викликати питання під час податкової перевірки.

6. Недостатній опис послуг

Загальний опис на кшталт «послуги» або «роботи» є недостатнім. Рахунок повинен містити конкретний опис того, що було надано, — наприклад, «Розробка логотипу та макету візитки» замість просто «Графічні послуги».

7. Відсутність дати оплати

Хоча закон не зобов'язує вказувати дату оплати безпосередньо у рахунку неплатника ПДВ, її відсутність може породжувати непорозуміння щодо строків платежу. Завжди її вказуйте.

Рахунок неплатника ПДВ vs. рахунок платника ПДВ

Якщо ви розглядаєте можливість добровільної реєстрації платником ПДВ, корисно розуміти основні відмінності між двома типами рахунків.

Особливі ситуації при виставленні рахунків неплатником ПДВ

Виставлення рахунків закордонним контрагентам

Якщо ви, будучи неплатником ПДВ, надаєте послуги за кордон (в ЄС або за його межі), рахунок виглядає аналогічно до внутрішнього рахунку без ПДВ. Однак існують певні особливості:

• Місце надання послуг — при наданні послуг особі, зобов'язаній до сплати податку (підприємцю), в іншій державі-члені ЄС місце надання послуг визначається за місцезнаходженням замовника (§ 9 абз. 1 Закону про ПДВ). Це може означати, що вам потрібно зареєструватися платником ПДВ як ідентифікована особа.
• Ідентифікована особа — якщо ви надаєте послуги підприємцю в ЄС, де застосовується механізм зворотного стягнення (reverse charge), ви зобов'язані зареєструватися як ідентифікована особа відповідно до § 6g Закону про ПДВ. Це не те саме, що бути платником ПДВ.

Рахунки на аванс

Неплатник ПДВ може виставляти рахунки на аванс (проформа-рахунки). Вони не є податковими документами і слугують лише запитом на оплату. Після постачання товару або надання послуги виставте повноцінний рахунок, в якому врахуйте вже сплачений аванс.

Виставлення рахунків в іноземній валюті

Будучи неплатником ПДВ, ви можете виставляти рахунки в іноземній валюті (зазвичай EUR). У рахунку вкажіть суму в іноземній валюті, а для цілей податкового обліку перерахуйте її в крони за курсом Чеського національного банку, що діяв на дату здійснення операції (або на дату виставлення рахунку, якщо ви ведете спрощений податковий облік).

Коригуючий документ (кредит-нота)

Якщо потрібно виправити вже виставлений рахунок, складіть коригуючий документ (кредит-ноту). Він повинен містити:

• Посилання на оригінальний рахунок (номер і дату)
• Причину коригування
• Виправлену суму (позитивну або від'ємну)
• Усі інші реквізити, як і в звичайному рахунку

Як довго зберігати рахунки

Строк зберігання рахунків залежить від системи обліку, яку ви ведете:

Електронне виставлення рахунків для неплатників ПДВ

У 2026 році електронне виставлення рахунків є звичайною практикою. Як неплатник ПДВ ви не зобов'язані виставляти рахунки в електронному вигляді (на відміну від платників ПДВ, які зобов'язані подавати контрольну звітність електронно), але електронне виставлення рахунків має низку переваг:

Переваги електронного виставлення рахунків

1. Швидкість — рахунок надходить до замовника миттєво.
2. Економія коштів — жодного друку, конвертів і поштових витрат.
3. Зручне зберігання — цифрові рахунки легко зберігати та знаходити.
4. Автоматизація — інтеграція з бухгалтерським програмним забезпеченням для автоматичного проведення.
5. Екологічність — економія паперу та турбота про довкілля.

Юридична сила електронного рахунку

Електронний рахунок має таку саму юридичну силу, що й паперовий, за умови дотримання:

• Достовірності походження — одержувач може підтвердити особу відправника.
• Цілісності змісту — вміст рахунку не змінювався після виставлення.
• Читабельності — рахунок є читабельним з моменту виставлення протягом усього строку зберігання.

Ці вимоги виконуються, зокрема, при надсиланні PDF-рахунку електронною поштою з вашої підприємницької адреси.

Часті запитання про рахунки неплатника ПДВ (FAQ)

Чи зобов'язаний я як неплатник ПДВ взагалі виставляти рахунки?

Закон прямо не зобов'язує неплатника ПДВ виставляти рахунки у розумінні податкового документа. Однак якщо ви ведете спрощений податковий облік, вам потрібні документи про доходи та витрати. На практиці рахунок є стандартним документом у ділових відносинах між підприємцями. Якщо ви надаєте послуги або постачаєте товари іншому підприємцю, рахунок є необхідністю.

Чи можу я як неплатник ПДВ виставляти рахунок платнику ПДВ?

Звісно так. У рахунку просто не вказуйте жодного ПДВ. Замовник — платник ПДВ — обліковує всю суму як витрати без права на відрахування ПДВ. Тому важливо зазначити у