Pflichtangaben auf Rechnungen 2026: Was muss drauf stehen?

Stellen Sie als OSVČ Rechnungen aus und sind sich nicht sicher, ob diese alle gesetzlich vorgeschriebenen Angaben enthalten? Eine fehlende Pflichtangabe auf einer Rechnung kann nicht nur zu Problemen mit dem Auftraggeber führen, sondern auch Strafen seitens des Finanzamts nach sich ziehen. In diesem Artikel erklären wir Ihnen ausführlich, was eine Rechnung im Jahr 2026 enthalten muss, und weisen auf die häufigsten Fehler hin, die Unternehmer dabei machen.

Was ist eine Rechnung und welche Gesetze regeln sie?

Eine Rechnung ist ein Steuerdokument, das als Nachweis über ein abgeschlossenes Handelsgeschäft zwischen Lieferant und Auftraggeber dient. Im tschechischen Rechtssystem wird die Rechnungsstellung vor allem durch zwei wesentliche Vorschriften geregelt:

• Gesetz Nr. 235/2004 Slg. über die Mehrwertsteuer (MwSt-Gesetz) -- regelt die Pflichtangaben auf Steuerdokumenten für MwSt-Pflichtige
• Gesetz Nr. 89/2012 Slg., Bürgerliches Gesetzbuch -- legt allgemeine Anforderungen an Handelsdokumente fest

Pflichtangaben auf Rechnungen für Nichtpflichtige der Mehrwertsteuer

Wenn Sie nicht MwSt-pflichtig sind (und das sind die meisten Gründer unter den OSVČ), muss Ihre Rechnung folgende Angaben enthalten:

Identifikationsdaten des Lieferanten

• Vor- und Nachname (bei OSVČ) oder Firmenbezeichnung
• Sitz oder Geschäftsadresse -- vollständige Anschrift einschließlich Postleitzahl
• IČO (Unternehmensidentifikationsnummer)
• Falls Sie im Handelsregister eingetragen sind, auch das Aktenzeichen und das zuständige Gericht

Identifikationsdaten des Auftraggebers

• Vor- und Nachname oder Firmenbezeichnung
• Sitz oder Geschäftsadresse
• IČO (sofern Unternehmer)

Angaben zur Rechnung selbst

• Rechnungsnummer -- muss eine eindeutige Nummernfolge bilden
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Leistungsdatum (oder Datum des Zahlungseingangs, wenn dieses vom Ausstellungsdatum abweicht)
• Fälligkeitsdatum -- gesetzlich zwar nicht zwingend vorgeschrieben, aber Standard

Leistungsbeschreibung

• Genaue Beschreibung der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung
• Menge und Maßeinheit (sofern relevant)
• Einzelpreis
• Gesamtbetrag

Zahlungsdaten

• Bankkontonummer des Lieferanten
• Verwendungszweck (in der Regel die Rechnungsnummer)
• Zahlungsart (Überweisung, bar usw.)

Pflichtangaben auf Rechnungen für MwSt-Pflichtige

Für MwSt-Pflichtige gelten strengere Anforderungen. Zusätzlich zu allen oben genannten Angaben muss ein Steuerdokument gemäß § 29 MwSt-Gesetz folgende Angaben enthalten:

Zusätzliche Pflichtangaben

• DIČ des Lieferanten (Steueridentifikationsnummer)
• DIČ des Auftraggebers (sofern MwSt-pflichtig)
• Steuerbemessungsgrundlage -- Betrag ohne MwSt
• MwSt-Satz -- im Jahr 2026 gelten die Sätze 12 % (ermäßigt) und 21 % (regulär)
• MwSt-Betrag -- in tschechischen Kronen und Heller ausgewiesen
• Gesamtbetrag einschließlich MwSt

Sonderregelungen bei der MwSt auf der Rechnung

In bestimmten Situationen müssen Sie auf der Rechnung einen Hinweis zur Anwendung eines Sonderverfahrens aufnehmen:

