Pauschale Ausgaben oder tatsächliche Kosten?

Eine der ersten Fragen, die sich jeder Gewerbetreibende beim Ausfüllen der Steuererklärung stellt, lautet: Soll ich pauschale Ausgaben geltend machen oder meine tatsächlichen Kosten einzeln nachweisen? Eine universelle Antwort gibt es nicht. Es kommt auf Ihre Branche, die tatsächliche Höhe Ihrer Ausgaben und darauf an, ob Sie den Ehegattenentlastungsbetrag oder Kinderfreibeträge nutzen möchten. In diesem Artikel beleuchten wir beide Varianten ausführlich, zeigen Berechnungsbeispiele für verschiedene Berufe und bieten am Ende einen praktischen Entscheidungsbaum, der Ihnen zur richtigen Wahl verhilft.

Was sind pauschale Ausgaben und wie funktionieren sie?

Pauschale Ausgaben (auch „Ausgabenpauschale" oder „prozentualer Ausgabenabzug" genannt) sind eine vereinfachte Methode, um in der Steuererklärung Betriebsausgaben geltend zu machen. Anstatt jede Rechnung, jeden Kassenbon und jeden Materialbeleg zu erfassen, erklären Sie einfach, dass Ihre Ausgaben einem bestimmten Prozentsatz Ihrer Einnahmen entsprechen. Dieser Prozentsatz ist gesetzlich festgelegt und richtet sich nach der Art Ihrer unternehmerischen Tätigkeit.

Die gesetzliche Regelung der pauschalen Ausgaben findet sich in § 7 Abs. 7 des Gesetzes Nr. 586/1992 Slg. über die Einkommensteuer. Ausführliche Informationen und Hinweise finden Sie auf der Website der Tschechischen Finanzverwaltung.

Sätze der pauschalen Ausgaben im Jahr 2026

Im Jahr 2026 gelten dieselben Prozentsätze wie in den Vorjahren. Jeder Satz ist jedoch durch einen absoluten Höchstbetrag begrenzt, der nicht überschritten werden darf:

Wer kann pauschale Ausgaben nutzen?

Pauschale Ausgaben kann grundsätzlich jede OSVČ mit Einnahmen nach § 7 des Einkommensteuergesetzes in Anspruch nehmen. Es gibt jedoch Situationen, in denen das nicht möglich oder sinnvoll ist:

• Keine Kombination möglich: Pauschale und tatsächliche Ausgaben dürfen nicht innerhalb einer Einkommensart (§ 7) gemischt werden. Wer mehrere Tätigkeiten unter § 7 ausübt, muss für alle entweder die Pauschale oder die tatsächlichen Kosten wählen.
• Gemeinsame Veranlagung mit dem Ehegatten: Bei Anwendung der Ausgabenpauschale kann die Einkommensaufteilung auf eine mitwirkende Person nicht in einer Weise genutzt werden, die über das gesetzlich Zulässige hinausgeht.
• Buchführungspflicht: Wer zur Führung einer doppelten Buchführung verpflichtet ist (nicht nur einer Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnung), kann keine pauschalen Ausgaben geltend machen.

Was sind tatsächliche Kosten?

Tatsächliche Kosten bedeuten, dass Sie genau die Ausgaben ansetzen, die Sie nachweislich zur Erzielung, Sicherung und Erhaltung Ihrer Einnahmen aufgewendet haben. Für jeden Aufwand benötigen Sie einen Beleg (Rechnung, Kassenbon, Vertrag) und müssen eine Einnahmen-Ausgaben-Aufzeichnung oder Buchführung führen.

Typische tatsächliche Ausgaben einer OSVČ

Tatsächliche Kosten können ein breites Spektrum an Positionen umfassen:

• Einkauf von Material und Waren
• Miete für Büro, Atelier oder Werkstatt
• Energie, Internet, Telefon (anteilig bei Arbeit im Homeoffice)
• Kraftstoff und Betriebskosten eines Firmenfahrzeugs
• Abschreibungen (Computer, Maschinen, Ausstattung)
• Software und Lizenzen
• Haftpflichtversicherung
• Aus- und Weiterbildung im beruflichen Kontext
• Porto und Verwaltungskosten
• Reisekostenerstattungen

Praxisvergleich: Rechner für verschiedene Berufe

Schauen wir uns an konschaulichen Beispielen an, wann sich die Pauschale lohnt und wann die tatsächlichen Kosten. Alle Berechnungen basieren auf den für 2026 geltenden Sätzen: Einkommensteuer 15 %, Steuerfreibetrag 30 840 Kč, Rentenversicherung 29,2 % auf 50 % des Gewinns, Krankenversicherung 13,5 % auf 50 % des Gewinns.