• Umkehrung der Steuerschuldnerschaft (Reverse Charge) -- § 92a MwSt-Gesetz. Auf der Rechnung ist der Hinweis „daň odvede zákazník" (Steuerschuldner ist der Leistungsempfänger) anzugeben
• Sonderregelung für Reiseleistungen -- § 89 MwSt-Gesetz
• Sonderregelung für Händler mit Gebrauchtgegenständen -- § 90 MwSt-Gesetz

Vereinfachtes Steuerdokument

Das MwSt-Gesetz erlaubt unter bestimmten Voraussetzungen die Ausstellung eines vereinfachten Steuerdokuments. Dieses kommt typischerweise bei kleineren Transaktionen zum Einsatz.

Wann kann ein vereinfachtes Dokument ausgestellt werden?

• Der Gesamtbetrag einschließlich MwSt übersteigt 10 000 Kč nicht
• Es handelt sich nicht um eine Lieferung von Waren in einen anderen EU-Mitgliedstaat
• Es handelt sich nicht um eine Versendung von Waren mit Leistungsort im Inland
• Es handelt sich nicht um eine Leistung, bei der der Empfänger zur Steuerabführung verpflichtet ist

Was ein vereinfachtes Dokument nicht enthalten muss

• Identifikationsdaten des Auftraggebers (Name, Adresse, DIČ)
• Steuerbemessungsgrundlage und Steuerbetrag (es genügt der Gesamtbetrag und der MwSt-Satz)

Rechnungsnummernfolge: Richtig nummerieren

Die korrekte Nummerierung von Rechnungen ist einer der wichtigsten organisatorischen Aspekte der Rechnungsstellung. Das Gesetz verlangt, dass die Nummern eine eindeutig identifizierbare Nummernfolge bilden.

Empfohlene Nummerierungsformate

• Einfache Nummernfolge: 001, 002, 003 ...
• Mit Jahreszahl als Präfix: 2026001, 2026002 ...
• Mit Trennzeichen: 2026-001, 2026-002 ...
• Mit Typkennzeichnung: FV2026001 (ausgestellt), FP2026001 (empfangen)

Die häufigsten Fehler auf Rechnungen

Aus der Praxis haben wir die häufigsten Fehler zusammengetragen, die Unternehmern bei der Rechnungsstellung unterlaufen:

1. Fehlende oder fehlerhafte IČO/DIČ

Ein Zahlendreher bei IČO oder DIČ kann dazu führen, dass die Rechnung nicht als Steuerdokument anerkannt wird. Überprüfen Sie die Angaben immer im ARES-System (Administrativní registr ekonomických subjektů) auf der Website des Finanzministeriums.

2. Falsches Datum der steuerpflichtigen Leistung

Das Leistungsdatum ist für MwSt-Pflichtige entscheidend, da es bestimmt, in welchen Steuerzeitraum die Transaktion fällt. Es ist weder mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung noch mit dem Lieferdatum der Ware identisch.

3. Ungenaue Leistungsbeschreibung

Vage Beschreibungen wie „Leistungen gemäß Vereinbarung" oder „Beratung" sind nicht ausreichend. Die Beschreibung muss so konkret sein, dass klar erkennbar ist, um welche Leistung es sich handelt.

4. Fehlende Angaben zur MwSt-Regelung

Wenn auf die Transaktion die Umkehrung der Steuerschuldnerschaft oder ein anderes Sonderverfahren anzuwenden ist, muss dies auf der Rechnung ausdrücklich vermerkt sein.

5. Falscher MwSt-Satz

Die Verwendung eines falschen MwSt-Satzes ist ein schwerwiegender Fehler. Überprüfen Sie stets die aktuellen Sätze auf dem Portal der Finanzverwaltung (financnisprava.gov.cz).

6. Rechnung ohne Nummer oder mit doppelter Nummer

Jede Rechnung muss eine eindeutige Nummer haben. Doppelte Nummern können bei einer Prüfung durch das Finanzamt zu erheblichen Problemen führen.

7. Fehlender Hinweis auf Nichtpflicht zur MwSt

Wenn Sie nicht MwSt-pflichtig sind und dies auf der Rechnung nicht angeben, kann der Auftraggeber irrtümlich davon ausgehen, dass der Preis die Steuer enthält, und deren Ausweis verlangen.

Strafen bei fehlerhafter Rechnungsstellung

Das Finanzamt kann für Fehler auf Rechnungen Bußgelder verhängen. Welche Sanktionen drohen?

Bußgelder für MwSt-Pflichtige

• Für das Nichtausstellen eines Steuerdokuments: Bußgeld bis zu 500 000 Kč
• Für das Ausstellen eines Dokuments mit falschen Angaben: Bußgeld bis zu 500 000 Kč
• Für das Nichteinreichen der Kontrollmeldung (die auf Rechnungen basiert): 1 000 Kč bei verspäteter Einreichung, bis zu 50 000 Kč bei Nichteinreichung

Bußgelder für Nichtpflichtige der MwSt

Bei Nichtpflichtigen sind direkte Sanktionen für Fehler auf Rechnungen weniger streng, jedoch:

• Kann die Rechnung als Buchungsbeleg nicht anerkannt werden
• Können bei einer Steuerprüfung mit fehlerhaften Rechnungen belegte Ausgaben in Frage gestellt werden
• Kann der Auftraggeber die Rechnung ablehnen und eine Korrektur verlangen

Berichtigendes Steuerdokument (Gutschrift/Lastschrift)

Entdecken Sie einen Fehler auf einer bereits ausgestellten Rechnung, müssen Sie ein berichtigendes Steuerdokument ausstellen. In der Praxis wird dieses auch als Gutschrift (wenn es den ursprünglichen Betrag verringert) oder als Belastungsanzeige (wenn es ihn erhöht) bezeichnet.

Wann ein berichtigendes Dokument ausgestellt werden muss

• Änderung der Steuerbemessungsgrundlage nach Erbringung der Leistung
• Warenrückgabe
• Gewährung eines Rabatts nach Rechnungsstellung
• Korrektur fehlerhafter Angaben auf dem ursprünglichen Dokument

Pflichtangaben auf einem berichtigenden Dokument

Ein berichtigendes Steuerdokument muss folgendes enthalten:

• Verweis auf die ursprüngliche Rechnung (deren Nummer)
• Grund der Korrektur
• Differenz zwischen ursprünglichem und korrigiertem Betrag
• Alle standardmäßigen Pflichtangaben eines Steuerdokuments

Elektronische Rechnungsstellung im Jahr 2026

Die elektronische Rechnungsstellung wird zum Standard. Im Jahr 2026 gilt weiterhin, dass eine elektronische Rechnung dieselbe Rechtskraft wie eine Papierrechnung hat, sofern folgendes gewährleistet ist:

• Echtheit der Herkunft -- der Empfänger kann die Identität des Absenders verifizieren
• Unversehrtheit des Inhalts -- der Rechnungsinhalt wurde nach der Ausstellung nicht verändert
• Lesbarkeit -- die Rechnung ist vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist lesbar

Rechnung in Fremdwährung

Wenn Sie ausländischen Kunden Rechnungen stellen, sind besondere Regeln zu beachten:

• Der Betrag muss für MwSt-Zwecke in tschechische Kronen umgerechnet werden
• Verwenden Sie den Kurs der Tschechischen Nationalbank (ČNB), der am Tag der steuerpflichtigen Leistung gilt
• Geben Sie auf der Rechnung sowohl den Betrag in Fremdwährung als auch den Betrag in CZK an
• Für MwSt-Pflichtige gilt die Pflicht, die Steuerbemessungsgrundlage und den Steuerbetrag in CZK auszuweisen