Beispiel 1: Handwerker (Satz 80 %)

Installateur Jan hat Jahreseinnahmen von 900 000 Kč und tatsächliche Ausgaben von 450 000 Kč (Material, Werkzeug, Kraftstoff, Versicherung).

Beim Handwerker lohnt sich die 80-%-Pauschale nahezu immer, da die tatsächlichen Ausgaben selten 80 % der Einnahmen erreichen.

Beispiel 2: Grafikdesignerin (Satz 60 %)

Grafikerin Petra hat ein freies Gewerbe, Jahreseinnahmen von 1 200 000 Kč und tatsächliche Ausgaben von 350 000 Kč (Software, Computer-Abschreibung, Coworking-Miete, Weiterbildung).

Beispiel 3: Steuerberater (Satz 40 %)

Steuerberater Martin hat Einnahmen von 1 500 000 Kč und tatsächliche Ausgaben von 750 000 Kč (Assistentin auf Honorarbasis, Büromiete, Buchhaltungssoftware, Fachliteratur, Versicherung).

Beispiel 4: Vermieter (Satz 30 %)

Eva vermietet eine Wohnung, die im Betriebsvermögen erfasst ist. Die jährlichen Mieteinnahmen betragen 360 000 Kč, tatsächliche Ausgaben (Abschreibungen, Versicherung, Reparaturen, Verwaltung) belaufen sich auf 150 000 Kč.

Bei Immobilien lohnen sich tatsächliche Kosten dank Abschreibungen und Instandhaltungsaufwand häufig mehr.

Entscheidungsleitfaden: die richtige Variante wählen

Nutzen Sie den folgenden Entscheidungsbaum. Beantworten Sie die Fragen und finden Sie heraus, welche Option für Sie am besten geeignet ist.

Wann pauschale Ausgaben klar überlegen sind

• Handwerksgewerbe (80 %) – Ihre tatsächlichen Ausgaben müssten 80 % der Einnahmen übersteigen, was kaum vorkommt
• Dienstleistungen ohne hohe Kosten – Programmierer, Berater, Trainer mit minimalen Betriebskosten
• Gründer im ersten Jahr – oft fehlen noch ausreichend Belege für den Nachweis von Ausgaben
• OSVČ mit Einnahmen bis 2 000 000 Kč und geringer Kostenquote

Wann tatsächliche Kosten lohnenswerter sind

• Hohe Fixkosten – teure Miete, Fahrzeugleasing, Mitarbeiter auf Honorarbasis
• Investitionen in Betriebsmittel – Abschreibungen auf teure Maschinen, Werkzeuge, Technik
• Satz 40 % oder 30 % mit Ausgaben, die diesen Prozentsatz übersteigen
• Bedarf an Kindersteuerbonus (siehe unten)

Wichtiges Detail: Steuervorteil für Kinder

Bei der Anwendung pauschaler Ausgaben gilt eine wesentliche Einschränkung. Wenn die Summe der Teilbemessungsgrundlagen aus Einkommensarten, bei denen tatsächliche Ausgaben geltend gemacht werden, nicht mindestens 50 % der gesamten Bemessungsgrundlage ausmacht, kann der Kindersteuerbonus nicht ausgezahlt werden. Der Steuerermäßigungsbetrag für Kinder kann zwar bis zur Höhe der berechneten Steuer angerechnet werden, doch wenn er die Steuerschuld auf null reduziert und noch ein Restbetrag verbleibt, wird dieser Überschuss nicht als Bonus ausgezahlt.

Kann man zwischen den Varianten wechseln?

Ja, die Entscheidung über die Art der Ausgabenermittlung treffen Sie jedes Jahr neu in der Steuererklärung. Es ist keine dauerhafte Festlegung. Sie können also in diesem Jahr die Pauschale wählen und im nächsten auf tatsächliche Kosten wechseln, wenn sich Ihre Situation ändert.

Ausgabenpauschale vs. Pauschalsteuer: Begriffe nicht verwechseln

Viele Gewerbetreibende verwechseln die Ausgabenpauschale mit der Pauschalsteuer. Es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche Instrumente:

Wenn Sie sich für die Pauschalsteuer interessieren, lesen Sie unseren ausführlichen Artikel zur Pauschalsteuer 2026.

Praxistabelle: wann lohnt sich die Pauschale nach Berufsgruppe?