Praktische Checkliste: Rechnungsprüfung vor dem Versand

So vereinfacht DokladBot Ihre Rechnungsstellung

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• Empfangene Rechnungen automatisch zu prüfen und auf fehlende Pflichtangaben hinzuweisen
• Belege einfach zu erfassen -- einfach die Rechnung fotografieren und per WhatsApp senden
• Fälligkeitstermine und steuerliche Pflichten im Blick zu behalten
• Bei MwSt-Fragen zu beraten -- korrekte Steuersätze, Umkehrung der Steuerschuldnerschaft und mehr

Hören Sie auf, sich zu sorgen, ob Ihre Rechnungen alles enthalten, was sie müssen. Überlassen Sie das der KI.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Muss eine Rechnung einen Stempel und eine Unterschrift enthalten?

Nein. Weder Stempel noch Unterschrift sind gesetzlich vorgeschriebene Pflichtangaben auf einer Rechnung. Ihre Anwesenheit hat keinen Einfluss auf die Gültigkeit des Dokuments. Viele Auftraggeber verlangen sie dennoch -- es handelt sich dabei jedoch um eine Handelspraxis und keine gesetzliche Anforderung.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einem Steuerdokument?

Der Begriff „Rechnung" ist ein allgemeiner Handelsbegriff. „Steuerdokument" ist ein Begriff aus dem MwSt-Gesetz und bezieht sich ausschließlich auf Dokumente, die von MwSt-Pflichtigen ausgestellt werden. Jedes Steuerdokument ist eine Rechnung, aber nicht jede Rechnung ist ein Steuerdokument (z. B. eine Rechnung eines Nichtpflichtigen der MwSt).

Wie lange habe ich Zeit, eine Rechnung auszustellen?

Ein MwSt-Pflichtiger muss ein Steuerdokument innerhalb von 15 Tagen nach dem Datum der steuerpflichtigen Leistung ausstellen. Für Nichtpflichtige der MwSt sieht das Gesetz keine konkrete Frist vor, es empfiehlt sich jedoch, die Rechnung so bald wie möglich auszustellen.

Kann ich eine Rechnung ohne IČO des Auftraggebers ausstellen?

Ja, wenn der Auftraggeber eine Privatperson -- also kein Unternehmer (Verbraucher) -- ist. In diesem Fall genügen Name und Adresse. Ist der Auftraggeber Unternehmer, sollte seine IČO auf der Rechnung angegeben werden.

Was tun, wenn der Auftraggeber die Rechnung nicht fristgerecht bezahlt?

Senden Sie zunächst eine Zahlungserinnerung. Zahlt der Auftraggeber auch dann nicht, können Sie den Klageweg beschreiten oder die Forderung an ein Inkassounternehmen übergeben. Für MwSt-Pflichtige gilt: Bleibt eine Forderung länger als 6 Monate unbezahlt, kann unter bestimmten Voraussetzungen die MwSt berichtigt werden (sogenannte Berichtigung bei uneinbringlichen Forderungen).

Muss das Fälligkeitsdatum auf der Rechnung angegeben werden?

Das MwSt-Gesetz nennt das Fälligkeitsdatum nicht als Pflichtangabe eines Steuerdokuments. Im Hinblick auf das Bürgerliche Gesetzbuch und die Geschäftsbeziehungen handelt es sich jedoch um eine übliche und sehr empfehlenswerte Angabe. Fehlt das Fälligkeitsdatum, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen.

Kann ich eine Rechnung rückwirkend ausstellen?

Ja, eine rückwirkende Ausstellung einer Rechnung ist möglich. Entscheidend ist, dass das Datum der steuerpflichtigen Leistung der Realität entspricht. Für MwSt-Pflichtige gilt die Pflicht, das Dokument innerhalb von 15 Tagen ab dem Datum der steuerpflichtigen Leistung auszustellen.