Auswirkungen auf Renten- und Krankenversicherung

Die Wahl zwischen pauschalen und tatsächlichen Ausgaben beeinflusst nicht nur die Einkommensteuer, sondern auch die Höhe der Sozial- und Krankenversicherungsbeiträge. Die Bemessungsgrundlage für beide Versicherungsarten wird aus 50 % des Gewinns (Einnahmen minus Ausgaben) berechnet. Je niedriger der ausgewiesene Gewinn, desto geringer die Beiträge.

Das bedeutet: Wer durch die Ausgabenpauschale einen niedrigeren Gewinn ausweist, zahlt auch niedrigere Versicherungsbeiträge. Beachten Sie jedoch, dass Mindestvorauszahlungen gelten, unter die man nicht fallen kann:

• Rentenversicherung: Mindestvorauszahlung 5 720 Kč/Monat (Haupttätigkeit) im Jahr 2026
• Krankenversicherung: Mindestvorauszahlung 3 306 Kč/Monat im Jahr 2026

Liegt Ihre berechnete Bemessungsgrundlage unter dem Mindestbetrag, zahlen Sie die Mindestvorauszahlungen. In der Praxis bedeutet das: Für OSVČ mit niedrigen Einnahmen ist der Unterschied zwischen Pauschale und tatsächlichen Kosten bei den Versicherungsbeiträgen kaum spürbar.

Besondere Situationen

OSVČ mit mehreren Tätigkeiten

Wer mehrere Tätigkeiten mit unterschiedlichen Pauschalsätzen ausübt (z. B. Handwerk mit 80 % und freies Gewerbe mit 60 %), wendet für jede Tätigkeit den jeweiligen Satz an. Wichtig: Entweder gilt die Pauschale für alle Tätigkeiten nach § 7, oder es gelten tatsächliche Kosten für alle – eine Mischung ist nicht zulässig.

OSVČ und gleichzeitig Arbeitnehmer

Wer angestellt ist und nebenberuflich ein Gewerbe betreibt, kann die Ausgabenpauschale ganz normal nutzen. Die Bemessungsgrundlage aus dem Gewerbe wird mit dem Arbeitnehmereinkommen addiert und gemeinsam besteuert. Die Ausgabenpauschale betrifft jedoch ausschließlich Einnahmen aus der selbstständigen Tätigkeit (§ 7).

Ehepaare mit gemeinsamer Tätigkeit

Wird das Instrument der mitwirkenden Person genutzt (Einkommensaufteilung auf den Ehegatten), werden pauschale Ausgaben auf die Gesamteinnahmen und -ausgaben vor der Aufteilung auf die mitwirkende Person angewendet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Brauche ich bei pauschalen Ausgaben überhaupt Belege?

Ja, auch bei pauschalen Ausgaben müssen Sie eine Einnahmenaufzeichnung führen und Belege über Ihre Einnahmen (ausgestellte Rechnungen) vorhalten. Ausgabenbelege müssen für steuerliche Zwecke jedoch nicht erfasst werden. Wir empfehlen dennoch, Einkaufsrechnungen zu archivieren – sie können für andere Zwecke nützlich sein (Reklamationen, Garantie, Versicherungsfälle).

Kann ich pauschale Ausgaben nutzen, wenn meine Einnahmen über 2 Millionen liegen?

Ja, die Einkommenshöhe ist nicht begrenzt. Die Einschränkung betrifft nur den absoluten Höchstbetrag der pauschalen Ausgaben (Obergrenzen: 1 600 000 / 1 200 000 / 800 000 / 600 000 Kč). Ab einem bestimmten Einnahmenvolumen sinkt jedoch der effektive Prozentsatz, und die Pauschale verliert an Vorteilhaftigkeit.

Was ist besser – Ausgabenpauschale oder Pauschalsteuer?

Das hängt von Ihrer Situation ab. Die Pauschalsteuer ist noch unkomplizierter (keine Steuererklärung nötig), hat aber strengere Voraussetzungen – Einnahmen bis 2 000 000 Kč, keine Umsatzsteuerpflicht und keine Arbeitnehmereinkünfte über 50 000 Kč. Wenn Sie diese Bedingungen erfüllen, lohnt sich ein Vergleich beider Varianten.

Wie finde ich heraus, welcher Satz für mich gilt?

Entscheidend ist die Klassifizierung Ihres Gewerbes. Im tschechischen Gewerberegister (verwaltet vom Ministerium für Industrie und Handel) können Sie prüfen, ob Sie ein Handwerksgewerbe (80 %), ein freies oder gebundenes Gewerbe (60 %) betreiben oder auf Basis besonderer Vorschriften tätig sind (40